Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.
Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру.
Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?
Область применения электронной подписи
Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.
Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.
Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена.
Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы.
В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.
Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.
С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.
Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.
Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями.Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.
И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.
За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа
С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.
Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- название организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.
Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.
Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП.
Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом.
Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?
Хранение электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет.
Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.
Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
- Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.
- Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:
- локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
- хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).
Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.
Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ
В прошлой главе мы выяснили, что электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП.
Так, у владельца подписи на руках оказываются:
- Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
- Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.
Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.
Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.
Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.
Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».
Вместо заключения
Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа.
Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора.
А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.
В следующей главе
В третьей главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете все о формах и форматах электронной бухгалтерской первички. Какими документами можно и даже удобно обмениваться в электронном виде, а какие документы имеют смысл лишь в бумажном варианте.
Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/365225/
Возможность делегирования подписи счетов-фактур рядовому бухгалтеру (непосредственному исполнителю)
Отвечает Екатерина Самодурова, старший эксперт Да, можно передать право подписи рядовому бухгалтеру – исполнителю. Потому что счет-фактуру на бумажном носителе могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.
- Обоснование
- Из рекомендации Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина России
- Кто может подписать счет-фактуру
К оформлению счетов-фактур налоговое законодательство предъявляет жесткие требования. Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.*
Способы выставления счетов-фактур
Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).* Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.
Подписи ответственных лиц
Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.*
Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации.
Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.
О.)» не формируется.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.
Передача права подписи
Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников.
Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры.
* Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.
Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г.
№ 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39.*
-
- Журнал «Учет в учреждении» — рекомендации с практическими примерами, проводками и ссылками на нормативно-правовые документы, готовятся при участии специалистов Минфина.
-
- Справочная Система Госфинансы — База документов, практические рекомендации, экспертная поддержка, сервисы и расчетчики, видео-семинары, журналы, и многое другое.
Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» – особенности оплаты труда, расчет отпускных, пособий, надбавок, премий и иных выплат. Бухгалтерский и налоговый учет всех расчетов.
Школа главбуха госучреждения — курсы повышения квалификации для бухгалтеров госучреждений по всем направлениям деятельности. Соответствуют профессиональному стандарту «Бухгалтер».
Источник: https://www.budgetnik.ru/qa/2327394-vozmojnost-delegirovaniya-podpisi-schetov
Электронные счета фактуры 2015
18.05.2015
Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухучету, Статьи по бухучету
- В Рф стопроцентно сформирована как бы нормативная правовая база для юридически важного, как мы выражаемся, электрического документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами.
- Почти все компании и организации начинают перебегать на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.
- Юзеры программ «1С:Компании 8» имеют возможность получить, как заведено, доп достоинства при использовании решения для, стало быть, обмена, как большая часть из нас постоянно говорит, электронными документами совместной разработки компании «1С» и наистарейшего оператора электронной отчетности.
- Обмен, как большая часть из нас постоянно говорит, электронными документами меж поставщиками и покупателями («электрические счета-фактуры») для юзеров «1С:Предприятие 8» проще и удобнее:
— Сформировать, подписать и выслать электрический документ можно нажатием как бы одной клавиши – проще, чем картонный документ. — Подступает хоть какой сертификат ЭЦП, который, мягко говоря, признает ФНС Рф.
— Обмениваться можно не только лишь счетами-фактурами, да и всеми остальными документами – затратными, актами, счетами, заказами и т. д.
— Гарантируется доставка электрического документа адресату в согласовании с требованиями, как большая часть из нас постоянно говорит, нормативных актов, регулирующих деятельность операторов, как люди привыкли выражаться, электрического документооборота.
- — Входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматом на базе, как многие думают, электрических документов – их так сказать остается лишь провести.
- Доступ реализован в прикладных решениях:
— «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0, — «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», — «1С:Управление торговлей 8», ред.11, — «1С:Управление производственным предприятием 8»,
- — «1С:Всеохватывающая автоматизация 8».
- Состав, как заведено, прикладных решений планируется расширять.
Также у юзеров есть возможность встроить функциональность и в остальные конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8.2», без помощи других либо при помощи партнеров компании «1С». Очень хочется подчеркнуть то, что для этого компания «1С» опубликовала дистрибутив решения «1С:Библиотека электронными документами 8.2».
- Достоинства системы, как большая часть из нас постоянно говорит, электрического документооборота
- О необходимости перехода от картонного делопроизводства к системам, как большая часть из нас постоянно говорит, электрического документооборота молвят уже издавна, но какие как бы действительные достоинства дает внедрение, как многие думают, электрического документооборота?
- Преимущество №1: увеличение производительности компании
- На поиск, как заведено, подходящих документов и инфы при наличии системы электрического документооборота тратится существенно меньше времени, по сопоставлению с обычным, как большинство из нас привыкло говорить, картонным делопроизводством Доступ к электрическому документообороту можно получить с как бы хоть какого ПК вашей компании, где установлена система.
- Преимущество №2: моментальный доступ к животрепещущей инфы
К основному преимуществу электрического документооборота можно отнести способность стремительно и просто отыскивать крайние версии документов.
Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что таковым образом, решается неувязка актуальности документооборота, другими словами даже ежели один и этот же документ также существует в нескольких вариантах, юзер сумеет отыскать последнюю версию файла и работать уже с ним.
Преимущество №3: уменьшение ошибок типа «человечий фактор»
Верная организация, как многие думают, электрического документооборота дозволяет также исключить ошибки, которые тянет за, как многие выражаются, собой человечий фактор. При картонном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД совладевает с схожей задачей всего за несколько секунд.
Преимущество №4: уменьшение, как все говорят, вещественных издержек
Электрические системы управления документооборотом существенно уменьшают расходы организации. И действительно, во-1-х, возрастает производительность работников компании за счет автоматизации работы, во-2-х, понижаются издержки на, как все знают, расходные материалы, которые употребляются при картонном документообороте.
Преимущество №5: улучшение взаимодействия
Одним из главных преимуществ электрического документооборота, стало быть, является улучшение взаимодействия меж департаментами и отделами снутри организации. Внедрение системы, как всем известно, электрического документооборота упрощает коммуникацию, обмен информацией, также наконец-то помогает повредить барьеры меж разными подразделениями.
- Преимущество №6: коллективная работа с документами
- Автоматизация документооборота, вообщем то, дозволяет сразу нескольким юзерам работать с одним и этим же файлом, также производить поиск по, как мы с вами постоянно говорим, единой базе данных документов.
- Преимущество №7: сокращение потребности в доп персонале
- Повышение размеров производства при электрическом документообороте не как раз просит, как заведено, значимого расширение персонала, довольно при помощи системы действенного управления bb workspace заавтоматизировать работу уже имеющегося коллектива.
- Преимущество №8: понижение расходов на хранение документов
- Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение, как мы привыкли говорить, электрического документооборота, стало быть, дозволит понизить издержки на хранение документации.
- Преимущество №10: защита документов от повреждений
Внедрение системы понижает опасности вследствие пожара либо остальных форс-мажорных событий.
Необходимо отметить то, что к огорчению, стопроцентно перейти на электрический документооборот и, мягко говоря, избавиться от картонного делопроизводства не может быть, так как по законодательству РФ, как все говорят, важной формой документа как и раньше считается картонная, но процент таковых документов в общем объеме относительно невелик.
Преимущество №11: нематериальные выгоды организации
Нематериальные выгоды не так приметны на 1-ый взор и влияют на эффективность компании только косвенно. Мало кто знает то, что к примеру, к таковым преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа либо повышение дисциплинированности работников и клиентов.
Преимущество №12: увеличение корпоративного сознания
Одним из, как многие выражаются, нежданных результатов от внедрения системы электрического документооборота можно именовать увеличение, как мы привыкли говорить, корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает ощущать себя частью единой команды, верно понимая общие цели и задачки.
Правовые базы обмена, как все говорят, электронными документами
В текущее время большая часть организаций при ведении, как мы привыкли говорить, хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на, как заведено выражаться, картонных носителях.
Это замедляет сам процесс обмена, наращивает издержки на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, также добавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Не считая, как всем известно, того, документы на как бы картонных носителях просто теряются, а, в конце концов, чернила с возрастом могут выцвести так, что текст нереально будет разобрать.
Избежать всех этих заморочек как бы поможет переход на обмен электронными документами.
С, как большинство из нас привыкло говорить, правовой точки зрения таковая возможность у организаций наконец-то существует издавна.
В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «О, как заведено выражаться, электронной цифровой подписи» (дальше — Закон № 1-ФЗ о ЭЦП), который приравнял документы в электрическом виде, подписанные электронной, как большая часть из нас постоянно говорит, цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами контракта (утрачивает силу с 1 июля 2013 года). Все знают то, что конкретно этот закон дозволил участникам, как все говорят, гражданско-правовых отношений, наконец, обмениваться электронными договорами, актами, затратными и другими документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на картонных носителях.
С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «О, как многие выражаются, электронной подписи» (дальше — Закон № 63-ФЗ о ЭП), который обусловил порядок получения и использования, как мы с вами постоянно говорим, электронной подписи и обязанности участников обмена, как большинство из нас привыкло говорить, электронными документами.
Источник: https://bestbuhshop.ru/blog/-elektronnye-scheta-faktury-2015
Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами
Действующий порядок (утв. приказом Минфина № 50н) предусматривает использование электронной цифровой подписи. Однако, как известно, закон об электронной цифровой подписи утратил силу еще в 2013 году, и сертификаты ЭЦП уже заменили сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП).
В связи с этим в новом приказе оговорено, что счета-фактуры должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью.
При этом уточнено: реквизиты (ФИО) подписанта в счете-фактуре должны соответствовать квалифицированной электронной подписи, которой подписан счет-фактура (в приказе Минфина № 50н об этом не сказано).
Таким же способом (усиленной КЭП) заверяются служебные документы, которые создаются в рамках обмена электронными счетами-фактурами. Например, подтверждение оператора о получении счета-фактуры от продавца, извещение покупателя о получении счета-фактуры и другие виды подтверждений и извещений, которые подписываются электронной подписью и хранятся у участников документооборота.
В заявлении участника эдо появился еще один пункт
Как и прежде, для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо:
- получить квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи руководителя или иных уполномоченных лиц;
- оформить и представить оператору ЭДО заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур;
- получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные.
Так вот в заявлении, помимо прочего, участник должен будет отметить, согласен ли он на предоставление сведений другому оператору документооборота для целей оказания услуг в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.
«Речь идет о готовности участника обмениваться документами через роуминг», — пояснил Денис Баянов, менеджер разработки компании СКБ Контур.
Напомним, что роуминг — это технология обмена документами в ситуации, когда контрагенты пользуются услугами разных операторов ЭДО (между этими операторами заключено соглашение о передаче документов друг другу). Подробнее об этом см.
«Электронными документами теперь могут обмениваться контрагенты, подключенные к разным операторам ЭДО»; «Запущен еще один роуминг между операторами электронного документооборота».
Извещение о получении счета-фактуры от покупателя станет необязательным
По действующим правилам ЭСФ считается выставленным (полученным), если продавцу (покупателю) поступило подтверждение оператора ЭДО и извещение покупателя о получении счета-фактуры. Согласно новому порядку, счет-фактура считается выставленным (полученным) при наличии подтверждения оператора ЭДО. Положение о том, что необходимо наличие извещения покупателя, исключено.
Уточнен алгоритм действий в ситуациях, когда покупатель не получил счет-фактуру, а продавец — подтверждение оператора ЭДО
Продавец, не получивший подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления счета-фактуры, должен сообщить об этом оператору, и еще раз отправить ЭСФ в адрес покупателя. При этом в новом Порядке уточняется: если направить файл через оператора ЭДО невозможно, продавец выставляет счет-фактуру в бумажном виде.
Покупатель, не получивший в установленный срок счет-фактуру, должен проинформировать об этом продавца. И если у продавца есть подтверждение оператора о том, что он направлял счет-фактуру, то продавец и (или) покупатель сообщают об этом оператору ЭДО. В свою очередь оператор повторно направляет покупателю полученный от продавца счет-фактуру.
Но если оператор не сможет повторить процедуру, то продавец должен будет сам еще раз направить покупателю счет-фактуру, не изменяя при этом реквизиты.
Если на момент повторного направления счета-фактуры необходимо будет внести какие-либо изменения (например, в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру), то счет-фактуру следует направить с исправленными реквизитами.
Учтена отправка универсального передаточного документа
Напомним, что вместо счета-фактуры налогоплательщики могут использовать универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «1». Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ (см.
«Счет-фактуру и накладную можно заменить универсальным передаточным документом» и «Универсальный передаточный документ: как его зарегистрировать и как отразить в налоговом учете»).
УПД представляет собой действующую форму счета-фактуры, дополненную обязательными показателями первичных учетных документов. В связи с этим новый порядок обмена ЭСФ предусматривает возможность отправлять не только счета-фактуры, но и «дополнительные сведения к счету-фактуре».
То есть разрешает обмениваться в электронном виде не только счетами-фактурами, но и универсальными передаточными документами.
Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об этом см. «Организации и ИП могут бесплатно отправлять контрагентам любое количество электронных документов в течение 2-х месяцев».
Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/tks/2016/3/10852
С 1 января упд и счета‑фактуры можно выставлять только в новом формате
До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:
1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.
Что нового в формате
Изменения, связанные с маркировкой
В электронных формах УПД по новому формату можно зафиксировать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество.
В одном документе могут быть либо прослеживаемые, либо маркируемые товары, так как в названии файла указывается соответствующий префикс.
Изменения, связанные с закупками
Федеральное казначейство санкционирует все расходы получателей бюджетных средств. Чтобы отслеживать оплату по закупкам, в документах указывается, в частности, информация по контракту.
В формате по приказу 155 это был только идентификатор госконтракта (таблица 5.9). В новом формате УПД появился новый блок (таблица 5.10), куда заносятся дата и номер госконтракта, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты.
Изменения, влияющие на обработку документов
С первичными документами в новом формате проще работать пользователям ЭДО и контролирующим органам. Участники сделки могут договориться о структуре информационных полей и заполнять документы по этой структуре.
Стало удобнее отражать дату оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Характеристику, сорт, артикул и код товара вынесли в отдельные поля — теперь система ЭДО может автоматически обработать эти данные.
Все изменения в формате и требования по заполнению отражены в приказе 820.
Как перейти на новый формат
Изменения формата УПД поддерживают операторы ЭДО и разработчики учётных систем. Чтобы работать в актуальном формате, пользователям нужно до 1 января 2020 года установить обновления.
Если вы обмениваетесь документами через Контур.Диадок, то ваши шаги будут зависеть от варианта интеграции.
Как перейти на новый формат в Диадоке
| Модуль для 1С | Скачайте обновление, нажав кнопку в интерфейсе модуля |
| Интеграция через API или коннектор | Следуйте рекомендациям |
| Веб-версия | Обменивайтесь документами, как обычно. Всё уже настроено |
Если вы работаете в другой системе ЭДО и ещё не установили обновление, уточните у оператора, как это сделать.
Источник: https://kontur.ru/articles/5664
Фнс утвердила новый формат электронных документов
Диадок поддержит изменения, чтобы пользователи смогли работать с документами в обновленном формате.
Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвердил новый формат документов:
- счета-фактуры;
- документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг, включающего в себя счет-фактуру;
- документа об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав или оказании услуг.
Как изменился формат
- В перечень значений налоговой ставки добавлено новое значение — 20 % — в связи с повышением НДС в России.
- Появилась возможность указывать признак информационных полей определенной структуры, о которой участники сделки договариваются самостоятельно. Это может упростить автоматическую обработку реквизитов документов в отдельных отраслях бизнеса.
- Обновились поля для заполнения даты оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Временной промежуток должен проставлять сотрудник организации, указав начало и окончание периода.
- В префиксе названия файла документа появились разные значения для сделок по товарам, подлежащим прослеживаемости и маркировке.
- Для маркируемых товаров в файлах выделены поля, в которые будет вноситься информация по идентификации продукции.
- В формат документов добавлен новый блок с информацией об обстоятельствах закупок для государственных и муниципальных нужд. Эти сведения понадобятся для передачи в управление казначейства.
- Введены отдельные поля в формате для характеристики, сорта, артикула, кода товара. Ранее эти реквизиты находились в одном поле, что затрудняло автоматическую обработку информации на стороне пользователя ЭДО.
Когда перестанет действовать старый формат
Приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утратит силу с 1 января 2020 года. До этого момента налогоплательщикам разрешено создавать электронные счета-фактуры в старом или новом формате.
Налоговые органы будут принимать файлы в старом формате до конца 2022 года при условии, что они созданы до 1 января 2020 года.
По истечении переходного периода, то есть с 2023 года, приемные комплексы ФНС перестанут обрабатывать не только счета-фактуры, но и первичные документы в старом формате.
Ожидается, что налоговая служба в ближайшее время обновит и формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. Приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552 по-прежнему действуют — накладные и акты в этих форматах можно продолжать формировать, ФНС России пока не сообщала об их замене на новые.
Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7846
Электронные счета-фактуры без дублирования на бумаге
Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ №50Н от 12.04.2011. Согласно порядку, выставить документ можно исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО), чья деятельность регламентируется Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Все официально зарегистрированные операторы ЭДО перечислены на сайте ФНС.
Оператор обеспечивает форматный контроль электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя и формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления. Порядок обмена состоит из нескольких шагов:
- Продавец подписывает и отправляет электронный счет-фактуру. Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры.
- Оператор передает электронный счет-фактуру покупателю и автоматически фиксирует дату получения.
- Покупатель, получив документ, подписывает и отправляет продавцу извещение о получении.
Подробнее о порядке обмена электронными счетами-фактурами.
Даты выставления и получения электронных счетов-фактур
Электронный счет-фактура считается выставленным только после того, как продавец получил извещение о получении счета-фактуры от покупателя (п. 1.10-11 Порядка).
Если такое извещение сформировано не было (например, покупатель не смог зайти в систему ЭДО), или продавец его не получил (например, у продавца не было доступа к Интернету), электронный счет-фактура не является выставленным.
В таком случае продавцу придется выставить счет-фактуру на бумаге.
Даты выставления и получения электронного счета-фактуры строго фиксируются в подтверждениях оператора ЭДО (согласно п. 1.10 -11 Порядка), причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной.
Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок.
Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.
Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры
С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур.
Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).
Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры.
При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (гл. I, п. 12 Приложения к Приказу № 50н).
Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.
Подробнее о схеме работы с электронными корректировочными или исправленными счетами-фактурами на примере системы Диадок.
Учет и хранение электронных счетов-фактур
У налогоплательщика теперь есть право вести и хранить в электронном виде и сам Журнал, и Книги. В Журнале и Книгах подлежат единой регистрации счета-фактуры, составленные как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Если Журнал ведется в электронном виде, то распечатывать его не нужно. При передаче в налоговый орган электронные Журнал и Книга просто подписываются электронной подписью руководителя (или уполномоченного им лица) и направляются по ТКС.
Электронные счета-фактуры являются оригиналами документов, и хранить их нужно в электронном виде (п. 1.13 Порядка). В Диадоке все документы хранятся вместе с электронными подписями, подтверждениями оператора и извещениями. Пользователь имеет к ним доступ даже после окончания оплаченного периода работы в системе: в Диадок можно в любой момент зайти по логину и паролю.
Подробнее про учет и хранение электроных счетов-фактур.
Представление электронных счетов-фактур в контролирующие органы
Представлять электронные счета-фактуры, журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж в налоговые органы можно будет в электронном виде через Интернет (ст.93 НК РФ).
Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИФНС России с ноября 2012 года.
Порядок представления документов по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) закреплен в Приказе ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Согласно порядку налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов.
В ответ налогоплательщик подготавливает опись документов (сопроводительное письмо) с указанием номера и даты требования, прикладывает к описи комплект документов и высылает в ИФНС.
В случае если пакет документов составлен верно, налоговый орган подтверждает прием, и приступает к проверке.
Сегодня налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет. Также, в случае необходимости, электронные счета-фактуры можно представить и на бумаге — в виде заверенных копии.
Источник: https://kontur-prime.ru/elektronnyj-dokumentooborot/33-elektronnye-scheta-faktury-bez-dublirovaniya-na-bumage
Загрузка...
