Журнал учета трудовых книжек — правила заполнения и ведения

Книга движения трудовых книжек — это рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же первичных документов. Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Обратите внимание: Минтруд РФ подпготовил изменения в правила ведения журнала.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

  • при приеме работника;
  • при его увольнении.

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Пошаговая инструкция по заполнению книги

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению.

Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22.

Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером.

При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации.

Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново.

Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт.

И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Скачать бесплатно образец книги движения трудовых книжек (заполненный)

Скачать образец книги учета трудовых книжек (бланк)

Источник: https://ppt.ru/forms/kniga-dvijeniya-trudovih

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним – документ, в котором осуществляются самые значимые для трудовой деятельности работника, данные.

Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Как правильно вести?

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • подписана;
  • опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила заполнения и ведения

Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».

Как заполнять?

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.

Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:

  • по доверенности;
  • в случае смерти.
Читайте также:  Виды управление персоналом в организации, какие методы взысканий и поощрений используют для работников, категории сотрудников, увольнение которых незаконно

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:

  • номер почтовой квитанции;
  • номер доверенности.

Как подписывать титульный лист?

Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.

Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.

После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.

Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.

Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет.

При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен.

Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров.

Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?

Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияОбычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников.

То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно).

Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zhurnal-ucheta-dvizheniya/zapolnenie.html

Правила оформления книги учета трудовых книжек

Журнал учёта трудовых книжек – документ, хранящий информацию о работниках, сотрудниках конкретной организации и их трудовых книжках. Компания обязуется иметь реестр сотрудников, контролировать передвижения их документов.

Ведением журнала занимаются кадровики, бухгалтера, которые несут ответственность за правдивость информации, ориентируются на федеральное законодательство.

Закон контролирует процесс ведения журнала, информация вносится по каждому работнику в индивидуальном порядке.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

  1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
  2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Работодатель, бухгалтерия имеют право выполнять ряд правовых действий с осуществлением учёта документов.

Так, к основным обязательствам относится:Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

  • сбор трудовых книг;
  • выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
  • заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
  • фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
  • хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
  • вносятся записи об увольнении;
  • документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Требования к ведению книги учёта

Ведение документации должно соответствовать установленным правилам и требованиям.

Трудовой кодекс содержит общепринятые и установленные рекомендации:

  • документы в книге должны иметь свой номер, вкладыши также имеют нумерацию;
  • вся документация прошнуровывается;
  • руководитель ставит печать и подпись на журнале;
  • на книге учёта ставится пломба.

Это почти начальные знания, которыми должен располагать кадровик.

Книга учёта трудовых книжек имеет конкретные правила ведения, требования соблюдаются согласно предлагаемой инструкции. Правила и нормативы хранятся в трудовом законодательстве.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияЕдиных установленных правил к тому, как прошить книгу, нет. При проведении процесса ориентируются на общие установленные нормативы, требования. Общие правила предполагают оставлять часть шнура для удобства становления печати или пломбы. Если концы нитки будут короткими, процедуру необходимо повторить сначала.

Сургучной печати может не быть для подтверждения легальности документа, поэтому используют лист с соответствующей записью и печатью. На листе указывают текущую дату, количество листов, после работодатель ставит свою подпись и печать компании.

Правила заполнения журнала

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Сведения, что должны быть зафиксированы журналом учёта:

  1. Паспортные данные сотрудника, порядковая нумерация записей, дата приёма на место работы, заполнение вкладыша в книге.
  2. Серия, номер данных о книге, вкладышах.
  3. Занимаемая должность новым сотрудником, полное название должности, которую будет занимать новый сотрудник.
  4. Сведения о приказе, решением которого работник был принят на занимаемую должность.
  5. Бухгалтер ведёт книжку.
  6. Дата получения трудовой работником при расторжении договора. Сотрудник обязуется написать расписку о том, что он получил документ на руки.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей предполагает заполнение согласно установленным правилам не только законодателем, но и инструкцией по делопроизводству в компании. Как правило, инструкцию составляет начальник канцелярии или кадрового отдела.

Единых правил нет, но документы заполняются с учётом всех требований контролирующих органов. Фиксировать необходимо деятельность сотрудника, его передвижения, получения нового статуса, расчёт.

Общие характеристики книги

Журнал регистрации должен соответствовать общим требованиям к внешнему виду, характеристикам, установленным законодателем.

Важным показателем является длительность хранения документа не менее 75 лет с момента регистрации. Книга учёта хранит информацию о передвижениях документов, передачу сведений в кадастровую службу, первую информацию при поступлении на работу.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияЕсли сотрудник поступил в организацию с книжкой, вкладышами, то регистрируют только книжку. Вкладыш не входит отдельной строкой в журнал учёта.

Журнал должен отвечать ряду конкретных требований:

  1. Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
  2. Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
  3. Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
  4. Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Обложка отображает точные данные об организации, сроке эксплуатации книги.

Читайте также:  Сопроводительное письмо инженера: пример составления для электрика и главного специалиста, образец документа и оформление на английском

Законом установлены единые правила для общих характеристик журнала. Длительное хранение книг обуславливает возможность предоставления необходимой информации спустя короткий промежуток времени.

Ответственность при нарушении в заполнении

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияПорядок заполнения документации контролируется государственной инспекцией. При возможных нарушениях и/или несоответствии сведений действительности руководителю грозит ответственность и штрафные санкции. Законом предусмотрена административная ответственность для руководителя при несоответствии данных.

Государственные инспектора обращают внимание на:

  • соблюдение правил ведения журнала учёта;
  • учёт движения трудовых книг;
  • наличие исправлений, погрешностей в бумагах;
  • ложные сведения.

При наличии неточностей, недостоверных сведений или при выявлении нарушений правил ведения журнала государственная комиссия выясняет обстоятельства дела. После того, как было выяснено, почему возникло нарушение установленных правил, виновника наказывают. Чтобы устранить подобные явления, необходимо тщательно соблюдать правила, нормативы ведения бумаг.

Оформление журнала учёта требует соблюдения правил и законов. При несоответствии данных следует череда проверок, разбирательств, штрафные санкции.

Регистрация трудовых книжек

Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг.

Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства.

Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.

Законом установлено, что заниматься деятельностью по отношению ведения трудового реестра может физическое лицо, которое имеет полномочия, делегированные руководителем предприятия. Должностное лицо выпускает приказ, обозначая в нём правила, обязанности и ответственность кадрового работника предприятия.

Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:

  • заниматься текущим ведением документации;
  • контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
  • производить выдачу трудовых книг.

За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.

Движение трудовых книжек

  • Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияЖурнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.
  • Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.
  • Это своего рода история каждой должности работника:
  1. Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
  2. Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
  3. Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
  4. Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Выписка из трудовой представляется по запросу владельца по месту требования, документ хранится в архиве длительное время, что необходимо при утрате или потере бумаг, становлении на пенсию по выслуге.

Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.

Предназначение журнала регистрации

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияПравильное становление на рабочий учёт проходит каждый сотрудник при оформлении на новое место работы. Новый работник, поступая на работу, отдаёт трудовую книгу в кадровый отдел, после чего происходит оформление гражданина, приём в штат. Законодательные органы обязывают работодателей вести журнал учёта трудовых книжек.

  1. Учёт необходим как заполненным трудовым книгам, так и бланкам, по которым будет проводиться выдача документа.
  2. Сведения хранятся во внутреннем журнале каждой организации, который выступает официальным документом.
  3. Книга контроля имеет свои нюансы:
  • заполнять документ имеет право только назначенное лицо;
  • все передвижения фиксируются в реестре;
  • трудовая деятельность каждого сотрудника должна быть отображена в журнале учёта.

Прошивать журнал обязательно, так как это реестр хранения сведений, и он требует надлежащего оформления. Пользование реестром предполагает контроль всех работников, фиксирование награждений, длительность занимаемой должности.

Унифицированный образец позволяет качественно и быстро вести необходимые записи. Журнал обязан быть на каждом предприятии для быстрой проверки сотрудников и для контроля их деятельности.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/zhurnal-uchyota

Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец

В соответствии с ТК РФ, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияЖурнал ведения трудовых образец

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых на предприятии — инструкция

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияКнига учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияОбразец как исправить ошибки

Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.

Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Если на предприятии имеется отдел кадров, таким сотрудником назначается его начальник. В небольших организациях ответственность специальным приказом возлагается на любого работника – секретаря или бухгалтера.

Источник: https://ktovdele.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
  • Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
  • Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
  • Эти две даты редко совпадают, поскольку:
  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
Читайте также:  Образец служебной записки на списание материальных ценностей: как правильно написать документ для ликвидации дебиторской задолженности, основных средств, тмц?

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

  1. В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
  2. В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
  3. Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Заполнение

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и ведения

  • 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
  • 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
  • в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
  • 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
  • в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
  • 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
  • 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
  • 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
  • в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
  • в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Опломбирование

Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.

Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.

Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.

Оформление

Журнал учета трудовых книжек - правила заполнения и веденияЖурнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке. Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен.

Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками.

Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату.

Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен.

Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-trudovyh-knizhek.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector