В век информации и интернет-пространства данные передаются и распространяются с невиданной доселе быстротой. Социальные сети подливают масла в огонь, делая личные данные пользователей практически общедоступными. Но всегда ли сам владелец согласен с тем, что сведения о нём собирают, изучают, хранят и передают?
Персональные данные: что к ним относится?
Сведения о лице столь важны и значимы, что законодатель решил, наконец, юридически урегулировать эту сферу и определил персональные данные как информацию о лице, которая его идентифицирует.
Сюда относятся:
- имя, отчество, фамилия;
- место проживания;
- дата и место рождения.
Отдельный правовой режим установлен для сведений, представляющих риск для прав и свобод субъекта персональных данных и включающих сведения о:
- расовом или этническом происхождении;
- национальности;
- религиозных и мировоззренческих взглядах;
- членстве в политических партиях и профсоюзах;
- привлечении к уголовной ответственности;
- здоровье, половой жизни, биометрических и генетических данных.
К персональным относятся паспортные и другие регистрационные сведения, данные о семейном или имущественном положении (за исключением государственных служащих) и многие другие, так как их перечень законодателем не ограничен.
Законом установлена и форма согласия на обработку персональных данных. Такое разрешение оформляется письменно, дабы быть уверенным в безусловном согласии владельца информации.
В чём заключается обработка персональных данных?
Каждый гражданин может знакомиться со сведениями о другом лице как по роду работы, так и в процессе неофициального общения, читая газеты или просматривая интернет-страницы. Такое ознакомление не означает обработку персональных данных: прочёл, услышал, узнал — и, возможно, забыл. Или просто взял на заметку.
Если же информация о лице собирается для последующей систематизации, использования, передачи или хранения — это уже обработка личных данных. Такой процедурой занимаются, например, поликлиники или школы: полученные данные регистрируются, заносятся в базы и каталоги, классифицируются для последующего использования в своих уставных целях.
Журналист, писатель или частное лицо может обрабатывать личную информацию исключительно в творческих целях без соблюдения юридических норм.
Ограничения на обработку личной информации
Сбор и обработка персональных данных допускаются исключительно для выполнения уставных задач и достижения установленной цели. Например, поликлиника может использовать полученную от пациентов личную информацию только для оказания медицинской помощи указанным лицам.
Целые массивы с личной информацией обрабатывают страховые компании, турагентства, транспортные предприятия, коммунальные службы и другие подобные юридические лица. Указанные организации могут пользоваться такой информацией только для выполнения своих задач перед потребителем и не имеют права собирать сведений больше, чем это необходимо для конкретной ситуации.
Нельзя собирать данные, представляющие риск для прав и свобод лица, если такие сведения не предоставлены самим лицом, например, член политической партии представил сведения о себе непосредственно партийной организации.
Кто имеет право обрабатывать сведения о лице?
Проводить какие-либо действия с персональными данными может исключительно тот, кому владелец данных дал согласие.
Бывают и исключения из правил, например, следственные органы могут обрабатывать информацию об обвиняемом без его согласия. Такое право следователя вызвано необходимостью защиты общественных интересов и выполнением им своих должностных обязанностей.
Налоговые, пенсионные органы также производят различные операции с личной информацией не только для выполнения своих обязанностей, но и для обеспечения прав граждан.
Мобильные операторы обладают немалым объёмом личных сведений об абонентах. Разумеется, такую информацию они могут использовать только для предоставления качественной мобильной связи пользователю.
Персональные данные на работе
Чаще всего личную информацию предоставляют при трудоустройстве. Законом установлен перечень обязательных сведений о работнике, без которых приём на работу невозможен:
- имя, отчество, фамилия;
- дата рождения;
- место жительства;
- серия, номер, дата выдачи паспорта;
- регистрационные налоговые и страховые номера;
- семейное положение;
- состояние здоровья и некоторые другие сведения.
С получением указанных данных закон связывает определённые правовые последствия по оплате труда, предоставлению отпусков, льгот и многим другим вопросам.
Разумеется, каждый гражданин может отказаться от разглашения сведений о себе, но в этом случае работодатель получает право отказать ему в приёме на работу — такова правовая взаимосвязь. Чаще всего проблем при оформлении не возникает, так как работник добровольно предоставляет нужную информацию.
Впрочем, следует помнить, что работодатель не имеет права на операции с данными работника о национальной или партийной принадлежности, религиозных взглядах и некоторых других.
Что такое согласие на обработку персональных данных?
Разрешение владельца персональных данных на их обработку обычно оформляется в письменной форме, в том числе и при трудоустройстве.
Наученные горьким опытом или просто осторожные компании просят потребителей подписать соответствующие заявления при оформлении дисконтных карт и участии в акциях; поликлиники, школы, вузы и другие учреждения также разработали типовое согласие на обработку персональных данных.
Образец перед подписанием следует внимательно изучить и убедиться, что запрашиваемая информация действительно необходима конкретному лицу. Письменная форма согласия на обработку персональных данных позволяет подтвердить добрую волю владельца.
Оговорки о персональных данных вносятся практически во все договоры: хозяйственные, трудовые, потребительские, ведь в деле соблюдения закона лучше немного перестараться, чем недоглядеть.
Письменное оформление
- Ниже приведена письменная форма согласия работника на обработку персональных данных.
- Директору завода «Сельхозмаш»
Иванову И. И.
- тракториста цеха механизации
- Аристова Олега Аркадьевича.
- Дата.
- Место составления.
- Данным заявлением даю письменное разрешение на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных, в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, оплаты установленных налогов, сборов и других обязательных платежей, внесения обязательных взносов в государственные фонды, а также для иных целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем и в пределах, предусмотренных действующим законодательством.
- Работодатель имеет право передавать мои персональные данные третьим лицам только в случаях, прямо установленных законом.
- Подпись.
Согласие на сбор и обработку персональных данных работник обычно подписывает при оформлении на работу и предоставлении всех необходимых документов. Имеет смысл затребовать от него такое заявление до подписания приказа о приёме на работу.
Согласие на обработку персональных данных: образец
Одним из нестандартных вариантов в сфере обработки личных данных становится выдача родителями согласия образовательному учреждению на операции с личными данными их несовершеннолетнего ребенка.
Разумеется, школа вынуждена использовать сведения о детях и их родителях для предоставления образовательных услуг.
Выдать такое разрешение имеют право родители как законные представители несовершеннолетних детей.
Совет юриста: о согласиях на обработку персональных данных ребенка следует спрашивать обоих родителей, независимо от того, состоят ли они в официальном, гражданском браке или находятся в разводе. Исключение составляет лишение родительских прав по решению суда.
- Ниже приведён примерный образец согласия, составленного обоими родителями.
- Директору средней школы № 30
- г. Москва
Ивановой И. И.
родителей ученика 4-В класса
Петрова Петра Петровича, 2005 г. р.,
- проживающего: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,
- Матери Петровой Ирины Леонидовны,
- проживающей: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,
- Отца Петрова Игоря Ивановича,
- проживающегоя: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,
- Согласие на обработку персональных данных ребёнка
- Настоящим заявлением мы даём разрешение администрации школы на сбор, обработку, использование и хранение персональных данных нашего ребёнка исключительно в пределах, необходимых для обеспечения образовательного процесса и смежных с ним правоотношений, связанных с социальными правами нашего ребёнка.
- Передачу третьим лицам персональных данных нашего ребёнка разрешаем исключительно в случаях, предусмотренных действующим законодательством, о чём администрация должна уведомить нас в установленном порядке.
- Подписи:
Петрова И. Л., дата.
Петров И. И., дата.
По желанию родители могут составить отдельные листы согласия на обработку персональных данных, каждый от своего имени.
Можно ли обрабатывать сведения о лице без согласия владельца?
По общему правилу обработка личной информации без добровольного согласия владельца незаконна. Исключение составляют случаи, когда информация обрабатывается без согласия владельца для защиты его жизненно важных интересов.
В некоторых случаях можно обрабатывать личную информацию без письменного согласия её владельца:
- при выдаче владельцу базы данных разрешения;
- при заключении сделки в интересах гражданина и по некоторым иным основаниям.
Какие санкции предусмотрены за нарушение порядка обращения с личной информацией?
- Дисциплинарная. Применяется к работникам, в нарушение должностных обязанностей не обеспечившим защиту персональных данных.
- Административная. Ответственность в виде штрафов довольно серьёзна и налагается на виновное лицо (на граждан — в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц — от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц – от 5000 до 10 000 руб. — в зависимости от совершённого правонарушения и правового статуса нарушителя).
- Материальная. Может наступить по решению суда, если нарушением прав лица на сохранность персональных данных ему причинен материальный или моральный ущерб.
Информация о лице защищена законом в силу её особой важности, а значит, необходимо выполнять все требования закона о защите персональных данных.
Источник: https://www.syl.ru/article/182780/new_chto-oznachaet-soglasie-na-obrabotku-personalnyih-dannyih-forma-soglasiya-rabotnika-na-obrabotku-personalnyih-dannyih
Cогласие на обработку персональных данных
Каждый работодатель и бизнесмен обязан соблюдать закон о защите персональных данных. Образец согласия на обработку персональных данных и советы по его применению читайте в нашей статье.
В соответствии с законом о «О персональных данных» № 152-ФЗ любой сбор, хранение, передача или использование личной информации о гражданине РФ без его согласия расценивается как неправомерное действие. Поэтому каждое лицо, работающее с такими сведениями, обязано получить разрешение на обработку персональных данных.
Если у вас часто возникают вопросы по бухгалтерии и кадровому делопроизводству, а брать специалиста в штат нет необходимости, воспользуйтесь помощью профессионалов сервиса Главбух Ассистент. Месяц бесплатного тестирования в подарок.
Персональные данные. Общая информация
Давайте определим, в каких случаях человек должен дать согласие на обработку персональных данных (ПД), что входит в это понятие, и каковы последствия для работодателя при нарушении этих правил.
Персональные данные – это все сведения, которые напрямую характеризуют человека, как физическое лицо. Сюда относятся:
- общедоступная информация (ФИО, гражданство, пол, дата рождения и пр.);
- биометрика – внешность, история болезни, физиологические особенности и пр.;
- специальные сведения – электронная почта, аккаунты в социальных сетях, религиозная принадлежность, образование, место работы, наличие/отсутствие судимости, характеристики личности.
Человек, который организует и осуществляет обработку ПД, именуется оператором.
То есть, каждый работодатель (будь то ИП или юридическое лицо) автоматически становится оператором, так как получает доступ к конфиденциальной информации подчиненных.
Также в этот круг входят все другие лица, которым человек передает персональные данные – работники детских садов, финансовых учреждений, и так далее.
Законодательство обязывает получать у объекта согласие на обработку биометрических и специальных персональных данных (то есть, общедоступные сведения не входят в этот перечень). Однако зачастую операторы для перестраховки используют разрешительные документы и в отношении общедоступной информации.
Важный момент! По закону, все персональные сведения, предоставленные оператору, могут использоваться только в тех целях, которые прописаны в согласии.
Например, если это отношения работодатель-сотрудник, то информация применяется только для выполнения служебных задач.
В ситуации, когда оператор нарушил конфиденциальность, его ожидает дисциплинарное, административное, а в некоторых случаях – даже уголовное наказание. Как правило, нарушителям назначают штраф в размере от 75 до 300 тысяч рублей.
Как составить график работы сотрудников
Согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве
Для работодателей работа с личными данными сотрудников требует повышенного внимания, так как она регулируется статьями 14, 65 и 86 Трудового Кодекса РФ.
Когда новый сотрудник устраивается на должность, он предоставляет личные документы — паспорт, военный билет, трудовую и медицинскую книжки, СНИЛС, дипломы. Как только перечисленные документы попадают в руки кадровика, они приобретают статус конфиденциальных.
Следовательно, для дальнейшего делопроизводства необходимо получить письменное согласие работника.
Также работодатель обязан известить Роскомнадзор об обработке ПД, поступивших в его распоряжение (в соответствии со статьей 22 закона № 152-ФЗ). На официальном сайте госоргана можно проверить, выполняет ли работодатель это требование закона.
Согласно статье 87 ТК РФ каждая организация имеет право самостоятельно определять порядок хранения и обработки ПД (в бумажном или электронном виде). Главное — не противоречить требованиям федеральных законов и кодексов.
Для удобства мы советуем заранее утвердить образец согласия на обработку персональных данных и завести отдельную папку для хранения оформленных соглашений.
Что делать в случае, если сотрудник отказывается подписывать документ? Если это работник, который уже числится в вашем штате, то законодательство разрешает использовать его ПД в рамках целей и условий подписанного трудового договора. Что касается новых соискателей, то принятие их на работу без согласия на обработку ПД является невозможным.
Бухгалтерия и работа с документами отнимает много времени? Передайте эти задачи на аутсорсинг специалистам Главбух Ассистент. Они займутся рутинными задачами, чтобы вы сосредоточились на развитии бизнеса. Первый месяц услуг бесплатно.
о том, что относится к персональным данным
Разрешение на использование персональных данных: образец
При ведении бизнеса возникают ситуации, когда нужно получить согласие в письменной или электронной форме.
Электронная форма применяется в случае регистрации личного кабинета клиента на сайте, совершения покупки в интернет-магазине, скачивании мобильных приложений, заполнении онлайн-анкет и пр.
Письменная форма понадобится работодателю при найме персонала, заключении договора на оказание финансовых, страховых или иных услуг.
Давайте рассмотрим особенности составления письменной и электронной формы документа.
Должностная инструкция. Описания и примеры
Письменное согласие на обработку персональных данных
Документ составляется в произвольной форме, но его содержание регламентируется статьей 9 закона № 152-ФЗ. Вот обязательный список сведений, которые нужно указать:
- ФИО человека, которое дает согласие, а также его адрес и паспортные данные (либо данные иного документа, удостоверяющего личность);
- ФИО оператора, либо его официальное название (фамилия ИП или название юридического лица);
- цель получения ПД, а также детальный перечень сведений, которые подлежат обработке;
- описание порядка действий, способов хранения (письменный/электронный) и использования ПД;
- срок подписания документа, а также порядок его отзыва;
- подпись лица, давшего согласие.
В конце рекомендуем делать пометку о том, что человек принимает решение по доброй воле, без принуждения и в своих интересах.
Приводим образец согласия на обработку персональных данных (образец можно корректировать по своему усмотрению, расширять список полномочий и вносить другие изменения).
Обратите внимание: физическое лицо имеет право в любой момент отозвать документ, чтобы прекратить обработку его ПД. Для этого достаточно заявления в произвольной форме. Такое требование вы обязаны выполнить не позднее чем через 30 дней после принятия заявления.
Как избежать штрафа и не допустить блокировки счета. Топ 10 ошибок предпринимателей
Электронное согласие на обработку персональных данных клиента: образец
Если вы имеете собственный сайт, на котором собираете данные клиентов (форма заявки, заказ, регистрация личного кабинета, и так далее), то в обязательном порядке должны описать Политику обработки персональных данных.
В дальнейшем, при отправке любой формы, на ресурсе должно появляться окно, в котором вы просите пользователя согласиться с этой политикой.
Только после того, как он нажимает на опцию «даю согласие на обработку персональных данных», вы имеете право запрашивать у клиента ту или иную информацию.
Зачастую правила обработки персональных данных на всех сайтах похожи, поэтому владельцы «заимствуют» образец у других похожих Интернет-ресурсов, меняя только личную информацию.
Мы не советуем так делать, поскольку это может расцениваться как использование чужой интеллектуальной собственности. В Сети можно найти ресурсы, которые генерируют подобные документы.
В готовом виде это выглядит примерно так:
Как и в случае письменного документа, пользователи имеют право отозвать свое согласие, и тем самым обязать вас уничтожить все личные данные клиента.
Для этого на сайте должен быть предусмотрен способ – опция отписки от почтовых рассылок, и так далее. Также следует помнить, что, сохраняя информацию о клиенте, вы должны заботиться о ее безопасности и защите от сторонних атак.
В случае, если произойдет утечка данных, наказание будет нести владелец сайта.
Источник: https://www.business.ru/article/1873-coglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh
Когда требуется письменное согласие работника на обработку его персональных данных и как оформить этот документ?
Любой работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты ПД работниковп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ; п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ. Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных.
Вот что должно содержаться в Положении о ПД:
- перечень обрабатываемых ПДп. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. То есть всех тех ПД работников, которые вам необходимы для оформления кадровой документации, составления отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и выполнения иных обязанностей, возложенных на вас законодательством, а также коллективным и трудовыми договорами. К примеру, это паспортные данные работников, сведения об их образовании, семейном положении, воинской обязанности, состоянии здоровья, доходах и т. д.;
- цели обработки ПДп. 2 ст. 3, ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ. Их можно переписать из Трудового кодексап. 1 ст. 86 ТК РФ;
- перечень действий с ПДп. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Они перечислены в определении понятия «обработка персональных данных». Например, это сбор ПД, их накопление, уточнение, хранение, удаление и т. п.п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ В принципе, работодатели могут предпринимать все из указанных в этом определении действий;
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru
— общие требования к обработке ПДстатьи 5—7, ст. 9 Закона № 152-ФЗ; ст. 86, ст. 88 ТК РФ. В частности, все ПД работника нужно получать у него самогоп. 3 ст. 86 ТК РФ, обрабатывать их можно лишь в соответствии с целями их сборач. 4 ст. 5 Закона № 152-ФЗ; п. 1 ст. 86 ТК РФ, нельзя сообщать их третьим лицам без согласия работникаст.
— состав и перечень ваших мер по обеспечению защиты ПДст. 18.1, ст. 19 Закона № 152-ФЗ. Например, перечислите, где хранятся ПД, кто из работников имеет доступ к ним без дополнительного разрешения, как оформляется допуск к ПД иным работникам, какие используются средства защиты информации в компьютерах и т. п.;
- ответственность работников за нарушение требований к обработке и защите ПД. Они могут нести дисциплинарную, материальную, административную и даже уголовную ответственностьст. 90 ТК РФ; ч. 1 ст. 24 Закона № 152-ФЗ.
Если у вас уже есть Положение и оно составлялось в соответствии с прежней редакцией Закона о ПД, то Положение нужно доработать с учетом последних поправок.
Оформление документа
Унифицированная форма заявления о согласии работника на работу после изменений условий трудового договора ни одним нормативным документом трудового законодательства не предусмотрена, поэтому данный документ оформляется произвольно. Согласие работника на работу в новых условиях оформляется в виде бланка заявления о согласии работника на работу в новых условиях на имя работодателя (руководителя организации) и содержит следующие данные:
- фамилия, имя, отчество и должность работника;
- структурное подразделение;
- список измененных условий трудового договора;
- дату согласия.
Если работник согласен работать после изменения условий труда, то необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Приказ о назначении ответственного лица
Работодатели (только организации) теперь должны назначать лицо, ответственное за организацию обработки ПДч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.
К уровню квалификации ответственного лица никаких требований нет. Поэтому это может быть любой ваш работник.
Для назначения ответственного работника издайте об этом приказ. Например, такой.
Во исполнение положений п. 1 ч. 1 ст. 18.1 и ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
Источник: https://kosago.ru/sovety/sotrudniku-oformit-soglasie-sovetnik/
Как оформить письменное согласие работника на обработку его персональных данных
Письменное согласие работника на обработку его персональных данных нужно получать в следующих случаях:
- при получении его персональных данных у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ);
- при передаче персональных данных работника третьим лицам, за исключением тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ)1;
- при обработке специальных категорий персональных данных сотрудника, связанных с вопросами трудовых отношений2. К специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (ч. 1 ст. 10 Закона о персональных данных).
Как правило, согласие получается непосредственно у работника.
Однако если он недееспособен, то согласие на обработку персональных данных может дать его законный представитель (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных).
Чаще всего заявление-согласие адресуется работодателю в лице генерального директора. Однако последний вправе поручить обработку персональных данных другим сотрудникам организации (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных). Чаще всего это кадровики и бухгалтеры.
Согласие может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако в этом случае его нужно подписать электронной подписью (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных).
Унифицированной формы согласия нет. Оно может быть оформлено в произвольной форме (образец ниже).
Генеральному директору
ООО «Свет»
Доронину Е.В.
от менеджера по продажам
Колосова А.Н.
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
Я, Колосов Алексей Николаевич, паспорт серия 18 09 № 897 352 выдан Отделом УФМС России по Волгоградской области в Дзержинском районе города Волгограда 10 февраля 2010 г., зарегистрированный по адресу 400079 г. Волгоград, ул.
Кирова, 125-91 в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» даю свое согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Свет» (ООО «Свет»), расположенного по адресу: г. Волгоград, ул.
Советская, 13, на обработку в автоматизированной и без использования средств автоматизации обработку (в том числе по телефону) моих персональных данных, а именно:
- – мои фамилия, имя, отчество, дата рождения,
- – иные паспортные данные, в том числе адрес регистрации и проживания,
- – контактные телефоны,
- – сведения о месте работы (учебы),
- – сведения о составе семьи,
- – сведения о состоянии здоровья и об инвалидности,
- – сведения о доходе.
- Я подтверждаю, что ознакомлен с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также с моими правами и обязанностями в этой области.
- Настоящее согласие вступает в силу со дня его подписания и действует до дня отзыва в письменной форме.
Колосов А.Н. Колосов 19.06.2014
Сотрудник, давший согласие на обработку своих персональных данных, в любой момент вправе отозвать такое согласие (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).
1 Исключения также составляют случаи использования персональных данных сотрудника органами полиции, прокуратуры, службы судебных приставов в служебных целях (п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона т 7 февраля 2011 г.
№ 3-ФЗ «О полиции», абз. 2 ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 118-ФЗ «О судебных приставах», ч. 2.1 ст. 4 Федерального закона от 17 января 1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»).
2 п. 4 ст. 86 ТК РФ, ч. 1, 2 ст. 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закона о персональных данных).
Алена Шевченко — юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»
Источник: https://delovoymir.biz/kak-oformit-pismennoe-soglasie-rabotnika-na-obrabotku-ego-personalnyh-dannyh.html
Согласие на обработку персональных данных
Если говорить начистоту, то мы думали, что после пика активности летом 2017 года, тему защиты персональных данных (далее в статье — ПДн) мы уже никогда поднимать не будем.
Нам казалось, что тема себя исчерпала… что она уже никому и никогда не будет интересна, так как почти у всех уже появилось понимание, что персональные данные нужно оберегать, как собственное дитя от шального внешнего мира.
Но как бы мы ни хотели сесть на единорога и добраться на нем в страну фантазии по радуге, факт остается фактом, наши с Вами персональные данные все еще под угрозой.
Лакмусовой бумажкой для наc, а значит и для регуляторов в этой области, является согласие на обработку ПДн.
И, к сожалению, мы вынуждены признать, что большинство согласий, которые мы видим в обычной жизни либо составлены безграмотно, либо не составлены вовсе.
Поэтому на всякий случай повторим для тех, кто в танке все еще не разобрался в вопросе.
Что такое согласие на обработку персональных данных и зачем его давать?
Это задекларированный факт того, что субъект ПДн (как правило Ваш клиент) разрешает обрабатывать его ПДн, а в некоторых случаях использовать их в маркетинговых целях. Но на маркетинговых целях остановимся чуть позже.
Почему этот факт должен быть задекларирован?
Потому что с точки зрения п.3 ст.9 Федерального закона “О персональных данных” ФЗ-152 (далее ФЗ-152) обязанность предоставить доказательство получения согласия или доказательство наличия оснований,не собирать такое согласие, возлагается на ОПЕРАТОРА, то есть на Вас.
О! Есть случаи, когда согласие можно НЕ собирать? Это какие?
Да, конечно, такие случаи есть и они описаны в п.2-11 ч.1 ст.6, ч.2. ст.10 и ч.2 ст.11. Если кратко (на самом деле не кратко, но максимально простыми словами), то вот такие случаи:
- обработка осуществляется для выполнения функций возложенных на оператора законодательно;
- обработка осуществляется в связи с участием лица в судебном процессе или необходима для исполнения судебного акта;
- обработка осуществляется в целях предоставления государственных и муниципальных услуг;
- субъект является стороной договора, по которому он является выгодоприобретателем;
- обработка осуществляется для защиты жизни и здоровья субъекта, если получить согласие при этом невозможно;
- обработка необходима для профессиональной журналистской, научной, литературной или др. творческой деятельности, если не нарушаются законные права субъекта ПДн;
- обработка осуществляется в статистических целях, при условии обезличивания ПДн;
- осуществляется обработка ПДн, которые субъект ПДн сам сделал общедоступными;
- осуществляется обработка ПДн, которые подлежат обязательному раскрытию в соответствии с законодательством РФ;
- обработка осуществляется в связи с международными договорами о реадмиссии*
_____________________________
* Реадмиссия (англ. to readmit — принимать назад) — согласие государства на приём обратно на свою территорию своих граждан (а также, в некоторых случаях, иностранцев, прежде находившихся или проживавших в этом государстве), которые подлежат депортации из другого государства.
_____________________________
- в соответствии с законом “О переписи населения”;
- обработка ведется в соответствии с трудовым законодательством;
- обработка осуществляется в медицинских или медико-профилактических целях лицом профессионально занимающимся медицинской деятельностью, на которое распространяется законодательство о врачебной тайне;
- осуществляется обработка ПДн членов общественной или религиозной организации самой организацией в соответствии с законодательством и ПДн не передаются без согласия субъекта;
- обработка осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, об исполнительном производстве, о порядке въезда и выезда, о гражданстве РФ;
- при обработке органами прокуратуры в связи с осуществлением прокурорского надзора;
- обработка осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования;
- обработка осуществляется в соответствии с законодательством РФ в целях устройства детей, оставшихся без попечения родителей.
Если Ваша деятельность подпадает под какой-то один из этих пунктов, то ВОЗМОЖНО Вам можно и не брать согласие на обработку ПДн со своих клиентов. Но… это не точно.
Если Вы увидели что-то похожее на свою деятельность, то обязательно обратитесь к ФЗ-152 и сами почитайте перечисленные пункты, а также подкрепите свои знания законодательством в области Вашей деятельности.
Потому что задача по доказательству того, что Вам не обязательно брать согласие, лежит на Ваших плечах.
Что обязательно должно быть в согласии?
А теперь к вопросу, как грамотно составить согласие на обработку ПДн. С точки зрения нашего любимого ФЗ-152 в согласии обязательно должно быть:
- полное ФИО субъекта ПДн;
- адрес субъекта ПДн
- номер основного документа, удостоверяющего личность, а также дата выдачи и кем выдан;
- вся эта же информация о представителе субъекта ПДн, а также реквизиты документа, подтверждающие основания представителя действовать от лица субъекта (например, если субъектом является ребенок, то основанием действия родителя будет свидетельство о рождении ребенка или паспорт родителя с отметкой о ребенке);
- наименование или полное ФИО, а также адрес оператора ПДн;
- цель обработки ПДн (четкая и понятная);
- перечень ПДн, на обработку которых дается согласие;
- наименование или ФИО, а также адрес оператора по поручению, если таковой имеется (т.е. если Вы передаете обработку ПДн своих клиентов другому юридическому лицу, то клиент с этим тоже должен согласиться и знать об этом);
- перечень действий, на совершение которых дается согласие (их можно подглядеть в ст.3 ФЗ-152);
- срок в течение которого действует согласие;
- подпись субъекта персональных данных.
Хороший вопрос, в таком случае мы в согласие обычно пишем так: “ФИО, адрес и реквизиты документа удостоверяющего личность обрабатываются исключительно в бумажном виде в целях получения согласия на обработку персональных данных.”
Как подписывать согласие?
Мы сказали о том, что в согласии на обработку ПДн обязательно должна быть подпись субъекта ПДн, но не сказали в каком виде. На данный момент ФЗ-152 предполагает, что согласие получается в письменной форме с собственноручной подписью субъекта или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.
А что делать, если мы с моим клиентом (субъектом ПДн) никогда не увидимся лично и электронной подписи у него нет?
В той же 9 статье ФЗ-152 в п.1 есть замечательное предложение “Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.
” Также мы сделали официальный запрос регулятору (Роскомнадзору), хоть он и не уполномочен трактовать законодательство. В этом запросе мы напрямую спросили, подходит ли использование чек-боксов (это когда нужно поставить галочку) для получения согласия на обработку.
Так вот, регулятор ответил нам однозначно — подходит. Так что если Вы никогда не встретитесь со своими субъектами ПДн лично и электронных подписей быть у них не может, то единственная ваша возможность получить согласие, это сделать чек-бокс на сайте.
Но это не отменяет того, что Вы обязаны рассказать субъекту о политике защиты его ПДн, а также предоставить текст согласия в электронном виде.
С основными моментами вроде разобрались. Теперь давайте поговорим об основным ошибках (случайных или преднамеренных), которые мы видим в согласиях.
Ошибка №1. Согласия нет в принципе.
Без комментариев, мы уже ответили на вопрос, зачем оно нужно и в каких случаях нет необходимости в согласии.
Ошибка №2. Не все данные указываются.
Еще раз просим Вас внимательно ознакомиться с перечнем информации, которая должна быть в согласии.
Ошибка №3. ПДн передаются третьим лицам, но при этом в согласии не указываются конкретные наименования.
Бывают такие ситуации, когда компании по тем или иным причинам не хотят говорить, кому передаются ПДн.
Уважаемые субъекты, нам кажется, что это повод задуматься о том, насколько прозрачно ведет свои дела компания, предоставляющая Вам услуги.
Сказать, кому они могут передать Ваши персональные данные, — это их святая обязанность, прописанная в законодательстве. Так что хватит юлить, указываем напрямую, кому передаем ПДн своих субъектов.
Ошибка №4. С точки зрения ФЗ-152 компания вовсе не обязана брать согласие и вроде бы все правильно, не берет, но при этом например размещает на своем сайте информацию о сотрудниках или передает ПДн третьим лицам.
Это 100% нарушение законодательства “О ПДн”. Даже если Вы можете не брать согласие на обработку ПДн субъектов, то Вы обязательно должны брать согласие на передачу ПДн третьим лицам, если обратное не установлено условиями законодательства, а также брать согласие на размещение ПДн на общедоступных ресурсах, чем и является сайт организации, доска почета, телефонный справочник и т.д.
Ошибка №5. Согласие на обработку ПДн заполняет сотрудник организации, спрашивая у субъекта его ПДн.
Напрямую нигде не прописано, что так делать нельзя, но в таком случае вырисовывается интересная картина. У вас появляется дополнительный канал утечки информации, что несомненно усложнить Вашу жизнь с точки зрения защиты ПДн, так что просто не делайте так.
И на сладкое поговорим немного о маркетинге.
Многие… очень многие компании собирают номера телефонов и адреса электронной почты для рассылки “полезной” информации об акциях и прочих крутых штуках (статьях, рекламе и т.д.). Так вот в ст.
15 ФЗ-152 черным по белому написано, что Вы обязаны получить дополнительное согласие для рассылки маркетинговой информации или политических агитаций.
И незамедлительно прекратить рассылку по запросу субъекта!
Ну и в качестве бонуса всем, кто дочитал/долистал до конца статьи пример согласия на обработку ПДн.
Если у Вас остались вопросы, то можете задать их на нашу почту: secret@avitek.ru
Источник: https://avitek.ru/info/articles/soglasie-na-obrabotku-personalnykh-dannykh/
Персональные данные работника | Бухгалтерия и кадры
- Какие документы должен составить индивидуальный предприниматель для защиты персональных данных сотрудников?
- Что указывается в положении о персональных данных?
- Нужно ли от каждого сотрудника получать согласие на обработку данных?
Информация о физлице, которую бизнесмен получает, принимая сотрудника на работу, относится к персональным данным, а значит, предприниматель должен выполнять требования Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ), а также помнить о Трудовом кодексе, которым также оговаривается защита персональных данных сотрудника.
Персональные данные в рамках ТК РФ
Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, относится к персональным данным. Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных кодекс называет обработкой персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ).
Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если информацию можно получить только у третьей стороны, то сотрудника следует уведомить об этом заранее и от него следует получить письменное согласие.
Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Персональные данные работника содержатся в различных документах (таблица). Задача коммерсанта – обеспечить защиту персональных данных работника от недобросовестного их использования кем-либо или утраты (п. 7 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, нельзя забывать о требованиях Закона № 152-ФЗ, который также регулирует вопросы хранения и обработки персональных данных.
Никаких специальных систем и сейфов коммерсант приобретать не обязан. Трудовой кодекс предоставляет работодателю свободу: «порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего кодекса и иных федеральных законов» (ст. 87 ТК РФ).
Необходимо документально оформить правила хранения и защиты персональных данных.
Таблица 1
Документы, в которых содержатся персональные данные работников
| № п/п | Вид документа | Персональные данные сотрудника |
| 1 | Анкета, другой документ, заполняемый кандидатом на должность при собеседовании | Анкетные, биографические данные физлица |
| 2 | Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность | ФИО, дата рождения. Адрес регистрации, семейное положение |
| 3 | Трудовая книжка | Информация о трудовом стаже, предыдущих местах работы |
| 4 | Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования | ФИО, личные данные |
| 5 | Документы воинского учета | Информация о воинской обязанности |
| 6 | Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний | Сведения о квалификации |
| 7 | Личная карточка (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) | ФИО сотрудника, место его рождения, состав семьи, образование, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения |
| 8 | Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей | Состав семьи, изменения в семейном положении |
| 9 | Справка о доходах с предыдущего места работы | ФИО, данные о доходе и удержанном НДФЛ |
| 10 | Трудовой договор | Сведения о должности, зарплате, месте работы, рабочем месте, другие персональные данные |
| 11 | Приказы по личному составу | Информация о приеме на работу, переводе, увольнении, назначениях, других событиях, связанных с трудовой деятельностью |
Положение о персональных данных
В первую очередь коммерсант должен составить внутренний документ, где будут урегулированы вопросы хранения и обработки сведений о сотрудниках – положение о персональных данных работников.
Разработать внутренний регламент требует и Закон № 152-ФЗ.
Каких-либо требований или унифицированной формы положения нет, исходя из требований законодательства основные разделы, положения приведены в таблице 2.
Положение утверждается приказом коммерсанта. Затем все работники под роспись должны быть ознакомлены с этим документом. Можно сделать отдельный журнал (лист) со списком сотрудников, где каждый напротив свой фамилии поставит подпись и дату. Для работников, которые будут оформляться после утверждения положения, факт ознакомления можно зафиксировать в тексте трудового договора.
Далее следует установить перечень сотрудников, которым будет разрешен доступ к персональным данным.
Для этого необходимо составить отдельный приказ, где будет названо лицо, ответственное за сбор, обработку, хранение персональных данных (либо оформить это назначение отдельным приказом), а также лица, имеющие доступ к информации (должности должны быть прописаны в положении о персональных данных) и перечень данных, которыми вправе пользоваться тот или иной специалист. Многие данные хранятся в электронном виде. Доступ к этой информации должен быть ограничен (пароли доступа, другие средства электронной защиты), но это не все – необходимо составить список лиц, имеющих доступ к базам данных. Поэтому придется составить либо еще один приказ, либо указать лиц, имеющих доступ к информации в электронном виде в общем приказе.
Сотрудники, получившие доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать информацию. Проследить за этим сложно, но обезопасить себя коммерсант сможет, если получит от работника письменное обязательство о неразглашении данных.
Таблица 2
Основные разделы, которые должны содержаться в положении о персональных данных работников
| № п/п | Раздел | Содержание |
| 1 | Общие положения | Цель создания документа (защита данных), вопросы, которые регулирует положение (порядок получения, обработки, хранения), ссылки на нормативные документы, на основании которых разработано положение (Конституция, Трудовой кодекс, Закон о защите персональных данных) |
| 2 | Понятия и состав персональных данных | Все определения, связанные с персональными данными («персональные данные», «обработка персональных данных» и др.) можно взять из статьи 3 Закона № 152-ФЗ, а также статьи 85 ТК РФ. Далее перечислить документы, в которых содержатся персональные данные, и перечислить состав персональных данных (анкетные данные, домашний адрес, телефон, сведения о стаже, зарплате и т.п.) |
| 3 | Обязанности работодателя | Требования, которые должен соблюдать работодатель, названы в статье 88 ТК РФ, а также статьях 18 – 21 Закона № 152-ФЗ |
| 4 | Обязанности работника | Отдельной статьи, регулирующий этот вопрос, нет. Но в числе обязанностей работника можно назвать обязанность передавать работодателю документы, содержащие персональные данные, перечень которых установлен трудовым и налоговым законодательством, а также своевременно сообщать работодателю об изменении персональных данных |
| 5 | Права работника | Права работника перечислены в статье 89 ТК РФ |
| 6 | Обработка персональных данных | Обработка персональных данных работника – это получение, хранение, комбинирование любое другое использование информации о работнике. Общие требования, которые должны соблюдаться при обработке приводятся в статье 86 ТК РФ, а также в статьях 6 и 9 Закона № 152-ФЗ. Здесь можно указать, что всю информацию работодатель собирает и хранит для трудоустройства и дальнейшего контроля за качеством выполняемой сотрудником работы (или сделать отдельный раздел «Использование персональных данных», где указать цели использования личной информации). Также можно указать сроки хранения документов |
| 7 | Передача персональных данных | Порядок передачи персональных данных внутри (это актуально для организаций), сторонним лицам, государственным ведомствам. Здесь перечисляются требования, которые должен соблюдать работодатель при передаче данных. В частности, нельзя сообщать сведения без письменного согласия сотрудника. Исключение – случаи, предусмотренные законодательством (представление сведений о доходах в налоговую, отчет в фонды) |
| 8 | Доступ к персональным данным | Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к персональным данным (внутренний и внешний). Перечислить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным (индивидуальный предприниматель, бухгалтер, сам работник). Достаточно назвать должности, а конкретных лиц утвердить отдельным приказом, указав, к каким именно сведениям тот или иной работник имеет право доступа. Далее следует назвать лиц внешнего доступа, то есть, кому могут быть предоставлены сведения: государственные и негосударственные функциональные структуры (налоговые инспекции, фонды, правоохранительные органы, страховые агентства, подразделения муниципальных органов управления и др.), другие организации (в случае запроса о работающем или уволенном сотруднике, сведения предоставляются с письменного согласия работника; можно еще указать необходимость письменного запроса от организации), родственники и члены семьи (сведения могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения самого работника) |
| 9 | Защита персональных данных | Основные действия работодателя для обеспечения защиты и сохранности сведений: лица, осуществляющие оформление, ведение, хранение информации (только ИП, ИП и бухгалтер, сотрудники отдела кадров); форма хранения (в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа); хранение сведений в электронном виде (персональные компьютеры, защищенные паролем доступа); лица, которые вправе отвечать на письменные запросы о предоставлении информации (только лица, осуществляющие оформление и хранение, либо лица, имеющие доступ в пределах предоставленных полномочий); возможность передачи информации по телефону, факсу, электронной почте (обязательно письменное согласие работника) |
| 10 | Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональной информации | Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ) |
Согласие работника
Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, то есть физлица (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
Но существуют случаи, когда согласие не нужно, в частности, когда обработка осуществляется для выполнения обязанностей, возложенных на оператора (работодателя) законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
Коммерсант как работодатель обрабатывает персональные данные сотрудника для выполнения своих обязанностей, как стороны трудового договора, а именно составление отчетности, представление сведений о доходах, удержание и перечисление налога, то есть выполняет требования закона.
Тем не менее, многие работодатели перестраховываются и запрашивают согласие у всех сотрудников, поскольку формулировки Закона № 152-ФЗ нечеткие, а в Трудовом кодексе эта ситуация не оговаривается.
Кроме того, если предполагается какое-либо иное использование персональных данных, выходящее за рамки Трудового кодекса, скажем, размещение информации о сотруднике на стенде или интернет-сайте, использование фамилии сотрудника в его электронном адресе, оформление визитных карточек сотруднику, то согласие лучше получить.
Отметим: в согласии работника обязательно должны указываться ФИО и адрес сотрудника и предпринимателя, реквизиты паспорта работника, цель обработки данных (кадровый учет, отчетность); перечень данных, на обработку которых дается согласие; перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие; срок действия согласия, способ отзыва, подпись работника (ст. 9 Закона № 152-ФЗ).
Нужно ли согласие работника, если коммерсант самостоятельно не составляет отчетность, а привлекает сторонних специалистов? Однозначного ответа на данный вопрос нет, разъяснений ведомств тоже. Отдельные налоговые представители требуют предоставить согласие каждого сотрудника и даже предлагают собственный бланк заявления.
Конечно, документ лишним не будет и обезопасит от возможных претензий контролеров. Поэтому, если работников немного, согласие лучше получить от каждого. В этом случае в заявлении помимо прочего указывается лицо (нанимаемый специалист, фирма), кому будут предоставляться персональные данные.
С другой стороны налоговый агент становится представителем работодателя и, представляя отчетность, действует от его имени, то есть в рамках трудового законодательства. Что касается сохранности сведений, в договоре с привлекаемыми специалистами всегда присутствует пункт о конфиденциальности.
Условие о неразглашении сведений можно предусмотреть в трудовых договорах с сотрудниками, которые будут иметь доступ к персональным данным.
Образец
Согласие работника на обработку персональных данных
ИП Смирнову А. С. от менеджера Киселевой Е. Н. Заявление на обработку персональных данных Я, Киселева Елена Николаевна зарегистрированный (ая) по адресу:__г. Москва, ул. Смольная, д. 7, кв. 15 паспорт серия _45 04_ № _123456_, выдан _ОВД «Левобережный» г. Москвы 15.04.2002 даю согласие __Индивидуальному предпринимателю Смирнову Антону Сергеевичу адрес: ___г. Москва ул. Полярная, д. 25, кв. 75
|
Источник: «Современный предприниматель», №12, 2011
Источник: http://www.buhkadr.ru/articles/908-personalnye-dannye-rabotnika
Загрузка...
