Требования к штатному расписанию организации: каковы правила его ведения, есть ли какие-то инструкции и нормативы, а также рекомендации по составлению документа

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре.

В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА 

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках.

Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными.

В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

• Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.
• УСЛУГИ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. 

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения. 

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п.

71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня). 

Источник: https://rosco.su/press/shtatnoe_raspisanie_poryadok_oformleniya/

Как правильно составить штатное расписание?

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

• Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.
• Штатное расписание форма Т-3
• На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.
• Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

Ссылки на необходимость штатного расписания имеются в следующих законодательных актах:

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек. Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

1. Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.
2. Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.
3. При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.
4. Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, доплаты), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie/

Штатная численность: как рассчитать и применять правильно

Закон не дает четкое определение, что такое штатная численность работников. Этим термином принято называть число трудящихся, которые входят в штат организации, утвержденное штатным расписанием.

Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы, совместители не учитываются.

Получается, вот, кто входит в штатную численность работников — все сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, и не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики.

Как рассчитать

Инструкция, как рассчитать штатную численность работников сводится к простой формуле:

где:

• Ш — оптимальное число сотрудников в штате (без учета технического персонала);
• Н — нормативное количество сотрудников;
• Кн — плановый коэффициент невыходов на работу.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций разработаны Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

Типовые нормы численности персонала

Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.

Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный: при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата.

Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.

2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность штатных работников используют формулу:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

где:

• СЧР — среднесписочное число работников;
• КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
• КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы учитывайте, что по каждому месяцу необходимо производить расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров.

Отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

• В 2019 году образец штатной численности работников по форме Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.
• Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер.
• Переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, затем — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

Образец штатного расписания

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/shtatnaya-chislennost-kak-rasschitat-i-primenyat-pravilno

Штатное расписание управляющей компании ЖКХ: образец, инструкция по составлению, примеры расчета ставок сотрудников и другие вопросы

Штатное расписание незаменимо для любой организации, которая нанимает рабочий штат.

Управляющая компания, являясь коммерческой структурой с наемными сотрудниками — не исключение.

Кто должен составлять в УК этот документ и как это сделать правильно? Существуют ли какие-то законодательные нормативы и утвержденные формы, которых нужно придерживаться при составлении штатного расписания? На все эти вопросы наши эксперты отвечают далее в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Показать содержание

Что такое штатное расписание управляющей компании?

Штатное расписание – форма документации, которая включает в себя данные о наличии рабочих мест. Документ должен содержать в себе такую информацию:

• количество штатных единиц;
• наименование ставок;
• тарифы и надбавки.

Справка! Принятые впоследствии на работу сотрудники, должны соответствовать тому количеству рабочих мест, которое установлено в штатном расписании и утверждено им.

Документ составляется по форме № Т-3, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04. По усмотрению должностных лиц, в форму можно вносить небольшие дополнения.

Скачать бланк штатного расписания организации по форме Т-3

Пошаговая инструкция по составлению и образец

Перед началом составления штатного расписания, нужно отобразить структуру организации, её связи с функциями, которые она должна выполнять. Составляется расписание специальным лицом, имеющим для этого нужные полномочия.

В идеале, заниматься составлением документа должен экономист по труду. Но если организация не обладает таким кадром, задание могут выполнить другие работники экономической сферы, например, бухгалтер или главный бухгалтер.

Разработка штатного расписания и введение его в действие осуществляется под руководством председателя управляющей копании или учредителей. Нередко председатель сам составляет его, не доверяя столь ответственной работы другим лицам.

Обратите внимание!

Источник: https://101urist.com/nedvizhimost/upravlenie/mkd/upravlyayushhaya-kompaniya/shtat-i-struktura/shtatnoe-raspisanie.html

Правила ведения штатного расписания

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв.

Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв.

Штатное расписание – порядок оформления

Внимание При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников. Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку. Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Далее заполняется стандартизированная форма. Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу.

Штатное расписание

Составление штатноего расписания

Источник: http://yuridicheskaya-praktika.ru/pravila-vedeniya-shtatnogo-raspisaniya/

20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления

• Инструкцияв управленческой
  деятельности (от латinstructio- наставление, устройство) — это правовой
  акт, издаваемый в целях установления
  правил, регулирующих организационные,
  научно-технические, технологические,
  финансовые и иные специальные стороны
  деятельности учреждений, организаций,
  предприятий, их подразделений, служб,
  должностных лиц и граждан.
• В инструкции излагается порядок
  осуществления какой-либо деятельности
  или порядок применения положений
  законодательных и иных нормативных
  актов.
• Инструкция оформляется на общем бланк
  организации. Титульный лист включает
  в себя следующие реквизиты:

• наименование организации,
• наименование вида документа,
• место и год издания.

В заголовке к инструкции обозначается
объект или круг вопросов, на которые
распространяются её требования, например:
ИНСТРУКЦИЯ по документационному
обеспечению управления

Текст инструкции состоит из разделов,
имеющих заголовки и разделяемых на
пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. В тексте Инструкции
используются слова: должен, следует,
необходимо, не допускается, запрещаетсяи т.п.

Инструкция подписывается руководителем
структурного подразделения, разработавшим
её. Утверждается инструкция специальным
распорядительным актом или непосредственно
руководителем организации.

На инструкции может быть сделана пометка
о том, что она является приложением к
распорядительному документу.

При
утверждении инструкции распорядительным
документом (приказом, распоряжением) в
нем устанавливается срок введения
инструкции, перечисляются необходимые
организационные мероприятия, указываются
ответственные исполнители.

Если срок
введения инструкции в тексте
распорядительного документа не указан,
им считается день подписания и регистрации
документа.

Разновидностями инструкции являются
инструкция по делопроизводству
(документационному обеспечению
управления) и должностная инструкция.

Инструкция по делопроизводству
(ДОУ)— это правовой акт, регламентирующий
правила, приемы, процессы создания
документов, технологию работы с
документами. Иными, словами, инструкция
закрепляет систему делопроизводства,
сложившуюся в организации.

Разрабатывается Инструкция на основе
соответствующих законодательных актов
РФ, общегосударственных нормативных
документов: Основных правил работы
ведомственных архивов, государственных
стандартов на унифицированные системы
документации, нормативно-методических
материалов Росархива,
ведомственных правил. В настоящее время
ведомства сами составляют типовые
инструкции по делопроизводству в целом
или по какой-либо его части для всей
группы однородных предприятий или
учреждений отрасли.

1. Инструкции по ДОУ делятся на типовые,
   примерные, индивидуальные.
2. Типовые инструкцииразрабатываются
   для подведомственных однотипных
   учреждений министерствами и ведомствами
   определенных отраслей народного
   хозяйства.
3. Примерная инструкциясоставляется
   с учетом требований типовой инструкции,
   но без учета особенностей конкретной
   организации.
4. На основе типовой и примерной
   инструкций организация разрабатывает
   индивидуальные
   инструкции
   применительно к условиям своей
   деятельности.
5. Инструкция должна включать общие
   положения, тематические разделы,
   приложения.

В разделе Общие
положенияпрежде
всего устанавливается сфера распространения
Инструкции (например, «Инструкция
распространяется на все документы»,
«…на административные документы»,
«…кроме конфиденциальных документов»
и пр.). В общих положениях должна быть
установлена ответственность за
несоблюдение положений Инструкции.

Основная часть Инструкции состоит из
двух тематических разделов:
«Документирование» и «Организация
работы с документами».

В разделе Документированиеопределяются:

• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;
• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;
• общие правила документирования;
• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

В разделе Организация
работы с документами
устанавливаются:

• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
• порядок передачи документов внутри организации;
• порядок подготовки, обработки исходящих документов;
• порядок учета количества документов;

• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• характеристика форм регистрации;
• описание принятой технологии и порядок индексации документов;

• принципы построения информационно-справочной работы в организации;
• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• порядок постановки на контроль;
• технология контроля;
• типовые сроки исполнения;

• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;
• порядок составления номенклатуры дел организации;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов;

• организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
• правила оформления дел для передачи на хранение;
• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;
• порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложенияк инструкциидолжны содержать
максимум справочно-иллюстративного
материала. В приложениях должны быть
обязательно помещены:

• схемы документопотоков;
• оттиски печатей и штампов;
• образцы бланков;
• образцы заполнения форм документов;
• перечень документов, не подлежащих регистрации;
• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;
• формы номенклатуры дел и др.

Таким образом, Инструкция должна отражать
весь процесс работы с документами, все
технологические операции в их логической
последовательности.

Подготовку Инструкции
осуществляет служба ДОУ при участии
архива, юридической службы. Подписанная
руководителем службы делопроизводства
Инструкция утверждается руководителем
организации и вводится в действие его
приказом, после чего рассылается во все
структурные подразделения для
использования в работе.

Должностная инструкция
— это организационно-правовой
документ, в котором четко определяются
место и значение конкретной должности
в структуре предприятия, содержится
полный перечень присущих ей трудовых
функций, форм и сроков отчетности,
условия оплаты труда, а также оговаривается
объем прав и ответственности работника,
занимающего данную конкретную должность
(10).

Правильно составленные должностные
инструкции позволяют каждому работнику
четко представить себе круг должностных
обязанностей, необходимые внутри- и
внеорганизационные функциональные
связи, помогают им более эффективно
планировать рабочее время, способствуют
более равномерному распределению
нагрузки между работниками подразделения.

В масштабах всей организации должностные
инструкции служат для рационального
распределения полномочий и ответственности
среди всего персонала, ликвидации
дублирования работ.

Они используются
при определении критериев оценки
результативности труда (аттестации)
работников, для разработки систем
продвижения по службе и программ развития
персонала.

В них содержится четкая
информация, необходимая для эффективного
отбора претендентов на ту или иную
должность.

Как нормативно-правовой документ,
должностные инструкции служат основанием
для пересмотра штатного расписания,
разрешения трудовых и производственных
конфликтов, определения правомерности
тех или иных форм административных
взысканий и т.п.

Если работники, занимающие одинаковые
должности, выполняют различные
обязанности, необходимо несколько
должностных инструкций, в каждой из
которых будет закреплен круг должностных
обязанностей, соответствующий их
фактическому распределению между
работниками.

Фактическое распределение обязанностей
отражается в самом тексте должностной
инструкции, а также может быть отражено
в заголовке, например: Должностная
инструкция секретаря руководителя;
… секретаря приемной.

• В должностной инструкции должна быть
  оформлена виза ознакомления с документом
  тех работников, на чью деятельность
  распространяется ее действие.
• Структура и содержание должностной
  инструкции в настоящее время жестко не
  регламентируются, что позволяет создавать
  ее индивидуально для каждого предприятия
  с учетом его специфики.
• Должностная инструкция может состоять
  их следующих разделов:
• 1) «Общие положения»— указываетсянаименование должности с
  обозначением структурного подразделения
  в соответствии со штатным расписанием;
  кому непосредственно подчиняется
  работник; порядок назначения на должность
  и освобождения от занимаемой должности;
  перечень нормативных, методических и
  других документов, которыми руководствуется
  работник, занимающий данную должность;
  квалификационные
  требования к работнику (уровень
  образования, навыки, стаж работы);
  требования к специальным знаниям и
  навыкам.

2) «Функции»
— определяется основное назначение
должности. Функции работника всегда
формулируются как перечень видов работ
или решаемых вопросов. Именно функции
работника определяют состав должностных
обязанностей. Раздел «Функции» можно
не включать в должностную инструкцию,
если в разделе «Общие положения»
сформулировано общее назначение
должности.

3) «Должностные обязанности»—
устанавливается конкретное содержание
деятельности работника: перечисляются
виды работ, выполняемые работником на
данной должности, характер выполняемых
действий («руководит», «подготавливает»,
«утверждает», «рассматривает»,
«выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

Этот разделможет представлять
собой перечень конкретных операций,
выполняемых работником при реализации
возложенных на него функций. Например,
если в функции работника входит «контроль
исполнения документов», то обязанностями,
соответственно, будут:

• постановка документов на контроль,
• контроль за ходом исполнения документов,
• снятие документов с контроля,
• анализ исполнительской дисциплины,
• информирование руководства о результатах исполнения документов.

4) «Права»— устанавливаются
полномочия работника, обеспечивающие
выполнение возложенных на него
обязанностей:

• право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
• право давать указания по конкретным вопросам;
• право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
• право обращаться к руководителю с предложениями;
• право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;
• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
• право требовать выполнения определенных действий от других работников,
• право визировать определенных видов документов;
• право возвращать документов на доработку;
• право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;
• право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;
• право получения необходимые периодические издания;
• право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.

В необходимых случаях в текст раздела
можно внести универсальные права, общие
для всех работников (а не только права
по должности):

• право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
• право на комфортные условия;
• право на повышение квалификации;
• право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

1. Четкая формулировка прав работника
   позволяет сформулировать его
   ответственность, которая выделяется в
   отдельный раздел.
2. 5) «Ответственность» — определяются
   критерии оценки работы и меры персональной
   ответственности работника.
3. Ответственность работника определяется
   в соответствии с действующим
   законодательством и может быть
   дисциплинарной, материальной,
   административной или уголовной.
4. В данном разделе формулируются содержание
   и формы ответственности должностного
   лица за:

• непринятиесвоевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям;
• несоблюдениетехнологий, закрепленных в нормативно-технических документах;
• нарушениесроков выполнения работ, предусмотренных нормативами;
• отказот применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств;
• отказвыполнять письменные и устные распоряжения руководителя.

При составлении разделов «Права» и
«Обязанности» главное — предоставить
работнику права в том объеме, в каком
это необходимо для выполнения должностных
обязанностей.

Типичная ошибка, допускаемая
составителями должностных инструкций,
— возложить на работника обязанности,
но не предоставить ему права для их
реализации. То же касается и ответственности.

Права на осуществление тех или иных
действий в первую очередь, необходимы
при выполнении работы, связанной с
другими работниками или основанной на
результатах труда других работников.

• 6) «Взаимоотношения»-определяется порядок
  взаимодействия работника с другими
  структурными подразделениями и
  должностными лицами.
• Раздел имеет координирующее значение
  и особенно важен для установления и
  регламентации связей между различными
  структурными подразделениями, установления
  их иерархии и взаимных обязательств.
• 7) В текст должностной инструкции может
  быть включен раздел «Условия оплаты
  труда», в котором указывается:

• какой должностной оклад устанавливается работнику в соответствии с контрактом или штатным расписанием;
• какие он может получать премии;
• какие он может получать надбавки;
• как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью);
• может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

8) В методической литературе предлагается
завершать должностную инструкцию
разделом «Оценка работы» (Показатели
оценки работы),в котором могут быть
закреплены как общие показатели оценки
деятельности, так и конкретные,
установленные непосредственным и
вышестоящими руководителями, а также
закрепленные во внутренних нормативных
и технологических документах организации.

К числу общих показателей относятся:

• полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
• качество составления и оформления документов;
• отсутствие ошибок и служебных нарушений;
• отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
• квалифицированное применение требований инструкции и других нормативных документов;

• своевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения документов.

Должностная инструкция подписывается
руководителем службы ДОУ, утверждается
руководителем организации. Кроме того,
работник обязан ознакомиться с должностной
инструкцией под расписку. Виза ознакомления
располагается ниже подписи руководителя
службы ДОУ (разработчика должностной
инструкции) и состоит из слов «С
инструкцией ознакомлен(а)», подписи
работника, его инициалов, фамилии и
даты.

Источник: https://studfile.net/preview/3567391/page:43/