Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

 Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Поделиться ссылкой:

(1

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

  • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
  • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
  • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

  • Законодательные акты.
  • Судебные решения.
  • Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  2. Дату и место его составление.
  3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  4. Наименование документа.
  5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  6. Основную суть запроса.
  7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  • Электронное письмо на e-mail.
  • Факсимильное сообщение.
  • Письмо с курьерской доставкой.

Разновидности запросов

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

  • Цели отправления.
  • Типа отправителя.
  • Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Запрос о предоставлении информации

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

  • Стоимости товаров и услуг.
  • Технических характеристик предлагаемой продукции.
  • Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос о подтверждении информации

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос о предоставлении документов

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос в Налоговую Инспекцию

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Читайте также:  Что такое франчайзинг, основные сферы деятельности и каталог популярных франшиз

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

Источник: https://alaws.ru/zapros-dokumentov-obrazec/

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Документы в
офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить
клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта.
Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и
специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на

официальных сайтах[1].

  • Вне
    зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить
    правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту
    вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или
  • направляются отправителю с приложением акта.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

  1. Конверты с
    пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
  2. Конверты
    (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на
    конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные
  3. документы.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Во всех
остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

  • Допустимо
    ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования
    организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем,
    адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной
    важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а

  • нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой
«Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно
распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма,
поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В
данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового

этикета.

Регистрация

На документах,
подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна
содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты)
поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество

листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Согласно
приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний

угол лицевой стороны документа.

Нумеруют
входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае
необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом.
Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс

первой буквой фамилии заявителя.

  1. Регистрационный
    номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа.
    Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э
  2. или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
  3. ●   вх. № 123-Ф
    – документ поступил по факсу;
  4. ●   вх. № 124-ЭП
    – документ поступил по электронной почте;
  5. ●   вх. № А-225
    – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;
  6. ●   вх. № 2-125
    – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре
  7. дел.

Документы,
поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления.

Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в
течение 3 дней с момента поступления.

В дальнейшем при передаче из
подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным
входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних


  • структурных подразделений на нем не ставятся.
  • Регистрацию
    документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных
  • карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
  • ●   дата
    поступления документа;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

●   индекс и дата,
указанные на документе отправителем;

●   наименование
корреспондента;

●   вид документа
(приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);

  1. ●   краткое
    содержание.
  2. В зависимости
    от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например,
    кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают

  3. наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Заполняя поле
«Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате,
придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака
«№», а также без пробелов.

В случае поступления повторного документа с уже
имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на
дублировании выполненной работы.

Это особенно актуально, если документ уже был

  • ранее получен по факсу.
  • Наличие под
    исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами
    ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует
    внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих
  • документов (Пример 1).
  • ПРИМЕР 1

Внесение в журнал учета исходящих документов
информации о полученном ответе

№п/п Дата Адресат Краткое содержание Примечание
123 01.02.2012 ОАО «Ромашка»

Источник: https://auto-omega.ru/yurist/nuzhno-registrirovat-pismo-zapros/

Официальная переписка запрос о предоставлении объяснений

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих).

Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе). При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены). В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Nota bene! Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде. Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем.

Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса. Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте.

При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены.

Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица). Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

11 по делу № 33–23754). Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

  • Запрос в организацию о предоставлении информации составляется в определенном порядке.
  • Любое письмо является визитной карточкой организации.
  • Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату.

В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными. Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.

Как лаконично и с соблюдением правил делового этикета составить запрос на предоставление информации? Когда вам вправе отказать в раскрытии сведений? Как обжаловать отказ в предоставлении информации?

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Читайте также:  Кофейня "старбакс" по франшизе: стоимость и условия получения

ПОДРОБНОСТИ:   Как можно проверить квартиру на наличие ареста?

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос.

В первой вы пишете, в какую организацию обращаетесь. Например, «В Министерство внутренних дел РФ».

Ставим по текстом дату и подпись и идем на почту.Можно отправить запрос обычным письмом. Для надежности лучше сделать это заказным с описью вложений и уведомлением о вручении. В этом случае чиновники не отвертятся, будто якобы не получали.А теперь ждем ответа.

С этих позиций, если есть выбор между ответом на почтовый адрес или на E-mail, лучше остановиться на первом варианте. Ждать придется дольше, но и гипнотическая сила у бумажки больше. Совет 3: Как оформить фирменный

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

  1. положительный;
  2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

  1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
  2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
  3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
  4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

    В случае положительного ответа:

    • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
    • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
    • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

    При отрицательном ответе указывается:

    • ссылка на ранее полученный запрос;
    • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
    • констатация отказа.
  5. Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
  6. Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

ИНН/КПП 77885974/77843545

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

01.12.16 № _12__

Источник: https://ram-bereza.ru/ofitsialnaya-perepiska-zapros-predostavlenii-obyasneniy/

Как написать запрос в банк о предоставлении информации образец

Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  • название;
  • ИНН;
  • адрес;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • печать (если применяется организацией).

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  • «на основании наших предварительных договорённостей»;
  • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  • «в соответствии с заключенным договором»;
  • «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.

2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

Источники:

  • Как написать письмо в банк

Информационный запрос любой гражданин вправе адресовать в ту или иную государственную организацию, в компетенцию которой входят интересующие его вопросы. Жесткой формы этого документа нет, но есть ряд формальных требований, которым он должен соответствовать. Вам понадобится

  • — компьютер;
  • — доступ в интернет;
  • — принтер и авторучка при подготовке запроса на бумажном носителе.

Инструкция 1 Укажите в первой строчке название организации, которой адресуете запрос.

Можно указать должность и имя чиновника, к которому обращаетесь, но это не гарантирует, что читать ваше обращение и отвечать на него будет именно он. 2 Ниже укажите свои фамилию, имя, отчество и почтовый адрес с индексом.

В содержательной части напишите, что в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» просите предоставить вам разъяснения по следующим вопросам. 5 Далее перечислите нумерованным списком все интересующие вопросы, относящиеся, по вашему мнению, к компетенции организации, в которую вы обращаетесь.

Если вы просите прокомментировать ту или иную ситуацию, кратко изложите ее, сообщая лишь имеющие значение детали. 6 Если вы отправляете запрос через форму для онлайн обращений (такие есть на сайтах практически всех структур федерального уровня, а часто и регионального), вы можете скопировать туда текст или составить его прямо в форме.

В каких случаях пишется?

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

  1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
  2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
  3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
  4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
  5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Как правильно написать письмо-запрос

Претензия банку о возврате денежных средств и остальные бумаги направляются в адрес финучреждения заказным письмом с уведомлением о вручении или предоставляются лично. В последнем случае необходимо получить копию претензии со штампом о принятии документов к рассмотрению.

Претензия в банк о перерасчете задолженности по кредиту Наиболее распространенными причинами перерасчета являются:

  • Частичное погашение кредита до окончания действия договора. Например, ежемесячная сумма платежей определена в размере 5000 руб., а клиент внес 20000 рублей.
  • Неправильные или неправомерные начисления штрафов, пени, комиссий.
  • Возврат излишне уплаченной суммы.

Срок рассмотрения претензии Как правило, срок рассмотрения претензии составляет 10 дней.

Если требуется проведение дополнительных проверок, то время ожидания продлевается до 30-45 дней.

Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  • дата, исходящий номер;
  • название запроса, отражающее характер просьбы;
  • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  • суть просьбы;
  • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  • завершение документа (подпись, печать).

Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.

  • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
  • Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата. Сроки ответа на письмо-запрос Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ.

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты: В связи с…Ввиду несоответствия действий…Для согласования спорных моментов…Из-за срыва сроков поставки… Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса.

Заранее благодарю за быстрый ответ!». Образец письма-запроса о разъяснении «Уважаемый Александр Петрович! В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама.

Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа». Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике.

В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество. Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это: Просим ответить как можно скорее…Настоятельно просим ответить в течение двух дней… Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

Источник: https://imdbmedia.info/napisat-zapros-bank-predostavlenii-informatsii-obrazets/

Образец письма о предоставлении документов в бухгалтерию

Запрос о предоставлении информации: образец и пошаговая инструкция по тому, как правильно написать официальный документ для получения сведений

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Читайте также:  Сроки и порядок выдачи трудовой книжки работнику

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.

Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

[3]

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с ми».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.

  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте.

    При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно.

    Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000

ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А

тел. 89012345678

Исх. №112 12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Источник: https://glsest.ru/obrazets-pisma-o-predostavlenii-dokumentov-v-buhgalteriyu/

Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа. Как правильно написать письмо-запрос

Как лаконично и с соблюдением правил делового этикета составить запрос на предоставление информации? Когда вам вправе отказать в раскрытии сведений? Как обжаловать отказ в предоставлении информации?

Как правильно написать?

Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.

Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

  1. В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.

    Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.

  2. В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».

    Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

Признаки терапевтических отношений

Терапевтические отношения (контакт между психотерапевтом и клиентом) – глубокие, доверительные, обладающие психологической интимностью. Да, может показаться, что это близкие отношения, но они принципиально отличаются от дружеских или родственных.

Первый признак

Во-первых, они не симметричны: психотерапевт знает секреты своего клиента, а тот не должен знать никакую личную информацию о специалисте. Личный материал специалиста будет вносить искажения и влиять на психологическую работу.

Кроме того, клиенту будет сложнее ему доверять. Когда клиент имеет дело с «психотерпевтом», а не с личностью, он меньше боится оценивания, может быть более открытым. Это исключает нечто личное в отношениях.

Помощь психотерапевта – профессиональная услуга.

Второй признак

Во-вторых, отношения психотерапевта и клиента регламентированы этическими правилами. Личного контакта, встреч вне психотерапевтических сеансов не должно быть. Смешение личного и профессионального приводит к нарушению терапевтического процесса, терапия перестает быть эффективной и обрастает дополнительными сложностями.

Любовные, дружеские, приятельские отношения между психотерапевтом и клиентом недопустимы

И фильм «А как же Боб?» наглядно показывает почему.

6. Личностное развитие

  • Возрастные кризисы
  • Улучшение качества жизни через усиление осознанности (в коммуникации с людьми и во внутреннем диалоге)
  • Психотерапия характера (гештальт и аналитический подход). «Если у Боба проблемы со всеми, то, вероятно, главной проблемой является сам Боб». li>
  • Психологическая работа с «будущим» (исследование способа приближения к желаемому будущему, утрата или устойчивость жизненных смыслов как результат характера связанности настоящего с прогнозируемым будущим; феномены «игнорирования будущего», «идеализации будущего» и «идеализации прошлого»).
  • Психологическая работа с «прошлым» (переосмысление усвоенных интроектов, травматического опыта, осознавание «трансферентных» паттернов в повседневной коммуникации)
  • Интеграция тени: работа с «запрещенными» и скрытыми содержаниями сознания

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

3. Сложный жизненный выбор

  • Кризис и проблема самоопределения, поиск опорных смыслов и ценностей, адаптация к сильным переменам в жизни, определение приоритетов.
  • Амбивалентность, «маятниковый» выбор (например, ухожу и возвращаюсь; бросаю, но начинаю заново).
  • Внутренние конфликты, связанные с необходимостью выбора (могут быть замечены через телесные симптомы, не имеющие медицинских подтверждений; постоянное фоновое напряжение, не проходящее и даже усиливающееся от отдыха).

4. Как изменить свою жизнь?

  • Исследование психологических «препятствий» к изменениям.
  • Неудовлетворенность отдельными сферами своей жизни.

5. Отношение к себе, самооценка, идентичность

  • Уверенность и её отсутствие.
  • Поиск себя. Профессиональная и личностная реализованность.
  • Неустойчивая или противоречивая идентичность.
  • Исследование и принятие своих особенностей. Тренинг конструктивной самокритики и тренинг распознавания желаний (в том числе разнонаправленных устремлений) как важная часть фундамента для реалистичного положительного отношения к себе.
  • Умение находить поддержку и обеспечивать себя поддержкой самостоятельно.
  • Саморазрушающее поведение в подростковом и взрослом возрасте.

7. Работа с эмоциональными состояниями

  • Отчаяние, растерянность.
  • Панические атаки, тревога, бессонница.
  • Горе. Переживание утраты.
  • Обида, в том числе хронические обиды.
  • Зависть. li>
  • Страхи, фобии.
  • Стресс, перенапряжение, жизнь в цейтноте, эмоциональное выгорание.
  • Чувство вины. li>
  • Подавленность, плохое настроение, апатия. li>

2. Семья

  • Супружеские отношения, неудовлетворенность браком или отдельными его аспектами. Семейные конфликты. li>
  • Конфликты с ребенком: психологическая поддержка родителей, поиск ресурсов для решения проблемы. li>
  • Вопросы воспитания (для родителей детей от 12 лет). Трудные подростки и трудности у подростков. li>
  • Кризисы в отношениях. Работа с разводящимися парами.
  • Улучшение способов коммуникации — о том, как оказаться услышанным и услышать самому.
  • Отношения с родителями во взрослом возрасте (обиды, взаимное непонимание, противостояние, ссоры).
  • Исследование «прошлое в настоящем» — о том, как влияет на нашу нынешнюю жизнь прошлый семейный опыт.
  • https://101million.com/dokumenty/pisma/zapros/o-predostavlenii-informatsii.html
  • https://www.psyh.ru/o-granitsah-v-otnosheniyah-psihoterapevt-klient/
  • https://mariadolgopolova.ru/uslugi/primernaya-formulirovka-tem-s-kotorymi-ya-rabotayu.html
  • https://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Источник: https://alkomir.net/kak-pravilno-napisat-zapros-o-predostavlenii-informatsii-predostavlyaem-obrazets-dokumenta-kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector