Как написать сопроводительное письмо: составление, образец, оформление, правильное и грамотное написание

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Поделиться ссылкой:

(3

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Образец сопроводительных писем

25 ноя 2013

Сопроводительное письмо к резюме — это ваша мини реклама, шанс выделиться среди других претендентов и чтобы вас взяли на работу. И, не смотря на это, многие соискатели, до сих пор, считают сопроводительное письмо ненужным и вспомогательным, отправляя в компанию сухое резюме.

Однако, для работодателя, которому в день приходят сотни откликов, сопроводительное письмо является серьезной экономией времени. И, как правило, сопроводительные письма читают первыми, и на основе содержания HR- специалист решает, читать ваше резюме или нет.

При этом есть компании, где без сопроводительного письма кандидаты не рассматриваются. Данные условия, как правило, прописываются в вакансии. В этой статье мы расскажем, как составить сопроводительное письмо. И какова роль данного письма при приеме на работу.

Также мы представляем различные образцы бланков, которые можно скачать на нашем сайте.

Одним из исторических примеров написания сопроводительного письма можно назвать послание Леонардо да Винчи миланскому герцогу Людовико Моро. В письме Леонардо предлагал свои разработки в области военного дела, которые считал лучше, чем имевшиеся тогда на вооружении. Письмо имело успех, и великий Леонардо вскоре перебрался в Милан из Венеции.

Что же нужно написать в сопроводительном письме работодателю?

Ваше письмо должно быть кратким, грамотно составленным и содержательным. Недостаточно просто написать « я хочу у вас работать» или «очень хочу работать в вашей компании».

Вам необходимо дать пояснения, почему именно в этой компании вы хотели бы работать и почему именно вы подходите на данную вакансию. Перед тем как отправить отклик на вакансию, зайдите на сайт компании. Познакомьтесь с культурой компании.

Оцените, какой вклад вы могли бы внести, работая там. И тогда вы поймете, как правильно написать работодателю.

Также в письме допускается:

• Похвалить компанию за успехи в развитие (если такие есть);
• Отдельно отметить заинтересованность именно в этой вакансии;

Как правильно написать сопроводительное письмо. Основные моменты

Обратите внимание, на то, что нет необходимости дублировать ваше резюме. Сопроводительное письмо — это возможность написать то, чего нет в резюме. Письмо должно быть коротким, не более двух абзацев. Написано без грамматических и орфографических ошибок.

В тексте сопроводительного письма должны быть факты, которые имеют непосредственное отношение к вакансии и компании, в которой вы хотите работать.

При этом лучше, для каждого работодателя составляется отдельный текст письма. Шаблонные сопроводительные письма, как правило, не интересные и скучные. Однако можно подготовить типовой текст, где будет прописана шапка письма и ваша подпись.

Как НЕ стоит писать отклик на вакансию

• Не стоит расписывать свою биографию
• Не пишите общими словами
• Не пишите банальности
• Не стоит хвастаться или давить на жалость
• Не пишите об опыте работы, который ни как не может быть полезен для данной вакансии.

Правила написания сопроводительного письма

• Вступление;
• Основная часть;
• Заключение.

Понимая, то, как правильно писать красивое сопроводительное письмо, вы становитесь на шаг ближе к работе вашей мечты.

Как начать сопроводительное письмо

Лучше придерживать норм деловой переписки, как и в любом другом рабочем общении. Обратите внимание, присутствует ли в описании вакансии контактное лицо менеджера по персоналу. Тогда обращаться и адресовать письмо лучше сразу менеджеру. Например, «Добрый день, Ольга». Если имя не указано, то можно использовать следующие варианты: «Добрый день», «Здравствуйте».

• Здравствуйте!
• Добрый день!
• Уважаемые господа!
• Добрый день, …(имя/г-н или г-жа …/ ФИО)
• Уважаемый/ая …(имя/г-н или г-жа …/ ФИО)

Что можно написать в сопроводительном письме, образец

Здравствуйте, Ирина!

Меня зовут Сергей Смирнов. На сайте вашей компании lo.ru меня заинтересовала вакансия «Региональный менеджер». В сфере FMCG я работаю более 7 лет. Обладаю опытом сотрудничества с такими компаниях как Polive, Johnson и Nosle, где я достиг значительных результатов, о которых с удовольствием расскажу на интервью.

На данный момент нахожусь в поиске работы в связи с переездом. Прошу принять мое резюме (файл pdf во вложении письма) к рассмотрению. Связаться со мной Вы можете по телефону XX-XXX-XXX-XXXX.

• С уважением,
• Сергей Смирнов
• Контактный телефон:777 77 77

Email: smirnov.777@mail.ru

Готовое сопроводительное письмо на должность старший кассир

Добрый день!

Меня зовут Иванова Вероника. Меня заинтересовала вакансия старшего кассира, размещенная на вашем сайте. Досконально изучив заявленные требования, я убедилась, что полностью соответствую предложенной вами должности. Как опытный специалист я готова предложить вашей компании: высокий профессионализм и большое желание работать; уверенное пользование ККМ; ответственность и исполнительность.

1. С радостью отвечу на все вопросы.
2. Всего доброго,
3. Иванова Вероника
4. Пример удачного сопроводительного письма при устройстве на работу менеджера по продажам
5. Здравствуйте, Галина Владимировна!

Меня заинтересовала вакансия на должность «Менеджер по продажам», которая была опубликована на сайте «Трудовые будни». Мой опыт работы в торговле составляет более 5 лет. За это время прошла немалый карьерный путь. Занимала должности мерчендайзера, торгового представителя, менеджера по закупке.

В процессе работы мне удалось добиться многих достижений. В настоящее время в связи с переездом в город Саратов ищу работу. Прилагаю к данному письму свое резюме и рекомендательные письма с предыдущих мест работы.

Если вас заинтересует моя кандидатура, то вы сможете связаться со мной по телефону 0-000-00-000, или пришлите ваш ответ на мою электронную почту svetlana@mail.ru 

Как закончить сопроводительное письмо

Не стоит заканчивать письмо ничего не значащими фразами, такими как «удачи вам во всем» и «надеюсь на эффективное сотрудничество». Также в сопроводительном письме не стоит задавать вопросы, каким должны быть условия оплаты, хороший ли соц.пакет и т.д.

Как правильно отправить сопроводительное письмо с резюме

Сопроводительное письмо оформляют в двух формах:

• Как отдельный документ, при отправке резюме в распечатанном виде;
• При отправке электронной формы резюме, то сопроводительное письмо должно прилагаться в том же, электронном виде. В теме письма обязательно пишется ФИО и должность, как указано в вакансии.

Как заполнить сопроводительное письмо, если нечего сказать

Бывают ситуации, когда вакансия, которая вам подходит, представлено малоизвестной компаний. Например, только вышли на рынок. И конечно менее рискованно работать с известными брендами, однако и у новичком есть свои плюсы.

Компания-новичок может открыть большие возможности для продвижения по мере ее роста и развития.

Если вам не удалось раздобыть сколько-нибудь существенной информации о потенциальном работодателе, можно ограничиться минимальным вариантом письма.

«Вниманию менеджера по персоналу» Уважаемый (ая) …! Меня заинтересовала вакансия…, размещенная на сайте … Мой опыт полностью соответствует вашим требованиям. Более подробная информация – в моем резюме. Если вас заинтересует моя кандидатура, вы можете связаться со мной по телефону ХХХ или электронной почте ХХХ. Спасибо за внимание. С уважением, (ФИО) тел. (ХХХ)

• E-mail: (ХХХ)
• Пример сопроводительного письма №1
• Пример сопроводительного письма №2
• Пример сопроводительного письма №3
• Пример сопроводительного письма №4
• Пример сопроводительного письма №5
• Пример сопроводительного письма №6

Источник: https://www.naim.ru/nodes/obrazets-soprovoditelnyh-pisem0016131.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме: пример

Мария Крупнова Резюме

Здравствуйте, уважаемые посетители блога! В этом материале мы продолжим рассматривать вопросы, связанные с трудоустройством, и в центре нашего внимания окажется документ, который сегодня все чаще и чаще прилагается к резюме – сопроводительное письмо. Как правильно составить резюме для устройства на работу, мы уже благополучно выяснили, но это не единственное, от чего зависит ваш успех: очень важно знать, как правильно написать сопроводительное письмо к резюме (пример того, как составлять эффективное письмо, вы найдете ниже).

Сейчас, когда люди отличаются высокой социальной мобильностью, стремятся улучшать свои условия жизни и труда, переход трудоспособного населения из одной организации в другую является вполне обыденным явлением. Разумеется, граждане, которые находятся в активном поиске работы, заинтересованы в том, чтобы потенциальный работодатель остановился именно на их кандидатуре.

Для успешного выполнения этого жизненного «квеста» нужно не только обладать профессиональными компетенциями высокого уровня, но и уметь проинформировать об этом работодателя. Для этих целей используется резюме.

Предполагается, что в нем вы грамотно и коротко изложите информацию о себе, напишите, где учились, где работали и не забудете указать, что конкретно умеете делать.

В резюме крайне нежелательно отклонение от общепринятых стандартов, это просто выжимка основных сведений о вас как о возможном сотруднике организации.

Что касается сопроводительного письма, в нем можно написать более развернутую информацию, но, опять же, важно не переусердствовать, ведь от того, насколько правильно составлено это письмо, будет зависеть, дойдет ли человек, решающий вопрос о вашем трудоустройстве, до рассмотрения поданного вами резюме.

Как признаются многие менеджеры по подбору сотрудников, им регулярно приходится иметь дело с огромным количеством сопроводительных писем.

Некоторые них откровенно «серые» и безликие, но иногда это лучше, чем излишне креативное послание потенциальному работодателю.

По словам HR-менеджеров, именно из-за неподобающего составления сопроводительных писем большой процент резюме, которые, возможно, могли бы показаться достойными для рассмотрения, оказывается в мусорной корзине.

Хотите узнать, как обезопасить себя от подобной ситуации? Тогда предлагаю ознакомиться с правилами и советами по написанию хорошего сопроводительного письма работодателю.

Зачем нужно сопроводительное письмо?

Если сравнивать с западными странами, «мода» на отправку резюме появилась в нашей стране относительно недавно – раньше отбор кандидатов на вакантную должность начиналось сразу с личного собеседования, что тратило достаточно много времени, и это было неудобно и соискателю, и работодателю. Сейчас процесс оптимизирован, и в большинстве случаев работники кадрового отдела попросят вас о предварительной отправке резюме. В наш век современных технологий, когда компьютер имеется практически в каждом доме, отправить резюме на электронную почту проще простого.

Однако, не все граждане, ищущие работу, заботятся о том, чтобы приложить к нему сопроводительное письмо. Оно требуется не всегда, но крайне желательно в том случае ,если вы претендуете на должность в высшем или среднем менеджменте.

Удачное написание сопроводительного письма может помочь вам произвести на HR-менеджера хорошее впечатление и с большей вероятностью получить интересующую вас вакансию.

Как вариант, можно разместить резюме на сайте для поиска работы – там можно обойтись и без него, но вероятность, что работодатель выберет именно вашу анкету из сотен соискателей, крайне мала.

Пример сопроводительного письма

Прежде, чем вы совершите непоправимое и лишитесь работы мечты из-за того, что не знаете, как правильно оформить сопроводительное письмо, предлагаю вам посмотреть на образец его составления. Данный пример отражает все пункты, которые необходимо отразить в этой бумаге, если вы заинтересованы в успешном устройстве на работу.

Составляя развернутое послание для работодателя, не забывайте, что здесь следует придерживаться четкой структуры, в противном случае, письмо будет сложным для восприятия, и человек, который его изучает, просто не дойдет до описания вашего опыта и замечательных профессиональных навыков.

1. Приветствие. Если вам известно имя получателя, наилучший вариант – адресное обращение к нему. Если такими сведениями вы не располагаете, значит, обращайтесь к специалистам конкретного отдела. Начинайте его с имени или со слов «добрый день», «здравствуйте» и т.д.
2. Основная часть. Здесь вам следует указать, какую именно должность вы рассчитываете получить, почему вас привлекает данная вакансия, а затем – ненавязчиво перейти к моментам, которые вы не отразили в резюме, но хотели бы донести до сведения работодателя. Например, можно рассказать о проектах, над которыми вы работали. Завершается основная часть еще одним упоминанием о том, что мотивирует вас на получение этой должности.
3. Прощание. Добавьте к письму фразу: «С уважением» и укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Обратите внимание, что все сопроводительное письмо, по сути, состоит из клише – слова о мотивации на должность, к примеру, являются, скорее данью деловому этикету, нежели чем-то большим. Однако, постарайтесь, чтобы в нем присутствовало что-то, способное выделить вас из серой массы и склонить работодателя в вашу сторону.

Полезные советы

Для того, чтобы повысить эффективность вашего письма, воспользуйтесь перечисленными ниже советами по его написанию. Возможно, именно благодаря им вам удастся получить работу мечты!

• Размер имеет значение. Письмо должно быть небольшим и читаться буквально за 10-15 секунд. Откажитесь от излюбленной российской традиции и воздержитесь от того, чтобы вписать в послание все проекты, над которыми когда-либо работали, даже если они не имеют ни малейшего отношения к интересующей вас вакансии. Информация должна быть тщательно отобрана, и тогда она сработает в вашу пользу!
• Соблюдайте стиль. Сопроводительное письмо – это сугубо деловая документация, соответственно, она должна быть выдержана в официально-деловом стиле, без каких-либо вольностей. Исключением может стать тот случай, когда вы устраиваетесь в компанию, стиль которой предполагает более неформальное общение между сотрудниками – это организации из сектора IT, небольшие компании, специализирующиеся на нишевых продуктах, и так далее. Тогда вполне уместно будет написать интересное и оригинальное письмо, чтобы наверняка обратить на себя внимание.
• Разбавьте шаблоны. Выше уже упоминалось, что по сути, сопроводительное письмо само по себе является набором шаблонных фраз, однако, именно эти фразы зачастую убивают интерес работодателей на корню. Подумайте, как отойти от заезженных формулировок, не слишком нарушая общий стиль – это пойдет на пользу вашему письму.
• Избегайте повторов. Не стоит расписывать в письме опыт своей работы – данная информация уже присутствует в вашем резюме, и вряд ли работодатель скажет вам спасибо за потерянное время. Для того, чтобы составить представление о вас, как о сотруднике, ему будет достаточно прочитать это один раз.
• Пишите грамотно! Даже если ваше резюме красиво и качественно оформлено, а в его тексте выверена каждая буква, не забывайте о том, что ошибки и плохой язык сопроводительного письма могут уничтожить все бонусы, которое оно способно дать. Скорее всего, работодатель не захочет иметь дела с сотрудником, который не может справиться с таким, казалось бы, несложным делом, как написание письма, но при этом на нескольких листах убеждает в своей компетентности и способности решать множество задач. Так что перед отправкой уделите немного времени тщательной проверке орфографии и пунктуации – это точно не будет лишним!
• Небольшие формальности. Если вы отправляете послание по электронной почте, не прикрепляйте его отдельным документом, а разместите в теле письма. Резюме, напротив, лучше прикрепите текстовым файлом. Если письмо отправляется по факсу, отошлите его на отдельной страничке перед резюме.

Итак, уважаемые читатели, если вы с должным вниманием ознакомились с рекомендациями по написанию сопроводительного письма к резюме и приняли их к сведению, ваши шансы на то, чтобы получить желаемую работу, существенно возрастают! Не забывайте о краткости, грамотности и соблюдении делового стиля, сделать все остальное будет очень просто.

Если материалы, которые вы нашли в моем блоге, помогли вам устроиться на работу, или вы просто считаете, что они будут полезны тем, кто в этом заинтересован, делитесь ими со своими друзьями, размещая ссылки в социальных сетях! Кроме того, чтобы не пропустить важные обновления и свежие публикации, рекомендую подписаться на блог – это займет у вас буквально пару секунд. На этом я прощаюсь с вами выхода следующего материала.

Источник: https://itis-easy.ru/rezyume/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-rezjume-primer.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма	Краткое описание	Пример
Вступление	Краткое содержание	О направлении ответа на претензию
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение	Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества	Уважаемый Иван Иванович!
Цель послания	Краткая формулировка	В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная часть	Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.	По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
Заключение	Перечень приложений. Вежливая подпись	Приложения: Договор поставки, количество листов. Товарная накладная, количество листов. Заказ-наряд, количество листов. Фото установленного баннера, количество листов. Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку

происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам в госзакупках

Сопроводительное письмо — это необязательный документ, но поможет избежать разногласий при взаимодействии с поставщиком и быстрее подписывать и согласовывать документы. Рассказываем, когда заказчику необходимо писать сопроводительные письма, какая информация должна в них содержаться, и составляем образец, как написать сопроводительное письмо к документам.

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства.

Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Далее рассмотрим, когда нужно писать сопровод на разных этапах госзакупки.

Проведение торгов

Если участник подал запрос на разъяснение положений документации, заказчик обязан дать разъяснение. Ответ публикуют в ЕИС без указания наименования участника, от которого поступил запрос (поскольку нельзя разглашать потенциальных участников заказа), а также отправляют участнику вместе с сопроводительным письмом (СП).

Заключение договора

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Исполнение контракта

Все изменения по договору нужно оформить дополнительными соглашениями. К примеру, сторона, у которой возникли обстоятельства непреодолимой силы, обязана в течение периода, зафиксированного в договоре, письменно информировать другую сторону о случившемся и его причинах. Любые уведомления, которые одна сторона направляет другой, высылаются с подтверждением о получении.

Расторжение также оформляется дополнительным соглашением, к примеру, решение, уведомление об отказе от исполнения.

Другие случаи

На каждом из этапов от заказчика может потребоваться направить сведения в контролирующие или судебные органы по факту проведения плановых и внеплановых проверок, а также при подаче исковых заявлений.

Направление сведений в Федеральную антимонопольную службу о включении поставщика в реестр недобросовестных также требует оформления сопроводительного письма.

Порядок ведения реестра недобросовестных исполнителей утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 № 1062.

Как писать

Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика.

Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:

• дату документа;
• реквизиты сторон (отправителя и получателя);
• наименование (уведомление о расторжении, о направлении сведений на согласование, о включении в РНП и др.);
• текст обращения;
• опись прилагаемых документов;
• контактные данные составителя, к которому необходимо обращаться при наличии вопросов другой стороны.

Частые ошибки при составлении

Составляя текст сопроводительного письма для передачи документов, придерживайтесь делового стиля. Даже если вы возвращаете договор, потому что он составлен безграмотно, не стоит давать волю эмоциям. Также недопустима фамильярность, любая оценка ситуации, даже положительная. Коротко изложите суть дела, какую реакцию ожидаете от получателя, и в какие сроки.

Вот несколько фраз, использовать которые не стоит:

1. «В ответ на вопиюще необоснованное требование сообщаем».
2. «Приветствуем нашего самого лучшего клиента».
3. «Ваши специалисты не потрудились разобраться в вопросе».

Лучше формулировать так:

1. «Просим ознакомиться с ми юриста и внести поправки в договор».
2. «Просим ознакомиться с новой версией соглашения и подписать его до 20 ноября либо в этот же срок направить протокол разногласий».

Как регистрировать и хранить

Как и все входящие обращения, сопроводительные письма необходимо фиксировать сотрудником заказчика в журнале входящей и исходящей корреспонденции.

Входящее сопроводительное письмо

Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения.

Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить.

В бланк письма внесите следующую информацию:

• список документов из полученного пакета;
• дату и время получения;
• данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
• данные получателя (кто принял пакет с документацией).

Можно добавить дополнительную информацию, например, срок, в который дадите ответ. В конце статьи можно скачать бланк такой описи.

Образец сопроводительного письма

Скачать

Образец входящей описи

Скачать

Источник: https://goscontract.info/kontrakt/kak-pravilno-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-v-goszakupkakh

Как грамотно написать деловое письмо?

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему». М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения.

Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

Источник: https://Professionali.ru/Soobschestva/biznes-klub/kak-gramotno-napisat-delovoe-pismo/

Сопроводительное письмо к резюме — как писать

• Зачем нужно сопроводительное письмо
• Как написать сопроводительное письмо: основные требования
• О чем писать в письме и примеры выражений
• Ошибки при составлении сопроводительного письма
• Пример грамотного сопроводительного письма к резюме
• Как не нужно писать сопроводительное письмо

Зачем нужно сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это деловое письмо, которое направляется при поиске работы потенциальному работодателю вместе с резюме. При наличии такого письма сотрудники кадровых служб, вероятно, в первую очередь прочитают именно его и только потом само резюме.

Кроме того, в настоящее время в объявлении о вакансии работодатель указывает на необходимость наличия сопроводительного письма к резюме. В случае его отсутствия резюме может даже не рассматриваться.

На сайтах по поиску работы для некоторых вакансий автоматически установлена графа для сопроводительного письма к резюме.

Таким образом, наличие сопроводительного письма к резюме имеет большое значение при поиске работы. Сопроводительным письмом можно привлечь дополнительный интерес сотрудника кадровой службы к кандидатуре соискателя.

Основная цель письма — внимательно изучить резюме и пригласить соискателя на собеседование. Вот почему очень важно составить правильное сопроводительное письмо, особенно если лицо претендует на престижную должность в известной крупной компании.

Как написать сопроводительное письмо: основные требования

При подаче резюме через сайты по поиску работы соискателю автоматически предлагается отправить шаблонный текст, состоящий из нескольких строк.

Если соискатель действительно заинтересован в конкретной должности, такое унифицированное для всех зарегистрированных на сайте кандидатов письмо отправлять работодателю не стоит, т. к.

оно не достигнет цели, ради которой отправлялось, — не привлечет внимание адресата. Больше шансов на успех у соискателя будет, если написать сопроводительное письмо к резюме самостоятельно.

При его составлении следует придерживаться некоторых правил:

• Сопроводительное письмо не должно быть большим по объему. Сотрудники кадровых служб не будут тратить время на чтение длинных текстов.
• Стиль изложения письма деловой, но также нужно иметь в виду специфику деятельности компании. В некоторых случаях можно отступить от официального тона и изложить текст в более свободной форме, например для вакансии организатора праздников.
• Документ должен быть написан грамотно, ошибки не добавят плюсов соискателю.
• Письмо должно быть информативным, т. е. сообщать адресату значимые сведения о соискателе конкретной вакансии.
• Сопроводительное письмо должно иметь простую структуру, без сложных оборотов речи.

C учетом данных рекомендаций вопрос, как написать сопроводительное письмо к резюме, уже не кажется таким сложным.

О чем писать в письме и примеры выражений

Сопроводительное письмо должно занимать не больше половины страницы и состоять из нескольких абзацев. Как писать сопроводительное письмо к резюме и примеры некоторых фраз рассмотрим далее.

Содержание письма может быть следующим:

1. Приветствие. Очень важно правильно начать сопроводительное письмо. Соискатель должен обращаться к конкретному человеку, например: «Уважаемый Александр Сергеевич». Если имя соискателю неизвестно, допустимо обращаться к специалисту отдела, например: «Уважаемый менеджер по поиску персонала». Если неизвестна и должность адресата, необходимо посмотреть сайт компании и найти необходимую информацию. В крайнем случае, если имя и должность не найдены, обращение следует начать общими фразами, такими как «Добрый день», «Здравствуйте».
2. Основная часть. Здесь следует указать, на какую вакансию соискатель претендует и из какого источника ему стало о ней известно. Несколько строк можно посвятить тому, почему интересна конкретная вакансия. Подробнее нужно описать, почему именно вы и ваш опыт будут полезны компании.
3. Заключительная часть. В этом абзаце стоит поблагодарить адресата за уделенное изучению резюме время (например: «Благодарю за внимание, уделенное моему резюме») и выразить готовность пройти собеседование (например: «Готов ответить на интересующие вас вопросы на собеседовании»). Можно также указать контакты соискателя.

В настоящее время резюме и сопроводительное письмо к нему отправляются посредством электронной почты. Для наглядности можно выделить главные моменты полужирным шрифтом.

Ошибки при составлении сопроводительного письма

Рассмотрим несколько ошибок, которые делают соискатели при составлении сопроводительного письма к резюме:

• Использование шаблона. Лучше писать сопроводительное письмо, ориентируясь на профиль конкретной компании и параметры вакансии, а не рассылать одно и то же письмо всем работодателям.
• Слишком краткое по объему. Сопроводительное письмо не должно быть слишком большим, но и не должно состоять из одной строчки. Оптимальный вариант — несколько абзацев, занимающих половину страницы, но содержащих информативные сведения.
• Изложение в сопроводительном письме сведений, содержащихся в резюме, таких как детальный опыт работы, полученное образование. Чтобы привлечь внимание сотрудника кадровой службы, можно сделать акцент на важных пунктах резюме, относящихся к данной вакансии.
• Использование бесцеремонных обращений, например «ты». Сопроводительное письмо — это деловое письмо, и необходимо придерживаться официального тона.
• Написание автобиографии в тексте сопроводительного письма. Не нужно указывать, где прошло детство и в какой школе вы учились, нужно описать свои профессиональные качества.
• Хвастовство, использование таких выражений, как «я самый лучший», «лучше меня вы никогда не найдете».
• Непоследовательность в изложении. Сопроводительное письмо должно быть логично написанным.

Примеры сопроводительных писем к резюме

1. Приведем пример правильно составленного сопроводительного письма к резюме.

2. Руководителю отдела кадров
3. ООО «Судебная защита»
4. Ивановой Наталье Сергеевне
5. Уважаемая Наталья Сергеевна!

Ваша компания опубликовала на сайте «NNN» вакансию «Юрист по судебным спорам». Мой стаж работы в области юриспруденции составляет 15 лет.

Моей непосредственной обязанностью является представление интересов физических и юридических лиц в судах всех инстанций по различным категориям дел. Имею успешную судебную практику по рассмотрению споров.

Хорошо ориентируюсь в законодательстве и владею правовыми системами.

Благодарю за уделенное моему резюме время. Готов ответить на все интересующие Вас вопросы на собеседовании.

Контактный телефон: 89151234567. Е-mail: abv@mail.ru.

• С уважением,
• Сергеев Александр Иванович
• Если соискатель не знает имени, но знает должность ответственного за подбор персонала, сопроводительное письмо можно составить в таком виде.
• Уважаемый менеджер по подбору персонала!
• На сайте Вашей организации размещена вакансия «Бухгалтер».

Мой профессиональный стаж работы бухгалтером составляет 12 лет. У меня высшее специализированное образование. Могу работать с большими объемами, веду бухгалтерский учет нескольких юридических лиц. Работаю со всеми бухгалтерскими программами.

Спасибо за рассмотрение моего резюме. Готова пройти собеседование в назначенное Вами время.

1. С уважением,
2. Петрова Светлана Александровна
3. Подробный образец сопроводительного письма к резюме можно скачать по ссылке: Сопроводительное письмо к резюме — образец.

Как не нужно писать сопроводительное письмо

Неудачно составленное сопроводительное письмо, например хаотично написанное, с грамматическими ошибками, может привести к тому, что резюме вообще не будет прочитано. Сопроводительное письмо можно назвать визитной карточкой резюме.

Приведем пример сопроводительного письма, которое не стоит отправлять потенциальному работодателю.

Привет, Лена!

Я увидел вакансию «Менеджер по продажам» в интернете. Проживаю в г. Москве. Учился в школе № 35. Образование среднее. Имею большой опыт в продажах. Думаю, моя кандидатура идеально подойдет на эту вакансию.

• С уважением, Иван
• Отправив подобное письмо, человек вряд ли получит приглашение на собеседование.
• ***

Таким образом, главная задача сопроводительного письма к резюме состоит в том, чтобы заинтересовать работодателя в кандидатуре отправителя. Несмотря на то, что оно достаточно краткое по объему, его наличие позволит выделить ваше резюме среди остальных. Такое письмо следует составлять в деловом стиле с указанием ваших главных преимуществ, необходимых для конкретной вакансии.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/priem_na_rabotu/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-rezyume/