Журнал учета выдачи трудовых книжек: образец и правила заполнения

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон

Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал «Справочник кадровика»:

Вид основного раздела журнала:

Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62

Выдача документов, связанных с работой, и их копий (в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/7189/

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

• Трудовые книжки (ТК) являются документом строгой отчетности, поэтому российским законодательством предусмотрена необходимость жестко контролировать их наличие и оборот.
• Для этого все организации обязаны вести журнал, где фиксируются прием и выдача трудовых книжек – так называемую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• Дело здесь даже не столько в проверках и штрафах, сколько в потенциальной опасности судебных споров с работником, за сохранность чьей трудовой книжки отвечает работодатель.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Отношения работодателя и работника зачастую далеки от идеала, и увольняющийся может воспользоваться отсутствием журнала выдачи ТК или небрежным его ведением для того, чтобы насолить бывшему работодателю или получить дополнительные деньги, ведь если факт возвращения трудовой книжки не подтвержден в книге учета подписью работника, то можно оспорить срок увольнения и размер расчетных выплат.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года.

Ответственные за ведение

Ответственными за контроль наличия и оборота ТК, как правило, назначаются кадровики.

В малом бизнесе, не всегда имеющем отдельные кадровые службы, эту обязанность могут возложить на бухгалтера, секретаря, офис-менеджера или другого специалиста.

Назначение ответственного лица оформляется приказом, где указываются обязанности по ведению учета ТК, должность исполняющего и должность того, кто заменит его в случае отсутствия. Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом.

Скачать журнал оборота трудовых книжек.

Если книга раньше не велась

Бывает так, что вновь пришедший на работу грамотный специалист обнаруживает, что его предшественники не потрудились завести книгу учета движения ТК. Подобная ситуация требует составления докладной записки и, если восстановление всех записей и подписей работников не составляет труда, незамедлительно устранить недоработку.

Иногда внести отсутствующие данные по кому-либо из бывших работников невозможно. Это также стоит отразить в докладной записке и составить акт с перечислением, какие именно данные утрачены и почему нет возможности их восстановить.

При проверке эти документы могут помочь работодателю избежать привлечения к ответственности за нарушение законодательства.

1. Книга учета движения ТК должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.
2. В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.
3. Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

• поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;
• страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;
• бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.Многими кадровиками оспаривается необходимость сургучной печати, но пока этот пункт в Правилах ведения ТК остается без изменений, лучше придерживаться этих требований и приобрести сургуч и пломбу в канцелярских магазинах или почтовых отделениях;
• на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.

Исправление записей

Записи в книгу вносятся от руки, поэтому нередки ошибки. Зачеркивать неверную запись и вносить рядом правильную информацию с пометкой «Исправленному верить», датой исправления и подписью исправившего представляется довольно сложным из-за ограниченного места.

Наиболее приемлемым способом считается внесение в пункт с ошибочными данными пометки о том, что запись недействительна, и создание правильной записи.

Книга учета содержит сведения о принятых или вновь заведенных ТК, а также вкладышах к ним. Если на хранение сдается не только ТК, но и вкладыш, в записи фиксируется только сама книжка.

Эти сведения детализируются в тринадцати графах:

• 1 – номер записи о ТК и выданных организацией вкладышах;
• 2, 3, 4 – дата предоставления трудовой книжки (как правило, это день приема на работу) или заведения новой ТК или вкладыша: число, месяц и год;
• 5 – ФИО (без сокращений) работника, на которого оформлена трудовая книжка;
• 6 – серия и номер ТК или вновь заведенного вкладыша. Эти данные могут отличаться в зависимости от возраста работника.Так, образцы 1938 года выпускались без серии и номера, поэтому при регистрации таких экземпляров в графе № 6 рекомендуется оставить прочерк – он укажет, что данные не пропущены, а отсутствуют.Образцы 1974 года имеют серию из букв АТ и двух римских цифр. С 2003 года серия трудовых книжек обозначается буквами ТК, а серия вкладышей – буквами ВК.
• 7 – должность сотрудника по штатному расписанию;
• 8 – название организации и структурного подразделения;
• 9 – дата и номер документа, которым сотрудник принимается на работу (приказ, распоряжение и т.п.). Если регистрируется новый вкладыш, выдаваемый организацией, то здесь ставится прочерк.
• 10 – подпись специалиста, ведущего ТК и контролирующего их оборот;
• 11 – если оплачивается новый экземпляр ТК или вкладыша, указывается сумма в руб., иначе – прочерк;
• 12 – дата увольнения работника (это день возврата ТК);
• 13 – роспись увольняющегося, подтверждающая, что ТК он получил обратно.

Образец заполнения книги учета трудовых.

В отдельной статье вы узнаете о правилах хранения и заполнения журнала учета трудовых книжек.

Запись при отказе забрать ТК

Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

Если работник в день увольнения не может (или отказывается) получить свою ТК, ему отправляют заказное письмо с предложением забрать ее или согласиться на ее получение почтовым отправлением. Выходные данные письма при этом записываются в графу 12, а дата, когда ТК была отправлена по почте – в графу 13.

Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность, заверенная у нотариуса.

Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

Регистрация временной выдачи

• Однако иногда ее оригинал требуется для выписки нотариально заверенной копии, необходимой при получении профессиональных сертификатов бухгалтерами, юристами, аудиторами, или в Пенсионный фонд для оформления пенсии.
• С 1 января 2015 года работник может подать, а работодатель должен удовлетворить письменный запрос на временную выдачу ТК.
• При этом рекомендуются три варианта оформления записей в журнале выдачи:

• в графе 12 отметить временную выдачу, а после возвращения ТК сделать новую запись;
• приказом ввести неунифицированную форму книги учета и дополнить типовой бланк книги;
• оформить отдельную книгу учета, где отмечались бы цель и даты временной выдачи и возвращения ТК.

Сроки хранения и административная ответственность

Книгу учета движения ТК и вкладышей к ним необходимо хранить 50 лет.

КоАП РФ в ст. 5.27 указывает, что отсутствие книги учета или её небрежное ведение влечет за собой административную ответственность.

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —

1. влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
2. 2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), —
3. влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.
4. 3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, —
5. влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
6. 4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
7. влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.
8. 5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —
9. влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Штраф для должностных лиц определен в размере 1-5 тысяч рублей, а для организации – в размере 30-50 тысяч рублей.

Если руководитель или должностное лицо уже совершали административные правонарушения, предусмотренные ч. 1 ст. 5.27 КоАП, их могут дисквалифицировать на срок 1-3 года.

Возможно, в скором будущем трудовые книжки будут отменены – ходит много разговоров о том, что это устаревшая форма фиксирования информации о трудовой деятельности. При этом исчезнет и книга учета движения ТК.

• Пока этого не произошло, работодателю лучше не пренебрегать изложенными выше правилами − тогда он будет застрахован от многих денежных и моральных потерь.
• Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
• +7 (499) 938-47-92 (Москва) 

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://101million.com/dokumenty/zhurnaly/vydachi-trudovyh.html

Образец журнала учета трудовых книжек

По-прежнему, несмотря на споры о бесполезности подобного ведения, в отделе кадров предприятий находятся документы на каждого сотрудника, в которых тщательно осуществляется учет должностных перемещений, записывается увольнение на основании статьи ТК, указывается на отдельной странице всевозможные внутренние поощрения. Это трудовая книжка и бланк строгой отчетности, записи в ней подтверждаются номерами приказов, а заверяются печатью.

Для устройства на работу потенциальный претендент на должность приходит на предприятие на собеседование с работодателем. Он предоставляет, кроме прочей документации, трудовую книжку, по которой происходит ознакомление с будущим работником, там сообщается опыт работы по специальности.

Если все критерии убедили руководителя в профессионализме гражданина, он будет включен в штат, а личностный документ — передан на хранение в отдел кадров.

Кроме бережного отношения к бланкам их регистрируют в отдельной книге, предназначенной только для учета движений трудовых и вкладышей. Подобная регистрация необходима в компаниях любого статуса. Заполняют журнал по определенным законодательством правилам, исключающим произвольную форму.

В производственном выпуске книга состоит из множества страниц, каждая разделена на графы, а формат прошел через утверждение Минтрудом РФ. Для бланка строгой отчетности выделяют место в бухгалтерском сейфе, так как это работа материально ответственных финансистов, на которых возложена обязанность проведения данной процедуры.

Руководитель назначает любого сотрудника из штата бухгалтерии, в должностной инструкции прописывают данную обязанность. Хотя на небольших по численности предприятиях начальством может быть назначено любое должностное лицо в приказном порядке для ведения журнала, будь то ответственный за кадровую службу, секретарь или экономист.

Какие требования по хранению

Бумаги, принадлежащие к строгому учету, хранят в специальном сейфе, защищенном от порчи, потерь и хищений, с ограниченной доступностью, изъять может фискальный орган, руководитель, ответственный за оформление.

По закону на предприятиях должен быть организован порядок:

• трудовая передаётся только сотруднику с полномочиями делать записи в ней;
• кадровик подает заявку на получение книжек;
• документацию инвентаризируют ежемесячно.

• На практике в отделе кадров установлен сейф, там хранит начальник этой службы трудовые, делает записи об их передвижении в учетной книге.
• Любые действия сотрудников, правильные и ошибочные, накладывают ответственность на руководителя компании или ИП.
• Кадровик обязан отчитываться перед директором фирмы или ответственным бухгалтером о:

• наличии оформленных книжек, их поступлении и убытии;
• количестве новых неиспользованных бланков;
• суммах, потраченных на образцы;
• авансовых отчетах с приложенными кассовыми чеками, подтверждающими затраты;
• правильной регистрации каждой книжки, грамотном ведении журнала.

Главами предприятий самостоятельно ведётся расчет эффективного кадрового распределения, занятость сотрудников. У законодателей есть ограничения по ведению журналов для бумаг строгой отчетности, в каждой организации вводятся свои дополнительные условия, которым ответственные сотрудники следуют.

Читайте так же:   Какие существуют виды трудового стажа

• поступление нового бланка фиксируется накладной, товарным чеком, любым расходным документом;
• выбытие из баланса предприятия трудовой подтверждается заявлением об увольнении работника, актом на порчу документа;
• оформленные бумаги другими организациями поступают на основании приказов об утверждении сотрудника на должности и передачи на хранение в отдел кадров или подразделение, ответственное за подобные действия.

Журнал оформляют с указанием:

• номеров и серий трудовых;
• даты поступления документа и выбытия из учетной книги;
• имен лиц, которым выписан новый документ, или владельцев уже заполненных бланков.

Утверждены нововведения для предприятий, обязывающих ведение журналов на двух носителях электронном и бумажном.

Четко обозначено предназначение каждой графы на страницах книги:

• в 1 ставят номера сданных сотрудниками трудовых;
• с 2 по 4 записывают даты поступления на работу гражданина и принятия на оформление трудовой;
• 5 нужна для заполнения ФИО работника;
• в 6 строчке фиксируют серию, номер документа;
• 7 ячейка предназначена для специальности и профессии служащего;
• в 8 отделении указывают наименование учреждения, там выполняют оформление;
• 9 требуется для записей приказов, они являются основанием для выполнения обязанностей сотрудником на рабочем месте;
• в 10 разделе ставит подпись кадровик, который принял на хранение документ;
• 11 служит для денежных поступлений относительно новых трудовых книжек или вкладышей, если этого не было ставят прочерк;
• 12 и 13 графы предназначены для уволенных из компании рабочих (в одной пишут дату выдачи документа, в другой сотрудник ставит подпись о его получении).

Когда уволенный не приходит за получением трудовой книжки, его уведомляют о подобной необходимости, последние разделы в регистрационном журнале используют, чтобы зафиксировать существование подобных сообщений.

Опломбирование, шнуровка, порядок исправлений

Журнал предполагает ведение записей, которые не могут быть уничтожены, листы вырваны. Для этого их опечатывают сургучным веществом. Регистрационный журнал используется долго, поэтому нужно предусмотреть заранее его устойчивость к порче. Обложку производят твердую и плотную, каждая страница подвергается прошивкой нитками.

Их нумеруют, проводят шнуровку, концы ниток крепят внутри обложки, на которые приклеивают лист бумаги. Требуется правильно оформить лицевую часть журнала, для этого приклеивают этикетку, пишут наименование компании и предназначение данной книги.

На видном месте указывают начало оформления, после заключительного учета ставят дату закрытия с подписью ответственного за учет сотрудника. Запись в журнале выполняют ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.

Следует предусмотреть правильность внесения записей. Не допускается просто без пояснений зачеркивать или исправлять ошибки, затемнять неправильную информацию жидкостью для корректировки.

Нужно сделать дополнительную графу, которая будет предназначена для сведений о непредвиденных ситуациях. Неточности, ошибочные данные перечеркивают с объяснением и подписью ответственного лица, этим удостоверяют, что исправлениям нужно верить.

Книгу по учету передвижения трудовых должен утвердить глава фирмы с простановкой постраничного количества и датой её открытия. Данные содержатся на отдельном листе, крепко зафиксированном клеем к внутренней обложке.

Подобные учетные журналы заполняются до полного окончания, которое утверждают датой завершения, после чего документ передаётся в архивное помещение на хранение в течение 75 лет.

Из всего следует:

• бланки готовят типографским способом, их закупают или заказывают;
• самодельный экземпляр, распечатанный на принтере, оформляется твердым переплетом для большей устойчивости от порчи;
• необходимо соответствие по внешнему виду с форматом А4 и титульным листом, на котором располагается наименование предприятия;
• каждый лист представляет определенную правилами форму с разлиновкой на 14 основных пунктов, с нумерацией страниц и порядковыми номерами учтенных предметов;
• все страницы книги прошивают, концы нитей связывают в узел, проводят пломбирование специальным веществом с простановкой печати;
• приклеивают специальный лист для указания на нем количества страниц в цифровом и прописном виде, датой открытия книги с полным именем директора компании, заверяет документ ответственный представитель за его ведение.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ на вопрос — на видео.



Ответственность за невыполнение требований

Если имеются бланки строгой отчетности, значит, закон разработал последствия за неисполнение положений. Возможно, руководитель организации посчитал, что необязательно вести учет трудовых книжек, их выдачу или списание.

Читайте так же:   Как зарегистрироваться в ЕИС по 44-ФЗ

1. Первая проверка со стороны контролирующего органа обнаружит несоответствие с нормами ведения подобной документации, накажет штрафными санкциями, повторная —  ужесточит предписания.
2. Отсутствие журнала, учитывающего документацию с записями занятости человека на производстве, приравнено к проступкам по отношению к трудовому законодательству.
3. Важность учетной книги, предоставляющей полный перечень трудящихся, прошедших через компанию за все время её существования, заключена в системной регистрации строгих отчетных бланков.
4. Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение.
5. С первого дня исполнения обязанностей он становится ответственным за все действия, описанные в должностной инструкции, так как с этого времени происходит начисление заработной платы за исполнение всех трудовых процессов.

Вначале нужно составить сообщение руководству в виде докладной записки с описанием конкретной ситуации. Только подробным изложением сути с последующим восстановлением информации, обозначением всех обнаруженных фактов можно избежать в дальнейшем штрафных санкций, потому что незнание закона со стороны виновников не приведёт к избавлению от наказаний за его нарушение.

Выдача на руки

Кадровики уступают просьбам трудящихся, если им нужна трудовая книжка по различным причинам. Для этого требуется обратиться в отдел с заявлением, обозначить в ходатайстве подробности. В свою очередь, сотрудник зафиксирует временную выдачу документа в 12 пункте, возвращение его тоже будет отмечено новой записью о продолжающемся хранении трудовой.

Иногда работнику необходима выписка из учетного журнала. По статье 62 Трудового кодекса РФ он имеет право, на основании письменного заявления, получать документацию, информирующую о собственных обязанностях на производстве.

Регистрационные действия по трудовым книжкам служат документооборотом внутри организации. Если работодатель посчитает нужным, он выдаст необходимую справку. Обычно её запрашивают судебные инстанции.

Учет и ведение книг не требуют особых знаний от служащих, на которых возложен подробный труд. Достаточно скрупулёзно соблюдать несложные правила делопроизводства по регистрации документов в журнале.

Дополнительная информация представлена на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.html

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

• Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.
• Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.
• Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.
• Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

• для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
• доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

• выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
• основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
• выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

• сколько книжек находится у него;
• какие суммы получены за трудовые книжки;
• следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.

!  Могут ли уволить с работы беременную женщину

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

• подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
• подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

• номер и серию документа;
• по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
• по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Скачать образец журнала учета трудовых книжек

Требования к оформлению

Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

1. Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.
2. Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

Как прошить журнал учета трудовых книжек

• Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.
• Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.
• Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?
  
  На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

• в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
• далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Образец правильного заполнения трудовой книжки можно посмотреть на нашем сайте.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки в статье. Также приведены правила заполнения трудовых книжек.

Узнать, как пишется докладная записка, можно здесь .

Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

• для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
• организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

• должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
• частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
• организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.html

Журнал учета трудовых книжек образец

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

• Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.
• Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.
• В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.
• 2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.
• 5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

1. 7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.
2. 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.
3. 9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.
4. 10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.
5. 11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.
6. 12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.
7. Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Книга учета трудовых книжек

Приём на работу всегда предполагает список необходимых документов для оформления. В этом списке основную роль занимает трудовая книжка. Она переходит от работника и оформляется по всем правилам в журнале учета движения трудовых книжек.

Скачать образец книги учета трудовых книжек можно в статье ниже, журнал является обязательным для фиксации сведений о получаемых трудовых книжках персонала.

Этот документ находится на предприятии продолжительный период времени — 75 лет. Поэтому правильное его оформление очень важно. При приобретении книги учета трудовых книжек следует учитывать, что плотный переплет прослужит дольше.

Ответственность за скрупулезное ведение книги учета ложится на руководителя, если он предварительно не издал приказ о переложении ответственности на другого.

Журнал учета содержит данные о трудовых книжках, дубликатах, вкладышах людей, трудящихся на предприятии. Как уже имеющихся у работника, так и оформленных на месте.

Книга позволяет обобщить сведения, собрать их в одном месте, отслеживать процесс движения трудовых книжек.

Другие образцы регистрационных журналов и книг учета:

• инструктажа на рабочем месте — образец;
• трудовых договоров — образец;
• приказов по личному составу — образец.

Основные требования к заполнению книги учета трудовых книжек

К оформлению книги учета предъявляются такие требования:

1. Журнал прошивается и нумеруется. Обязательно ставится опечатка. Без нее такой журнал считается недействительным по закону.
2. В конце ответственный за ведение документа ставит дату и личную подпись, таким образом подтверждая правильность внесенных в неё данных.
3. На титульном листе пишется название учреждения, дата начала и окончания действия журнала.

Данные трудовой книжки поступившего на службу сотрудника вносятся следующим образом:

• присваивается порядковый номер документа;
• дата начала трудовой деятельности (стоит уточнить: она должна совпадать с датой, записанной в трудовой книжке);
• фамилия, имя, отчество вновь прибывшего сотрудника;
• серия и номер трудовой книжки (так же как и вкладыша);
• профессия, должность работника;
• структурное подразделение;
• основание приёма на работу (чаще всего приказ);
• подпись лица, который является ответственным за ведение учетной книги (чаще это кадровый работник, но на небольшом по численности предприятии бухгалтер или руководитель);
• сумма денежных средств, принятых за чистые трудовые книжки и вкладыши;
• дата и подпись сотрудника при расторжении договора, когда ему возвращается трудовая книжка (их он должен поставить собственноручно).

Считается нарушением электронное оформление книги учета трудовых книжек. Заполнять ее нужно только от руки.

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

• В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
• Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
• В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

[1]

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

Источник: https://artansk.ru/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-obrazets/

Книга учета трудовых книжек образец, как заполняется в 2019 году?

Каждый работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек — это сводный регистрационный журнал, в котором отмечаются сведения о движении личной документации сотрудников: их поступление, выдача.

В данной статье предлагаем скачать образец данного бланка для заполнения.

Существует типовой бланк, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, именно его рекомендуется применять для оформления.

Скачать типовой бланк книги 2019 — word.

Назначение документа

Трудовые книжки имеются на каждом предприятии — это личные документы трудящихся, где приводятся сведения о рабочей деятельности владельцев: где работали, когда, кем.

Это важный для работника документ, при приеме на работу он передается для хранения работодателю. Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность документации. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Порядок ведения и заполнения

Ведением данной книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним приказом компании. В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе.

По мере поступления от сотрудников трудовых документов, сведения о них регистрируются в журнале.

Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

• порядковый номер;
• число, месяц и год принятия владельца книжки на работу;
• ФИО лица, которому принадлежит документ;
• Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
• Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
• Наименование подразделения;
• Реквизиты распоряжения, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
• Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
• Дата выдачи  — заполняется при выдаче на руки оригинала, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
• Подпись работника в получении личного документа — ставится в момент получения.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника.

Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки. Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.

Скачать образец оформления

Образец книги учета трудовых книжек 2019 — скачать.

Источник: https://9trud.ru/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/