Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 

Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах.

Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

  • Инструкции
  • Положения
  • Регламенты
  • Приказы по основной деятельности
  • Распоряжения (указания)
  • Планы
  • Графики
  • Отчеты
  • Акты
  • Протоколы
  • Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

  • Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:
  • Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?
  • (все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Образец журнала регистрации служебных записок:Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Образец журнала регистрации протоколов:Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4381

Журнал регистрации служебных записок в организации

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Журнал регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Понятие и назначение журнала регистрации служебных записок

Регистрация служебных записок в организации происходит посредством заполнения соответствующего журнала. Данный документ должен носить целенаправленный характер и не содержать сведений о других бумагах (если иное не установлено локальными нормативами).

Вести подобный журнал рекомендуется, так как регистр является целесообразным простым инструментом грамотного документооборота в компании, а отсутствие доказательной базы наличия той или иной бумаги может привести к неблагоприятным последствиям в дальнейшем.

Впрочем, регистрация документов рассматриваемым способом не является обязанностью компании, закрепленной законодательно. Как следствие, контролирующие инстанции не вправе требовать ведение книги учета подобных бумаг, а также привлекать управленцев к ответственности ввиду отсутствия регистра учета служебных записок.

В случае, когда управленец допускает отсутствие рассматриваемого регистра, данное административное решение необходимо закрепить в локальном нормативе (в перечне документов, не подлежащих оформлению).

При наличии журнал имеет соответствующую юридическую силу и может правомерно использоваться в качестве доказательной базы в суде или любых иных контролирующих органах.

Ответственными субъектами за ведение рассматриваемого регистра выступают кадровые служащие. Однако, в отдельных ситуациях данные обязанности могут возлагаться на секретаря или делопроизводителя. Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

Преимущества регистрации служебных записок в организации посредством журнала

В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее).

Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации. Если на вопрос, нужно ли регистрировать служебные записки внутри организации, управленец ответит положительно, журнал заводится. Но это – далеко не единственная причина его оформления.

Так, журнал регистрации служебных записок позволяет организации:

  • Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?оперативно выявлять число входящих бумаг;
  • быстро получать требуемую информацию относительно конкретного сотрудника или происшествия;
  • прослеживать в разрезе дат исполнительность субъекта, который является ответственным лицом за визирование служебных записок;
  • предупреждать неправомерное проведение документов задним числом;
  • подтверждать, что документ был подан в конкретную дату, а также рассмотрен впоследствии должностным лицом.

Впрочем, в небольших фирмах журнал оформляется с целью фиксации как служебных, так и докладных бумаг. Особенно это актуально для тех компаний, где ведется активная переписка между коллегами, а также где сотрудников регулярно поощряют.

Так, докладные бумаги составляются, в основном, для донесения до руководителя негативной информации относительно работы или поведения члена коллектива. В свою очередь, служебные документы являются средством коммуникации между штатными единицами.

Особенности оформления журнала

Поняв, как регистрировать служебные записки, необходимо разобраться с внешним видом регистра. Следует отметить, что этот вопрос также не регулируется законодательством. Практически во всех случаях компании используют готовый шаблон, который закрепляют, как образец, в локальном нормативе.

В обязанности управленца, помимо прочего, также входит обеспечение подчиненным свободного доступа к тексту образца, инструкциям и иным внутренним нормативам, регламентирующим оформление документа.

Если в компании не утвержден образец регистра, но определена необходимость его ведения, то ответственное лицо вправе заполнять документ в вольной форме, поставив в известность о своем намерении руководителя.

К наиболее распространенным рекомендациям по оформлению шаблона журнала можно отнести следующие:

  • сведения необходимо вносить в заранее составленную таблицу;
  • одна строка предполагает внесение записи только об одном документе. Подразумевается, что даже три записки, поданные одновременно по одному и тому же поводу, должны регистрироваться отдельно;
  • в журнале должна проставляться индивидуальная порядковая нумерация;
  • один журнал должен заполняться на протяжении одного календарного года, после чего документ необходимо обновить.

К рекомендуемым реквизитам для оформления регистра относятся:

  • дата регистрации бумаги и ее номер по порядку;
  • наименование документа;
  • автор. При этом подразумевается ФИО составителя, его должность, а также структурное подразделение, где лицо работает;
  • спектр рассылки/адресат. Подразумевается, что записка может быть распространена на один или несколько отделов (в соответствии с чем и ставится отметка, например, «По всем сотрудникам маркетингового подразделения»), либо на одного субъекта (в данном случае ставится ФИО и должность адресата);
  • примечания.

Записка должна регистрироваться один раз даже в тех условиях, когда адресатов несколько. Подразумевается не просто указание отдела, а конкретных фамилий и должностей.

Дополнительно в журнал также могут вноситься следующие данные:

  • номер бумаги. Важно отметить, что данный номер отличается от порядкового / регистрационного, и должен указываться отдельно;
  • ФИО и должность субъекта, который подписал записку;
  • дата предоставления/визирования документа. Важно подчеркнуть, что указанная информация может отличаться от даты составления записки;
  • отметка об исполнении. Хотя, как демонстрирует практика, некоторые субъекты проставляют указанные сведения в графе «примечания».

Порядок заполнения журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Наличие нумерации страниц, клеевой прошивки и безопасные условия хранения позволят предотвратить изымание или добавление листов в регистр. Также уместно концы нитей, которыми прошивают документ, склеить на обороте обложки бумажным квадратом, где следует указать количество страниц и проставить подписи ответственных лиц. В случае наличия печати, необходимо проставить штамп так, чтобы часть заходила на приклеенный квадрат, а часть – на заднюю обложку документа.

На лицевой стороне журнала требуется обозначить полное название компании, а также дату, когда регистр был заведен.

В целом, рекомендуется опираться на стандартные правила оформления регистрационных журналов для внутренней переписки. В частности:

  • уместно проставлять альбомную ориентацию страницы с угловым расположением нумерации в верхней части листа;
  • рекомендуется использовать стандартный шрифт Times Now Roman, 14 pt;
  • дату формирования журнала и дату окончания его действия следует проставлять в нижнем правом углу;
  • наименование компании должно располагаться по центру документа;
  • нумерация должна начинаться со второго листа.

Последняя страница документа не должна до конца заполняться. Подразумевается, что потребуется место для итогового сведения информации. Также в конце журнала необходимо зафиксировать пропуски номеров, ошибки, описки и точное количество входящих бумаг.

По факту окончания журнала ставится подпись ответственного лица, ее расшифровка и штамп компании, если таковой имеется.

Образец оформления журнала регистрации служебных записок

После теоретического описания того, как регистрировать внутренние служебные записки, необходимо обозначить, как выглядит образец журнала регистрации рассматриваемых документов на практике:

Номер документа Дата регистрации Заголовок к тексту Автор Адресат Срок исполнения Примечание
54 02.02.2019 О предоставлении информации Начальник инженерного подразделения Сухов А.М. Начальник производст-венного подразделения Куров К.С.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/zhurnal-registratsii-sluzhebnyh-zapisok.html

Срок хранения служебных записок в организации | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Служебные записки только с первого взгляда могут показаться не слишком важными внутренними документами, но они достаточно часто, в первую очередь, запрашиваются контролирующими органами.

Это обусловлено тем, что кадровые специалисты не слишком грамотно ведут их учет и хранение, и в данной статье будут рассмотрены все нюансы, относящиеся к служебным запискам, дабы у предприятия не возникало проблем во время внеочередных и очередных визитов проверяющих органов и вышестоящих инстанций.

Из представленной статьи вы узнаете:

  • условия и нюансы хранения служебных записок в организации;
  • каковы сроки хранения служебных записок в организации;
  • какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями;
  • какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами.

Условия и нюансы хранения служебных записок в организации

Так как служебные записки относятся к особо важных локальным документам, хранить их необходимо в соответствующих условиях. Чаще всего данные бланки имеют бумажный вид, соответственно, размещаться документы должны в хорошо проветриваемом помещении, где соблюдается приемлемый уровень влажности.

  • Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
  • Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
  • Читать статью
Читайте также:  Когда и как используется ситуационное собеседование: как составить бизнес-кейсы для интервью?

Как хранить документы в кадровой службе

Во время использования за служебные записки отвечают работники кадровых отделов, помещая их в сейфы, оснащенные замком и сигнализацией.

Доступ к служебным запискам должен иметь лишь ответственный сотрудник, который, в случае возникновения нужды, получает легкий доступ к важным распоряжением и постановлениям.

Для надежного хранения записок рекомендуется составить отдельную папку, где будут в будущем содержаться данные локальные документы. Папки с записками располагаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются определенные порядки и правила.

Подробнее о хранении кадровых документов читайте здесь:

Если же подобная информация сберегается на электронном или физическом носителе, помещается на компьютер ответственного сотрудника или руководителя, или же содержится на флешке, то такие средства хранения необходимо надежно защитить от утери и взлома. Следует помнить, что в служебных записках могут содержаться довольно важные сведения, восстановить которые в случае утери не представляется возможным.

Опломбируем кадровые документы

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Сроки хранения служебных записок в организации

Основные критерии оценки потенциального срока хранения служебных записок и писем, свидетельствующих о переписке между несколькими лицами, регламентируются законодательными актами и отталкиваются от самого содержания писем. То есть, перед ответом на вопрос «сколько должна храниться служебная записка», необходимо определиться, насколько важная информация в ней отображена.

Сроки хранения первичной документации, играющей основную роль в регламентации трудовой деятельности, существенно отличаются от необходимого времени для хранения вторичной документации.

Для основополагающих бланков, в которых учитываются такие распоряжения, как отчеты, доклады, протоколы и так далее, срок хранения должен составлять минимум 5 лет с момента использования документа.

При этом руководитель предприятия может продлить данный срок по своему усмотрению, если в данном приеме, по его мнению, имеется необходимость.

  1. Нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку
  2. Если служебные записки содержат не слишком важную информацию, касающуюся хозяйственных вопросов (кроме случаев, когда планируется приобретение мебели и специализированной техники), такие документы допускается хранить в течение 1 года.
  3. Важно помнить, что, вне зависимости от важности содержательной информации, служебные записки необходимо учитывать и вести подобающим образом.
  4. Как оформить личную карточку, если прежняя пришла в негодность

Какие сроки хранения служебных записок и писем с информацией, содержащей переписку с зарубежными организациями?

Если служебные записки и письма содержат информацию об осуществлении партнерства с компаниями, расположенными за рубежом, то у таких документов минимальный срок хранения составляет 15 лет. Как и в прочих случаях, данное время может быть увеличено по распоряжению начальника предприятия, и документ, помещенный в архив, может быть использован по истечению даже нескольких десятков лет.

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

Какие сроки хранения служебной переписки с государственными служащими и депутатами?

Отдельно следует остановиться на моменте, когда речь идет о служебных записках, так или иначе, касающихся государственных служащих и чиновников. Такие документы можно хранить на предприятии бессрочно, так как проверяющими службами может осуществиться запрос на предъявление такого бланка в любой момент.

В документации, содержащей подобную информацию, часто идет речь о соблюдении норм законов и государственных порядков, так что подобным моментам необходимо уделять как можно больше внимания.

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383613-qqq-16-m10-srok-hraneniya-slujebnyh-zapisok-v-organizatsii

Что такое журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.

Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Что такое журнал регистрации служебных записок?

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал.

Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

  • Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.
  • Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учета служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
  • Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
  • Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
  • Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
  • Речь идет не о выявлении нарушений при аудиторской проверке, а об упущенных возможностях.
  • Ведение журнала учета служебных записок позволяет:
  • быстро определить количество поступивших на исполнение внутренних документов;
  • оперативно найти информацию по тому или иному случаю;
  • по датам отследить исполнительность лица, в обязанности которого входит визирование записок;
  • пресечь регистрацию задним числом;
  • подтвердить, что бумага была подана, рассмотрена в определенный день конкретным специалистом.

Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов.

Ответственные лица

Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.

Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

Оформление книги учета

  1. Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.
  2. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.

  3. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
  4. Где она хранится?

Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства.

Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.

Отсутствие на предприятии унифицированного образца позволяет ответственному за вопрос специалисту вести журнал в произвольной форме.

В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:

  1. данные следует свести в таблицу;
  2. каждая новая строка несет информацию только об одной конкретной записке;
  3. каждому документу присваивается свой уникальный номер;
  4. нумерация порядковая;
  5. форма имеет годовую периодичность.

Рекомендованные реквизиты шапки:

  • индекс;
  • дата регистрации;
  • адресат (в теле таблицы перечисляются все заинтересованные стороны);
  • краткое содержание;
  • примечание.

Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.

Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:

  1. номер документа (указывается отдельно от номера записи);
  2. кто подписал (должность, фамилия, имя, отчество);
  3. дата оформления записки (не путайте с числом, когда было осуществлено визирование);
  4. кому подана записка (здесь указывается должность, фамилия, имя, отчество);
  5. отметка об исполнении.
  • Если строгого бланка не существует, то определенные требования к самому журналу — бумажному носителю — все же предъявляются.
  • Скачать образец журнала регистрации служебных записок
  • Пример документа на фото ниже:

Он обязан иметь твердую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.

Клеевой переплет, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.

Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.

Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.

Инструкция по заполнению

Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на четкие структурные части.

Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.

Общие рекомендации, постулаты, требования:

  • уместно угловое расположение нумерации страниц;
  • указывайте номера в верхней части листов;
  • применяйте шрифт Times New Roman;
  • 14 размер считается оптимальным;
  • дата начала приводится на обложке (правый нижний угол);
  • отметка об окончании — число, когда журнал был заполнен — ставится на обложке (правый нижний угол);
  • название учреждения должно быть центрировано;
  • наименование предприятия располагается в верхней части лицевой стороны обложки выше всех других сведений;
  • нумерацию страниц начинайте со второй.

Последняя страница заполняется не до конца. Необходимо оставить свободное место для сведения данных. Надпись должна содержать точное число актов. В случае необходимости указываются ошибки в нумерации, пропуски номеров.

В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и ее расшифровка.

Пример:

В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.

Скачать образец заполненного журнала регистрации служебных записок

На картинке пример записей:

Срок хранения

Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учета регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.

Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчетливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учета способна привести к упрощению системы.

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет».

Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива.

До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Источник: https://bizkompass.com/biznes-process-p1470.html

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2019-2020

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Читайте также:  Сопроводительное письмо в ифнс: образец и пример документа к доверенности, ответу на требование предоставления бумаг и сведения о том, как составить копию

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

 Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

 В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-ishodyashchih-dokumentov/

Образец журнала регистрации служебных писем работников

Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления?

Журнал регистрации записок, представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.

Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению. По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Приложение N 10. Журнал учета служебных документов

Приложение N 10к Инструкции(п. На листах.

Порядковый учетный номерНомер поступившего документаДата до кументаОткуда (от кого) поступил или куда (кому) отправлен документНаименование или краткое содержание документаКоличество экземпляровНомера экземпляровКоличество листовКому передан документ на исполнение или кем исполнен документРасписка в получении документа и датаРасписка принявшего документ обратно и датаКакой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документОтметка о подшивке, отправке или уничтожении документаПримечаниеНомер делаНомера листов123456789101112131415Л7,5V———————————Размеры даны в миллиметрах.ПОЯСНЕНИЯпо ведению и заполнению журнала1.

Рекомендуем прочесть:  Законы для снт россии

Журнал учета рабочего времени сотрудников

9556 востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал.

В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии. На основании отработанного времени начисляется заработная плата.

Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Что такое журнал регистрации служебных записок. Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом. Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.

Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.

Для фиксации факта получения служебных записок заводится журнал. Он должен быть отдельным. В нем не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.

Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.

Как составить служебную записку

Почти все важные дела люди совершают путем переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию. Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер! [.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят.

[…] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль.

А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

– Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Отличный секретарь

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации?

Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала?

Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке.

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Читайте также:  Изменение видов деятельности ооо: когда и как?

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

Журнал регистрации служебных записок

— — — — 

Для стабильной и правомерной деятельности любая компания должна наладить внутреннюю систему документооборота.

Среди небольших организаций популярен способ журнальной регистрации бумаг. В свою очередь, когда количество документов за год превышает 650-750 штук, большинство из подобных предприятий переходят на регистрационно-карточную систему. Тем не менее, даже при таких условиях регистрационные журналы должны находиться в сохранности еще длительный период.

С целью упрощения работы управленец небольшой компании должен позаботиться о наличии образца журнала регистрации служебных записок.

Источник: https://profjurist.ru/obrazec-zhurnala-registracii-sluzhebnyh-pisem-rabotnikov-13865/

Журнал регистрации записок (служебных документов) — образец

Полезная информация

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Источник: https://www.freshdoc.ru/kadry/docs/zhurnal/registracii_predstavlenij_zapisok/

Журнал регистрации докладных записок

Объяснительная записка — образец и правила заполнения

Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;

  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ.

    Являются регулярными;

  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.
  • Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия.

    Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

    1. заголовка к теме докладной;
    2. подписи руководящего лица;
    3. индекса;
    4. данных адресата;
    5. даты;
    6. адреса оформления;
    7. изложенного текста;
    8. ФИО исполнителя, с указанием контактного
    9. названия учреждения, предприятия;

    Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

    Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы Разлиновка четкая.

    При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Приведем примеры. Пример 1 Пример 2 Пример 3 Пример 4 Пример 5 Пример 6 Пример 7 Пример 8 Пример 9 Пример 10 Пример 11 Пример 12 Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала.

    Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала. На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».

    Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице.

    Журнал регистрации докладных записок, для корректировки данных ИР «Таможенный союз — обмен». Форма N Таможенный союз — корректировки-НО

    3.

    Указывается после получения данных из ФЦОДа. Если значение гр. 4 = 3, допускается временное отсутствие значения гр.

    3. Гр. 4.

    Может принимать следующие значения: 201 — Необходимость признания регистрации Заявления ошибочной; 202 — Необходимость корректировки даты регистрации Заявления; 301 — Необходимость корректировки даты сверки Заявления; 401 — Необходимость корректировки даты проверки Заявления; 402 — Необходимость корректировки даты подписи Заявления (Уведомления) начальником (зам. начальника) налогового органа Гр.

    7. Может принимать следующие значения: 1 — Согласен; 2 — Не согласен. Гр. 9. Заполняется ИФНС России в случае, если значение гр.

    4 = 201. Гр. 10. Заполняется ИФНС России (МИ ФНС России по КН) в случае, если значение гр.

    4 = 201. Может принимать следующие значения: пп. «а» п. 9.1 — Сведения о регистрации относятся к Заявлению, не существующему физически в электронном виде или на бумажном носителе); пп.

    Вход на сайт

    Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления. — Бать, скажи как прожить, чтоб не притомиться?

    — Живи как человек, набело Рио-де-Жанейро, — это хрустальная мечта моего детства, не касайтесь ее своими лапами. (с) Я не боюсь выделяться из толпы, я боюсь ею быть. Беларусь, Минск Написал 36 Репутация: 25 марта 2010, 16:56 Спасибо. Изучила инструкцию. В п.139.2. ИНструкции, указано, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

    Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Таким образом, если у нас должностные записки по содержанию не требуют учета и исполнения, то в принципе их можно не регистрировать?

    Согласно п. 139.3. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

    Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

    Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

    Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

    Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как?

    какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»!

    На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

    «Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

    Журнал регистрации служебных записок

    • Как следствие, контролирующие инстанции не вправе требовать ведение книги учета подобных бумаг, а также привлекать управленцев к ответственности ввиду отсутствия регистра учета служебных записок.
    • В случае, когда управленец допускает отсутствие рассматриваемого регистра, данное административное решение необходимо закрепить в локальном нормативе (в перечне документов, не подлежащих оформлению).
    • Конкретное решение относительно выбора ответственного сотрудника принимается также управленцем.

    В основном, служебные записки являются документами внутреннего пользования, отражающими многие факты хозяйственной жизни (отсутствие тех или иных сотрудников на рабочих местах, необходимость в выдаче предметов труда и так далее). Следовательно, любая компания, рано или поздно, столкнется с проблемой их фиксации.

    Что такое журнал регистрации служебных записок.

    Журнал регистрации служебных записок: образец учета специальных накладных, а также каковы сроки хранения данного документа и где можно скачать пример его оформления

    Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает журналов. Вопрос находится в компетенции кадровых работников.

    В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов. Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.

    Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.

    Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать. В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.

    Как правильно вести журнал регистрации служебных записок

    Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.

  • Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах.

    Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

  • Разновидности журналов Существуют три основные разновидности журналов:

    1. Журналы по общему делопроизводству.
    2. Документы по кадровому делопроизводству.
    3. Журналы по охране труда.

    Каждый вид документации имеет свою специфику.

    Внимание Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

    ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации справок, выданных работникам .docСкачать образец журнала регистрации справок, выданных работникам .doc Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления.

    Регистрация внутренних документов

    Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое.

    Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления.

    Это:

    1. Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
    2. Графики
    3. Инструкции
    4. Регламенты
    5. Распоряжения (указания)
    6. Приказы по основной деятельности
    7. Акты
    8. Положения
    9. Планы
    10. Протоколы
    11. Отчеты

    Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

    Источник: https://bezzakonu.ru/zhurnal-registracii-dokladnyh-zapisok-63963/

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector