В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.
Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением.
Зачем нужно штатное расписание
В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:
- Все должности, существующие в компании
- Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников
На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров.
Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников.
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.
Обязательно или нет?
Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:
С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.
Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.
- Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.
Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан.
Правила составления штатного расписания
Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.
Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.
Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций.
Наименование структурных подразделений и должностей
Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:
- Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
- Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.
Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.
Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну.
В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка.
Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.
Помимо прочего должны быть указаны:
- Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
- Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.
Количество сотрудников и штатных единиц
В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.
- Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
- Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.
Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.
Установление окладов
Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании.
Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата.
При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты.
Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.
Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.
Утверждение штатного расписания
Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации.
Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:
- Название документа
- ФИО руководителя
- Дата, с которой расписание вступает в действие
- Дата подписания
Образец приказа об утверждении штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание
В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:
- Увольнение или найм сотрудников
- Изменение размера зарплаты
- Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда
Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:
- Создать и утвердить новое штатное расписание.
- Внести изменения в существующее расписание приказом.
Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.
Основания для внесения изменений:
- Оптимизация организационной структуры компании
- Реорганизация
- Изменение объемов работы
- Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов
Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.
Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание
По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году
Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.
Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц.
Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации.
Образец штатного расписания на 2019 год
Кто составляет штатное расписание
Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.
Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.
Выводы
Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.
Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.
Формы для заполнения вы можете скачать здесь:
Типовой план штатного расписания – Скачать Обычный бланк штатного распиания – Скачать
Источник: https://hurma.work/ru/blog/shtatnoe-raspisanie-pravila-sostavleniya-i-utverzhdeniya-obrazecz-blanka/
Приказ об утверждении штатного расписания: образец, правила заполнения и основные реквизиты
Успех компании, как и прозрачность её деятельности для клиентов и проверяющих органов, во многом зависит от правильной организации труда персонала. Для этого необходимо чётко структурировать деятельность учреждения, назначить конкретных людей, несущих ответственность за выполнение той или иной задачи, контролировать их работу, а также оптимизировать процесс принятия решений и вовремя довести их до сведения работников.
Именно для осуществления таких задач требуется соответствующая нормативно-регламентирующая документация — штатное расписание.
Что такое штатное расписание?
Документ, пункты которого служат формированию кадрово-структурной организации учреждения, а также установлению регламента его работы, называется штатным расписанием.
Как правило, в нём должны быть точно указаны следующие сведения:
- имеющиеся в компании подразделения;
- должности работников, соответствующие ЕНДС и ЕТКС;
- оклады и надбавки работников;
- дополнительная информация, которую руководитель компании считает нужным документировать в рамках штатного расписания в целях оптимальной организации работы.
Штатное расписание форма Т-3 – образец заполнения вы можете скачать здесь.
Действие штатного расписания
Штатное расписание — в первую очередь руководство по утверждению должностных инструкций для всех внесённых в него работников, независимо от занимаемой в организации должности. В частности, оно руководит деятельностью отдела кадров и бухгалтерии.
Как правильно составить приказ о назначении генерального директора и какие реквизиты в нем должны присутствовать – читайте в этой статье.
Оформление штатного расписания
Штатное расписание оформляется по унифицированной форме Т-3 (утвердил Госкомстат Российской Федерации). Каждая штатная единица помещается в своём подразделении, указывается число единиц, а также вносятся их наименования в соответствии с государственными квалификационными справочниками.
Приказ об утверждении штатного расписания – бланк для заполнения вы можете скачать тут.
Штатное расписание форма Т-3: образец заполнения по ООО.
Всегда ли необходимо штатное расписание?
Штатное расписание входит в число обязательного пакета документов для государственных предприятий и учреждений. Для частных компаний его обязательность напрямую законом не установлена.
Узнать, как составить приказ о приеме на работу и скачать его образец заполнения, вы можете в нашей новой публикации.
Однако статья 15 Трудового Кодекса Российской Федерации определяет признаки трудовых отношений как работу, соответствующую штатному расписанию. Поэтому оно необходимо в первую очередь для справедливого решения по трудовым спорам, рассмотрение которых входит в компетенцию судопроизводства.
К примеру, в случае, когда работник был уволен по сокращению штата, закон обязывает руководителя предложить ему другую вакансию в организации, если она имеется.
И если дело дойдёт до суда, наличие или отсутствие такой вакансии в штатном расписании может повлиять на судебное решение о законности увольнения.
Если же штатного расписания вовсе нет, суд вполне может принять сторону уволенного работника, вследствие чего работодателю будет грозить административная ответственность.
Как утвердить штатное расписание?
Действие штатного расписания на календарный год, как правило, начинается с 1 января. Для его вступления в силу отдаётся соответствующее распоряжение руководителя компании или её филиала – приказ об утверждении штатного расписания. В случае необходимых изменений в течение года они утверждаются отдельным приказом.
Чтобы эта работа осуществлялась точно и своевременно, для соответствующих рекомендаций и указаний в учреждении существует внутренняя инструкция по делопроизводству.
О выходе приказа об учреждении штатного расписания делается запись в специальном документе, именуемом книгой приказов по основной деятельности.
Образец приказа об утверждении штатного расписания.
Порядок составления приказа об утверждении штатного расписания
Что такое приказ о премировании сотрудников и для чего необходим этот документ – читайте в материалах этой юридической статьи.
В приказе об утверждении штатного расписания указывается каждый необходимый реквизит, который соответствует распорядительной документации:
- название учреждения;
- местонахождение его головного офиса;
- номер приказа;
- дата выхода приказа;
- ФИО, должность и подпись руководителя;
- ФИО, должности и подписи служащих, ознакомленных с приказом.
В содержание приказа об утверждении штатного расписания входит:
- число штатных единиц;
- месячный фонд заработной платы;
- дата вступления в силу штатного расписания;
- ФИО и должность ответственного за исполнение приказа;
- номер и дата утверждения штатного расписания;
- количество занимаемых штатным расписанием листов.
- Приказ об утверждении штатного расписания – образец документа находится по этой ссылке.
- О том, что такое штатное расписание и как его составить в программе 1С ЗУП вы можете узнать в этом видео-уроке:
Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/prikazy/6-osnovnykh-rekvizitov-prikaza-ob-utver.html
Штатное расписание: образец, правила составления и изменения + форма
Генератор Продаж
Время чтения: 16 минут
Отправим материал вам на:
Вопросы, рассмотренные в материале:
- По каким правилам составляют штатное расписание организации
- Как составить штатное расписание в 1С
- Как утверждается штатное расписание
- Как внести изменения в утвержденное штатное расписание
- Для чего нужна штатная расстановка
- Что может грозить организации за отсутствие штатного расписания
Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда.
Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. «Штатное расписание: оформляем по всем правилам» — так звучит тема нашей статьи.
Каковы общие правила составления штатного расписания
Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.
Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:
- по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
- какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
- кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
- из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
- с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.
При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
- ТК РФ;
- Единая тарифная сетка РФ.
В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.
Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:
- руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
- отделы производственного назначения;
- вспомогательные или обслуживающие подразделения.
Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.
Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.
Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).
- Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.
- Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.
- В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется.
Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.
Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.
Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3
Как составить новое штатное расписание организации
- В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.
- Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия.
- Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».
Следующая строчка, которая начинается со слов «на период», необходима для обозначения срока актуальности штатного расписания (год, как правило) и даты, когда оно начинает действовать. Затем в документ вписывают штатных единиц и заполняют основные столбцы.
Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.
Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.
Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:
- финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
- если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.
Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);
Приказ об изменении штатного расписания
Источник: https://bankingsite.ru/shtatnoe-raspisanie-obrazec-pravila-sostavleniia-i-izmeneniia-forma/
Загрузка...
