Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеровО том, что гостиничный бизнес в России – это прибыльное дело, знают практически все. Этот вид предпринимательской деятельности особенно популярен в курортной зоне и в крупных исторических центрах.

Перед составлением бизнес-плана нужно определиться с основной концепцией. Можно построить как большой комплекс, так и организовать мини-гостиницу на 10-20 номеров. Все зависит от размера бюджета, а также уровня спроса и конкуренции, присущего для того или иного региона.

Анализ рынка и конкурентов

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Для любого привлекательного и быстрорастущего сегмента рынка не присуща высокая рентабельность, ведь им рано или поздно заинтересуются прямые конкуренты. Чтобы увеличение предложения со стороны конкурента или вход на рынок новых участников не стало для начинающего бизнесмена сюрпризом, необходимо определить компании-соперники и тщательно разобраться в их сильных и слабых сторонах.

При оценке конкурентов следует обращать внимание на потребительское восприятие, то есть какая услуга является привлекательной для клиентов, а какая нет.

Здесь все зависит от цены, качества, уровня обслуживания и социальной роли гостиницы.

Факторы внутренней деятельности являются невидимыми для потребителей, но их также нельзя оставлять без внимания. В составе этой категории можно найти: трудовые затраты, расходы на маркетинг, выгодность месторасположения, стратегическое партнерство.

Здесь вы можете бесплатно скачать готовый пример бизнес-плана с расчетами

Далее следует обратить внимание на компании, которым досталась самая крупная доля рынка. Этих конкурентов можно назвать самыми важными, так как они:

  • задают стандарты услуг;
  • обладают существенным влиянием на представление клиентов об этих услугах;
  • отводят приличную сумму на поддержание своего уровня на рынке;
  • могут позволить себе такую роскошь, как ценовой демпинг – эффективное средство для удержания доли рынка.

Полезные советы по организации подобной деятельности вы можете узнать из следующего видео:

Варианты формата

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Российский бизнес только начал развивать данную сферу, хотя эксперты все как один считают мини-отель наиболее доступным, не требующим крупных вложений и быстро окупаемым видом деятельности.

Можно открыть один из следующих их видов:

  • Хостел – недорогой вариант для людей, путешествующих по городам и странам. Для обустройства хостела подходит обыкновенная квартира с двухъярусными кроватями.
  • Семейный пансион — наиболее подходящий мини-отель для семейных пар с детьми. Наличие собственного душа, санузла и кухни для приготовления пищи является обязательным.
  • VIP-отель – самый дорогой вариант. Это может быть отдельная квартира-студия, полностью оборудованная бытовой техникой или небольшой коттедж с местом для пикника.
  • Гостиница для домашних животных. Перед многими людьми, решившими съездить за границу или просто посмотреть другой город, периодически встает вопрос о том, кто присмотрит за их любимцем. Если родные далеко, а друзьям оставлять не хочется, так как неизвестно, как они будут обращаться с любимым питомцем, то подобное заведение – идеальный вариант.

Производственный план

Примерный план средней гостиницы на 20 номеров:

  • номер класса «люкс» — 3 шт.;
  • двухместный номер – 14 шт.;
  • одноместный номер – 3 шт.;
  • небольшой ресторан и бар;
  • кухня и несколько подсобных помещений;
  • склад, котельная и прочие технические помещения;
  • комната для стирки и глажки белья;
  • бильярдная;
  • тренажерный зал.

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Заведение нуждается в прочной мебели, поэтому бытовую использовать не рекомендуется. Например, каркас и ножки кроватей должны быть выполнены из металла. Каждый номер предполагает наличие телевизора.

Финансовый план

Строительство занимает примерно 2 года. На размер инвестиций сильное влияние оказывает выбранный регион и размер заведения.

В состав постоянных затрат входят следующие позиции:

  • осуществление проектных работ – 0,7-1,2 млн. руб.;
  • строительство – 9-11 млн. руб.;
  • организация автостоянки и благоустройство территории — 1,1-1,4 млн. руб.;
  • приобретение оборудования, мебели и хозяйственного инвентаря — 4,5-6 млн. руб.;
  • ряд прочих (в том числе непредвиденных) расходов – 0,9-2 млн. руб.

В итоге, размер капитальных вложений варьируется от 16,2 до 21,6 млн. руб. Можно сэкономить приличную сумму, если удастся найти подходящее здание или помещение в аренду.

На основные статьи затрат уже работающей гостиницы следует выделить около 6 млн. руб. на 1 год, которые будут расходоваться:

  • на оплату труда и отчисления в социальные фонды – 2,5 млн. руб.;
  • на эксплуатационные расходы (оплата коммунальных услуг, приобретение хозяйственного инвентаря, различных средств для уборки, канцелярских и офисных товаров, оплата телефонной связи и т. д.) – 3 млн. руб.;
  • другие расходы (включая те, которые нельзя было предвидеть на момент составления сметы) – 0,5 млн. руб.

При этом планируемый доход составляет 8-9,5 млн. руб. ежегодно и формируется за счет:

  • номерного фонда – 6-7 млн. руб.;
  • тренажерного зала – 0,3-0,5 млн. руб.;
  • бильярдных столов – 0,2-0,3 млн. руб.;
  • ресторана и бара – 1,5-1,7 млн. руб.

Гостиница окупается в среднем за 3 года, а уровень рентабельности составляет 58%.

Если включить в бизнес-план расчет, максимально соответствующий реальности, учитывающий инфляцию и весь спектр возможных финансовых рисков, то срок окупаемости может несколько увеличиться – до 4-6 лет.

Организационный план

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеровНачалу сдачи номеров в аренду обязательно должна предшествовать официальная регистрация. Например, можно открыть общество с ограниченной ответственностью. Действующее законодательство для данного вида деятельности позволяет применять упрощенную систему налогообложения.

Регистрировать ООО нужно в том случае, если планируется открытие полноценной гостиницы, а если человек хочет превратить свою квартиру в мини-отель (2-3 жилые комнаты), то вполне достаточно будет ИП.

Нормальное функционирование заведения невозможно без следующих сотрудников:

ДолжностьЧисленность в соответствии со штатным расписаниемЗаработная плата, руб.Сумма, руб.
Итого:280 000
Директор 1 40 000 40 000
Администратор 3 15 000 45 000
Программист 1 20 000 20 000
Бухгалтер 1 20 000 20 000
Менеджер 1 20 000 20 000
Уборщица 3 11 000 33 000
Техник 3 12 000 36 000
Горничная 3 12 000 36 000
Охранник 3 10 000 30 000

Маркетинговый план

Постоянный поток посетителей можно обеспечить посредством проведения следующих маркетинговых мероприятий:

  • размещение и продвижение в интернете собственного сайта;
  • реклама в туристических и бизнес-журналах;
  • наружная реклама, расположенная рядом с железнодорожными и автовокзалами, аэропортами;
  • разработка системы скидок для регулярных постояльцев.

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеровПопулярные варианты франшиз хостелов в России вы можете найти в этой статье.

Как разработать грамотный бизнес-план для хостела — читайте здесь.

График открытия

Следующая таблица содержит этапы, последовательное выполнение которых предшествует открытию:

№ п/пНаименование этапаСрок реализации
1 Разработка бизнес-плана Июль 2016 года
2 Регистрация ООО Август 2016 года
3 Поиск подходящего помещения Август 2016 года
4 Текущий ремонт и перепланировка Сентябрь 2016 года
5 Замена окон и дверей (по необходимости) Октябрь 2016 года
6 Монтаж вентиляционной системы, противопожарной сигнализации и установка кондиционеров Октябрь 2016 года
7 Приобретение мебели и бытовых приборов Ноябрь 2016 года
8 Получение разрешений в Роспотребнадзоре, пожарной инспекции и т. д. Декабрь 2016 года – январь 2017 года
9 Подбор и обучение необходимых сотрудников Январь 2017 года
10 Организация рекламной кампании Январь 2017 года
11 Начало деятельности Январь 2017 года

Исполнение вышеперечисленных шагов можно осуществить своими силами или привлечь стороннего подрядчика, который, например, может выполнить ремонтные работы, заменить окна и двери, установить систему вентиляции и кондиционирования, предварительно согласовав все это с надзорным органом.

Анализ рисков

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

К наиболее распространенным и типичным относятся следующие риски:

  • рыночный — может возникнуть при изменении экономической ситуации, а также потребностей и запросов целевой аудитории;
  • финансовый – увеличение цен на необходимый инвентарь, энергоносители или рост оплаты труда;
  • экономический — таится в изменениях экономики в целом или ее отдельных финансовых аспектов, например, изменение процентной ставки может оказать негативное влияние на финансовое состояние заведения;
  • конкуренция — достаточно конкуренту снизить цены на услуги или расширить пакет предложений, и гостиница понесет убытки.

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Источник: http://ZnayDelo.ru/biznes/biznes-plan/gostinica.html

Документы, необходимые для открытия Гостиницы

Гостиничный бизнес дело прибыльное и популярное. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, они остаются достаточно востребованными.

Если вы задумались об организации гостиничного бизнеса, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и оформление объемного пакета документов внешних и внутренних.

Причем имейте в виду, что даже для открытия гостиницы в мини-формате понадобится практически такой же пакет бумаг, как для организации гостиничного комплекса.

Юридические документы

На момент открытия гостиницы у вас на руках должен быть следующий комплект бумаг:

  1. Правоустанавливающие документы на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство, подтверждающее право собственности, договор дарения или купли-продажи). Начинать сбор документов нужно именно с этих бумаг, потому что они понадобятся на всех последующих этапах подготовки гостиницы к открытию. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав на здание гостиницы и ваши обязанности.
  2. Правоустанавливающие документы на гостиничный бизнес: свидетельство о госрегистрации, для ООО — уставные документы.
  3. Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия.
  4. Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания — документы, разрешающие данное действие (получают в архитектурном отделе).
  5. Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормативам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие их соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и др.).
  6. Пакет внутренней документации (кадровые и распорядительные документы).
  7. Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ (контрольно-кассового аппарата, онлайн-кассы).
  8. Сертификат соответствия (получают в местной сертификационной организации) для подтверждения статуса («звездности») гостиницы. Документ не обязательный, владелец получает его по желанию.

К счастью для бизнесменов, разрешение от СЭС (Роспотребнадзора) или Госпожнадзора (ГПН) на ведение бизнеса получать не нужно.

Достаточно уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности (это обязательный этап, согласно ПП РФ от 16. 07.09 г. N 584).

Но в процессе деятельности обе организации обязательно проверят вашу гостиницу на предмет соответствия основным требованиям санитарной и пожарной безопасности.

Комплект бумаг для регистрации гостиничного бизнеса мы описываем в пункте «Бухгалтерские документы».

А сейчас рассмотрим набор обязательных договоров по обслуживанию гостиницы:

  1. С дезслужбами на проведение первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Договоры на избавления от бактерий, грибков, насекомых-паразитов и грызунов должны быть действующими в течение всего периода работы гостиницы и перезаключаться по мере необходимости.
  2. С клининговыми компаниями на уборку помещений гостиницы.
  3. С прачечными на стирку униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого инвентаря.
  4. С коммунальными службами на оказание коммунальных услуг (поставку электроэнергии, газа, воды, если на вашем участке нет скважины с артезианской водой, отопления).
  5. С Водоканалом на слив сточных вод.
  6. На вывоз ТБИ.
  7. На утилизацию опасных (ртутных ламп) и пищевых отходов.
  8. На установку и обслуживание системы оповещения (тушения, если гостиница большая) о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке).
  9. На обслуживание системы вентиляции.
  10. На периодические медосмотры сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы, начиная с первого руководителя и заканчивая техперсоналом, обязаны иметь медкнижки и периодически проходить медицинские осмотры).
Читайте также:  Перевод работника с совместительства на основное место работы и наоборот: как перевести сотрудника на дополнительную должность?

Обратите внимание, что если вы будете в рамках гостиницы открывать бар, ресторан, кафе, торговую продуктовую точку, потребуется собрать комплект документов для такого вида бизнеса, в том числе, нужно получать лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя.

Если вы планируете разместить наружную рекламу бизнеса, дополнительно потребуются:

  • заявление;
  • документы из БТИ и кадастровый паспорт здания (участка);
  • согласие собственника на планируемые изменения, предоставленное в письменной форме.

Если вы планируете перепланировку имеющегося здания или возведение нового, вам потребуется получить разрешение на эти виды работ, а значит, собрать дополнительный набор документов:

Строительство Перепланировка
Кадастровый план участка Заявление в местные органы управления
Ситуационный план участка
Справка, подтверждающая отсутствие арестов на участок земли под строительство гостиницы
Планировочная схема территории
Согласование с коммунальными службами Технический паспорт помещения
Проектная документация для здания
Договор со строительными организациями на возведение здания и прокладку коммуникаций

При перепланировке после получения на эти работы от администрации разрабатывается (заказывается) проект перепланировки. Его согласовывают с архитектурным отделом муниципалитета и получают следующее разрешение — уже на начало работ.

После всех реконструкционно-строительных работ здание (сооружение) проверяют контролирующие органы. Они же выдают акт ввода гостиницы в эксплуатацию. На основании этого документа нужно оформить технический паспорт обновленного/отстроенного помещения в БТИ.

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским относят документы, подтверждающие реальность и законность сделок по оказанию услуг постояльцам гостиницы, закупке материалов, требующихся для оказания этих услуг, отчеты для налоговой службы и другие документы. С ними предприниматель, как правило, сталкивается после ввода гостиницы в действие.

Чтобы не делать этот пункт слишком коротким, мы включили в него документы, требующиеся для регистрации:

  • бизнеса;
  • ККМ в финансовой службе.

Для регистрации бизнеса потребуется:

Для ИП Для ООО
Заявление о госрегистрации физлица форма Р21001 Заявление о госрегистрации юрлица форма Р11001
Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт)
ИНН предпринимателя Уставные документы предприятия
Квитанция о внесении госпошлины Квитанция о внесении госпошлины

Подтверждать клиенту оказание гостиничных услуг можно:

  • квитанцией (документ строгой отчетности, заказывается в спецмагазине);
  • чеком, проведенным через ККМ.
  • Квитанцию можно выдавать без кассы, если вы индивидуальный предприниматель и оплачиваете налоги по ЕНВД и по патентной системе.
  • Выдавать постояльцам чек на законном основании можно, если ваша онлайн-касса официально куплена и поставлена на учет в ФНС.
  • Для этого требуется заключить пакет договоров:
  • на покупку аппарата и чипа для хранения фискальной информации;
  • на обслуживание кассы и чипа;
  • на оказание услуг интернет-связи.

После заключения указанных договоров нужно обратиться в налоговую службу с документами по ККМ и заявлением о постановке на учет. Для обеспечения грамотной работы с аппаратом вы приобретаете журнал кассира-операциониста.

Для успешной работы с поставщиками услуг и материалов, а также корпоративными клиентами вам понадобится расчетный счет в банке.

Для его открытия подготовьте следующий набор документов:

  • паспорт предпринимателя или первого руководителя гостиницы;
  • выписки из Росстата и ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
  • свидетельства: о госрегитсрации гостиницы и о постановке на налоговый учет;
  • приказ о назначении директора гостиницы и уставные документы (для ООО).

Этот набор документов может меняться в зависимости от банка, в который вы обратитесь и даже от региона.

Другие документы

В эту группу мы включили внутренние документы гостиницы (кадровые документы, инструкции, журналы для контролирующих органов и прочее), а также «джентльменский набор» для оформления уголка потребителя.

Уголок потребителя

На любом предприятии обычно это стенд со следующей информацией:

  1. Название гостиницы.
  2. Правоустанавливающие документы на компанию.
  3. Сведения о руководстве, в том числе ФИО и контактные данные.
  4. Прайс-лист на услуги гостиницы.
  5. График и правила работы заведения.
  6. Закон о защите прав потребителей.
  7. Книга отзывов и предложений.
  8. Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.

Готовый стенд со всеми документами можно заказать в соответствующих компаниях или собирать информационный пакет самостоятельно.

Кадровые документы

Объем этой документации зависит от штата, самый скромный набор документов включает:

  • штатное расписание;
  • график работы и отпусков сотрудников;
  • журнал учета трудовых книжек (сами книжки работников хранятся в сейфе руководителя/администратора гостиницы);
  • приказы о приеме/увольнение сотрудников;
  • внутренние приказы и распоряжения дирекции гостиницы;
  • должностные обязанности сотрудников.

Список далеко неполный, количество документов будет увеличиваться по мере работы гостиницы.

Документы для ГПН

Объем этого комплекта документов зависит от размеров здания, системы обеспечения ПБ и некоторых других моментов.

В основной пакет включены:

Приказы Инструкции Журналы
О проведении инструктажа по ПБ и прохождения ПТМ (пожарного минимума). О мерах ППБ в гостинице. Проведения инструктажа по ППБ. Отдельные журналы заводят для всех типов инструктажей: вводного, первичного, текущего.
О мерах ППБ для каждого пожароопасного помещения отдельно (если они есть). Учета и проверки работоспособности огнетушителей.
О мерах ППБ для постояльцев. Проверки работоспособности пожарных насосов (раз в 6 месяцев обновляются записи). Журнал нужен при наличии насосов, электрозадвижек и другого оборудования.
О порядке действий обслуживающего персонала гостиницы при возгорании днем и ночью.
О назначении лица, ответственного ППБ в гостинице. Если приказа нет, ответственность ложится на руководителя. О действиях персонала по эвакуации людей во время пожара с актами проведения тренировок, обновляются 1 раз/6 мес. Инструкция нужна, если в гостинице одновременно будет находиться более 50 человек. То вентиляции и проверки ППБ состояния.
Таблички, планы, знаки Акты Другие документы
Знак «место для курения» Проверки качества огнезащитного покрытия, если есть. Удостоверения о прохождении обучения по программе ПТМ с протоколом проверки знаний. Обновляется раз в 3 года для первых руководителей и сотрудников ответственных за ППБ.
Знак «Эвако-выход» и другие знаки ППБ Проверки огнезадерживающих устройств, если они есть. Графики и акты проведения очистки вентиляции (не реже раза в 12 мес).
Эвакуационный план Акты проведения состояния и испытаний пожарных лестниц и других конструкций, при их наличии. Схемы ПП водоснабжения (при наличии).
Знак о запрете курения и использования открытых источников огня Сертификаты на первичные средства пожаротушения.
Знаки категорий пожарной опасности помещений Акты проверки систем ПП защиты. Расчеты по определению ПП категорий помещений.
Знаки пожбезопасности и номер телефона вызова пожарных при возгорании (п.6 ППР) Акты о проверке состояния ПП водопроводных сетей (при их наличии). Составляются 1 раз в 6 мес. Декларация о ПБ (пожарной безопасности). Документ требуется, если ваша гостиница занимает площадь более 1500 квадратов или имеет более 2 этажей.

Документы для СЭС

Пакет документов зависит от услуг, предоставляемых гостиницей (например, от наличия бассейна, сауны, бара).

В основной комплект включены журналы и журналы-графики:

  • проведения генеральных уборок;
  • производственного контроля;
  • учета ТО и дезинфекции вентиляции гостиницы;
  • получения и расхода дезинфектантов;
  • замены белья;
  • стирки белья сторонними организациями;
  • приема и выдачи специальных средств;
  • работы бактерицидной установки (при ее наличии);
  • учета проверок СЭС.

Кроме того, в гостиницы должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, реализующих такие документы. Все журналы нумеруются, шнуруются и скрепляются мастичной печатью.

Штатное расписание гостиницы: пошаговая инструкция, образец заполнения и подробный пример составления документа для отеля на 150 номеров

Источник: https://DeloSmelo.ru/dokumenty/gostinica

Как укомплектовать штат гостиницы? -гостиничный бизнес

Разговор о персонале вашего отеля я бы хотел начать с одного крайне важного постулата. Запомните: « «Лицо» вашего отеля – это ваш персонал».

Именно поэтому я призываю крайне тщательно подходить к подбору сотрудников, к их обучению и мотивированию.

Особое внимание следует уделить работникам службы ресепшен – ведь они в большинстве случаев единственные люди, с которыми ваш гость контактирует лично.

А, значит, именно во многом благодаря им у гостя складывается определенное мнение об уровне сервиса в вашем отеле.

Но прежде чем переходить к деталям, и подробно говорить о функциях и обязанностях вашего персонала, давайте определимся с подразделениями, которые должны быть сформированы в нашем отеле.

Напоминаю, что мы рассматриваем пример подбора персонала для небольшого мини-отеля.

Но, тем не менее, штатное расписание вашей мини-гостиницы будет не сильно отличаться от штатного расписания крупной сетевой гостиницы.

  • Для начала давайте определимся, какие отделы нам будут необходимы для обеспечения бесперебойной и качественной работы нашего отеля.
  • • Служба приема и размещения
  • • Отдел бронирования
  • • Бухгалтерия
  • • Хозяйственный отдел
  • • Технический отдел
  • • Отдел кадров и управления персоналом
  • • Отдел маркетинга и рекламы
  • • Служба горничных

Вот необходимый минимум для грамотной работы нашего отеля. Но в работе мини-гостиниц есть свои нюансы. В связи с небольшими размерами номерного фонда один сотрудник может совмещать сразу несколько функций.

Например, администратор стойки ресепшен вполне может убрать номер к заселению гостя (Такой метод совмещения обязанностей применяется в небольших гостиницах до пяти номеров).

Или ваш старший администратор может вполне заниматься закупкой необходимых для отеля продуктов и хозяйственных товаров. Управляющий отелем может взять на себя функции маркетолога.

Читайте также:  Образец заполнения дубликата трудовой книжки, оформление при утере, как правильно выписать по справкам, пример как сделать записи

Такая практика часто применяется в мини-отелях, и вполне положительно зарекомендовала себя. Чем меньше ваш номерной фонд, тем меньше сотрудников необходимо.

В работе нашей сети гостиниц «Luxa» мы применяем немного другой метод формирования подразделений и служб и распределения должностных обязанностей.

Как я уже говорил, в управлении нашей компании находится восемь гостиниц. Но это вовсе не значит, что мы имеем в своем штате восемь бухгалтеров, восемь менеджеров по рекламе, восемь управляющих и т.д.

Вместо этого у нас построена единая система управления, где менеджеры старшего звена управляют всей сетью из главного офиса.

Таким образом, централизовав систему управления, мы смогли упорядочить ведение наших дел и существенно снизили расходы.

Помимо всего прочего, такая система управления помогает нам поддерживать единый имидж нашей сети и четко контролировать сотрудников, непосредственно работающих на местах.

Но давайте вернемся к стандартной схеме. Итак, у нас есть список подразделений, но теперь мы должны четко представлять себе, чем должна заниматься каждая служба и какие задачи будут перед ней стоять. Это поможет нам определиться с необходимым количеством сотрудников и поможет составить штатное расписание.

  1. Рассмотрим эти задачи для каждого из подразделений.
  2. Служба приема и размещения
  3. Встреча, размещение гостя
  4. Кассовый расчет
  5. Контроль за уборкой номера и работой службы горничных
  6. Обеспечение питанием гостей (завтраки)
  7. Решение проблем и конфликтных ситуаций

Оказание дополнительных услуг гостям (заказ билетов, организация экскурсий, глажка и т.д.)

  • Устные справки и рекомендации гостям
  • Служба горничных
  • Ежедневная уборка
  • Смена постельного белья в установленные сроки
  • Подготовка номера к заселению
  • Поддержание чистоты в общих помещениях (или местах общего пользования)
  • Контроль комплектации номера
  • Отдел бронирования
  • Прием заявок (телефонные звонки, интернет, личные обращения)
  • Осуществление процедуры бронирования номеров и информационное сопровождение гостя
  • Информирование потенциальных клиентов об услугах
  • Визовая поддержка

Оформление доп. услуг (экскурсионное обслуживание, билеты и т.д.)

  1. Контроль безналичных расчетов за проживание
  2. Заключение договоров с партнерами и клиентами
  3. Бухгалтерия
  4. Бухгалтерский учет
  5. Работа с банками, налоговыми и проч.
  6. Начисление зарплат и премий
  7. Хозяйственно-техническая служба
  8. Оснащение хозтоварами
  9. Обеспечение продуктами
  10. Учет движения продуктов и хозтоваров
  11. Оплата коммунальных услуг
  12. Текущий ремонт в отеле
  13. Контроль систем водоснабжения и электроснабжения
  14. Оснащение необходимым оборудованием и контроль за его работой
  15. Отдел кадров и управления персоналом
  16. Подбор и обучение персонала
  17. Управление персоналом гостиницы
  18. Разработка системы мотивирования персонала
  19. Адаптация персонала, организация обучения персонала
  20. Оформление сотрудников на постоянную работу
  21. Контроль за соблюдением стандартов обслуживания и за исполнением должностных обязанностей, контроль за дисциплиной
  22. Отдел маркетинга и рекламы
  23. Ценообразование
  24. Продвижение гостиницы на рынке
  25. Привлечение клиентов

Подготовка и проведение акций (рекламных компаний, скидок, специальных предложений и т.д.)

Реклама

Анализ рынка и принятие целесообразных решений для продвижения отеля

Как видите, это краткий перечень основных функций подразделений, которые должны быть в отеле. Но чтобы ваш сотрудник четко понимал, что от него требуется, вы должны продумать и составить технологические процессы для каждой из служб, или, проще говоря, инструкции.

В этом документе вы прописываете все действия вашего сотрудника на рабочем месте. Этот документ подписывает сотрудник. В отличие от должностной инструкции здесь прописываются только обязанности сотрудника. Но делается это во всех мельчайших деталях.

Подобная инструкция не только существенно облегчает процесс ознакомления со своими обязанностями нового сотрудника, но и служит шпаргалкой для остальных.

При вступлении в должность новый сотрудник подписывает эти технологические карты, так же как и правила внутреннего трудового распорядка, обязуясь таким образом следовать правилам, установленным в компании.

Итак, теперь мы знаем, какие функции должны выполняться каждым из представленных подразделений. Теперь нам необходимо четко представлять себе вертикаль власти в вашем отеле. Для чего вам следует составить организационную структуру гостиничного предприятия. В гостиничном бизнесе более всего распространены следующие типы организационных структур

• Линейная — отражает движение управленческих решений и информации, исходящих от так называемого линейного менеджера, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность гостиницы.

• Функциональная — управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

• Линейно-функциональная — всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (службы, отделы).

Составляя оргструктуру, заранее продумайте и просчитайте, функции каких служб смогут быть совмещены в вашем отеле, а какие необходимо выделить в отдельную структурную единицу. Самое главное, чем вы должны руководствоваться при составлении оргструктуры – это целью составить ее таким образом, чтобы все процессы по жизнеобеспечению вашего отеля контролировались и выполнялись круглосуточно.

  • Еще два немаловажных документа, которые вам необходимо составить – это штатное расписание и график работы.
  • Штатное расписание — это не только необходимый документ для вашей бухгалтерии, но и, несомненно, важный документ для краткого определения функций ваших сотрудников.
  • А график работы – это документ, регламентирующий время работы ваших сотрудников.

Источник: http://hotelmaster.ru/personal1/

Организация работы мини-гостиницы — подбор персонала и его квалификация, автоматизация системы работы

Для успеха любого бизнеса необходима четкость и организованность работы. Особенно это касается сферы услуг вообще и функционирования мини-гостиниц в частности.

Перед открытием мини-отеля владельцу необходимо позаботиться не просто о наборе сотрудников, но и об их профессиональности: даже для горничной, согласно штатному расписанию, недостаточно просто «пробежаться» тряпочкой по пыльным местам.

Представители этой профессии должны обладать еще и физической выносливостью (работать приходится много и в любое время суток), стрессоустойчивостью (гости часто обращаются к горничным с претензиями), честностью (уборка происходит в период отсутствия постояльца, при оставленных им в номере личных вещах).

Уборка номеров, смена постельного белья, стирка, приготовление блюд – все эти отдельные процессы в результате становятся звеньями общего большого (или не очень) и доходного дела. От уверенного исполнения сотрудниками своих обязанностей зависит комфорт гостей.

Подбор квалифицированных сотрудников

Сначала необходимо определить, сколько сотрудников нужно и как успешно они смогут совмещать обязанности. Работа по совместительству – это лучший способ оптимизации средств владельца и времени персонала, поскольку дает возможность не «распылять» деньги на минимальные ставки и налогообложение каждой из них, не нанимать лишних людей, а достойно оплачивать труд тех, кто работает совмещенно.

Чтобы найти именно тех сотрудников, которые устроили бы хозяина и опытом работы, и квалификацией, необходимо обращаться в агентства по подбору кадров.

Не исключено, что и при помощи агента вам не удастся найти тот идеал работника, который подходил бы под все ваши требования.

В таком случае нужно принимать на работу людей с соответствующим образованием, и за несколько месяцев до открытия мини-отеля организовать им курсы повышения квалификации.

  • Предусмотрительные владельцы гостиничного бизнеса заранее узнают стоимость подобного обучения и включают его в статью расходов отдельным пунктом – организация работы мини-гостиницы требует определенных затрат.
  • Вложение в повышение квалификации работников – одно из самых выгодных, поскольку в результате возвращается отличными впечатлениями ваших гостей, а это дорогого стоит.

Количество персонала

Количество персонала мини-гостиницы зависит от количества мест. Небольшими в России считают отели с номерным фондом и в 10, и в 100 номеров. А, поскольку мы ведем речь о мини-отелях, возьмем за эталон небольшую гостиницу, способную принять 20 человек за один раз.

Штат отеля состоит из:

  • директора (он же владелец);
  • двоих администраторов;
  • двух горничных;
  • двоих уборщиков;
  • двоих охранников.

Горничные при этом могут выполнять обязанности прачки, уборщики – дворника, а директор вполне способен постоять на ресепшн.

Что касается бухгалтера и сантехника, то для ведения бухгалтерии можно нанять удаленного сотрудника, а для починки вышедшего из строя оборудования нанимать специалиста периодически – благо, краны ломаются не каждый день.

Автоматизированная гостиничная система

Многие владельцы малого гостиничного бизнеса, несмотря на мини-формат заведений, не отказывают себе в использовании широких возможностей, предоставленных современными технологиями. Организация работы мини-гостиницы у таких хозяев частично или полностью автоматизирована.

  • управлять номерным фондом и облегчать процедуру бронирования мест (что для мини-отеля с малым количеством номеров не очень актуально);
  • управлять ценообразованием (функция необходимая для гибкого настраивания цены по сезону);
  • контролировать деятельность отеля (для владельца гостиницы с небольшим номерным фондом важно иметь под рукой панель с информацией о текущей загруженности отеля и списком гостей, прибывающих в ближайшее время).

Автоматизация системы работы потребует дополнительных вложений, но и создаст массу удобств, это бесспорно.

Другой вопрос: а так ли необходима автоматика в гостинице на десять номеров, где и так все, как на ладони? Если штат состоит из сотрудников, которые строго следуют должностным инструкциям и настолько хорошо знают свою работу и свой отель, что справляются с обязанностями почти автоматически, то с установлением системы можно и повременить.

При неуверенности хозяина в профессионализме сотрудников, желании сэкономить средства на зарплатах или, если в перспективе расширение гостиничного бизнеса, автоматизированная система управления отелем придется очень кстати.

Источник: https://happy-galla.ru/articles/organizatsiya-raboti-mini-gostinitsi

Штатное расписание гостиницы на 150 номеров | Сфера закона

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Штатное расписание гостиницы на 150 номеров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Норма управляемости представляет собой количество сотрудников, которыми непосредственно управляет один руководитель и которые находятся в его непосредственном подчинении.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Читайте также:  Регистрация ккм в налоговых органах – следуем правилам

Введение

Успех в гостиничном деле достигается применением так называемого творческого финансирования в сочетании с качественным менеджментом. Структура гостиницы, состав служб, организация управления гостиничным комплексом определяются размером гостиницы, ее особенностями, местом расположения и другими факторами.

Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

Документ является обезличенным, т. е. предполагает занесение в утверждённую форму наименований должностей, данных об их количестве и окладах без указания конкретных лиц.

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

В первой графе таблицы содержится информация о структурном подразделении. Первый столбец «Наименование» заполняется в свободной форме.

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание.

На гостиницу нам понадобится взять кредит в банке на 15 лет. Сумма 11 600 000 руб. Из них 3,5 млн. уйдет на перепланировку, ремонт и дизайн помещения. На обустройство номеров мебелью, сантехникой и необходимыми элементами 5 млн. руб. Обустройство холла, кухни и подсобных помещений потребуют 1,8 млн.

Предлагаем для скачивания утвержденную форму и дополнительную бесплатную помощь опытных специалистов по кадровому производству.

Довольно часто ранжирование гостиниц на категории происходит в зависимости от номерного фонда. При этом соответствие законам сохраняется, т.к. на предприятии с малым номерным фондом нецелесообразно занимать большое количество работников и, наоборот. Такое деление более удобно в связи с тем, что количество номеров узнать проще, быстрее и точнее, чем численность работников.

Понятно, что для своей гостиницы вы можете выбрать любой сервис. Мы возьмем минимальное количество услуг. Стандартный набор сегодня – это, как минимум, Wi-Fi, бесплатное предоставление утюга и доски для глажки; небольшой магазинчик в холле с пирожками, предметами первой необходимости и сувенирами; буфет; набор одноразовых средств гигиены в ванной; уборка и смена постельного белья.

Во-первых, профессиональный сметчик, который учтет все расходы, доходы, налоги и прибыли верным образом. Во-вторых, если у вас нет профильного образования, касающегося гостиничного бизнеса, то целесообразно будет проконсультироваться с тем, кто на протяжении лет работает в гостиничной отрасли.

Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения.

Нормы управляемости применяют при построении организационной структуры организации. С их помощью можно рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления.

Если вам нужен развернутый бизнес-план с расчетами, тознакомитесь с предложением «БиПлан Конслатинг».

В этой статье мы рассмотрим подробный расчет величины затрат и окупаемости мини-гостиницы. Этим расчетом можно воспользоваться при составлении своего финансового плана, взяв его за основу. Попробуем вместе просчитать примерный бизнес план гостиницы на 20 номеров.

В ситуации, когда наш рынок заполнен предприятиями подобной ориентации, успех проектируемой гостиницы зависит от того, какими качествами, выгодно отличающими ее от аналогичных предоставляемых услуг, она будет обладать.

Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта.

Основные клиенты проектируемой гостиницы – семейные пары со среднем и выше среднего уровнем дохода, при этом возникает функциональная необходимость в организации помещений, сооружений, площадок для отдыха и игр, развлечений, а также спортивно- оздоровительного назначения.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Штатное расписание – локальный нормативный документ, регламентирующий структурный состав организации, количество штатных единиц с указанием размера оплаты труда для каждой должности.

Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания.

Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей. Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте.

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Организационная структура управления складывается из состава, соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Рекомендации по нормированию труда работников гостиничного обслуживания населения утверждены приказом Минстроя России от 15.11.1994 № 11. Вы можете их посмотреть в файле ответа.

Управление персоналом гостиницы

Источник: https://loudsoundkazan.ru/chastnoe-pravo/12571-shtatnoe-raspisanie-gostinicy-na-150-nomerov.html

Штатное расписание гостиницы на 150 номеров

  • Но, тем не менее, штатное расписание вашей мини-гостиницы будет не сильно отличаться от штатного расписания крупной сетевой гостиницы.
  • Для начала давайте определимся, какие отделы нам будут необходимы для обеспечения бесперебойной и качественной работы нашего отеля.
  • • Служба приема и размещения
  • • Отдел бронирования
  • • Бухгалтерия
  • • Хозяйственный отдел
  • • Технический отдел
  • • Отдел кадров и управления персоналом
  • • Отдел маркетинга и рекламы
  • • Служба горничных

Вот необходимый минимум для грамотной работы нашего отеля. Но в работе мини-гостиниц есть свои нюансы. В связи с небольшими размерами номерного фонда один сотрудник может совмещать сразу несколько функций.

Для того, чтобы составить штатное расписание гостиницы, необходимо:

  1. Определить какие отделы и службы должны функционировать в гостинице.
  2. Обозначить порядок подчиненности данных отделов и служб.
  3. Разграничить зоны ответственности каждого подразделения.
  4. Знать количество персонала, необходимого для обслуживания гостиницы (в нашем примере на 150 номеров).
  5. Определить за какой именно функционал будет отвечать каждый конкретный сотрудник.
  6. Определить систему оплаты труда.
  7. Рассчитать общий фонд заработной платы и объем налоговых отчислений.

Кто составляет?

Заниматься составлением штатного расписания может работник кадровой службы, бухгалтер или же сам руководитель.

Как ввести новый документ?

  1. Составленное штатное расписание отеля утверждается руководителем.
  2. Скажем, использование садовой машины для ухода за прилегающей территорией отеля в некоторой степени позволяет нам сократить ручной труд сотрудников.

Зачастую мы приходим к необходимости оптимизации штата в кризис. Когда спроса нет и цены на размещение падают, приходится оптимизироваться по всем статьям. В классическом менеджменте есть всего пять объектов управления, на которые мы можем воздействовать: технологии, материалы, информация, финансы и персонал. Причем мы понимаем, что зарплата персонала составляет значительную часть наших расходов, и именно за счет этого направления можно добиться более эффективной оптимизации.

Оцениваем оптимальность штатного расписания

Как понять, насколько оптимально штатное расписание отеля? В случае с отелями, которыми мы управляем, мы запускали их с нуля и каждый раз сами создавали штатную структуру.

  • Встреча, размещение гостя
  • Кассовый расчет
  • Контроль за уборкой номера и работой службы горничных
  • Обеспечение питанием гостей (завтраки)
  • Решение проблем и конфликтных ситуаций

Оказание дополнительных услуг гостям (заказ билетов, организация экскурсий, глажка и т.д.)

  1. Устные справки и рекомендации гостям
  2. Служба горничных
  3. Ежедневная уборка
  4. Смена постельного белья в установленные сроки
  5. Подготовка номера к заселению
  6. Поддержание чистоты в общих помещениях (или местах общего пользования)
  7. Контроль комплектации номера
  8. Отдел бронирования
  9. Прием заявок (телефонные звонки, интернет, личные обращения)
  10. Осуществление процедуры бронирования номеров и информационное сопровождение гостя
  11. Информирование потенциальных клиентов об услугах
  12. Визовая поддержка
  13. Оформление доп.
  14. Наш опыт работы с регионами показывает, что люди хорошо подготовлены в правовом отношении и не соглашаются брать на себя дополнительный функционал, который не согласован на этапе оформления отношений с работодателем.

Убедитесь, что у кандидата на замещение есть все необходимые документы, которые требуются для выполнения работы. Так, в случае дефицита рабочей силы вы не сможете отправить на кухню сотрудника, у которого нет медицинской книжки.

Планируя зарплаты, мы следим, чтобы оплата труда линейного персонала в разных службах была одинаковой. К примеру, горничная и сотрудник прачечной получают абсолютно равные условия, несмотря на то, что фактор вредности в этих случаях разный.

Случается, что поводом к оптимизации становится реновация отеля, совершенствование технической составляющей, изменение технологических потоков и условий труда. Скажем, использование садовой машины для ухода за прилегающей территорией отеля в некоторой степени позволяет нам сократить ручной труд сотрудников.

Зачастую мы приходим к необходимости оптимизации штата в кризис. Когда спроса нет и цены на размещение падают, приходится оптимизироваться по всем статьям.

Источник: https://potrebiteli34.ru/shtatnoe-raspisanie-gostinitsy-na-150-nomerov

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector