Оформление служебной записки и его образец: как правильно оформить данный документ, каковы требования (правила) госта по его составлению и где найти пример правильного заполнения служебной записки?

На любой работе основная масса документов внутреннего оборота – это различного рода служебные или докладные записки, объяснительные и другие документы.

Зачастую непонимание разницы между данными документами ведет к неправильному делопроизводству, особенно, если в начинающей фирме нет работников с достаточным опытом в этой сфере.

Для того, чтобы «бумажная волокита» не стала тяжелым бременем, а наоборот – помогала в ведении дел, нужно разобраться с различиями в документах. Остановимся на наиболее часто употребляемом и востребованном документе – служебной записке.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 

+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28
 

Это быстро и бесплатно!

Что такое служебная записка

Служебная записка необходима на любом предприятии – частном, или государственном. При помощи нее могут общаться между собой руководители однопорядковых структурных подразделений, сотрудники, ведущие свой круг дел и имеющие специфические обязанности. Цель этого документа – уведомление второй стороны о сложившейся ситуации и необходимости принятия делового решения.

Обратите внимание: как правило, служебка не несет распорядительный характер, а это значит, что просьба, изложенная в служебной записке не обязательна для исполнения.

Тем не менее, игнорировать их и отвечать на них отказами тоже не рекомендуется. Исключение составляют те документы, в которых изложена информация для ознакомления, и вторая сторона не должна принимать никаких решений, а только лишь ознакомиться с содержанием текста.

Служебка — это один из наиболее распространенных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его начальством

Особенности составления служебной записки

Сложности с составлением этих бумаг не безосновательны, ведь правила написания служебных записок в делопроизводстве четко не определены.

Конечно, в большинстве книг по делопроизводству будут помещены рекомендации к составлению таких документов. Однако, единого образца найти вряд ли удастся – каждое издание будет советовать свой образец, отличный от другой книги.

Это вызывает недоумение у сотрудников, столкнувшихся с необходимостью написания бумаги.

Для понимания специфики служебной записки назовем некоторых особенности этого документа:

• документ чаще всего побуждает вторую сторону к действию. Как правило, речь идет о необходимости принятия деловых решений по некоторым вопросам;
• в бумаге должны отображаться те вопросы, которые нельзя решить устно, а также те, которые необходимо оформлять документально. Не стоит создавать документ, если он никоим образом не решает поставленный вами вопрос;
• текст может не только побуждать к решению делового вопроса, но и носить чисто информативный, разъяснительный характер. Например, это может быть дополнительная информация по уже ранее переданному запросу, уточненное задание для структурного подразделения; просьба или предложение о совместных мероприятиях двух структурных отделов и т.д.;
• стоит отметить, что бумага предполагает общение между собой руководителей равнозначных структурных подразделений, которые могут общаться на одном уровне. Служебную записку не создают для своих подчиненных, а также не формируют для высшего руководства, от которого подразделение отделено несколькими иерархическими ступенями;
• в тексте должны быть отображены вопросы, находящиеся в компетенции второй стороны. Классическим примером того, как пишется служебная записка является заявка на имя директора, от которого вы ждете решение вопроса вашего подразделения;
• документ по своей сути может быть трех видов: информативным, отчетным, побуждающим к принятию решения. Не следует смешивать все три вида в одном документе. Как правило, это приводит к нагромождению излишних фактов, среди которых трудно выделить суть документа;

Если бумага требует по своей сути расширенной подачи информации, то в этом случае необходимо придерживаться основных пунктов изложения материала:

• описание причин, побудивших создать документ;
• анализ ситуации, который приводит к мысли о необходимости решения вопроса второй стороной;
• конкретные предложения по решению данного вопроса.

Обязательные реквизиты служебной записки

Несмотря на то, что единого бланка записки в делопроизводстве до сих пор не выработано, есть определенные правила составления таких документов. Пример составления служебной записки второй стороне можно посмотреть в следующей иллюстрации.

Как видно на представленном образце, служебная записка должна содержать в себе следующие позиции:

• адресат, которому направлена бумага, с указанием должности, фамилии и инициалов;
• указывается тип документа и его исходящий номер согласно текущему списку;
• изложение сути служебной записки, описание проблемы, которую необходимо решить, или информации, которую стоит принять к сведению;
• предложение по решению вопроса, которое видит подающая сторона;
• дата подачи документа, подпись руководителя структурного подразделения;
• контакты, фамилия и инициалы лица, с которым можно связаться по решению данного вопроса.

Правила оформления служебной записки

Как правило, документ создается на компьютере, в формате .doc. Инициалы второй стороны пишутся в правом верхнем углу, все строчки должны быть выровнены по левому краю.

Пример того, как правильно писать служебную записку руководителю, можно создать в виде бланка, если такие записки пишутся часто. Слова «служебная записка» размещаются по центру листа.

Точка ставится после слов «служебная записка», поскольку именно это слово считается окончанием предложения.

Далее с абзаца идет изложение сути документа. Предложения по решению вопроса подаются с новой строки также с абзаца. В левом углу ниже указывается дата создания документа, а в правом углу размещается подпись должностного лица.

Немного ниже даты указываются контакты и данные особы, уполномоченной вести дальнейшие действия по сути служебной записки. Это может быть контакт руководителя подразделения, либо иного должностного лица, которому поручено решить вопрос.

Весь текст набирается шрифтом Times New Roman, как самым часто используемым шрифтом в делопроизводстве, кегль 14.

Обратите внимание: отступы со всех сторон строго не регламентированы, однако, они должны быть не менее полутора сантиметров с каждой стороны. Это необходимо для того, чтобы бумага была подшита в соответствующую папку внутренней документации.

Служебные записки могут быть написаны как от руки, однако чаще всего практикуется печатный вариант, набранный на ПК

Особенности подачи служебной записки

Служебные записки ранее подавались в физическом виде в двух экземплярах. На одном из них ставится дата и подпись лица, принявшего документ.

Это может быть секретарь, помощник начальника подразделения или другое должностное лицо, уполномоченное принимать такие документы.

Вторая копия документа остается в структурном подразделении на случай, если бумага будет утеряна, или срок давности решения вопроса истечет. Только при наличии второго экземпляра служебной записки можно доказать факт своего обращения ко второй стороне.

Например, не зная, как правильно написать служебную записку на сотрудника, образец о дисциплинарном взыскании можно скачать по ссылке или же попросить в отделе кадров.

 Однако, такой способ передачи бумаг на сегодня используется не во многих компаниях. Большинство организаций перешло на электронный документооборот.

При наличии рабочего ящика электронной почты бумага может быть передана посредством Интернета.

При этом рекомендации к оформлению остаются те же, единственное новшество – указание в электронном письме фамилии и инициалов второй стороны, в теме письма необходимо обозначить «служебная записка», а в теле письма – просьба о подтверждении получения вложения в письмо.

В этом случае подтверждающим моментом будет исходящее письмо с датой и временем отправления. О принятии бумаги будет свидетельствовать пришедшее на подразделение ответное письмо.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 

+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28

 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/kak-pishetsya-sluzhebnaya-zapiska-primery-i-pravila-sostavleniya.html

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2019 год

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

Важно! Следует иметь ввиду, что:

• Каждый случай уникален и индивидуален.
• Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.

Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

• о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
• об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
• об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
• о возражении в отношении его действий или намерений;
• об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
• о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документа	Адресат	Содержание
Служебная записка	Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами	Чаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняя	Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству	Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняя	В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект	Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

• избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
• решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
• разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

• если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
• если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
• если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
• если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Составление служебной записки по образцу

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

• 
• Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).
• Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
4. номер регистрации служебной записки;
5. дату написания;
6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
7. сам текст;
8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

• правильное указание всех реквизитов;
• строго придерживаться официального стиля написания;
• составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

• автоматически присваивается номер документа (его карточка);
• все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
• для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
• экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.

№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku.html

Оформление служебной записки

С появлением нового ГОСТа оформление служебной записки приобрело нюансы. Обязательны ли эти требования? Или работодатель может разработать свою форму служебной записки? Документа, которые используется исключительно внутри организации. Для решения разнообразных организационных, кадровых или материальных вопросов. 

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе.

Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.).

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

• бланков в организации рекомендуют утвердить “побольше” – это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
• шрифты – Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
• межстрочный интервал 1-1,5
• абзац – 1,25 см
• текст выравнивается по ширине
• допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
• гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Правила оформления служебной записки

Независимо от использования или неиспользования ГОСТа, оформление служебной записки подразумевает определенную структуру:

1. Адресат: если это структурное подразделение организации, его пишите в именительном падеже. Например: Отдел главного инженера. А если это руководитель или должностное лицо, указываете полностью его должность, включая наименование организации, в дательном падеже (генеральному директору). Сначала составитель пишет фамилию, потом инициалы
2. Наименование автора с указанием должности, структурного подразделения, фамилии и инициалов
3. Заголовок (наименование документа) – служебная записка о… (на сотрудника, о повышении и т.п.)
4.  Дата и место составления документа (допускается указать в конце)
5. Гриф утверждения (место для резолюции от руки)
6. Текст документа
7. Отметка о приложении
8. Подпись
9. Визы (при необходимости)
10. Отметка об исполнении документа

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации.

Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением).

Можно и сразу начать с цели – для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

Источник: https://iskiplus.ru/oformlenie-sluzhebnoj-zapiski/

49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок

1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная
записка может быть составлена как по
личной инициативе должностного лица,
сотрудника организации, так и по указанию
(письменному или устному) руководителя.

По
содержанию докладные записки подразделяются
на:

• инициативные
• информационные
• отчетные

• Инициативные
  докладные записки составляются с целью
  побудить адресата принять определенное
  решение.
• Информационные
  – с целью проинформировать руководство
  о деталях, методах, результатах выполнения
  их поручений.
• Отчетные
  докладные записки содержат информацию
  о выполненной работе.
• В
  зависимости от адресата докладные
  записки делятся на внутренние
  и внешние.

Внутренние
докладные записки направляются
руководству организации. Авторами
внутренних докладных записок являются
работники организации. Докладные записки
составляются на листе бумаги от руки
или печатаются.

Правила
их оформления (расположение и оформление
реквизитов) должны соответствовать
требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

1. В
   записке указывается:
2. —
   наименование структурного подразделения,
   где работает автор докладной записки
3. —
   наименование вида документа
4. —
   дата составления
5. —
   регистрационный индекс (если докладные
   записки регистрируются как внутренние
   документы)
6. —
   заголовок
7. —
   адресат
8. —
   текст
9. —
   подпись
10. Внутреннюю
    докладную записку подписывает ее автор.
11. Внешние
    докладные записки направляются в
    вышестоящие организации.

Они
оформляются на общем бланке организации,
подписываются ее руководителем. Помимо
реквизитов общего бланка на внешних
докладных записках указывают реквизиты:
адресат, исполнитель.

• Текст
  докладной записки может включать две
  части: вводную
  и заключительную.
• Вводная
  часть
  содержит изложение конкретных фактов,
  событий, причин, побудившие автора
  написать докладную записку.
• В
  заключительной
  – предложения, рекомендации, выводы,
  просьбы автора докладной записки, по
  изложенным фактам.

Текст
инициативной записки всегда состоит
из двух частей: вводной и заключительной.
Информационные и отчетные записки могут
состоять как только из одной вводной
части, так и из двух.

Докладные
записки могут иметь приложения. В таких
случаях необходимо оформить реквизит
«приложение». В зависимости от содержания
на них проставляются визы.

Руководитель,
которому адресована докладная записка,
проставляет на ней резолюцию, в
соответствии с которой будут осуществлены
управленческие действия: подготовлены
проекты документов, проведены мероприятия
и т.д.

1. Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Как правило, они не содержат в отличие от докладной записки выводов и предложений.

   Кроме того, объяснительные записки составляются для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, объяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения.

   В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Объяснительная
записка оформляется
на общем бланке или чистом листе бумаги
формата А4 по ГОСТ Р 6.30-2003 и содержит
следующие реквизиты:

• наименование организации автора документа
• наименование вида документа
• дата
• индекс (номер)
• место составления или издания
• адресат
• заголовок к тексту
• текст
• подпись
• виза

1. Датой
   объяснительной записки является дата
   ее составления.
2. Текст
   объяснительной записки должен содержать
   описание фактов, послуживших поводом
   к ее написанию, и аргументы, объясняющие
   происшествие, смягчающие проступок
   служащего или подтверждающие какие-то
   факты.
3. При
   оформлении подписи указывается должность,
   личная подпись, инициалы и фамилия.

Источник: https://studfile.net/preview/4342720/page:34/

Грамотное составление приказов, распоряжений, докладных записок, рапортов, актов, объяснительных записок и иных документов — советы и помощь юриста

Объясняет юрист Никита Кумпанич — на первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству).

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

• Виды докладных записок
• По содержанию докладные записки подразделяются:
• Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
• Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

на инициативные; информационные; отчетные.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

1. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
2. Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
3. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
4. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
5. Внешняя докладная записка
6. Наш совет — чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Источник: https://centr-zakon.ru/poleznaya-informatsiya/219-sostavlenie-prikazov-rasporyazhenij-dokladnykh-zapisok-raportov-aktov-ob-yasnitelnykh-zapisok-i-inykh-dokumentov.html

Служебная записка — образец

• Назначение и виды служебных записок
• Как правильно написать служебную записку: нормативная база
• Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки
• Форма служебной записки
• Пример написания служебной записки
• Служебная и докладная записка: отличия
• Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины
• Служебная записка о списании материальных ценностей
• Служебная записка о премировании работника

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

• для информирования коллег:

• о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
• изменениях в рабочем процессе;
• изменениях в локальной документации;
• изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;

• делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
• информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

• о премировании;
• применении дисциплинарного взыскания;
• проведении служебного расследования;
• списании материальных ценностей;
• направлении в командировку;
• выдаче денежных средств под отчет;
• предоставлении материальной помощи;
• неисполнении служебных обязанностей;
• проведении проверки контрагента;
• исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
• согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко.

Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г. Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/obrazec-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski/

Оформить служебную записку по госту

Докладная записка образец по госту – как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.Реквизит.

Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.Реквизит.

Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.Источник: Блог Ольга СофроноваЕсли информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях.

Спасибо!МРОТ с 01 января 2019 годаМетодические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация.

Инструкция: составляем служебную записку

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного?

Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

• Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
• Сотрудник создает служебку.
• Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
• Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
• Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.

Если директор не

Правила оформления служебных записок по госту.

какие применяются требования к их написанию и внешнему виду?

Пример приведен ниже. Вот так оформляется подобное письмо.

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении. Реквизиты служебного письма:

• Номер письма.
• Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
• Заголовок текста в виде одной фразы.
• Дата.

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

• Название фирмы.
• Адрес получателя.
• Структурное подразделение.
• Фамилия и инициалы.
• Должность исполнителя.

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2019 году

пишется в именительном падеже.

Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.

Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа.

При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов

Служебная записка — пример написания

Данная стратегия будет представлена директору по маркетингу и станет предметом обсуждения на совете директоров компании 26.06.2017 года.

Источник: http://konsalt74.ru/oformit-sluzhebnuju-zapisku-po-gostu-67731/

Служебная записка — пример написания

Добрый день, дорогие читатели. Сегодня о наболевшем — часто слышу мол, на работе меня не слушают, сказал то а он сделал это а вышло вообще в итоге не то и не это. Все это потому, что люди забыли о регламенте трудовых отношений.

Если вы хотите что-то донести до коллеги или подчиненного — готовите служебную записку, и через начальника ее проводите. Все, нужный вам сотрудник уведомлен о необходимых действиях.

В случае использования служебной записки потом не получится сказать «а я не так понял» или «а мне не говорили».

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

• запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
• обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
• предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

• наименование организации;
• Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
• номер документа, дата его составления;
• наименование документа («Служебная записка о…»);
• основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
• блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

• события и факты, ставшие поводом для ее составления;
• отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
• рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

ООО «Мастер»

Отдел продаж СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 09.06.2017 г. № 1

Отдел маркетинга Руководителю Степанову С.Н.

О предоставлении аналитической сводки по целевому рынку продаж дистрибутивов ОС Wonders с января по май 2017 года

Уважаемый Станислав Николаевич!

Источник: http://blogfinansista.com/sluzhebnaya-zapiska/