Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения

14.12.2010

  • Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения
  • Все организации независимо от форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но не менее пяти лет.
  • Срок хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.

2000 (далее — Перечень). В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.

При этом не имеет значения, передают они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:
— документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет);

— документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет.

В соответствии с Перечнем установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов:
— отчетов по налогам: годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год;
— бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых — постоянно; годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год;
— первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) — 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета — 5 лет;

— бухгалтерских учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.

) — 5 лет; оборотных ведомостей — 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, — до замены новыми; образцов подписей материально ответственных лиц — до минования надобности; книг, журналов, карточек учета ценных бумаг — постоянно, договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) — 5 лет, основных средств (зданий, сооружений) — 5 лет, расчетов с организациями — 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) — 5 лет, подотчетных лиц — 5 лет, исполнительных листов — 5 лет, депонированной заработной платы — 5 лет, доверенностей — 5 лет.

Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в течение четырех лет. Кроме того, в течение этого срока необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги.

  1. Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет. К ней относятся такие документы, как:
    — приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков;
    — личные дела, личные карточки работников (в том числе временных работников); лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;
    — табели и наряды работников вредных профессий;
  2. — трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.
  3. Организация хранения и уничтожения документов

Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.

Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов.

Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить:
— виды документов, подлежащих обязательному хранению;
— структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
— порядок поступления документов на хранение;
— сроки хранения;
— порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
— меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
— порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;

— иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.

Также необходимо создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.

Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указаний*(1)). Положение утверждается руководителем.

Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии.

В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек.

Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса из окружного архива.

Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.

В работе комиссия руководствуется законодательством об архивном деле в РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, муниципальными правовыми актами об архивном деле, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
При разработке положения о деятельности комиссии в учреждении необходимо руководствоваться Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

  • Основными задачами экспертной комиссии являются:
    — организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
    — организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • — организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
  • Комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:
    — в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
    — запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
    — заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;
    — приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
  • — не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.

При ее проведении в структурных подразделениях осуществляются отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел. Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу.

В деле может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см. Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем учреждения. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение.

Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.

Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или уничтожаются самой организацией.

Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Источник: https://os-info.ru/enziklopedia-brzopasnosti/bezopasnost_biznesa/poryadok-xraneniya-i-unichtozheniya-dokumentov.html

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Читайте также:  Доверенность на подписание счетов-фактур: образец, а также разъяснение, что это за документ, кто и как составляет такой акт, каков срок действия бумаги

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/kak-unichtozhit-dokumenty-s-istekshim-srokom-hraneniya/

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения Сроки
Для целей бухучета Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учета Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организации На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

  • Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.
  • Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.
  • Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.
Читайте также:  Психологическое тестирование при приеме на работу: вопросы тестов и ответы на них

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению



В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время.

С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений.

В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

  • Экспертиза ценности документов проводится на основе:
  • –действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
  • –типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
  • Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.
  • Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

  1. Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:
  2. – дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;
  3. – дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «.

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение.

При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях «.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

  • При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.
  • Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.
  • Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2012 годы.

  1. В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
  2. Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.

  • После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.
  • Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.
  • Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).
  • При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.
  • Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение
  • Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
  • Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Читайте также:  Что нужно говорить на собеседовании при устройстве, чтобы взяли на работу, что нельзя делать при приеме, как разговаривать и о чем, если долго не работал

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

  1. Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.
  2. В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.
  3. В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:
  4. – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  5. – накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;

– акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация).

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Приложение 1

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ЧПОУ ТОСПО «ТюмКЭУП»

п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения иномера статей по перечню Примечание
02. Секретариат
1 Приказы учреждения по основной деятельности (копии) 2006–2009 6 ДМН, ст. 19 а (прим.) Подлинники в отделе кадров
2 Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг 2006–2010 7 5 лет ст. 35 а
3 Положения об учреждении (копии) 2006–2010 1 ДМН ст. 50 (прим.) Подлинники в отделе кадров
03. Отдел кадров
4 Графики отпусков 2006–2008 4 1 год, ст. 356
5 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) 2006–2009 8 3 года ст. 663
6 Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка) 2007–2010 3 5 лет ст. 669
7 Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления) 2008–2010 10 5 лет ст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2010 годы.

Источник: https://moluch.ru/archive/150/42661/

8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов

В
процессе деятельностипредприятия
получается большое количество документов.
После их использования в оперативной
деятельности для решения текущих
вопросов документы становятся хранителями
ретроспективной информации, надобность
в которой может возникнуть вновь через
определенное время, т.е. они выступают
в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и
использование таких документов возможны
лишь при четкой их классификации.
Простейшей классификацией документов
является группировка их в дела.

Государственный стандарт дает определение
дела, как «Совокупность документов
или документ, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку».

Специальным классификационным
справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела служит
номенклатура радел.

Номенклатура дел
— «Систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке». Иначе говоря,
номенклатура дел – это простейший
классификатор, позволяющий быстро
разложить документы по папкам (делам)
для оперативного их поиска в случае
надобности.

Номенклатура,
закрепляя индексацию дел, используется
при регистрации документов — индекс
дела по номенклатуре часто входит
составной частью в регистрационный
индекс документов.

Номенклатура дел
используется вместо описи как учетный
документ при сдаче в архив учреждения
дел.

Документы
во время их исполнения хранятся у
исполнителя, для чего им должны быть
заведены специальные папки с надписями
типа «На
исполнении», «Срочно», «Для
коллегии», «На отправку», «На
согласование», «На подпись»
и т.п.

На каждой папке надо указать
фамилию исполнителя и его телефон. После
окончания рабочего дня папки убирают
в
сейф,
шкаф, стол.

Такое хранение документов
у исполнителя поможет в случае его
срочной командировки или болезни быстро
найти нужный документ и передать его
на исполнение другому сотруднику.

После окончания
работы с документом он передаётся для
помещения в дело.

Раскладка документов
в дела производится секретарем или
лицами, ответственными за эту работу в
структурных подразделениях систематически,
ежедневно в течение всего года.

В
небольших фирмах формирование и хранение
дел ведётся централизованно, обычно в
секретариате. Исполненные документы
должны иметь отметку об исполнении и
подшиваются в дела в тот же день к концу
рабочего дня.

Распорядительные документы,
переписку руководства и важнейшие
внутренние документы формируют и хранят
в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела
начинается сразу с начала года. Поэтому
на каждое названное в номенклатуре дело
к началу года должна быть заведена
папка. Это может быть папка-скоросшиватель
или папка-регистратор.

Дела должны
размещаться в запирающихся шкафах,
сейфах или (ватерных картотеках, что
обеспечивает их сохранность и защиту
от пыли и света.

Документы
предприятия стоят на текущем хранении
в течении двух лет. По документам, для
которых указанный срок истек, специальной
комиссией организации принимается
решение о порядке их последующего
хранения на период до 10 лет, направлении
в учреждение Росархива или на уничтожение.
Предельный срок хранения документов –
75 лет.

Документы
организации, состоящие на хранении,
подвергаются проверке раз в год. С этой
целью создается комиссия в составе
председателя и двух-четырех членов, по
результатам работы которой составляется
акт, в котором перечисляются все
проверенные и отобранные на уничтожение
документы.

Члены комиссии лично уничтожают
документы, фиксируют процесс в акте,
который после подписи председателя и
члена комиссии подписывается руководителем
учреждения.

После утверждения акта об
уничтожении производится списание
документов с журнала учета, с указанием
номера и даты утверждения акта.

Источник: https://studfile.net/preview/1955999/page:16/

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

  •                                  ЗАО «Актив»                              
                                                                             
  •                                    Приказ                                
  •                      О создании экспертной комиссии                       
  • Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
  •                                ЗАО «Актив»                                
                                                                             
  •                                    Акт                                    

                                                                          
15 марта 2002 года                                                   N 43
                                                                         
                                                                         
     В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранения
которых истек,                                                           
     приказываю:                                                         
     1. Создать экспертную комиссию в составе:                           
     — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;                        
     — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;                 
                        секретарь М.И. Петрова.                          
     2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожения
документов, срок хранения которых истек.                                  
                                                                         
Директор ЗАО «Актив»                Васильев             /А.И. Васильев/ 

                  о выделении документов на уничтожение                   
                                                                         
21 марта 2002 года                                              г. Москва
                                                                          
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;                        
     — члены комиссии        — главный бухгалтер О.В. Борисова;          
                               секретарь М.И. Петрова,                   
                                                                         
     составила  настоящий  акт  о  том,  что  в  результате   проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):                                       
     1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                        
     2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                           
     3. Кассовая книга за 1996 год.                                      
     4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.                                                                     
     5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                      
     6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2
папки).                                                                  
     7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996
год (1 папка).                                                           
     8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                          
     9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                         
     10. Главная книга за 1996 год.                                      
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                  /А.А. Иванов/ 
Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/ 

                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

  1. Акт может выглядеть так:
  2.                               ЗАО «Актив»                                
                                                                             
  3.                                   Акт                                    

         об уничтожении документов, срок хранения которых истек           
                                                                          
28 марта 2007 года                                              г. Москва
                                                                         
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;                        
     — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;                 
                        секретарь — Петрова М.И.,                         
                                                                         
     составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранения
которых истек.                                                           
     В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  как
макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.                           
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А./
Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./

                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/doki/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector