Утверждение штатного расписания на год: как правильно составить нумерацию на каждый год? новый режим с нового года и образец заполнения

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия.

Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание.

Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д. Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты — название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

• На следующей строке указывается место и дата составления документа.
• Далее, можно указать краткое содержание распоряжения — например, «Об утверждении штатного расписания».
• 

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

Дальше необходимо проставить слово «Приказываю», после чего указать попунктно распоряжения, требующие исполнения:

• Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
• Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
• Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
• Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
• Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Далее указываются приложения к приказу. В данном случае им будет новое штатное расписание, и его нужно указать реквизиты.

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

1. Создается новая должность;
2. У существующей должности изменяется наименование;
3. Производится сокращение штата сотрудников;
4. У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
5. Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание: случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/prikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisaniya.html

Штатное расписание — что это и когда составляется, как правильно составить форму т 3, виды и особенности, внесение изменений, образец приказа

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию.

Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности).

Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей.

К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции.

Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием.

Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием).

Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание.

Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок.

По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения.

То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций.

А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.

Для чего вообще нужно штатное расписание?

Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия.

Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц.

Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.

Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Штатное расписание работников: правила составления

• Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
• Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
• Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
• На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба
• бухгалтерия
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений
• форма приказа об утверждении расписания и изменений
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при приеме на работу, так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности.

В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования.

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню ↑

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения».

Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами).

1. Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда).
2. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
3. Наименования подразделений указываются по группам:

• руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
• производственные подразделения;
• вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля.

В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню ↑

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных.

Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

к меню ↑

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия.

Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Когда составляется и утверждается штатное расписание на следующий год

Штатное расписание представляет собой документ, в котором указывается численный состав работников организации с перечислением:

• количества сотрудников;
• их должностей;
• оклада и особенностей начисления заработной платы. 

Рекомендованная форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм» от 05.01.2004 № 1 (далее — постановление № 1).

Законодательство по общему правилу не содержит обязанности для организаций утверждать штатное расписание ежегодно. Согласно постановлению № 1 изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или лица, которое уполномочено на это надлежащим образом.

Исключения имеются для отдельных видов организаций:

• Так, в соответствии с п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников, утв. приказом МЧС РФ от 24.09.2008 № 563, штатные расписания подлежат ежегодному переутверждению.

Источник: https://kupit-krohe.ru/imushchestvo/shtatnoe-raspisanie-chasto-sostavlyat/

Утверждение штатного расписания – когда и как утверждается документ

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок. Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

Штатное расписание: когда составляется и утверждается

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

• структурных подразделениях;
• количестве однотипных должностей;
• оплате труда, в том числе различных надбавках.

В штатное расписание включают не только те должности, которые уже заняты наемными работниками, но и предполагаемые вакансии.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога.

Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора.

В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• специалист по работе с персоналом;
• юрист;
• руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Как правильно оформить утверждение штатного расписания

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Кто утверждает штатное расписание

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

Утвердить документ может не только руководитель организации, но и сотрудник, выполняющий обязанности директора во время его отсутствия.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника.

Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Когда утверждают штатное расписание на следующий год

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год.

Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля.

Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом.

По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание.

В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

(11

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год — образец

Приказы по организации являются важной составляющей рабочего процесса, поскольку определяют самые основные аспекты деятельности. Этим документом руководитель назначает ответственных лиц, накладывает взыскания, определяет размер материального вознаграждения и многое другое. Немаловажным является приказ об утверждении штатного расписания. Только при наличии такового можно говорить о введении его в действие.

Штатное расписание является документом, содержащим сведения о необходимых организации штатных единиц определенной специальности, их распределение по структурным подразделениям и размер оплаты труда по каждой из них.

Все эти данные потом будут указаны в трудовом договоре, который заключается с работником.

Такая норма закреплена статьей 57 Трудового кодекса и проверяющие органы могут запросить у работодателя штатное расписание с контрактами для сверки.

Статистические органы рекомендуют обращаться к унифицированной форме расписания при его составлении, но каждое предприятие может использовать свою с учетом специфики и особенностей.

Такое расписание помогает осуществлять планирование единиц специалистов и фонд оплаты труда на предстоящий период. Поэтому в большинстве хозяйственных субъектах документ ежегодно переутверждается. При изменении в количестве работников, а также их денежного довольствия, обязательно составляется новое штатное расписание и приказ о его вводе в действие.

Цели и функции приказа об утверждении штатного расписания

Приказ является отправной точкой для использования расписания в организации.

Оно составляется кадровой службой, согласовывается с профсоюзным органом и только затем попадает к руководителю вместе с приказом об утверждении.

Подпись руководителя в приказе означает, что кадровики и бухгалтера могут полноправно работать с кадровым составом. Без приказа штатное расписание не считается введенным в действие.

Следует уточнить, что само расписание – это важный документ для всех структурных единиц организации, но оно также приложение к соответствующему приказу. Виза руководителя на нем обязательна, как и дата и номер приказа.

Форма приказа

Строгой формы такого приказа законодательно не установлено. Его оформление подчиняется общим принципам делопроизводства. Обязательным требованием является распечатывание на бланке организации с регистрацией в общем журнале приказов по основной деятельности и ознакомлением с ответственными лицами.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания, скачать: бланк и образец

Унифицированная форма № Т-3 для штатного расписания

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

• полное наименование предприятия;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

• наименование документа в центре сразу под данными об организации;
• место составления с указанием наименования населенного пункта;
• дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
• наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
• обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
• ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
• если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
• назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
• завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой.

Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.

Как внести изменения?

Все изменения в штатных единицах или оплате труда находят свое отражение в локальном документе организации. Если они не значительны и касаются нескольких пунктов, то допустимо оформить их изменением в приказ, приложив откорректированное штатное расписание. При этом не обязательно приложение нового, достаточно указать в пункте приказа подробно, какие изменения оно претерпело.

Если же изменений много, например, по предприятию прошло повышение окладов на установленный процент, то потребуется всем работникам пересчитать их и указать в документе. Тогда приказом новое штатное расписание будет утверждено, но этим же приказом старое отменено. Это обязательно нужно указать среди пунктов.

Изменения могут произойти по нескольким причинам:

• увеличение количества должностей или единиц по конкретной из должностей;
• сокращение штатных единиц (должностей или количества ставок по какой-либо из должностей);
• изменение наименования должностей или структурных подразделений;
• изменение должностных окладов.

Кто подписывает?

Любые приказы по организации обязаны подписывать руководитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом эта функция должна быть закреплена тоже приказом. Право подписи любых документов передается нормативным документом, который регистрируется в соответствующем журнале с присвоением номера и даты утверждения.

Контролирующие органы вправе проверить не только само штатное расписание, порядок его утверждения, но и право подписи должностного лица, которое подписало приказ.

Хранение

Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров.

Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.

Видео: Все о штатном расписании

Источник: https://trudtk.ru/ohrana-uslovij-truda/prikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisanija-obrazec/

Штатное расписание на 2019 год — оформляем по всем правилам

Штатное расписание является документом, которое определяет вид профессий в компании, а также количество задействованных на них людей.

Этот документ имеет большое значение для каждой фирмы, поскольку в нем совмещена информация не только по ее потребностям в людях, но и об установленном фонде оплаты труда.

Кадровику необходимо точно знать, как оформить штатное расписание на 2019 год по всем правилам.

Для чего необходимо штатное расписание

По своей сути штатное расписание представляет собой большую таблицу, в которой сделана расшифровка профессий и вознаграждений, какие выплачивают ежемесячно каждому работнику на данной должности. Вознаграждение также может быть расшифровано по своим составным частям.

Указанный документ обычно используется при планировании затрат организации на наемный персонал. Также штатное расписание может использоваться для принятия управленческих решений по организации.

Внимание! Наличие указанного документа важно и для кадрового специалиста. Он может сопоставить реальное число принятых сотрудников с данными, прописанными в штатном расписании.

Таким образом он определяет есть ли, или нет вакансии в компании. В случае, если в организации не хватает специалистов, необходимо подавать заявку в кадровые агентства либо центр занятости.

Обязательный ли это документ

• Нормы трудового законодательства не устанавливают обязательные требования по наличию штатного расписания.
• Но в случае, если компания планирует производить какие-либо действия с персоналом, контролируемые государством (к примеру, сокращать работников), то данный документ должен быть разработан и принят.
• Необходимость составления штатного расписания может быть указана в иных внутренних нормативных документах фирмы, например, коллективном договоре.

Внимание! В случае, если в трудовом соглашении с работником есть какие-либо отсылки к штатному расписанию, то оно должно в обязательном порядке присутствовать на предприятии.

Субъект бизнеса не может нести наказание, наложенное контролирующими органами за отсутствие документа. Однако если он составлен не правильно, то могут быть наложены санкции.

Нужно ли знакомить работника со штатным расписанием

Существует два мнения:

1. Поскольку штатное расписание является внутренним локальным актом, оно требует обязательного ознакомления с ним каждого работника компании.
2. Ввиду того, что данный документ не связан напрямую с трудовой деятельностью, то знакомить с ним сотрудников не обязательно. Такое мнение указано в письме Минтруда №ПГ/4653-6-1 от 15 мая 2014 года.

Важно! В большинстве случаем можно придерживаться мнения Минтруда. Тем не менее, если в трудовом договоре (или коллективном) описано, что оклад сотрудника рассчитывается исходя из установленного штатного расписания, то с ним нужно обязательно знакомить работников.

Также должна соответствовать сумма зарплаты, указанная в трудовом соглашении с аналогичной цифрой из «штатки».

Несмотря на то, что закон прямо не обязывает иметь на предприятии штатное расписание, все же рекомендуется его разрабатывать всем хозяйствующим субъектам, которые привлекают к работе наемный персонал. Он должен быть, если в организации заключен хотя бы один трудовой договор, к примеру, с директором.

На самом предприятии оформлением документа обычно занимаются кадровые специалисты, которые замеряют трудоемкость текущих производственных процессов, и на основании этого определяют требуемое количество сотрудников.

На небольших предприятиях составлением документа может заниматься бухгалтер, экономист и аналогичные работники. Либо данную функцию может взять на себя сам директор.

Периодичность оформления

Как правило, штатное расписание разрабатывается в конце текущего года на будущий, либо в начале нового года, и применяется в течение всего данного периода.

Если фирма, где используется штатное расписание, небольшая, с ограниченным количеством работников, и изменение их числа и занимаемых должностей происходит редко, то штатное расписание можно принять сразу на 2-3 года вперед.

Требования к документу

Главным требованием документа, которое предъявляется к нему законодательством, является соответствие информации, отраженной в нем тому, что указывается в трудовых соглашениях с работниками.

Обычно специалисты при составлении этого внутреннего документа стараются соблюдать следующие правила:

• Штатное расписание составляется при использовании стандартной формы Т-3;
• Документ необходимо ввести в действие путем издания распорядительного акта приказ об утверждении штатного расписания;
• Документ может состоять сразу из нескольких листов. Нет необходимости их сшивать, нумеровать, ставить печать. Достаточно просто скрепить их скобой;
• Для некоторых случаев наименование профессий должно быть указано в точности так, как они обозначены в справочниках профессий. Иногда даже проставлять шифры, закрепленные за данными специальностями. Это правило распространяется на профессии, которые осуществляются во вредных либо опасных условиях;
• Печать на штатном расписании может не ставиться;
• Если изменения незначительны, то они могут вноситься в действующее штатное расписание просто путем издания распорядительного акта – приказ о внесении изменений. Если же затрагивается существенный объем информации, то лучше всего разработать и ввести в действие новое штатное расписание.

Скачать бланк и пример заполнения на 2019 год

Штатное расписание на 2019 год: оформляем по всем правилам

Когда компания разрабатывает штатное расписание, она может как использовать стандартную форму бланка Т-3, так и разработать собственный документ. Можно создать свой вариант штатного расписания на основе стандартного бланка, но так, чтобы новый документ учитывал особенности функционирования предприятия.

Сначала необходимо записать наименование субъекта, после чего проставить присвоенный код ОКПО.

Следующим шагом указывается порядковый номер документа с учетом предыдущих редакций. Рядом записывается дата, когда было составлено штатное расписание.

На следующем этапе указывается день, когда документ был введен в действие. Указанная дата может совпадать с датой составления, либо быть после нее.

Важно! День принятия штатного расписания не был раньше, чем день его составления.

В правой части необходимо указать информацию о выпущенном распоряжении директора, которым штатное расписание было введено в действие. Здесь проставляются информация о приказе, а также общее число работников по документу.

Затем следует основная таблица документа.

В графе «Структурное подразделение» необходимо заносить название отделов организации. Причем это желательно делать так же, как они проставлены в организационной структуре. В случае, если подразделениям присвоены обозначения в виде кодов, то они тоже должны быть записаны в штатном расписании. Код может состоять из буквенного либо цифрового обозначения отдела.

Если компания имеет филиалы и ведет деятельность в нескольких населенных пунктах либо регионах, то его наименование необходимо указывать рядом с обозначением отдела.

При внесении информации о должностях рекомендуется пользоваться справочником ОКПДТР. Но компании, осуществляющие коммерческую деятельность этот совет могут игнорировать и называть должности так, как им будет удобно. Муниципальные и бюджетные организации же обязаны данный справочник неукоснительно соблюдать, а также указывать класс либо разряд работника.

Согласие на обработку персональных данных

Для коммерческой организации разряды и классы строго обязательно в том случае, если должность входит в состав группы воздействия вредных либо опасных веществ. Этот шаг необходимо для правильного расчета и назначения таким работникам досрочного пенсионного обеспечения.

В графу «Количество штатных единиц» необходимо занести общее количество работников, которых требуется принять на эту должность.

Внимание! В данное количество должны быть включены как полные штатные единицы, так и работники, принимаемые на условиях совместительства. В последнем случае необходимо при помощи дроби записать размер их денежной ставки (например, 0,5 ставки).

В графе «Размер оклада» необходимо проставить сумму денежных средств, которую работник получит за выполнение своих обязанностей в течение месяца. Точно такой же показатель должен быть проставлен в трудовом соглашении с работником.

В случае, когда для работника предусмотрена сдельная оплата труда, то в эту графу необходимо записать сумму, которая получается путем перемножения тарифной ставки на выпуск продукции за один месяц.

Если работнику установлена почасовая оплата труда, то тогда необходимо в эту графу занести размер оплаты за 1 час труда. Однако далее, в графе «Примечание» необходимо указать, что это почасовая оплата, и записать реквизиты приказа, которым она определена.

В графу «Всего» записывается общая сумма оплаты труда по каждой из внесенных в документ должностей. Данное значение получается после умножения количества штатных единиц по должности на установленный для них размер оклада.

При составлении штатного расписания нужно учитывать, что в поле «Примечание» может содержаться информация различная сопроводительная информация. К примеру, отметки о наличии вакансий.

1. Далее в акте производиться подведение итога, считается общее количество штатных единиц, сумма общего фонда зарплаты за месяц.
3. Заканчивается процесс составления штатного расписание подписанием данного документа руководителем и лицом, которое его разрабатывало.

Как утвердить “штатку”

Для того, чтобы штатное расписание стало действующим, необходимо его утвердить. Это можно сделать с помощью приказа об утверждении штатного расписания.

Его подготавливают специалисты и подписывает руководитель организации. Форма данного распоряжения не регламентируется. Чаще всего применяется фирменный бланк, на котором в свободном виде излагается содержание распоряжения.

В нем должны обязательно присутствовать дата, начиная с которой происходит вступление документа в силу. Эта дата может совпадать с датой приказ на утверждение, а может от нее отличаться.

Главное условие при этом, что дата приказ должна быть ранее и равна дате вступления его в силу. Запрещается производить ввод штатного расписания задним числом.

Предприятие может работать по принципу, когда сначала каждого года происходит присвоение документам новых номеров, то есть в новом году нумерация всех документов происходит с 1.

Данная ситуация удобна, когда на предприятии регулярно происходит внесение изменений в штатное расписание.

Внимание! Новое штатное расписание может сменять ранее изданное старое. Тогда в приказе на утверждение нового акта должна присутствовать информация о признание старого документа недействительным с даты ввода утверждаемого расписания.

Такой бланк сдается в архив, где его необходимо хранить в течение 3-х последующих лет. Такой срок обусловлен тем, что именно за этот период обычно проверяют документы контролирующие органы.

По закону, недействующие документы необходимо сохранять в течение 3-х лет. К этому правилу относятся и распоряжения, при помощи которых происходило изменение штатного расписания.

Источник: https://infportal.ru/doc/shtatnoe-raspisanie.html