Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец бумаги о прогуле, правила составления и действия руководства после получения документа о невыходе сотрудника на работу, а также пример объяснительной

Бывает, что сотрудники не приходят на работу, покидают рабочее место без разрешения начальника.

Если руководитель фирмы намерен дисциплинарно наказать нарушителя, лишить премии, прекратить трудовой контракт за прогул, следует составить акт об отсутствии сотрудника.

Что считается прогулом

Прогул может послужить поводом увольнения. Подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ дает определение этому понятию.

Прогулом считают:

• оставление служащим рабочего места на 4 часа и более;
• неявка на службу.

В пункте 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2 дается более конкретный перечень. Разрешается уволить работника за:

• невыход на работу;
• отсутствие служащего на рабочем месте свыше четырех часов подряд на протяжении дня;
• досрочное оставление работы, если заключен срочный трудовой контракт;
• оставление рабочего места раньше даты, указанной в предупреждении о досрочном расторжении договора;
• самовольный уход в отгул или отпуск.

Причина отсутствия на протяжении рабочего дня не должна быть уважительной. В это время гражданин не выполняет должностные обязанности, поэтому его действия считаются дисциплинарным проступком. Они влекут наказание от простого замечания до увольнения. 

Пример. Гражданка С. уволена за прогул из ФГКУ «УВО ВНГ РФ по РС (Я)». Не согласившись с решением нанимателя, подала в суд обращение о восстановлении на работу.

Суд исследовал материалы дела и установил, что истице был предоставлен оплачиваемый отпуск. В дальнейшем отдых продлевался в связи с больничным.

ФСС выявил в результате проверки, что листки нетрудоспособности заполнены с нарушениями. Они были переоформлены на меньший срок.

Суд согласился с доводами нанимателя, отказал в восстановлении на работу (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 12.02.2018 по делу N 33-557/2018).

Уважительные причины отсутствия на рабочем месте

Если повод оставления работы уважительный, это не считается прогулом. Законодатель не дает четкого перечня.

Как видно из судебной практики нельзя увольнять за отсутствие на работе, если гражданин:

• болеет и получил больничный лист;
• ушел в декретный отпуск;
• оформил ученический отпуск в целях сдачи сессии, защиты диплома;
• должен в принудительном порядке явиться в суд или правоохранительные органы;
• сдает кровь в качестве донора;
• арестован;
• участвует в забастовке;
• приостановил выполнение должностных обязанностей из-за задержки зарплаты 15 дней и более, если сотрудник не пожелал трудиться бесплатно;
• не явился из-за стихийного бедствия, чрезвычайной ситуации, пожара, прочих форс-мажорных обстоятельств.

Для подтверждения оправдательных причины потребуется предъявить документы, написать объяснения.

Пример. Гражданин С. работает посменно машинистом экскаватора ООО «Сокол». Он был уволен за прогул из-за отсутствия на службе без уважительных причин свыше 4 часов.

При рассмотрении дела суд исследовал путевой лист, карточку учета рабочего времени. Судья установил, что С. приехал в гараж в 06.00 часов, после отработанной ночной смены (с 19.00 до 06.00 часов) покинул место работы.

Таким образом, продолжительность отсутствия совпала с межсменным отдыхом, что не является основанием увольнения. (Апелляционное определение Сахалинского областного суда от 22.07.2014 по делу № 33-1615/2014).

Кто составляет

Если сотрудник покинул рабочее место на длительное время, составляют акт. ТК РФ не называет должностное лицо, которое должно этим заниматься. 

На практике факт прогула фиксируют сотрудники отдела кадров совместно с руководителем прогульщика. В состав комиссии могут включить юриста, секретаря, других сотрудников компании.

Действия руководства

Закон не устанавливает строгого порядка действий руководства в случае прогула служащего. Каждая фирма разрабатывает индивидуальный алгоритм действий.

В каждой организации ведется табельный учет. Если работник не вышел на работу, в табеле ставят «НН» с цифровым кодом «30». Следует связаться с человеком, уточнить причину неявки.

Независимо от причин факт фиксируют в акте об отсутствии на службе. Его составляют ежедневно до выяснения обстоятельств и предоставления оправдательных бумаг.

Рекомендуется дополнительно направить письменное уведомление с просьбой пояснить причину отсутствия.

Как составить

Форма акта не утверждена. Он составляется в свободном виде. Компания вправе утвердить стандартный бланк по правилам делопроизводства. Не запрещается оформить документ с помощью шариковой ручки на листе формата А4.

Правила оформления

Существуют общие обязательные требования, предъявляемые к оформлению.

Инструкция по заполнению

Акт составляют в двух экземплярах. Один остается в дисциплинарных материалах, второй передают нарушителю под расписку.

Документ должен содержать обязательные сведения:

• дату, порядковый номер;
• место составления;
• наименование нанимателя;
• должность, ФИО отсутствующего служащего;
• должности, ФИО работников, зафиксировавших факт прогула;
• данные о периоде отсутствия на службе;
• указание на неизвестность причин;
• подписи членов комиссии, нарушителя.

Образец документа в 2019 году

Кто подписывает

Акт подписывает сотрудник, зафиксировавший факт прогула. Дополнительно берутся подписи присутствовавших свидетелей. Для придания документу юридической силы необходима комиссия минимум из трех человек.

Затем с актом знакомят нарушителя. Если он отказался подписать документ, комиссия делает отметку. Это не влияет на возможность наложить дисциплинарное наказание.

Сроки

Если сотрудник отсутствует более четырех часов, такое поведение расценивают как прогул.

Желательно, чтобы дата составления акта совпадала с датой происшествия. Если акт оформляют за определенный период, нужно заполнить бумаги не позднее одного месяца после выявления проступка. Иначе будет пропущен срок давности.

После составления

После составления акта служащему направляют уведомление с предложением принести письменные объяснения о причинах прогула. На это дается два дня с момента вручения документа.

Если нарушитель предоставит доказательства уважительных обстоятельств, наказание не налагают. Подтверждающими документами считают больничный лист, справку о сдаче крови и журнал регистрации доноров, прочие.

Бумаги прикладывают к акту. В табель вносят актуальные сведения.

Пример. Гражданка С. заболела в отпуске, предупредила нанимателя. Вышла на работу позже положенного времени. Работодатель уволил сотрудницу за прогул.

С. обратилась в суд с заявлением о восстановлении на работу. Судья установил, что предъявление больничного листа произошло несвоевременно. Истец находился в другом регионе, поэтому не смог принести документ.

Это произошло не по вине С. Поэтому в дальнейшем наниматель должен был продлить отпуск на период больничного.

Бывает, что сотрудники отказываются давать объяснения по поводу прогула. Данный факт фиксируют в акте об отсутствии документа.

Комиссия из трех человек записывает в бланк следующие сведения:

• дату, номер;
• место составления;
• название работодателя;
• состав комиссии;
• должность, ФИО нарушителя;
• сведения о направлении уведомления с просьбой дать объяснения;
• отказ гражданина, факт отсутствия объяснений;
• подписи комиссии.

Образец составления документа

Можно ли оспорить

Если работник посчитает, что увольнение за прогул было неправомерным, он вправе обратиться в суд за защитой.

Чтобы признать акт незаконным, сотруднику потребуется доказать следующие обстоятельства:

• он не был ознакомлен с бумагой надлежащим образом;
• имеются уважительные причины прогула, подтвержденные документально.

Если суд посчитает требования обоснованными, гражданин будет восстановлен на работу.

Пример. М. уволен из СНТ «Восовец» за прогул. Гражданин обратился в суд с иском о восстановлении на работу. Требование обосновал тем, что с актом об отсутствии работодатель не знакомил.

Суд исследовал материалы дела, установил, что наниматель нарушил процедуру увольнения. Сотрудник не был ознакомлен с актом, не составлен акт об отказе дать объяснения.

Действия работодателя признаны незаконными (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 02.08.2018 по делу N 33-6582/2018).

Как и сколько хранится документ

Акт об отсутствии на работе входит в номенклатуру.

Источник: http://pravoznay.ru/akt-o-nevyxode-na-rabotu-sotrudnika.html

Акт об отсутствии на рабочем месте: образец и правила составления

Дисциплинарное наказание, применяемое к сотруднику, считается наложенным правомерно, если вина нарушителя зафиксирована документально. Отсутствие работника на работе без серьезных на то причин, оформляется с помощью акта об отсутствии на рабочем месте. Об особенностях и правилах составления документа расскажем в нашем материале.

Дисциплинарным проступком будет считаться прогул работника или его отсутствие на работе более четырех часов без уважительных причин, за что руководитель вправе сразу уволить сотрудника по статье — за грубое нарушение дисциплины (ст. 81 ТК РФ).

Неявка на работу или самовольное оставление рабочего места более четырех часов фиксируется с помощью акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Важно учесть, что в установленные законодателем четыре часа не входит время обеда работника. В подобной ситуации работодателю необходимо вовремя и правильно составить документ, а также соблюсти процедуру доведения акта до нарушителя.

Рекомендуется ежедневно проводить процедуру фиксации прогула работника. Если впоследствии сотрудник предъявит подтверждающие документы по уважительному отсутствию на работе, у него могут остаться дни, которые он не сможет подтвердить.

И здесь работодателю пригодятся ранее составленные акты.

Если у вас нет штатного юриста, а сами вы не слишком хорошо разбираетесь в правилах и формулировках составления внутренних документов, обращайтесь за помощью к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они возьмут на себя бухгалтерское и кадровое сопровождение вашего бизнеса, а у вас появится время заняться непосредственно коммерческой деятельностью и развитием бизнеса.

Грубым нарушением трудовой дисциплины считается даже однократный прогул работника без уважительной причины (ст. 81 ТК РФ). Однако перед тем, как составить акт об отсутствии на рабочем месте, необходимо убедиться, что уход с рабочего места или невыход на работу сотрудника, не имеют правомерного обоснования.

Так, если работник решит посетить врача в рабочее время без разрешения руководства, это не будет считаться уважительной причиной. Однако, выданная врачом справка, которая подтверждает информацию работника о посещении врача в день отсутствия на работе, может быть признана судом в качестве достаточного доказательства уважительного характера отсутствия на работе.

Какие аргументы в обоснование прогула можно считать уважительными

В целом ТК РФ не имеет исчерпывающего перечня, который бы устанавливал те ситуации, которые бы относились к уважительным. Однозначно таковыми являются период болезни сотрудника, подтвержденный больничным листом, а также те периоды, когда работник вправе не выходить на работу.

Например, организация задолжала работнику заработную плату более пятнадцати дней. В этой ситуации сотрудником направляется заявление руководителю о приостановлении работы (ст. 142 ТК РФ), и он вправе не выходить на работу.

Даже если часть долга по зарплате погашена компанией, от работника нельзя требовать возобновления работы, тем более уволить за прогул.

Также к веским основаниям отсутствия на рабочем месте можно отнести:

• чрезвычайные, не зависящие от действий работника обстоятельства (природные катаклизмы, пожары, отмена рейсов, забастовки работников транспорта, устранение аварийных поломок в доме и т.д.);
• смерть близкого родственника или его экстренная госпитализация в больницу;
• нахождение по вызову в правоохранительных органах или суде;
• участие в донорской акции (ст. 186 ТК РФ);
• выполнение общественных или гособязанностей;
• арест;
• участие в забастовочном мероприятии (ст. 414 ТК РФ).

В остальных конкретных случаях оценка уважительности причины отсутствия сотрудника на работе ложится на плечи руководителя.

Поэтому, чтобы отстоять свою позицию по увольнению нарушителя в суде, работодателю необходимо собрать и сохранить те документы, которые подтверждали бы факты ранее имеющихся прогулов.

К ним относятся объяснительные работника, приказы о наказании прогульщика в виде лишения премиального вознаграждения, объявления выговора и т.д.

Кто занимается оформлением нарушения

Законом не устанавливает конкретный круг лиц, которые вправе составлять акт отсутствия работника на рабочем месте. Чаще такая обязанность возлагается на непосредственного начальника работника-нарушителя либо кадровика. Например, если в должностной инструкции монтажника указано, что тот подчиняется инженеру, то инженер и будет оформлять прогул.

Если в инструкции ничего не сказано, то акт о прогуле может составить работник, который отвечает за ведение табеля (табельщик). Важно, чтобы при составлении акта присутствовало не менее двух свидетелей, которые подтверждают факт отсутствия сотрудника личными подписями. Обычно комиссия состоит из трех человек — должностного лица и двух сотрудников организации.

После составления документа, тот направляется на ознакомление нарушителю и руководству организации. Работодатель вправе составить несколько актов о прогуле, если тот составил продолжительный период времени.

Необязательно оформлять акт в день прогула, но важно не пропустить месячный срок со дня нарушения. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.

Унифицированной формы документа нет, поэтому он составляется в свободной форме. Чтобы упростить себе задачу, скачайте акт отсутствия на рабочем месте, разработанный нашими экспертами.

Какие сведения важно внести в акт отсутствия на рабочем месте

Документ составляется в двух экземплярах, один направляется прогульщику, второй хранится у руководства. Соответственно оба экземпляра должны быть подписаны созданной комиссией и сотрудником.

В теле документа важно указать следующие сведения:

• название организации, в которой работает нарушитель;
• порядковый номер и число, когда нарушение было зафиксировано;
• сведения по прогульщику (ФИО, должность);
• кто входил в комиссию, которая оформляла нарушение (ФИО, должность);
• объяснение нарушителем причин невыхода на работу (если есть).

Пошаговая инструкция по составлению акта прогула

Перед составлением акта следует обязательно выяснить причину прогула. Для этого работником пишется письменное объяснение и предоставляются подтверждающие документы, если отсутствие на работе было по уважительной причине (больничный, другие справки).

Если нет возможности на месте взять объяснительную у прогульщика, работодателю следует отправить ему письмо с требованием объяснить причину прогула.

Запрос следует отправить по почте заказным письмом, а уведомление о вручении сохранить и зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Даже если работник находился на больничном, но не предупредил о болезни руководство, суд вынесет решение о признании увольнения законным. Суд руководствуется тем, что работодатель не должен отвечать за недобросовестный характер действий работника.

Составляем документ самостоятельно:

• вверху и посередине листа А4 — пишем «Акт об отсутствии на рабочем месте» или короче «Акт о прогуле»;
• слева листа указывается наименование организации, город, дата составления документа;
• справа напротив пишется порядковый внутренний номер акта;
• далее описывается состав комиссии (ФИО, должности);
• указывается ФИО и должность нарушителя, в отношении которого составлен документ;
• после фиксируется период отсутствия сотрудника на работе (дата, время);
• если серьезной причины нет, вносится запись — без уважительных причин. Если объяснения работника имеются, их необходимо отразить в акте;
• далее документ подтверждается подписями членов комиссии и самого нарушителя. Если прогульщик отказывается ставить свою подпись, делается отметка об отказе работника подписывать акт прогула, которую также удостоверяют подписями члены комиссии.

Если работник не согласен с документом о прогуле, он вправе написать возражения в объяснительной, которую необходимо направить руководству в двухдневный срок с момента нарушения.

Источник: https://www.business.ru/article/2093-akt-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste-obrazets

Акт о невыходе на работу. Бланк и образец заполнения

Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня.

От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника.

Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.

Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о невыходе на работу .docСкачать образец заполнения акта о невыходе на работу .doc

Кто составляет акт

Данный документ составляет либо начальник отдела, либо секретарь, либо специалист кадрового отдела, либо юрист предприятия. При его оформлении должна присутствовать специальная комиссия (в составе не менее двух человек), члены которой удостоверят своими подписями факт отсутствия сотрудника по месту исполнения служебных обязанностей.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30».

Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда.

Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Основные правила

Акт создаётся в двух экземплярах, каждый из которых является равноценным. Печатная форма или от руки — неважно. Главное — персональные подписи соответствующих лиц.

Данный акт не имеет унифицированного единого для всех образца, поэтому сотрудники организаций могут составлять его в свободной форме или же по специально разработанному и утвержденному внутри предприятия шаблону. Оформлять его можно на обычном листе А4 формата или фирменном бланке компании, как от руки, так и на компьютере. Чётко должен быть отмечен факт неявки сотрудника на рабочее место.

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.

• Заголовок пишут по центру верхней строки.
• Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).

Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.

• Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
• Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
• После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.

Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.

• Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.

После составления акта

В дальнейшем, если выяснится, что сотрудник не имел уважительных причин для невыхода на работу, данные факты признаются прогулом, что влечет за собой наказание через приказ о дисциплинарном взыскании, вплоть до увольнения.

Если же сотрудник, появившись на работе, предоставляет работодателю письменные доказательства об уважительных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте, то он освобождается от какой-либо ответственности и на законных основаниях приступает к исполнению служебных обязанностей.

Скопировать урл

Распечатать

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-o-nevyhode-na-rabotu/

Докладная записка о прогуле

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер.

Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции.

 В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

Скачать докладную записку о прогуле в формате Word

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Источник: https://online-buhuchet.ru/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-o-progule/

Написание докладной записки о прогуле сотрудника

Докладная записка – важный документ, на основании которого предъявляются взыскания к тому или иному сотруднику при присутствии фактов нарушения трудовой дисциплины. Как оформить эту бумагу, будет рассмотрено в подробностях ниже.

Что говорит закон?

Согласно статье №81 Трудового Кодекса РФ, в особенности 6-й части, однократное грубое нарушение работником своих обязанностей влечет за собой увольнение.

В качестве нарушения может подразумеваться прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте без предоставления работодателю уважительной причины.

В законе нет четкой формулировки последней.

При разных обстоятельствах под уважительной причиной может оказаться:

• болезнь сотрудника или членов его семьи (подтверждается больничным листом);
• обстоятельства, связанные с транспортом;
• особенности погоды (если речь идет об определенной специфике профессии);
• форс-мажор (к примеру, авария).

Второе обстоятельство – степень тяжести проступка, которая упоминается в части 5 статьи №192 Трудового Кодекса РФ.

Трудовой кодекс РФ

Если работник отсутствует до четырех часов – это не считается прогулом. Мера наказания, которую можно применить в этом случае – дисциплинарное взыскание (замечание или выговор).

Что это за документ?

Докладная (служебная) записка о прогуле – это информационный документ, который ставит в известность высшее начальство об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение всего дня или нескольких часов (больше 4-х).

Служит основанием для увольнения сотрудника или привлечения его к дисциплинарной ответственности.

В каких случаях требуется?

Докладную о прогуле пишут, если сотрудник без предупреждения об уважительной причине отсутствует на рабочем месте дольше 4 часов.

Особенно важно наличие этого документа при возникновении убытков предприятия, связанных с прогулом работника. Только на основании его можно составить акт о прогуле, увольнении или взыскании.

Иногда в качестве наказания может последовать неформальное предупреждение или выражение недовольства со стороны начальства. Актуально, если проступок совершен впервые.

Обязателен ли?

Все зависит от формы организации и ее внутренних распорядков. В ИП и мелких ООО такие документы проводить нецелесообразно, т.к. круг сотрудников очень узкий и директора сами контролируют и разбираются с рабочими.

В более крупных организациях этот документ является основанием для увольнения и наложения других штрафных санкций на сотрудника за его прогул.

Как составляется докладная записка о прогуле работника в 2019-2017 году?

При составлении служебной записки важно учитывать такие поля документа, как:

• полное наименование рабочего подразделения;
• наименование организации;
• ФИО лица, которому адресована жалоба;
• ФИО отправителя и его должность;
• название документа;
• дата составления;
• исходящий номер (необходимо зарегистрировать у секретаря);
• подпись и ФИО руководителя отделения.

Заголовок начинается со слов «О нарушении» или «Касательно». В тексте документа с начала вместе с фактами повествуется об отсутствии должностного лица на рабочем месте, а затем излагается просьба о применении мер по отношению к сотруднику.

Форма и структура документа

Докладная записка составляется в строгом деловом стиле.

Эту бумагу адресуют главному руководителю, что необходимо указать в ее правом верхнем углу. Также важно дать информацию о подразделении, в котором случилось правонарушение, и данные о лице, составляющим документ (там же в шапке). Нужна дата оформления и зарегистрированный номер – фиксируются в верхней части страницы.

В середине документа идет текст, повествующий о событии прогула. В конце указывается просьба о взыскании, увольнении или смягчении наказания (если проступок совершается впервые).

Правила составления

Перед тем, как составлять бумагу, важно потребовать от работника объяснение причины его нарушения и каких-либо подтверждающих документов.

Когда возникает вопрос как написать этот документ, важно помнить, что в теле письма необходимо присутствие следующих фактов:

• дата нарушения дисциплины;
• полные инициалы отсутствующего работника;
• время и часы отсутствия (с точностью до минуты);
• известные причины прогула;
• последствия, которые оказались результатом дисциплинарного нарушения;
• просьба о возможном наказании сотрудника.

Кем подписывается?

Докладная подписывается непосредственно начальником подразделения, в котором работает прогуливающий работник, и направляется в адрес головного начальства.

Где регистрируется?

Докладная записка передается между представителями одной компании. В некоторых случаях направляется в другой филиал (если высшее начальство находится там).

Регистрируется документ у секретаря генерального директора как внутренний.

В зависимости от правил конкретной организации, может регистрироваться также по месту составления.

Сроки оформления

Докладная записка оформляется сразу по факту неявки сотрудника.

В некоторых случаях целесообразно зафиксировать пропуск сначала в табеле и составлять докладную, когда пропущено несколько дней, указывая в бумаге с точностью все даты.

Когда речь идет об увольнении, прежде чем составлять акт о нарушении, сотруднику дается время на предоставление доказательств об уважительной причине после невыхода на работу.

Для этого необходимо подготовить документ в письменной форме и дать его под роспись прогулявшего. Или можно направить письмо на его адрес с требованием пояснить причину.

После получения уведомления работнику дается 2 дня на ответ.

Образец заполнения документа (пример):

В заключении следует отметить, что докладная – лишь информирующий документ, который предоставляется на рассмотрение начальства. После принятия конечного решения издается акт о нарушении, и уже на основе него применяются меры.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-o-progule-rabotnika/

Как написать докладную записку о прогуле работника?

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте является документом, который относится к разряду информационно-справочных. Данная бумага содержит в себе информацию о прогуле работника какого-то определенного периода рабочего времени, или целого дня.

Данная разновидность записки отличается от служебной существенным признаком — первая должна быть написана нижестоящим начальством вышестоящему.

Кроме докладной записки, руководящее лицо подразделения должно составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, и только после этого он может передавать документ дальше.

Опираясь на информацию в акте, работодатель может сделать отметку в табеле учета рабочего времени о прогуле сотрудника.

В свою очередь работник, на чьи данные была создана докладная записка, в обязательном порядке должен составить объяснительную записку, в которой указана причина нарушения режима трудового дня. Ее также необходимо предоставить начальству.

Образец докладной записки о прогуле можно скачать внизу статьи.

Еще образцы докладных записок:

• об оскорблении на рабочем месте — образец;
• о нарушении дисциплины.

Как написать правильно?

Правильно оформленная докладная записка о прогуле работника должна содержать следующую информацию:

• контактные данные руководящего лица, которому пишется документ;
• сведения об авторе докладной записки;
• название отдела, в котором числится сотрудник, нарушивший дисциплину;
• дата составления бумаги;
• наименование документа;
• текст обращения;
• причина отсутствия работника на рабочем месте. Если она не определена, это также следует отметить до выяснения обстоятельств – без уважительной причины (отсутствие на рабочем месте более 3 часов признается прогулом);
• особенности произошедшего, если таковые присутствуют;
• подпись лица, которым была написана докладная записка.

После получения докладной записки о прогуле, на основе ее сведений начальство выносит свой вердикт – осуществлять привлечение сотрудника к дисциплинарному взысканию, или нет. Если глава организации решает что необходимо принять какие-либо действия по отношению к сотруднику, то это фиксируется в приказе — скачать образец приказа об увольнении за прогулы.

Следует отметить, что причина отсутствия сотрудника на рабочем в месте в течение трудового дня может быть уважительной. В таком случае, для уменьшения риска привлечения к ответственности, работник должен подробно описать всю ситуацию в объяснительной записке о прогуле.

Важно отметить, что прогулом можно считать период отсутствия, который превышает 3 часа. Если сотрудника не было на месте менее этого времени, то это считается отлучкой. В последнем случае от работника следует требовать устных либо письменных объяснений. Наказание за прогул значительно строже, чем за отлучку.

Правильное оформление

Докладная записка об отсутствии на рабочем месте образец — скачать.

Источник: https://rabotnika.ru/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-o-progule/

Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?

• Что считается прогулом
• Важные условия для признания прогула
• Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах
• Как доказать прогул работника
• Документальное оформление прогула работника
• Итоги

Что считается прогулом

Согласно ТК РФ прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте согласно рабочему графику без уважительных причин. Он признается грубым нарушением работником трудовой дисциплины и условий трудового договора с работодателем, а также несоблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с порядком составления правил трудового распорядка и скачать образец заполнения данного документа. Читайте статью «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2020».

А что же понимают под прогулом современные работодатели? Конечно, неявка работников на работу вовремя может доставить руководству компании немало хлопот. И работодатели часто припугивают персонал увольнением за опоздание на работу, задержку после обеденного перерыва, ранний уход с работы и т. д. Но перечисленные ситуации, как правило, не являются прогулами.

С другой стороны, в ТК РФ нет четкого перечня уважительных причин. Наши законодатели оставляют данный вопрос на усмотрение руководства предприятия. Видимо, руководитель должен самостоятельно оценить степень уважительности причины отсутствия на рабочем месте.

Каждое подобное отсутствие должно быть подтверждено больничным листом, справкой из медицинского учреждения, ГИБДД, управляющей жилищной компании и т. д.

ВАЖНО! Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.

Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.

Важные условия для признания прогула

В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе.

Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом.

Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.

В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:

• При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).

Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.

• При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.

При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.

• При отсутствии на работе по неуважительным причинам.

Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.

• При доказанности факта прогула.

Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.

Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах

В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.

Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2020 году».

Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.

Вам также могут быть полезны статьи:

Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.

Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.

Как доказать прогул работника

Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте.

В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам.

К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.

Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.

После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).

На нашем сайте вы можете узнать порядок заполнения табелей учета рабочего времени, а также скачать их бланки. См. статьи:

Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.

Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.

Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.

Документальное оформление прогула работника

Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?

Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
• Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.

Скачать образец приказа по форме Т-6 вы можете на нашем сайте «Унифицированная форма приказа Т-6 – скачать бланк и образец».

В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:

• факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
• документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
• вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.

На нашем сайте вы можете скачать пример бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».

Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.

Итоги

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов в соответствии с рабочим графиком. Это грубое нарушение работником трудовой дисциплины, условий трудового договора с работодателем и правил внутреннего трудового распорядка. Для признания прогула необходимо соблюдение ряда условий:

• отсутствие работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены;
• отсутствие сотрудника на его рабочем месте более 4 часов;
• отсутствие на работе по неуважительным причинам;
• доказанность факта прогула.

В случае прогула работодатель должен потребовать с работника письменное объяснение его отсутствия на рабочем месте. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• увольнения, которое оформляется приказом о расторжении трудового договора с работником;
• дисциплинарного взыскания, которое также оформляется соответствующим приказом.

Каждый неправильно оформленный документ может повлиять на исход судебного процесса не в пользу работодателя, если сотрудник обратится в суд из-за незаконного увольнения. Так что все документы должны быть составлены надлежащим образом в нужное время и при необходимости подписаны свидетелями данной ситуации.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/otvetstvennost_i_vzyskaniya/kak_pravilno_oformit_progul_rabotniku_po_tk_rf/