Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Справка с места работы – информационный документ, обладающий определенными реквизитами, который подается в государственные службы, финансовые организации, суды различной юрисдикции и так далее.

Куда нужна справка с места работы

Законодатель не дает четких указаний по поводу того, когда требуется данный документ, но чаще всего его заказывают:

  • В суды, в том числе при назначении алиментов;
  • В банки для оформления кредитов;
  • Для получения загранпаспорта и визы при планировании отдыха за рубежом;
  • Для оформления усыновления – в органы опеки и попечительства;
  • С прошлого места работы (расчет больничного и пособия по беременности и родам);
  • В органы социальной защиты населения;
  • В центры занятости для получения статуса безработного;
  • В детские дошкольные учреждения;
  • В военкомат при постановке на учет;
  • В ПФР.

В маленьких организациях иногда справки выдает начальник подразделения либо директор фирмы. Но чаще всего на предприятиях имеются формы журналов либо заявлений, в которых следует указать, куда требуется справка и какую информацию нужно в ней написать. Например, для сведения о заработке в заявлении (журнале) указывается необходимый период начисления оплаты труда.

На крупных предприятиях при получении справки иногда требуется предъявить документ, удостоверяющий личность. Срок написания, согласно законодательству, составляет максимум три рабочих дня. В остальном то, какой отдел будет составлять справку, зависит от необходимой информации. К примеру, сведениями о стаже и должностях располагает отдел кадров, о величине заработка – бухгалтерская служба.

Структура документа

Определенная форма законодательно не закреплена. Фирма может разработать собственный шаблон. Лучше заранее уточнить необходимые реквизиты в инстанции – пункте назначения документа.

Однако существует обязательная информация:

  • Основные сведения о предприятии;
  • Название, дата и номер документа;
  • ФИО, дата рождения и прочая нужная информация о работнике;
  • Подпись директора организации.

Сведения финансового характера заверяются подписью главного бухгалтера.

Печать на справке ставится, если на предприятии она есть, т. к. с 2015 года этот реквизит считается необязательным. В документе можно указать либо наименование учреждения – места предоставления справки, либо просто поставить отметку “по месту требования”. Если справка нужна директору организации, ее подписывает первый заместитель.

Имеющиеся приложения фиксируются в отдельном пункте. Когда индивидуальный предприниматель оформляет документ на себя, необходимо приложить сведения из ЕГРИП или, если ИП регистрировался до 1 января 2017, копию свидетельства о регистрации.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Нюансы заполнения справок

Помимо обязательных сведений в документе указывается дополнительная информация в зависимости от инстанции, в которую он требуется. Скачать образцы бланков 2018 года можно в конце раздела.

Как выглядит справка в судебные органы

В суд документ предоставляют:

  • При возникновении обязательств по алиментам;
  • При возмещении ущерба предприятию по вине работника;
  • При восстановлении в должности после неправомерного увольнения.

Помимо обязательных реквизитов, указанных выше, важно подтвердить факт официального дохода . Поэтому указывается стаж, должность и сумма заработка.

При взыскании алиментов экземпляр потребуется и службе приставов.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Получение визы

Консульству страны необходимо подтверждение благонадежности туриста, поэтому, как и в предыдущем пункте, указываются сведения о занимаемой должности и оплате труда. Помимо этого приветствуется, когда документ напечатан на бланке организации.

Чтобы получить шенген, в посольство или официальный визовый центр страны предпочтительно составить справку на английском языке. Приложением служит форма 2-НДФЛ.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудниковСправка 2-НДФЛ

Документ может требовать и МФЦ (куда необходимо предварительно записаться) при оформлении загранпаспорта. Если местом отдыха выбраны страны ближнего зарубежья (Белоруссия, Казахстан и т. п.), то ничего из указанного не нужно.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

В органы соцзащиты населения

Когда один из родителей ребенка не работает, для оформления пособия, которое назначается по приказу Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н, соцзащита требует справку с места работы второго из родителей с отметкой, что он не пользовался декретным отпуском и не получал единовременное пособие.

Для признания семьи малоимущей в соцзащиту нужна справка от всех официально устроенных членов семьи с доходом за последние 3 месяца. Это позволит получать дополнительное пособие и льготу по оплате ЖКХ.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Для органов опеки

Данная справка необходима гражданам, собирающимся усыновить ребенка. Требуется подтверждение состоятельности потенциального приемного родителя, поэтому помимо должности в нем следует указать размер базового оклада и надбавок либо приложить форма 2-НДФЛ. Преимуществом будет наличие характеристики.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

В центр занятости

Для присвоения статуса безработного гражданину необходимо предъявить в ЦЗН справку с последнего места работы установленной формы. Если до обращения в центр занятости трудового стажа не было (выпускники вузов), то документ предоставлять не надо.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

В ПФР

В Пенсионный фонд необходима справка за произвольные два календарных года подряд при условии имеющегося трудового стажа до 2002 года. Это поможет увеличить размер будущей или настоящей пенсии.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

В военкомат

Справка нужна для постановки на первичный воинский учет. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.05.2004 № 256, работодатель в регистрах воинского учета указывает должность и структурное подразделение военнообязанных граждан.

Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

Для детского сада

Существует несколько случаев, когда в детское дошкольное учреждение требуются справки с места работы одного или обоих родителей:

  • Длительный отпуск (для сохранения места в ДДОУ за ребенком) – в этом случае нужно подтвердить факт работы в компании и указать период предоставления отпуска;
  • Компенсация части родительской платы – достаточно справки 2-НДФЛ за календарный год, предшествующий подаче заявления;
  • Получение льготного места – необходимо подтверждение факта службы в военных силах или полиции.

В банк

  • Чтобы подтвердить финансовую независимость и платежеспособность, при оформлении кредита в банк удобнее всего предоставить справку 2-НДФЛ.

Для расчета декретного отпуска и больничного

При смене места работы нужно предоставить в бухгалтерию новой фирмы справку формы 182н от бывшего работодателя. Данные из документа будут использоваться для расчета сумм больничного листа и декретного отпуска.

    Кроме рассмотренных случаев, справка с места работы может потребоваться, к примеру, для получения аттестата в институте аудиторов. Поэтому всегда следует озаботиться списком необходимых сведений заранее.Скачать пустой бланк справки 182н .docСкачать образец справки 182н .doc

    Если сотрудник уволился

    Согласно трудовому законодательству, бывший работник имеет право на получение необходимой информации. Хотя в Трудовом кодексе упоминается только справка о заработной плате, у работодателя нет никаких оснований для того, чтобы не предоставлять информацию за период работы в данном ООО .

    Сколько действует справка

    Учреждение, в которое предоставляется документ, определяет срок самостоятельно, поэтому лучше уточнить этот вопрос заранее. Чаще всего он не больше двух недель.

    Если работодатель не выдает справку

    Единственной законной причиной отказа может быть обращение работника за справкой не лично, а через третьих лиц. Если работодатель отказывает в предоставлении справки, поможет трудовая инспекция либо прокуратура.

    Частным является случай, когда водитель при увольнении требует справку о прохождении медкомиссии. Работодатель часто объясняет отказ в выдаче документа возможными проверками. В этом случае можно сослаться на Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Судебная практика по этому вопросу на стороне работника.

    Таким образом, справка с места работы требуется достаточно часто, и в ее составлении нет существенных сложностей. Присутствуют некоторые различия в формах, но общие обязательные реквизиты сохраняются для всех видов документов. Работник вправе получить справку в трехдневный срок, и фирма не может ему отказать при условии личного обращения к представителю работодателя.

    Источник: https://migrantvisa.ru/dokumenty/spravka-s-mesta-raboty/

    Справка с места работы: в каком случае выдается, для каких целей, образец заполнения, может ли работодатель отказать

    Работники, оформленные в хозяйствующих субъектах, имеют возможность согласно нормам трудового права обратиться в администрацию своего работодателя с просьбой о выдаче подтверждающего место работы документа.

    Справка с места работы выдается работающему на предприятии человеку в установленные сроки законодательством независимо от целей, для чего она предназначена.

    Ниже можно скачать образец документы для предоставления по месту требования и для получения визы.

    Для чего необходима справка с места работы

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Справка с места работы по месту требования используется для подтверждения факта занятости и получения работником дохода в определенных органах.

    В ней указывается, где работает работник, по какой профессии и какой период. Поэтому данный документ является основным источником сведений для сторонних лиц о месте работы сотрудника, его профессии и стаже.

    Куда чаще всего требуется справка с работы:

    1. Запрашивают чаще всего справки органы соц защиты для установления соответствующих субсидий и пособий работнику, предоставлению его родным и близким иных гарантий, установленных законодательством (стипендий, бесплатного питания).
    2. Справки с предыдущего места работы могут запрашивать новые работодатели. Они необходимы для подтверждения стажа и назначения пособия по больничному листу. В последнем случае должна составляться по строго установленной форме справка 182-н.
    3. При поступлении на вторую работу внешнему совместителю необходимо своему второму работодателю предоставить справку, что он работает по основному месту работы в другой организации.
    4. Это надо для объяснения отсутствия при поступлении на новое место трудовой книжки. Эти категории работающих также предоставляю справки со своего места работы для установления их право на отпуск вне очереди, так как он у второго работодателя должен совпадать с отпуском по основному месту работы.
    5. Справки о зарплате работники часто берут для оформления кредита в банках.
    6. При рассмотрении дела в суде работнику тоже может потребоваться справка от его работодателя, для подтверждения занятости и получения дохода.
    7. С аналогичной целью справку с места работу у сотрудника компании могут запросить миграционная служба при оформлении загранпаспорта и визы в иностранных посольствах.
    Читайте также:  Правила установления квоты рабочих мест для инвалидов

    Виды справок

    Условно все справки, выдаваемые сотрудникам можно подразделить на два вида:

    • Справки, подтверждающие его занятость на данном предприятии.
    • Справки, содержащие сведения о получаемых сотрудником доходах.

    Очень важно при поступлении запроса от работника определять, какую информацию необходимо указывать в справке. Так как все запрашиваемые данные являются персональными и подлежат защите от разглашения. Поэтому в заявлении нужно требовать от работника указания, какую именно информацию нужно предоставить.

    Справки с целью подтверждения занятости или стажа заполняются на основании данных о приеме на работу. Их основная цель подтвердить занятость, стаж работы, и профессию, по которой трудоустроен работник. Такие справки предоставляет работник в судебные органы, приставам, своему новому работодателю, при поступлении в образовательные учреждения.

    Справки о зарплате выдаются бухгалтерией на основании сведений расчетных ведомостей. При поступлении запроса на оформление такой справки важно указывать в какой форме она должна быть и за какой период необходимо отражать в ней сведения.

    Запросы таких документов чаще всего необходимы для соцзащиты о доходах, кредитных учреждений, для нового работодателя, для службы занятости, отдела ОФМС, для приставов и т. д.

    При этом для центра занятости, банков и других получателей данных документов необходимо соблюдать строго определенную форму справки. Желательно тогда к заявлению работника о выдаче справки требовать приложения ее образца.

    Если работник совмещает несколько мест работы, то для оформления пособия по больничному листу ему может потребоваться справка 182 н.

    Внимание! При увольнении работнику необходимо выдавать на руки по его запросу определенные справки. К ним относятся справка о зарплате за два года по форме 182 н, справка 2-НДФЛ и т.д.

    Кто выдает документ

    Заявление о выдаче справки работник подает в кадровую службу хозяйствующего субъекта. В ней он обязательно указывает какую информацию необходимо указать в запрашиваемой документе.

    Важно помнить, что с момента подачи заявления работником до момента выдачи ему на руки справки должно пройти не более трех дней. Именно этот период установлен ТК РФ.

    Инспектор после получения согласия на разглашение ПД и заявления определяет, кто будет исполнять поступивший запрос.

    Если в справке нужно указывать данные, которые заполняются на основании кадровых документов, то справку подготавливает специалист кадровой службы. При его отсутствии данную обязанность может выполнять делопроизводитель или бухгалтер.

    Если запрашиваемая информация относится к получаемым работником доходам, то заявление передается в бухгалтерию, где подготовкой справкой занимается бухгалтер расчетного отдела.

    Внимание! Составленная справка обязательно должна быть заверена печатью фирмы при ее наличии и визой руководителя компании. На справке может присутствовать подпись также специалиста, который подготавливал ее.

    Срок действия справки устанавливается тем субъектом, который ее запрашивает. В большинстве случаев срок действия справки устанавливается от двух недель до месяца.

    Этот период считается достаточным, чтобы работник смог получить соответствующий документ своего работодателя и представить его по месту требования. При этом актуальность данных, содержащихся в справке будет сохранена.

    Однако нужно учитывать некоторые моменты при установлении срока действия справки. Если запрашивается справка о текущих доходах работника, то при наступлении нового месяца, она потеряет свою актуальность, так как в ней будет отсутствовать информация о последнем месяце.

    Работникам в таких случаях лучше всего обращаться к своему работодателю за подобными сведениями в начале следующего месяца, когда предыдущий период уже закрыт, и работодатель может выдать ему сведения о доходах в полном объеме.

    Что необходимо для получения справки

    Обычно, для получения справки от работника не требуется никаких дополнительных документов. Ему в этом случае достаточно обратиться с устной просьбой к руководителю, либо ответственному лицу.

    Однако необходимо помнить, что непосредственно ТК требует, чтобы сотрудник подавал запрос на предоставление документов в письменной форме, обычно в формате заявления на имя руководителя.

    К этому способу рекомендуется прибегать, если есть вероятность того, что работнику в выдаче справки по какой-либо причине может быть отказано. Однако с наличием написанного и зарегистрированного заявления, можно будет отстаивать свои права через трудинспекцию, либо суд.

    • Оформление заявлений также практикуется в крупных компаниях, с большим количеством сотрудников и серьезным документооборотом.
    • Поскольку в справке, которая будет оформлена для работника, будут присутствовать его персональные данные, ответственному сотруднику в момент выдачи рекомендуется самостоятельно запросить у него согласие на разглашение таких данных.
    • Это желательно делать даже в том случае, когда работник при приеме на работу подписывал общее положение по защите персональных данных и возможностях их разглашения.

    Внимание! Поскольку каждая справка будет содержать какой-то уникальный набор информации, и каждый раз передаваться в новое место, лучше всего запрашивать согласие по каждому факту оформления документа.

    Простая справка по месту требования является наиболее простым документом. К ней не предъявляется каких-либо особенных требований к оформлению и содержанию информации.

    Составлять такую справку лучше всего на фирменном бланке, поскольку там уже содержатся все необходимые реквизиты фирмы. Если же документ составляется в свободной форме, то в верхней части записываются полное наименование компании, его адрес расположения, коды ИНН, КПП и ОГРН.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    На справке может проставляться регистрация исходящей корреспонденции путем проставления номера и даты. Либо можно указывать только дату выдачи справки, а ее порядковый номер указывать рядом с наименованием документа.

    Дальше на новой строке посередине проставляется наименование бланка – «Справка».

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Ее текст нужно составить следующим образом. Он должен начинаться со слова «Выдана», а после него указать полные Ф.И.О. работника. Дальше текст должен подтверждать, что он действительно трудиться в организации (с указанием ее наименования) на своей должности (с ее проставлением).

    Если сотрудник может сообщить, для каких целей запрашивается справка, то это можно записать в тексте документа. В противном случае допускается ограничиться стандартной фразой о том, что справка будет предъявляться по месту ее требования.

    В тексте могут быть указаны какие-либо другие данные, которые требуются работнику.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Внимание! Если к справке прикладываются документы, то их необходимо перечислить как приложения.

    Справку подписывает руководитель компании или иное лицо, на которое возложена обязанность составления таких бланков (работник кадрового отдела, бухгалтер и т. д.).

    Если субъект бизнеса использует печать, то нужно поставить ее оттиск на справке.

    Для получения визы

    Рассмотрим как правильно оформить справку для оформления визы. В отличие от простой справки, в ней необходимо обязательно указать еще два параметра — зарплату сотрудника и гарантию предоставления рабочего места после возвращения из путешествия.

    Для составления документа лучше всего использовать фирменный бланк. Обычно, визовые центры относятся к таким справкам более благосклонно. Если же такой возможности нет, то в верхней части указывается полное название организации, ее адрес расположения, регистрационные коды ИНН, КПП и ОГРН, а также банковские реквизиты.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Далее желательно проставить реквизиты исходящего документа — номер регистрации и дату оформления. Можно также в этом месте указать только дату, а номер справки проставить рядом с названием бланка.

    Если известно, для каких целей выдается справка, то это можно указать на новой строке с выравниванием по правому краю. Например, «Для предоставления в консульство Франции».

    Затем посередине строки проставляется название документа – «Справка».

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Текст строится следующим образом. Начать необходимо со слова «Выдана», после чего указываются полные Ф. И.О. работника. Далее, нужно отметить что этот человек действительно работает в организации, проставить ее наименование, дату начала работы. Обязательно нужно указать, что этот сотрудник продолжает работать по настоящее время.

    Дальше в обязательном порядке проставляется размер ежемесячной зарплаты.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    бухпроффи

    Важно! В справке для визы обязательно должно быть подтверждение, что на период поездки за границу работнику предоставляется

    оплачиваемый отпуск с сохранением за ним его рабочего места.

    Оформленную справку подписывает руководитель и главбух. Также на ней должна быть проставлена печать (при ее использовании).

    Может ли работодатель отказать в выдаче справки

    ТК устанавливает, что работник имеет право запросить у работодателя любую информацию, касающуюся его работы, а организация, в свою очередь, должна ему ее предоставить. Запрос лучше всего делать в письменной форме в виде заявления.

    Внимание! После получения запроса, ответственное лицо в фирме должно в течение 3-х дней оформить запрашиваемый документ и передать работнику.

    Также нельзя отказывать в выдаче документа, ссылаясь на то, что ранее такая справка уже запрашивалась, сведения запрашиваются за большой период времени и т. д. Закон не устанавливает никаких послаблений для организации при выдаче документа. Это значит, что справка должна оформляться в любой ситуации и при любом объеме запрашиваемой информации.

    Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/spravka-s-mesta-raboty.html

    Какие 7 документов должны быть в личном деле сотрудника в 2019 г

    Какие документы должны быть в личном деле (далее – ЛД) сотрудника в 2019 году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

    Читайте также:  Медкнижка продуктовая и промышленная: что это и где можно сделать по закону, чем отличается документ нового образца от санкнижки, нужно ли менять при смене фамилии, журнал учета и образец

    Раскрыть эту тему для Читателей сайта «Юридическая скорая» сегодня согласилась Людмила Ким – практикующий юрист с десятилетним стажем и один из авторов рубрики «Вопрос-ответ».

    Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.

    СПРОСИТЬ ЮРИСТА — БЫСТРЕЕ чем читать! ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ пока остальные за это ПЛАТЯТ!

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    При этом, сегодня в большинстве организаций директора самостоятельно ведут ЛД, а поэтому – не всегда владеют полной информацией о содержании пакета бумаг. Стоит отметить, что в этом нет ничего удивительного, ведь в 2019 году закон не обязывает работодателя лично заводить подобные дела, предоставляя это специалистам отдела кадров.

    Важно: Также, с 1 января этого года сотрудники Роструда, давая разъяснения по этому поводу, акцентировали внимание на том, что обязанность знать, какие именно документы можно хранить в личном деле работника, а какие нет – прямая обязанность кадровика.

    К сожалению, в нашей практике до сих пор встречаются дела, связанные с нарушением данного правила и попытками избежать немалых штрафов за игнорирование данной рекомендации.

    Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2019 году

    Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

    В данный перечень документов в 2019 году входят такие основные бумаги как:

    1. трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
    2. приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
    3. договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
    4. подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
    5. акты нарушения трудовой дисциплины;
    6. объяснительные, а также докладные записки;
    7. приказ о приёме на работу.

    Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

    Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

    Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2019 году

    Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

    1. военный билет;
    2. ИНН;
    3. паспорт и копии его страниц;
    4. СНИЛС;
    5. свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

    Дополнительная информация:  Как получить ИНН физическому лицу через МФЦ

    Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

    Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

    Важно: стоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

    В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

    Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

    Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2019 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

    Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

    Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

    Это же правило касается и следующих документов:

    • аттестационных листов;
    • дипломов, справок и других бумаг об образовании;
    • справок об отсутствии судимости или её наличии;
    • документов о повышении квалификации;
    • характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

    Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

    Как правильно вести личное дело каждого сотрудника

    В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудниковПри этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

    Какой срок хранения документов в личном деле

    Итак, после определения списка бумаг, хранящихся в личном деле сотрудника, стоит отметить и тот факт, что так как срок действия каждого документа может отличаться – срок хранения бумаг в личном деле работника определяется для всей папки. Так, на протяжении 3 лет после увольнения сотрудника – они остаются храниться в отделе кадров, после чего передаются на хранение в архив на установленный законом срок.

    Источник: https://law-03.ru/perechen-dokumentov-v-lichnom-dele-sotrudnika/

    Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

    Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации
    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

    Чем регламентируется порядок их ведения

    В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

    После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

    Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

    Видео — о ведении личных дел сотрудников:

    Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

    Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

    • какие документы входят в состав ЛД;
    • кто формирует ЛД;
    • где должны храниться папки с ЛД работников.

    Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

    Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

    Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

    Формирование личного дела сотрудника

    Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

    • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
    • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
    • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

    Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

    Что в нем должно быть

    В состав личного дела могут входить следующие документы:

    • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
    • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
    • заявление работника о приеме на работу;
    • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
    • копия приказа о приеме на работу;
    • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
    • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
    • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
    • копия приказа об увольнении;
    • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
    Читайте также:  Коллективная материальная ответственность: образец договора (бланк) о полной бригадной поруке продавца (типовая форма), а также перечень специальностей для составления соглашения

    Видео — состав личного дела:

    Личная карточка сотрудника по форме Т-2

    Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

    Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

    • все персональные данные работника;
    • об образовании работника;
    • о стаже работника;
    • о родственниках;
    • о месте жительства;
    • о воинском учете;
    • о работе и ее изменениях;
    • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
    • информацию об отпусках работника;
    • сведения об увольнении.

    То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

    Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

    Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

    Хранение

    Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

    Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

    • Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.
    • Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

    Что делать с личными делами уволенных работников

    После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

    Сроки хранения

    Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

    Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

    • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
    • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

    Порядок передачи в архив

    Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

    • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
    • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

    После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

    Какие есть нюансы

    При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

    • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
    • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
    • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
    • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

    Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

    • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
    • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

    Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

    В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

    Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

    Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

    Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

    Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

    Состав личного дела работника

    В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

    Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

    Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

    О чем речь

    Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

    Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

    В этом внутреннем нормативном акте определяется:

    • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
    • порядок ведения;
    • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
    • порядок доступа к информации;
    • сроки и режим хранения;
    • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

    Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

    Справки с места работы: на каком основание их выдают, какая информация в них содержится, куда требуются подобные документы, личные карточки сотрудников

    Какие документы должны быть

    Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

    Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

    Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

    • формируемые в момент устройства человека на работу;
    • возникающие в процессе работы в фирме;
    • документы об увольнении из конкретной компании.

    В первую группу входят:

    • резюме, составленное соискателем для вакансии;
    • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
    • заявление о приеме на работу;
    • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
    • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
    • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
    • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
    • трудовой договор (оригинал работодателя);
    • приказ о приеме на работу.

    Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

    • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
    • объяснительные записки;
    • служебные записки;
    • различные акты и уведомления.

    Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

    На что обратить внимание

    Есть несколько ключевых моментов.

    Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

    В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

    Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector