Должностная инструкция офис-менеджера — его основные положения, обязанности и ответственность

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий).

Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

  Работа воспитателем по совместительству

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Содержание статьи

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

  • Что входит в обязанности офис-менеджера
  • Что такое менеджер
  • Какие обязанности у менеджера по персоналу

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза. Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

— Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта. — Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.— Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.

— Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ. — Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.

— Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.— Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.— Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.

— Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.— Контроль работы по ведению документооборота офиса. — Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.— Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.

— Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.

— Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

Необходимые навыки

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

Источник: https://nasledstvo2.ru/chto-vhodit-v-objazannosti-ofis-menedzhera.html

Обязанности и требования по должностной инструкции офис-менеджера

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной.

Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции.

Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу.

Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство.

Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты.

Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьОбщие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.
Читайте также:  Фонд оплаты труда: при определении его размера учитываются размер дохода работников на предприятии или в организации, штатное расписание, темпы роста

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьКонтроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьПунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера.

Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация.

Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Должностная инструкция офис-менеджера

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

Читайте так же:   Должностные обязанности автомаляра

  1. Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьЭтот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой.

Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста.

Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/ofis-menedzher.html

Должностная инструкция офис-менеджера

Что входит в должностные обязанности офис-менеджера и кому подойдёт эта профессия? На порталах для поиска работы вакансии такого специалиста представлены очень широко, что характеризует должность как современную и востребованную. Рассказываем, чем занимаются офис-менеджеры, какие требования предъявляются у ним и что должно быть записано в их должностной инструкции.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями.

Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников.

Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте.

Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьОфис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

  • работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
  • работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
  • приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
  • встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
  • подготовка отчётов, прайс-листов;
  • контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
  • закупка канцтоваров;
  • заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Читайте также:  Характеристика с места работы бухгалтера: образец документа, что следует указать главному в отделении и описание для студента о прохождении учебной практики

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

  • умение работать с документами и организовывать документооборот;
  • владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
  • умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьОфис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно.

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость.

Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

  • доброжелательность и опрятный внешний вид;
  • коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
  • грамотная письменная и устная речь;
  • внимательность, усидчивость;
  • сообразительность;
  • расторопность, многозадачность;
  • неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела.

Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель.

Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьВсе функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня.

Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания.

При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Заключение

Главная обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники.

Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы.

Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera.html

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности офис-менеджера компании


Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьЛюбая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьусидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений
Читайте также:  Юридический адрес для регистрации ооо: куда прописать фирму?

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственностьПраво первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

Должностная инструкция офис менеджера по продажам — общие положения

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Данная профессия в большинстве связана с торговлей. Однако обязанности офис менеджера по продажам гораздо шире, чем просто реализация товаров. На деле, в список обязанностей сотрудника входит множество бумажной работы: отчеты, счета, работа с документами, анализ прошлых периодов реализации и их результатов.

Относится такая профессия к категории специалистов. Соответственно, для работы необходимо иметь высшее образование или неполное высшее. Так же необходим рабочий стаж в отрасли реализации не менее года. Все рабочие действия работника отдела сбыта должны соответствовать нормам законодательства и требований должностной инструкции.

В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, на его должность временно назначается уполномоченное лицо. Такое назначение производится по средствам издания соответствующего приказа.

Скачать образец должностной инструкции

Офис менеджер по продажам — должностные обязанности

Основной обязанностью сотрудника является, непосредственно, реализация товара.

Офис менеджер по продажам занимается поиском потенциальных клиентов, ведет с ними переговорный процесс, оговаривая все моменты реализации, включая цены и условия поставки.

После удачных переговоров, работник отслеживает все этапы сбыта товара: доставка и отгрузка продукции покупателю, а так же своевременную оплату товара клиента.

К должностным обязанностям работника отдела реализации входят:

  • Поиск новых клиентов;
  • Мониторинг потребностей потенциальных покупателей;
  • Ведение отчетности по сбыту;
  • Прием и обработка заказов от клиентов;
  • Информирование клиентов о предстоящих изменениях в ассортименте или ценовой политике товара;
  • Взаимодействие с другими отделами предприятия с целью достижения целей организации;
  • Участвовать в рабочих совещаниях.

Офис менеджер по продажам так же должен уметь заинтересовать клиента в сотрудничестве, и обеспечить максимально длительное сотрудничество со всей клиентской базой

Чем руководствуется в своей деятельности офис менеджер по продажам?

В своей трудовой деятельности работник отдела сбыта обязан придерживаться законодательных актов Российской Федерации, устава компании. Сотрудник обязан соблюдать в период своей трудовой деятельности:

  • Правила внутреннего распорядка;
  • Политику конфиденциальности;
  • Приказы и нормативную документацию организации;
  • Правила своей должностной инструкции.

Соблюдение вышеуказанных пунктов гарантирует успешную трудовую деятельность офис менеджера.

Основные функции офис менеджера по продажам

Основной целью работы офис менеджера является максимальное количество реализованной продукции. Хороший сотрудник должен уметь организовывать деловые встречи, а так же грамотно вести переговорный процесс. Работник должен ежемесячно составлять план реализации товара на последующий месяц и строго придерживаться этого документа. К основным функциональным обязанностям работника относятся:

  • Работа с клиентами (организация переговоров, деловых встреч, подписание контрактов на поставку товара);
  • Подержание рабочих отношений с клиентами по средствам встреч, телефонных переговоров, общение через интернет;
  • Привлечение новых клиентов, с целью увеличения объемов продаж;
  • Проводит регулярный анализ рынка.

Так же работник ведет документальные отчеты по реализованной продукции, следит за клиентской базой, регулярно обновляя информацию в ней.

Должностная инструкция офис-менеджера - его основные положения, обязанности и ответственность

Права офис менеджера по продажам

Работник отдела реализации имеет права получать всю необходимую информацию в полном объеме, которая необходима для достижения целей компании (в том числе и конфиденциальная информация). Все решения, в пределах своей компетенции, работник принимает самостоятельно.

Как и весь персонал, офис менеджер по продажам имеет право на достойные условия труда для выполнения должностных обязательств и поддержания сохранности всей документации. Такие требования можно предъявлять руководству компании.

Так же работник может предоставлять начальству организации собственные планы оптимизации рабочего процесса, связанные с поиском клиентов и увеличением объемов сбыта.

За что может понести ответственность офис менеджер по продажам?

Ответственность, возлагаемая на сотрудника по реализации товара, регламентируется правилами должностных инструкций:

  • Халатное отношение к трудовой деятельности;
  • Несвоевременное выполнение рабочих обязательств;
  • Полное неисполнение возложенных обязанностей;
  • Нарушение внутреннего регламента;
  • Нарушение политики конфиденциальности;
  • Нарушение правил безопасности, пожарной дисциплины.

Профессиональные обязанности офис менеджера по продажам не сходятся только на одной реализации товара. Это сложная многоуровневая работа. Знания сотрудника так же должны соответствовать всем необходимым требованиям (знания основ налогообложения, маркетинга, рыночной экономики, юридические аспекты профессии и т.п.).

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5

Источник: https://legionfg.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-po-prodazham-obshhie-polozheniya/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector