Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Не прочитано

Документооборот / Идеальный документ

На страницах нашего журнала мы неоднократно писали о том, как составить и утвердить положение о персональных данных и получить согласие работников на их обработку. В этом номере мы обсудим, как оформить доступ к таким сведениям для сотрудников, которым он необходим, чтобы выполнять свою работу, а также назначим ответственного за организацию обработки персональных данных в компании.

Для чего нужен документ

С 27 июля 2011 года работодатель обязан назначать ответственного за организацию обработки персональных данных в компании1. Для этого ему нужно издать приказ. Ответственный сотрудник получает в таком документе конкретные указания от исполнительного органа компании, которые он обязан выполнять (например, генерального директора, президента, правления, дирекции и др.).

В каком виде составляется

В письменной. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно.

Что обязательно должно быть в документе

Дата, место составления, ссылка на положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 14, 18.1, 20, 21, 22.1), фамилия, имя, отчество ответственного за организацию обработки персональных данных, подпись, подтверждающая, что он ознакомлен с приказом.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образецПриказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Для чего нужен документ

В трудовом договоре указываются обязанности сотрудника. Если они изменяются, нужно подписать об этом дополнительное соглашение.

  • В каком виде составляется
  • В письменной произвольной форме.
  • Что обязательно должно быть в документе
  • Новые обязанности в соответствии с приказом о назначении ответственного лица за организацию обработки персональных данных.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Приказ о снятии с работников ответственности за организацию обработки персональных данных

Для чего нужен документ

Как было отмечено выше, ответственный за организацию обработки персональных данных в компании должен быть один. Специалисты Роскомнадзора рекомендуют снять его полномочия с работников, на которых они были возложены ранее (если такие есть в вашей организации).

  1. В каком виде составляется
  2. В письменной произвольной форме.
  3. Что обязательно должно быть в документе
  4. Дата, место составления, перечень работников, с которых снимается ответственность за организацию обработки персональных данных, подписи всех лиц, названных в приказе.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Приказ об установлении перечня работников, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников компании

Для чего нужен документ

Персональные данные работника могут храниться на бумажных носителях и (или) в электронной форме. При этом работодатель обязан определить список лиц, которым нужен к ним доступ, чтобы выполнять свои трудовые обязанности2.

  • В каком виде составляется
  • В письменной произвольной форме.
  • Что обязательно должно быть в документе
  • Дата, место составления, ссылка на законодательство, перечень работников, которым устанавливается доступ к персональным данным сотрудников организации, подписи всех лиц, названных в приказе.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Обязательство о неразглашении персональных данных

  1. Для чего нужен документ
  2. Если у вас будет обязательство, вы сможете привлечь работника к ответственности, если он раскроет персональные данные сотрудника, которые стали ему известны при исполнении своих обязанностей3.
  3. В каком виде составляется
  4. В письменной произвольной форме.
  5. Что обязательно должно быть в документе
  6. Дата, фамилия, имя, отчество лица, который дает обязательство, его паспортные данные, предмет обязательства (что именно обещает не раскрывать), ссылка на законодательство об ответственности за разглашение персональных данных, подпись автора обязательства.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Источник: https://e.kdelo.ru/270509

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении ответственного лица — локальный нормативный акт, позволяющий возложить определенные обязанности на конкретного сотрудника. В этой статье расскажем о том, в каких случаях оформляется документ, как его правильно составить.

В больших компаниях и на малых предприятиях часто возникает необходимость передать ответственность за определенный сектор деятельности на одного из сотрудников или группу лиц.

Для этого кадровый отдел или руководитель должен сформировать отдельный нормативный акт — приказ о назначении ответственного лица.

В документе необходимо четко определить обязанности и соотнести их с квалификацией сотрудника.

Сфера применения приказа о назначении ответственного лица

Область применения приказа о назначении ответственного лица достаточно широкая и может затрагивать различные сферы деятельности предприятия. Под возложенной ответственностью подразумевают главным образом материальную, кадровую, архивную сферу, пожарную, электрическую безопасность, а также охрану труда.

Приказ издается в письменной форме с четким указанием сферы ответственности, которая возлагается на сотрудника или группу работников. Самые распространенные виды деятельности и назначение приказа по предприятию о назначении ответственных лиц приведены в таблице.

Сфера деятельности Цель, назначение, нюансы Кого и как назначают ответственным
Материальная ответственность Приказ определяет материальную ответственность должностного лица, имеющего доступ к деньгам, финансовым и материальным ценностям. В документе может быть указана степень ответственности или конкретные ценности, за сохранность которых отвечает сотрудник. Рамки материальной ответственности ограничиваются заработной платой, возмещением нанесенного ущерба (упущенная выгода ответственностью не облагается) Материально ответственным может быть назначен любой работник компании. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и подтвердить свое согласие личной подписью
Противопожарная и электротехническая безопасность Приказ предназначен для обеспечения безопасности сотрудников и имущества компании Ответственным лицом назначают сотрудников, имеющих знания и квалификацию в соответствующей области
Техника безопасности и охрана труда Наиболее распространенный вид ответственности, так как обязанность соблюдения ТБ и нормативов по охране труда установлена законодательством На должность ответственного за охрану труда может быть назначен отдельное должностное лицо (для предприятий численностью более 50 человек) или сотрудник по совместительству, прошедший обучение и получивший аттестацию
Кадровое делопроизводство Приказом назначается лицо, ответственное за учет и хранение кадровых документов, заполнение личных дел, выдачу трудовых книжек, ведение журналов, командировочных удостоверений и иных задач кадрового делопроизводства Приказ о назначении ответственного лица по кадровым вопросам актуален для небольших компаний и предприятий, не имеющих отдельной службы. Эти задачи могут быть возложены на руководителя, предпринимателя, сотрудника с юридическим образованием путем расширения его полномочий
Использование источников повышенной опасности На производствах, имеющих в своем функционале источники повышенной опасности (газовое оборудование, грузоподъемные механизмы, химические вещества) необходимо соблюдать порядок контроля за данными объектами. С этой целью назначается отдельное ответственное лицо. В приказе необходимо указать вид и перечень всех опасных объектов Ответственным лицом назначают сотрудника, который имеет аттестацию и допуск к работе с конкретным видом оборудования и опасным объектам.

В таблице приведены только основные области, где применение приказа о назначении ответственного лица обязательно, обусловлено требованиями законодательства.

Помимо этого существуют и другие сферы деятельности, где целесообразно использовать этот локальный акт.

Например, назначение ответственного за подготовку определенного мероприятия, организацию конкретных работ, проведение обучения и повышение квалификации сотрудников.

Как назначить ответственного за пожарную безопасность

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Как составить приказ о назначении ответственного лица

Полномочия назначать ответственных лиц имеют руководящие должностные лица — директор, начальник подразделения. Оформлять приказ может кадровая служба, руководитель, владелец компании (предприниматель). Прежде чем приступить к созданию непосредственно приказа о назначении ответственного лица, надо учесть несколько подготовительных нюансов.

Если речь идет о материальной ответственности, необходимо сначала заключить с работником договор.

Перечень должностей, с которыми работодатель имеет право составить договоры о материальной ответственности утвержден Постановлением Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002. На основании ст.

245 ТК РФ материальная ответственность может быть введена в общем структурном подразделении и распространяться на всех работников. Каждый работник должен подписать приказ в знак ознакомления и согласия.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

О правилах составления договора о материальной ответственности

При назначении ответственного лица в другой сфере деятельности важно соблюдать следующий порядок действий:

  1. Бланк приказа о назначении ответственного лица можно скачать и модифицировать под конкретную сферу деятельности;
  2. Если создается приказ о назначении ответственности группы лиц, о полномочиях каждого сотрудника следует писать в отдельном пункте;
  3. При создании документа надо учитывать правило — сначала пишут должность или профессия, а затем ФИО работника. Далее через тире указывают конкретные обязательства и сферу ответственности.

Если возникли вопросы или спорные ситуации о закономерности назначения ответственными тех или иных сотрудников, обратитесь за консультацией к специалистам сервиса Главбух Ассистент. Они помогут привести в порядок кадровый документооборот, решат вопросы с учетом и отчетностью — а вы сэкономите время и деньги на содержании штатного бухгалтера.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Порядок проведения инструктажа по охране труда

Структура и шаблон приказа о назначении ответственного лица

В Трудовом законодательстве нет специальной унифицированной формы приказа о назначении ответственного лица. Для его формирования важно придерживаться общей структуры приказов, которые состоят из трех частей:

  1. Шапка. Во вводной части приказа о назначении ответственного лица (пример и шаблон можно скачать ниже по ссылке) нужно указать полное название организации, место расположения и дату составления документа.

Далее — название и номер документа, согласно учету внутренних нормативных актов.

Суть приказа — указание сферы и вида ответственности. Например, «О назначении лиц, ответственных за обеспечение охраны труда на предприятии».

Цель и задача приказа в соответствии с требованиями законодательства. Например, для обеспечения охраны труда в соответствии с требованиями главы 34 Трудового кодекса РФ,

  1. Тело приказа. Основная часть документа содержит подробную информацию — должности и имена работников с указанием задач и рабочих обязанностей.

Далее следует указать перечень нормативных документов, которыми должны руководствоваться ответственные лица при выполнении своих обязанностей.

  1. Заключение. Приказ заверяется подписью руководителя и печатью организации. Если в компании есть свой орган профсоюза, его представитель также подписывает документ.

В самой нижней части приказа указывается, что работники ознакомлены с ним, что подтверждается подписью всех ответственных лиц.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

После подписания руководителем и ответственным сотрудником приказ вступает в силу. Кадровый отдел или сотрудник, отвечающий за делопроизводство, вносит сведения о приказе в журнал регистрации.

Источник: https://www.business.ru/article/1956-obrazets-prikaza-o-naznachenii-otvetstvennyh-lits

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения

Когда хозяйственный субъект заключает трудовой контракт с наемными работниками или вступает в иные отношения с физлицами, то ему приходится иметь дело с их персональными данными. Существующие нормы права обязывают субъектов обеспечивать сохранность персональных данных. Поэтому в компаниях издается приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Также с этой целью на предприятии создается нормативный документ — Положение о защите персональных данных, в котором закрепляются основные понятия, процедуры и мероприятия по защите личных сведений.

Так как у директора фирмы достаточно много обязанностей, необходимо еще закрепить ответственное лицо или нескольких лиц, в обязанности которых будет входить работа с этой информацией, а также осуществление процедуры защиты персональных данных.

Именно это лицо может без получения предварительного разрешения работать с персональными данными. Чтобы закрепить за выбранным сотрудником данные функции, руководство компании должно издать приказ.

Как правило, таким человеком является представитель кадровой службы. В своей работе он должен руководствоваться действующим на предприятии локальным нормативным актом. При этом даже ему для работы с подобной информацией необходимо от поступающего сотрудника получить согласие на обработку персональных данных.

Читайте также:  Заполнение формы р14001: при продаже доли и залога, распределении части общества единственному участнику, если ошибка в названии организации, образец заявления, каким шрифтом заполнять, нужно ли заверять у нотариуса?

Внимание! Кроме этого, в связи с важностью данных сведений, за допущение несанкционированного их использования, может устанавливаться не только дисциплинарная ответственность, но и материальная, административная и уголовная. Поэтому очень важно в письменном виде установить кто и за что отвечает.

  • Существующие нормативные акты определяют, что издание приказа о назначении ответственного лица по персональным данным является обязательным для всех юридических лиц.
  • Именно в этом документе происходит обозначение всех лиц организации, которые имеют право работать с этими сведениями, начиная от рядовых сотрудников фирмы и заканчивая ответственным, кто организует и координирует защиту данной информации.
  • Если этого приказа на предприятии не будет, это считается нарушением законодательства, за которое существуют меры наказания, определенные в КоАП.

Кого назначать ответственным

Закон определяет, что субъект бизнеса должен самостоятельно назначить лицо, которое будет отвечать за работу с персональными данными сотрудников. Это значит, что таким работником может быть любой человек, который трудится в компании.

Закон не устанавливает для него каких-либо требований — к должности, образованию, навыкам и т. д.

Однако, это лицо должно будет исполнять функции и обязанности, которые возлагаются на ответственного по защите персональных данных:

  1. Выполнять контроль внутри компании за соблюдением требований закона о персональных данных, в том числе требований по их защите;
  2. разъяснять работникам компании положения нормативных актов, связанных с обработкой и защитой персональных данных;
  3. Осуществлять прием и обработку запросов на персональные данные.

Кроме этого, исполнение этих обязанностей требует навыков по подготовке распорядительной документации, а также разбираться в законодательных актах. Самым оптимальным вариантом для этой должности будет сотрудник юридического отдела. Если такого нет, то такие обязанности можно возложить на кадровика или секретаря.

Допускается назначить ответственными целый отдел. Но в этой ситуации личную ответственность за работу с персональными данными будет нести руководитель этого отдела.

Внимание! В случае, если сотрудник, назначенный выполнять данные обязанности, увольняется, то необходимо выбрать и назначить нового ответственного. При этом первым пунктом нового приказа должно быть объявление недействительным предыдущего распоряжения.

Для такого рода приказа не устанавливается какая-либо специальная форма. Компания может составлять его на фирменном бланке, либо в произвольном формате, но с использованием перечня обязательных реквизитов.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

При составлении такого приказа «с нуля», в верхней части бланка необходимо проставить наименование субъекта бизнеса, его регистрационные коды, адрес расположения и банковские реквизиты.

После этого посередине строки ставится наименование документа «Приказ». Рядом можно указать номер распоряжения. Под ним этот документ нужно будет зафиксировать в книге учета распоряжений по предприятию.

На следующей строке обычно указывается краткое название распоряжения. Например, «о назначении ответственного по работе с персональными данными».

Также нужно указать в приказе дату его оформления и место (город, населенный пункт).

Вводная часть приказа должна сообщать об основании для назначения ответственного лица — ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

После этого идет слово «Приказываю», а затем попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначить ответственное лицо за работу с персональными данными, с указанием его должности и Ф.И.О.;
  • Определить, какой работник должен будет выполнять эти обязанности, если основной ответственный не будет находиться на своем месте (будет в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.);
  • Дать указание упомянутым работникам обеспечивать режим обработки данных на предприятии;
  • Определить, кто будет отвечать за исполнение указанного приказа.

Иногда в число распоряжений также включается пункт о внесении изменений в должностную инструкцию лица, назначенного приказом.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Распоряжение подписывается руководителем компании.

После этого в столбик перечисляются все работники, которые были упомянуты в документе. Напротив своих фамилий они должны будут проставить дату и подпись как подтверждение ознакомления с ним.

Есть ли ответственность за отсутствие приказа

Закон о персональных данных требует, чтобы субъект бизнеса выбрал работника, который будет отвечать за работу с персональными данными. Это требование выполняется путем оформления приказа. Только это лицо должно иметь полный доступ к персональным данным, разграничивать доступ к ним и защищать от несанкционированного использования.

Внимание! Если данного приказа в компании нет, то это будет расценено, как прямое нарушение закона о персональных данных.

КОАП за данные нарушения предусматривает вынесение предупреждения, либо наложение денежного штрафа:

  • на обычных граждан — 300-500 рублей;
  • на должностных лиц — 500-1000 рублей;
  • на организации — 5-10 тысяч руб.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-personalnye-dannye.html

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных — бланк, образец, оформление

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

В июле 2017 года вступили в силу изменения в Административном кодексе РФ, касающиеся ужесточения наказания за нарушение порядка обработки персональных данных (ПД). Во избежание нарушений необходимо изначально грамотно организовать процесс обработки ПД, что, в свою очередь, невозможно без назначения ответственного.

Составление приказа о назначении такого ответственного имеет нюансы, которые будут рассмотрены ниже.

Можно ли обойтись без ответственных

В отношении физических лиц, например, ИП, закон не содержит требований о назначении ответственного за обработку ПД (ООПД). Остальные операторы обязаны это сделать. Это не означает, что ИП не обязан обеспечить защиту ПД, но он может выбрать вариант, когда ответственным будет он сам.

Требование о назначении ответственных содержатся и в ст. 88 ТК РФ, где говорится, что обработку ПД могут осуществлять только специально уполномоченные лица.

ТК РФ Статья 88. Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

  • По каким правилам заполняется форма согласия на обработку персональных данных вы можете посмотреть тут:

Можно ли обойтись без приказа

При назначении сотрудника ООПД, на него возлагаются дополнительные обязанности, за невыполнение или ненадлежащие выполнение которых работнику грозит административная ответственность. В таких случаях составление приказа и ознакомление с ним работника под роспись обязательно.

В небольших организациях ООПД может быть руководитель. Составление приказа о наделении его такими полномочиями обязательно.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образецПример заполнения приказа.

Кто может быть ответственным

ООПД целесообразно назначать сотрудников, которые собирают такие данные в силу своих должностных обязанностей, либо их руководителей. Персональные данные работника вносятся в различные документы, такие трудовой договор, как личное дело, учетная карточка и другие.

ООПД и лицо, имеющее доступ к ПД, это не одно и тоже. ООПД — это сотрудник, который организовывает работу с ПД в организации, контролирует исполнение законодательства, определяет уровень доступа и ответственность лиц, участвующих в обработке ПД.

Поэтому, наряду с назначением ООПД, необходимо определить список должностных лиц, имеющих доступ к ПД в связи с исполнением должностных обязанностей.

По основной деятельности или по личному составу

Вопрос о том, к какой группе приказов отнести приказ о назначении ООПД, не является праздным. От отнесения приказа к той или иной группе зависит срок его хранения.

Перечень приказов по основной деятельности определяется путем исключения из всех видов приказов компании приказов по личному составу (их исчерпывающий список содержится в Перечне типовых управленческих архивных документов) и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Следуя этому правилу, приказ о назначении ООПД следует отнести к приказам по основной деятельности. Срок хранения таких приказов – постоянно.

Что включить в текст приказа

Во второй (распорядительной) части необходимо указать должность, инициалы и фамилия сотрудника, который назначается ООПД, дату, начиная с которой назначаемый приступает к выполнению обязанностей.

В тексте приказа, помимо сведений о назначаемом лице, могут быть приведены права и обязанности ООПД. Однако это не обязательно. Данные права и обязанности, как правило, уже сформулированы в Положении об обработке персональных данных, разработка которого обязательна. Здесь вы узнаете, что такое персональные данные и как осуществляется их защита.

Какие реквизиты должны быть в приказе

Приказ должен содержать:

  • Герб (если это предписано законодательством)
  • эмблему либо товарный знак (если они разработаны и закреплены в Уставе);
  • наименование организации, которая издает приказ (оно должно соответствовать уставными документам). При наличии сокращенного наименования, оно помещается ниже полного наименования и заключается в скобки;
  • наименование вида документа (в рассматриваемом случае это слово «ПРИКАЗ»);
  • место составления приказа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок;
  • текст;
  • отметка о приложении (при необходимости);
  • подпись (приказ подписывает руководитель организации либо лицо, имеющее право подписи).

Как правильно составить и оформить приказ о назначении ответственного за охрану труда – читайте в статье по ссылке.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образецОсновные реквизиты документа о назначении ответственного за персональные данные.

Что с оформлением

Для документов длительного срока хранения, к которым относится рассматриваемый приказ, левое поле не должно быть менее 3 см. Реквизиты можно выравнивать по левой стороне или центрировать. Исключение составляют заголовок к тексту, непосредственно текст и отметка о приложении, которые не центрируются.

Когда приказ зарегистрирован, с ним необходимо ознакомить лиц, на которых приказом возлагаются обязанности. Отметка об ознакомлении может размещаться на лицевой стороне приказа, если позволяет оставшееся свободное пространство, или на оборотной стороне документа. Тут вы узнаете, как правильно оформить акт об отказе от подписи документа.

Как определить номер и зарегистрировать приказ

Приказ о назначении ООПД регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности либо в другой регистрационной форме, предусмотренной в организации. В журнал вносятся сведения:

  • о номере документа (порядковый номер по журналу регистрации). Номер из журнала регистрации проставляется на приказе;
  • дате документа (дате подписания приказа). Эта же дата проставляется на приказе;
  • заголовке;
  • количестве листов самого документа и приложений (через дробь);
  • ответственном исполнителе;
  • о лицах, которых необходимо ознакомить с приказом.
Читайте также:  Формулировка премирования штатных профсоюзных работников: основания для вознаграждения и составление приказа о выплате сотрудникам внеочередной премии

Каков алгоритм действий при составлении приказа

Алгоритм следующий:

  1. Собрать и проанализировать информацию:
  • Законодательную (не вносились ли в последнее время изменения в закон «О персональных данных» и в нормативные правовые акты, которые были изданы на его основе);
  • Персональную (точное написание наименования должностей, фамилий, инициалов работников, которые будут упоминаться в приказе);
  1. Определиться с использованием бланка приказов.
  2. Оформить «шапку» приказа, если бланк приказа не используется.
  3. Оформить заголовок к тексту (ниже места издания документа, от левого поля без отступа).
  4. Оформить констатирующую часть приказа (с какой целью, на основании каких законодательных и нормативно-правовых документов издается приказ; без точки в конце констатирующей части).
  5. Оформить слово «ПРИКАЗЫВАЮ» (может располагаться, а конце констатирующей части и оформляться вразрядку: п р и к а з ы в а ю: или в отдельной строке прописными буквами: ПРИКАЗЫВАЮ).
  6. Оформить распорядительную часть (для каждого предписываемого действия выделить отдельный пункт, пронумерованный арабскими цифрами; указать должность, фамилия и инициалы сотрудника, который назначается ООПД, и дата, начиная с которой он приступает к указанным обязанностям).
  7. Оформить отметку о приложении, если оно имеется (указать наименование приложения, количество экземпляров и количество листов в каждом экземпляре).
  8. Оформить подпись.
  9. Проверить правильность оформления приказа и отдать на подпись руководителю.
  10. Зарегистрировать приказ в регистрационном журнале, соответствующие дату и номер проставить на приказе.
  11. Ознакомить с приказом назначенного ООПД под роспись (ознакомляемый должен расписаться и проставить дату ознакомления).
  12. Поместить приказ в папку для хранения.

Еще раз о главном

  1. Назначение ООПД обязательно.
  2. ООПД назначается приказом по общей деятельности. Издание приказа обязательно.
  3. Ответственным может быть любой сотрудник организации, включая руководителя или ИП.

  4. В приказ о назначении ООПД входят все реквизиты, характерные для приказа по общей деятельности.
  5. Срок хранения приказа о назначении ООПД – постоянно.

Соблюдение этих несложных правил поможет организации во многом избежать наказаний за нарушения в обработке ПД.

На нашем Дзен-канале еще больше интересных публикаций. Подпишитесь на наш канал по этой ссылке.

Что такое персональные данные и в чем их особенности – смотрите в этом видео:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/prikazy/prikaz-ob-otvetstvennom.html

Образец приказа о персональных данных работников 2019

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:

  • политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
  • положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
  • перечень лиц, имеющих к ней доступ;
  • согласие на обработку (в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);
  • соглашение о неразглашении;
  • журнал учета передачи данных.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

Порядок разработки и утверждения

Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312.

Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя.

Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2019 год).

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена.

Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов.

Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Допуск к персональным данным

Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор.

Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2019 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует).

  • генеральный директор и его заместитель по безопасности;
  • начальник отдела кадров.

Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Как организовать хранение

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образецhttps://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия.

Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Источник: https://auto-omega.ru/yurist/prikaz-zashchite-personalnykh-dannykh/

Приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица, а также за организацию хранения, защиты и обеспечение безопасности: как писать, образец

Сегодня рассмотрим тему: «приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в х к статье.

Видео (кликните для воспроизведения).

Соблюдать требования Закона «О персональных данных» должны все компании и ИП, у которых есть работники (п. 2 ст. 3 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ ).

Ведь даже при приеме на работу сотрудник предоставляет своему новому работодателю личную информацию о себе: паспортные данные, сведения об образовании, воинской обязанности и т.д.

И в дальнейшем работодатель тоже постоянно работает с персональными данными своих работников (со сведениями об их доходах, о состоянии здоровья и т.п.).

В связи с этим у каждого работодателя должен быть внутренний документ, определяющий политику в сфере обработки и защиты персональных данных работников (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ , ст. 87 ТК РФ).

Это может быть, к примеру, Положение о персональных данных, которое должно быть утверждено приказом руководителя. С положением работников необходимо ознакомить под роспись (ч. 1 ст. 18, ч. 7 ст. 14 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ , п. 8 ст.

86, ст. 88 ТК РФ).

В Положении о персональных данных указывается: какие именно сведения подлежат обработке, цели обработки, возможные действия с данными (накопление, хранение, уточнение и т.д.

), права и обязанности работников касательно персональных данных, порядок обработки данных.

Кроме того, в организации должен быть работник, ответственный за получение, обработку и хранение персональных данных, лицо, которое при исполнении своих служебных обязанностей всегда имеет к ним доступ без дополнительного разрешения.

Кто из работников может быть назначен ответственным за обработку персональных данных

В каждой организации должен быть работник, ответственный за персональные данные (у ИП-работодателя такого сотрудника может не быть).

Какие-либо требования к квалификации или образованию ответственного работника законодательно не установлены, поэтому, в общем-то, для выполнения функций по обработке персональных данных подойдет любой сотрудник: специалист отдела кадров, бухгалтер, секретарь.

Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных составляется в произвольной форме. В нем указывается сам ответственный работник и распоряжение о том, чтобы сведения о вменяемых ему обязанностях были внесены в его должностную инструкцию.

Поскольку за нарушение требований к обработке и защите персональных данных возможно привлечение к дисциплинарной, материальной, административной и даже уголовной ответственности (ст. 90 ТК РФ, ч. 1 ст. 24 Закона от 27.07.

2006 N 152-ФЗ ), сотрудник, работающий с личными данными, должен быть предупрежден об этом.

Нет видео.

Видео (кликните для воспроизведения).

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

Читайте так же:  Индексация пенсий в 2019 — 2020 году составит 5,8%

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена.

Читайте также:  Сведения об изменении персональных данных для загранпаспорта и других документов: бланк и образец заполнения, разъяснения по внесению обновлений

Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов.

Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска.

Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия.

Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия.

Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

  1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
  2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
  3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
  4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
  5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Назначение ответственного по работе с персональными данными: приказ 2019

Как составить приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными 2019? Понятно, что работодатели волей-неволей работают с персональными сведениями сотрудников.

В соответствии с действующим законодательством персданные должны быть соответствующим образом защищены. Для этого компания должна выполнить ряд требований к их безопасности.

Одно из них – издать приказ о назначении ответственного по работе с персональными данными.

Обработка персональных данных немыслима без их защиты. Люди, устраивающиеся на работу по трудовому договору или являющиеся исполнителями по гражданско-правовым договорам, сообщают работодателю (заказчику) конфиденциальную информацию.

Например, лица, вступающие в трудовые отношения, в обязательном порядке предъявляют ряд документов. Например, в общем случае, не получится трудоустроиться официально без предъявления паспорта, трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования и других необходимых документов (ст. 65 ТК РФ).

Работодатель, получив доступ к персональной информации сотрудников, должен обеспечить ее защиту. Во-первых, нужно разработать и утвердить специальное Положение о персональных данных, в котором будет предусмотрен порядок обработки персданных, оказавшихся в распоряжении компании.

Следующим шагом является подготовка приказа о назначении ответственных по работе с персональными данными.

Важно понимать, что не только сведения, полученные при трудоустройстве, относятся к персональным данным. Такая информация, подлежащая защите, образуется и в ходе деятельности организации.

Так, например, в данную группу входят сведения о зарплате сотрудников. Таким образом, необходимо обеспечить безопасность информации, касающейся работников: расчетных ведомостей, личных карточек сотрудников и т.д.

За подготовкой Положения следует издание приказа о назначении ответственного лица по работе с персональными данными. Единой унифицированной формы это документа не установлено, поэтому приказ можно составить в произвольной форме. Главное – наличие в готовом документе всех реквизитов первичного документа.

Остановимся на важных моментах:

  • название компании должно соответствовать наименованию в учредительных документах;

Источник: https://eksystems.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-po-rabote-s-personalnymi-dannymi/

Ответственный за организацию обработки персональных данных

Липецкая область49 – Магаданская область50 – Московская область51 – Мурманская область52 – Нижегородская область53 – Новгородская область54 – Новосибирская область55 – Омская область56 – Оренбургская область57 – Орловская область58 – Пензенская область59 – Пермский край60 – Псковская область61 – Ростовская область62 – Рязанская область63 – Самарская область64 – Саратовская область65 – Сахалинская область66 – Свердловская область67 – Смоленская область68 – Тамбовская область69 – Тверская область70 – Томская область71 – Тульская область72 – Тюменская область73 – Ульяновская область74 – Челябинская область75 – Забайкальский край76 – Ярославская область77 – Москва78 – Санкт-Петербург79 – Еврейская АО83 – Ненецкий АО86 – Ханты-Мансийский АО87 – Чукотский АО89 – Ямало-Ненецкий АО91 – Республика Крым92 – Севастополь99 – Байконур Вопрос: * Напишите нам Предложение, замечание, просьба или вопрос.

Указываются случаи, когда согласие не нужно 4 Использование персональных данных Цели использования личной информации сотрудников 5 Обработка персональных данных Условия, соблюдаемые при обработке персональных данных работника 6 Передача персональных данных (доступ к персональным данным) Порядок передачи персональных данных внутри организации (внутренний доступ), сторонним лицами государственным органам (внешний доступ) 7 Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных Указывают тех, кто несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных Введение Положения в действие Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Уголовная ответственность наступает за нарушение неприкосновенности частной жизни, в том числе при использовании служебного положения.

Мера наказания может быть в виде штрафа, обязательных работ, отстранения от занимаемой должности, лишения свободы на 4- месяцев.

Кто ответственный? Оператор самостоятельно определяет круг лиц, которые будут нести ответственность за работу с персональными данными.

Основная ответственность ложится на работодателя. В группу допуска к данным в обязательном порядке включаются сотрудники, которые по роду деятельности сталкиваются с персональными данными – например, сотрудники кадровой службы, бухгалтерии, сектора делопроизводства.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы. Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80. Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников N Обязанность Содержание раздела 1 Общие положения Цель принятия Положения Вопросы, которые регулирует Положение Ссылки на нормативные акты.

Источник: https://maksimovka.ru/otvetstvennyy-organizatsiyu-obrabotki-personalnykh-dannykh/

Приказ о назначении ответственных за обработку персональных данных

В каждой организации при приеме сотрудников на работу собирается довольно много персональных сведений, требуемых для организации трудовых отношений. Порядок сбора, обработки, хранения и защиты описываются в положении о персональных данных организации. Данный локально-нормативный акт утверждается на основании приказа руководителя.

Порядок применения приказа

Прежде всего в организации должно быть составлено положение о персональных данных, в котором регламентируется порядок сбора персональных данных, а это может происходить, как в бумажном, так и в электронном виде, также обработка, хранение и защита.

Если в организации присутствует профсоюзный орган, то предварительно данный документ согласовывается с выборным органом профсоюза. Если разногласий не обнаружено, то в течение 3-х дней после ответа профсоюза работодатель может утвердить положение издав соответствующий приказ руководителя.

На сновании положения должны действовать ответственные за сбор персональных данных лица, при этом все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под роспись, а вновь принимаемых знакомят с документом до подписания трудового договора. При этом сотрудники работающие с персональными данными должны в свою очередь подписать соответствующее обязательство о неразглашении данных.

Важно! Прежде чем собирать личные данные сотрудников необходимо получить от них согласие на обработку персональных данных в виде заявления.

Как правильно составить приказ

[ads-pc-2] [ads-mob-2] Данный приказ не имеет установленной формы и составляется в произвольном виде согласно действующим правилам оформления документов в организации. Приказ можно составить на официальном бланке организации, где указаны все необходимые ее реквизиты.

При оформлении приказа следует указывать в нем следующую информацию:

  • Вверху следует указывать реквизиты организации, если приказ оформляется на официальном бланке, то он должен их содержать.
  • Ниже пишется наименование документа «Приказ».
  • Приказ должен содержать очередной порядковый номер, согласно нумерации очередного документа в книге регистрации приказов, дату его составления и место.
  • Также пишется краткое содержание документа, т.е. о чем будет идти в нем речь, например: «О назначении ответственных за обработку персональных данных».
  • Ниже, в теле документа, отражается нормы закона, регламентируемые порядок работы с персональными данными сотрудников. После слов «Приказываю» указывается распорядительная часть:
    • Должны быть указаны ответственны лица за сбор и хранение данных.
    • Отдельные лица могут выполнять обработку данных, которые также указываются в документе.
    • Указывается пункт о доведение данного распоряжения до определенных лиц.
    • Указывается ответственный за осуществления контроля за данным распоряжением. Контроль может быть возложен на самого директора.
  • Далее все ответственные и указанные в документе лица должны расписать (ознакомиться).
  • В конце свою роспись и расшифровку ставит директор организации.

Образец приказа

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

Скачать бланк приказа о назначении ответственных лиц за обработку личных данных.

Скачать образец приказа о назначении ответственных за обработку персональных данных.

Источник: https://blankionline.ru/doc/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennyh-za-obrabotku-personalnyh-dannyh.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector