Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Журнал учета рабочего времени: 7 причин вести такой журнал + 3 типа учета рабочего времени + 2 способа ведения записей + 7 ячеек, которые должны быть в книге.

  • Трудовое законодательство разработано для того, чтобы уложить отношения наемного сотрудника и работодателя в рамки права.
  • Оно не позволяет ни нанимающей стороне эксплуатировать работника, ни рабочим садиться на голову своему начальству.
  • Согласно трудовому законодательству, все организации должны вести журнал учета рабочего времени, чтобы выплата заработной платы проводилась максимально честно и беспристрастно.
  • Существует ряд правил и требований к ведению этого журнала, которые ответственное за данное задание лицо должно знать и выполнять.

Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет?

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы платить своему работнику лишь за то время, что он трудился. С этой целью в Трудовом кодексе и было разграничено рабочее время и нерабочее (выходные и праздничные дни).

Рабочее время – это время, которое работник должен проводить на месте своего труда в соответствии с внутренним распорядком организации, выполняя при этом свои прямые трудовые обязанности.

Благодаря учету рабочего времени можно:

  • точно определить, сколько часов сотрудник отработал в месяц;
  • какая сумма заработной платы ему положена за этот период;
  • выявить тех, кто не явился на работу без уважительной причины и без предупреждения начальства;
  • обнаружить, не отсутствуют ли сотрудники на своем рабочем месте дольше, чем позволяет время, отведенное на обед;
  • фиксировать время ухода работников с места службы (если вы уходите раньше, то это нарушение трудового законодательства, но и работа сверх нормы должна оплачиваться отдельно);
  • регистрировать прогулы, больничные и отпускные, что оплачиваются отдельно;
  • учитывать время, которое сотрудник провел на работе с вычетом выходных и праздничных дней, отгулов, больничных, отпусков и т.д.

Как видите, ведение учетной документации – необходимое занятие в любой компании, без которого трудно обойтись.

Заниматься фиксацией времени, проведенного на рабочем месте, может кто угодно: руководитель, кадровик, бухгалтер, секретарь, дежурный на проходной и т.д. Главное, чтобы он точно знал о своей обязанности.

Эта обязанность работника может быть указана в договоре изначально или возложена на него позже в связи с соответствующим приказом.

Не стоит легкомысленно относиться к возложенной на вас ответственности. Если трудовая инспекции обнаружит нарушения в ведении учета времени, вы, как ответственное за это лицо, понесет административное наказание.

Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести?

  1. В трудовом законодательстве не прописано строго, с помощью чего именно нужно вести учет времени, проведенного сотрудниками на работе.
  2. Любой кадровик может разработать свои бланки и пользоваться ими.
  3. Но все же, во избежание путаницы, лучше воспользоваться специальными бланками.

1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании

Время, которое каждый из сотрудников должен проводить на рабочем месте, регулируется не только законодательством страны, но и внутренним распорядком самой организации.

Для того чтобы точно просчитать, сколько именно часов сотрудник провел на своем месте службы, нужен специальный журнал. Его ведение позволит вам избежать как конфликтов с работниками по поводу фактически отработанных часов, так и недоразумений с трудовой инспекцией.

Журнал учета рабочего времени – это разграфленная книга, в которой ответственное лицо обозначает, сколько именно часов ежедневно каждый из сотрудников трудился.

В журнале учета рабочего времени вы фиксируете:

  • время, проведенное каждым из работников на месте своей службы;
  • прогулы;
  • опоздания;
  • больничные;
  • уходы раньше срока;
  • переработки;
  • задержки с обеда и т.д.

Работодатель полностью контролирует, сколько отработал каждый из его подчиненных. Подобные данные позволяют, как премировать особо усердных подчиненных, что не нарушают трудовую дисциплину и готовы трудиться сверхурочно, так и наказывать разгильдяев.

Именно с помощью журнала можно зафиксировать, присутствовал или отсутствовал работник на месте своей основной службы в конкретный день. Именно отсутствие в течение нескольких часов без уважительной причины может служить причиной расторжения договора со стороны работодателя.

2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени?

Владелец компании, заинтересованный в порядке по ведению документации в своем хозяйстве, имеет некую свободу выбора в том, как именно контролировать процесс.

Трудовая инспекция не станет вас штрафовать, если вы выберете любой удобный для себя способ. Главное, чтобы время, проведенное работниками на своем месте службы, фиксировалось и при этом – фиксировалось правильно.

  1. Традиционный.

    Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

    Если не хотите тратить силы на самостоятельную изготовку такого журнала, то его можно купить в книжном магазине или маркете канцтоваров. Стоимость его небольшая: 100-300 рублей.

    Еще один вариант обзавестись такой книгой учета – заказать покупку в интернете. Вот, например, на этом сайте http://www.hr-ok.ru/e-store/office/5150 вы можете купить множество полезных для кадровика вещей.

    Есть и другие сайты для покупки такой учетной документации:

    • http://blanki.by/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html
  2. Электронный.

    Если вы поклонник новых технологий, то совсем необязательно контролировать рабочее время своих сотрудников дедовскими методами – вручную с помощью сшитой книги. Можно обратиться к электронному варианту.

    • Электронный вариант журнала мало чем отличается от обычного бумажного, просто работать с ним вы можете прямо на своем компьютере.
    • Правда в этом случае стоит позаботиться о создании резервных копий, чтобы поломка компа или вирусы не уничтожили столь важные данные.
    • Найти необходимые программы можно на следующих сайтах:
    • http://staff-base.net/jurnal.html
    • http://ppt.ru/news/138254
    • http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html
  1. Смотрите сами, как вам удобнее вести учет: традиционным или более новаторским методом.
  2. К примеру, Ольга – кадровик одной из государственных организаций Киева – практикует одновременно оба варианта.
  3. Говорит, что это стоит определенных усилий, зато она уверена в том, что важные данные не пропадут.

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?

Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов:

  1. Ежедневная фиксация.

    Наиболее распространенный тип фиксации.

    Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись.

    Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов.

    • Еженедельная фиксация.
    • Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля.
    • Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели.
  2. Суммированная фиксация.

    Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца.

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании.

Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?

В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени.

Оформление записей регулируется внутренними приказами. Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании.

Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки:

1. № по порядку
2. ФИО сотрудника
3. Дата
4. Время прихода сотрудника на рабочее место
5. Время его ухода с работы
6. Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня
7. Подпись работника

Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так:

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция.

А вот так выглядит уже заполненный журнал:

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы.

Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет.

Обязательные условия трудового договора: 10 требований

О том, как грамотно заполнять журнал учета

рабочего времени, расскажут специалисты:

Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет.

  • Твиттер

Источник: https://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках.

Читайте также:  Что такое банкротство предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, процедура проведения, последствия и результаты

Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Журнал учета рабочего времени сотрудников образец скачать можно в этой же статье.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.

В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (812) 467-38-62 (Москва)

 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учета рабочего времени: образец и правила заполнения

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

  • ежедневный;
  • еженедельный;
  • ежегодный.

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

  • Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.
  • Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.
  • Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте здесь.

Ведение журнала учета рабочего времени

  1. Обозначим сведения, которые содержатся в документе:
  2. 1)      порядковый номер;
  3. 2)      дата;

3)      ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

  • 4)      время, когда подчиненный пришел на работу;
  • 5)      время ухода с работы;
  • 6)      подпись сотрудника;
  • 7)      количество отработанных часов;
  • 8)      комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).
  • Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно – узнайте в нашей новой публикации.
  • Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Образец бланка журнала учета рабочего времени.

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Читайте также:  Что такое электронный счет-фактура, для чего нужен, чем отличается эта версия от бумажного варианта, где взять бланк для возможности получить вычет по ндс?

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

  • отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
  • отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.
  1. Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.
  2. Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.
  3. Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

  • Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.
  • Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/2-sposoba-vedeniya-zhurnala-ucheta-raboche.html

Журнал учета рабочего времени сотрудников

По закону работодатели обязаны вести учет времени, которое фактически отработал каждый сотрудник (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Делать это можно разными способами. Один из простых и незатратных вариантов — журнал учета рабочего времени. Расскажем, как его правильно заполнять и дадим готовый образец.

Он представляет собой книгу, в которой фиксируется время явки и ухода, а также продолжительность фактического нахождения сотрудника на рабочем месте. Записи вносятся по каждому работнику каждый рабочий день. Журнал в организации выполняет сразу несколько функций:

  • позволяет контролировать соблюдение сотрудниками правил внутреннего распорядка;
  • помогает вести учет рабочего времени, особенно, при почасовой оплате труда;
  • в случае возникновения споров доказывает правоту той или иной стороны конфликта;
  • выступает как обоснование для применения дисциплинарного взыскания за опоздания или прогул.
  • Как управлять дисциплиной компании
  • Можно ли штрафовать за опоздания

Обязателен ли этот документ для компании

В процессе хозяйственной деятельности организации используют различные журналы, которые делятся на:

  • обязательные, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • рекомендуемые, то есть компания вправе как вести их, так и отказаться от их ведения. Решение о применении или отказе от формирования таких учетных реестров принимают исполнительные органы организации.

Журнал учета рабочего времени сотрудников не относят к обязательным, но ведут его во многих фирмах, независимо от величины штата.

Важно! Если руководство вводит журнал, то это действие необходимо отразить во внутренних документах компании. Например, генеральный директор издает приказ о введении журнала и назначении ответственных лиц. На основе информации из журнала заполняют обязательный для расчета заработной платы табель учета рабочего времени.

Принципы ведения журнала учета рабочего времени сотрудников

Ввиду необязательности наличия в организациях журнала способ ведения, а также то, какие сведения отражать в графах, это сугубо решение руководства организации. Стандартизированной формы журнала не существует.

Формировать и заполнять журнал можно:

  • в электронном виде;
  • на бумажном носителе.

Для оформления бумажной версии журнала покупают в магазине канцтоваров готовую книгу либо изготавливают по нужным параметрам в типографии на заказ. В любом случае необходимо соблюсти правила оформления подобных документов, то есть:

  • все страницы пронумеровываются;
  • журнал прошит и заверен руководителем организации;
  • концы шнуровки проштампованы печатью;
  • не допускаются подчистки и «замазки», ошибочную запись зачеркивают, ниже пишут правильную формулировку, заверяя ее подписью ответственного за ведение журнала работника.

Электронный журнал учета рабочего времени сотрудников ведется в специальных программах. Они варьируются от простых, в которых данные вносят вручную, до автоматизированных, где время прихода и ухода каждого работника фиксируется спец устройством. Любой вариант электронного журнала предполагает автоматическое формирование отчета.

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Образец журнала учета рабочего времени

Журнал учета состоит из титульного листа и информативной табличной части. На титульном листе пишут наименование организации, даты начала и окончания, также там позволительно находиться сведениям о местонахождении организации и ответственном лице.

Пример титульного листа

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Табличная часть может иметь разное количество и наименование граф, но обычно это:

  • порядковый номер записи;
  • дата;
  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • время его прихода на работу;
  • время ухода;
  • общая продолжительность рабочего времени за день;
  • подпись работника.

Организация вправе включать в журнал и другие данные, например, отметки об опоздании или прогуле, сведения об убытии в командировки.

Пример табличной части журнала учета рабочего времени сотрудников

Источник: https://www.business.ru/article/2166-jurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.

В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.

Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

  • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
  • руководитель конкретного отдела;
  • сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Скачать образец

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Скачать Т-12

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Как оформить журнал графика работы? 

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Читайте также:  Увольнение матери-одиночки: по собственному желанию и по инициативе работодателя

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Скачать образец журнал учета рабочего времени

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-vesti-zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Журнал учёта рабочего времени

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок.

Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант.

Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим.

Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью.

Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных — никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

  • порядковый номер записи;
  • календарную дату;
  • ФИО работника;
  • время прихода на работу;
  • время ухода;
  • подпись сотрудника;
  • сведения о служебных поездках — время ухода, прихода, цель.

Пример заполнения журнала учёта рабочего времени

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?
Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Журнал учёта рабочего времени сотрудников скачать

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников скачать

Источник: https://ppt.ru/news/138254

Журнал учета рабочего времени сотрудников. Образец 2019-2020 года

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

  • Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
  • Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
  • Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель.

Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Журнал учета рабочего времени: кто ведет и как заполняет?

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector