Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word с возможностью скачать шаблон бланка

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланкаКак правильно написать сопроводительное письмо

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой.

В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.

В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

  • в подтверждении факта события;
  • в предоставлении перечня отправленных бумаг;
  • в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
  • в определении срока исполнения.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию.

В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели.

Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланкаЧто такое сопроводительное письмо

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Не нужно на каждом сопровождаемом документе указывать, что он является приложением, что характерно для деловой документации. Сопроводительное письмо имеет свои особенности. В нем приложения перечисляются только в его текстовой части и не находят свое отражение на основных документах из общего перечня, отображенного в письме.

Кто может подписать

Подписание сопроводительного письма о передаче документов производится должностным лицом, имеющим право подписи подобных бумаг. Им может быть не только руководитель компании, но и его заместитель, ответственный специалист или начальник структурного подразделения.

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланкаТекстовая часть сопроводительного письма

Финансовая документация подписывается лицом, которое может проверить достоверность отображенных в ней сведений. К примеру, сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, подписывается главным бухгалтеров и директором, которые несут ответственность за отображенные в основной документации цифровые значения.

Лист сопровождения к документации информационного или организационного характера может быть подписан любым уполномоченным к таким действиям лицом. В документ необходимо включить контактные сведения об исполнителе, на случай если адресату понадобиться уточняющая информация.

Регистрация

Перед тем, как отправить сопроводительное письмо с основным документом, его необходимо зарегистрировать. Отправитель присваивает ему исходящий номер, зафиксированный в конкретную дату. После получения бумаги, адресат присваивает ей входящий номер. Регистрационная информация на лист может быть нанесена штемпелем или оформлена от руки.

Нужен ли документ для физических лиц

Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.

На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки.

Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге.

Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.

  Можно ли сменить название ООО

Альтернативным вариантом для физических лиц, которым также часто пользуются субъекты предпринимательства, является отображение информации сопроводительного письма в основном документе. Для этого необходимо включить в него «шапку» с указанием данных отправителя и адресата. При отправке нескольких документов, их перечень необходимо отразить в разделе «Приложения».

Сроки

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланкаОбразец сопроводительного письма

Во многих сопроводительных письмах, их составители требуют от адресата каких-либо действий в конкретные, самостоятельно установленные сроки. В правилах делового общения на ответ на письмо выделяется 30 дней. Параметр актуален в случае, если в сопроводительной бумаге отсутствуют сроки, в которые необходимо реагировать на полученную информацию.

Обязательный срок исполнения может быть указан только контролирующими органами. Заинтересованные стороны вправе самостоятельно договориться о конкретном времени выполнения обязательств, что необходимо зафиксировать документально. Временной параметр может быть оговорен в договоре.

Если приложением сопроводительного листа является досудебная претензия, то на ее рассмотрение выделяется 10 дней. При передаче документальных данных между субъектами предпринимательства, имеющих равный статус, допускается в письме отображение просьбы ускорить ответ на запрос. При этом необходимо указать основание, обуславливающее срочность получения информации от адресата.

Хранение

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланкаПример правильного оформления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо теряет свою актуальность после рассмотрения представителем адресата его приложений и убеждения в предоставлении полной комплектности бумаг, о перечне которых в нем упомянуто. На письме отображается отметка о регистрации, после чего оно передается на рассмотрение к руководителю, который наносит на нее резолюцию о назначении ответственного лица по рассматриваемому вопросу и о его дальнейших действиях.

Для решения поставленной задачи, специалист работает с приложениями, передав сопроводительное письмо для хранения. Впоследствии оба документа хранятся вместе. При перенаправлении документа, его сопроводительное письмо остается на хранении и составляется новое сопровождение для следующей отправки. Срок хранения сопроводительного документа соответствует сроку хранения его приложений.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/kak-napisat-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets.html

Высылаю вам подписанный договор — Миллион вопросов

Заключение договора в электронной форме через сайт электронной торговой площадки (ЭТП) предусмотрено только для аукционов в электронной форме. От заказчика не требуется составление дополнительных актов, кроме как оформить по итогам аукциона контракт и направить его участнику на подпись. В этот момент понадобится образец сопроводительного письма о направлении документов.

По остальным же видам торгов договор может быть заключен в письменной форме без непосредственно программно-аппаратного комплекса ЭТП.

При этом на заказчика возложена обязанность направить победителю договор с приложением протокола рассмотрения и оценки заявок.

Целесообразно при этом составить сопроводительное письмо с указанием сроков подписания договора, необходимых приложений (платежное поручение, банковская гарантия), а также последствий уклонения от заключения контракта.

Поставщик может направить протоколы разногласий. В этом случае заказчик также составляет сопровод, отображающий, что контракт составлен с учетом требований поставщика, или же акт, содержащий информацию по аргументированному отказу учесть полностью или частично замечания поставщика.

Не стоит забывать и о сопроводе, направляемом в финансовые органы для получения согласования в заключении контракта (единственная заявка на участие в конкурсных процедурах, согласно п. 25 ч. 1 ст. 93, пример сопроводительного письма к документам о согласовании утвержден Приказом Минэкономразвития от 31.03.2015 № 189).

Поскольку чаще всего сопроводительное письмо составляют при передаче документов, а сроки в госзакупках играют большое значение, имеет смысл разработать бланк не только для отправки, но и для получения.

Он пригодится, если отправитель никак не прокомментировал документацию. Главная цель — опись полученных бумаг. Если впоследствии возникнут разногласия, подобная бумага поможет их разрешить.

В бланк письма внесите следующую информацию:

  • список документов из полученного пакета;
  • дату и время получения;
  • данные отправителя (в том числе, кто непосредственно передал пакет). Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;
  • данные получателя (кто принял пакет с документацией).

*Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланка

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Сопроводительное письмо к договору — это инструкция к отправляемому договору либо его проекту.

Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.

Затем следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

  • Высылаем в Ваш адрес…
  • Представляем Вам…
  • Направляем Вам…

Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.

Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.

Генеральному директору ООО «Светлица» Е.В. Филипповой

Читайте также:  Устав ооо: от создания до внесения изменений

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Роль сопроводительного письма к документам

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

  • Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
  • Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
  • В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланка

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

  • Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
  • В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
  • В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
  • Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
  • Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

Источник: https://neddom.ru/otpravlyaem-podpisannyy-dogovor/

Как написать сопроводительное письмо к документам образец 2019

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланка

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.

  • Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в doc
  • Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в docx
  • Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в pdf

Зачем писать сопроводительное письмо?

Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:

  • подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
  • обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
  • вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.

Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.

Правила оформления документа

Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация.

Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление.

Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.

Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо.

Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ.

Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.

Структура сопроводительного письма

Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:

  • адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
  • исходный номер регистрации и дата запроса;
  • основной текст;
  • список прилагаемых бумаг;
  • данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
  • контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

Как писать не нужно

Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:

  • отсутствие даты составления документа;
  • допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
  • большой объём, превышающий один лист;
  • указание вида документа;
  • написание заголовка, не передающего суть текста;
  • вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
  • неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.

Шаблон сопроводительного письма

Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О.

и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок.

Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.

В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.

  1. Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.
  2. Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в doc
  3. Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в docx
  4. Скачать сопроводительное письмо к документам. Образец 2019 в pdf

Источник: https://obrazec-dogovora.ru/pismo/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazec.html

Кадровые документы: скачать бланк и образцы заполнения

Сопроводительное письмо к документам: как правильно составить и написать, а также образец заполнения стандартной формы в word  с возможностью скачать шаблон бланка

  • Для удобства и быстрого поиска нужного документа, все формы разбиты на разделы.
  • Каждая статья содержит ссылки для бесплатного скачивания и рекомендации по оформлению.
  • Актуальность документации регулярно проверяется.
  • ———————————————————————————

Заявления

  1. В ходе трудовой деятельности работники пишут различные заявления — о приеме на работу, предоставлении, переносе, продлении отпуска, увольнении, выплате пособий и прочее.

  2. С помощью заявительной документации сотрудник может высказать просьбу, согласие или иное сообщение, адресованное руководителю компании.
  3. В разделе предлагаем скачать бланки и образцы написания различных заявлений.

  4. Скачать образец заявления:
  5. ———————————————————————————

Книги и журналы

Кадровая деятельность не обходится без заполнения различных сводных книг и журналов.

Регистрационная деятельность обеспечивает правильный кадровый учет на предприятии, позволяя в кратчайшие сроки найти нужную информацию.

  • Книга учета трудовых книжек.

———————————————————————————

Письма

  • Деятельность организации также включает оформление различных деловых писем: рекомендательных, гарантийных, благодарственных и прочих.
  • В данном разделе собраны образцы писем.
  • ———————————————————————————

Приказы

  1. Решения руководителя излагаются в письменном виде с помощью распорядительной документации.
  2. Кадровые приказы по основной деятельности и по личному составу включают в себя обширный перечень.

  3. Ниже приведены примеры различных распоряжений — о трудоустройстве, увольнении, отпуске, различных выплатах и иных кадровых вопросов.

  4. Скачать образец приказа:
  5. ———————————————————————————

Соглашения и договора

  • Помимо трудовых договоров, работодатель может заключать с персоналом другие виды договорной документации.
  • С помощью двусторонних соглашений устанавливается ответственность для сотрудников, меняются условия трудового договора.
  • В разделе ниже приведены образцы различных соглашений.
  • Договор о полной материальной ответственности.

———————————————————————————

Трудовые договора

  1. Принимая работника на работу, нужно обязательно заключать трудовой договор, который будет предусматривать права, обязанности и ответственность для обеих сторон.

  2. Договор нужно составлять как при приеме сотрудников на постоянную работу, так и на срочную.
  3. Данное соглашение гарантирует обеим сторонам соблюдение норм трудового права.

  4. Скачать образец трудового договора:
  5. ———————————————————————————

Уведомления

  • С помощью уведомительной документации работодатель может донести до сотрудников или контролирующих органов необходимую информацию.
  • Например, с помощью уведомления можно сообщить об изменения режима работы, оплаты труда, изменений условия трудового договора, увольнении и прочих важных событиях.
  • Скачать образец уведомления:
  • ———————————————————————————

Прочие документы

  1. В данном разделе собраны различные образцы документов, оформляемых кадровым специалистом при работе с персоналом.
  2. Каждая статья содержит инструкцию по оформлению документа, а также бланк и образец заполнения для бесплатного скачивания.
  3. Здесь собраны те документы, которые не попали в остальные разделы нашего сайта.

Источник: https://9trud.ru/blanki-i-obrazcy-dokumentov/

Сопроводительное письмо к документам. Образец

Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Рассмотрим как его составить, а также покажем образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.

Читайте также:  Товарный знак и другие виды объектов интеллектуальной собственности компании изготовителя: кто является субъектом права и сколько стоит и регистрация

Главные функции сопроводительного письма — подтверждающая, рекомендательная и пояснительная.

Скачать бланк сопроводительного письма

Приведенный в письме перечень позволяет засвидетельствовать отправку именно тех документов, которые в нем указаны.

Четкие инструкции и рекомендации укажут, что делать с каждым полученным документом, например, подтвердить получение, поставить печать подпись и прислать обратно, проинформировать и т.д.

Пояснения помогут понять содержимое письма, например в случае отправки уточненной налоговой декларации в инспекцию.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Образец сопроводительного письма скачать

По ссылкам приведенным ниже вы можете скачать образцы сопроводительных писем для различных ситуаций.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.

В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.

Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.

После основного текста сделайте отметку с количеством приложений. Это позволит получателю быстрее обработать документы и снизит вероятность их потери.

В заключительной части предусмотрите реквизиты, в которых отправитель поставит свою подпись, а также должность,Ф.И.О. Авторами сопроводительного письма могут быть работники различных должностей: директор компании, главный бухгалтер, руководитель направления, менеджер и т.д. Однако подписать его должен сотрудник равный по должности с получателем.

Когда письмо дойдет до адресата через почту или курьера, документу будет присвоен входящий номер и дата. Узнайте эти данные и отслеживайте движение письма и стадии работы с ним.

Образец сопроводительного письма

Директору ООО «Омега» В.К. Симонову от организации «Сигма» Адрес (юридический и фактический): 147264, г. Москва, ул. Рябиновая, д. 59 Ответственный: бухгалтер Т.И. Миронова

тел. 8 (495) 521-52-45

Исх. № 79 от 30 мая 2018 г.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Уважаемый Владимир Константинович!

Согласно договору от 3 мая 2018 г. № ДП-5-28 направляем на подпись транспортные накладные и акт сверки расчетов за май согласно приложению.

Возьмите, пожалуйста, под контроль подписание перечисленных документов, а также отправку одного экземпляра каждого из них нам по адресу: организация «Сигма», 147264, г. Москва, ул. Рябиновая, д. 59.

Приложение:

– транспортная накладная от 11 мая 2018 г. № 5 на 1 листе – 2 экз.; – транспортная накладная от 11 мая 2018 г. № 9 на 3 листах – 2 экз.; – транспортная накладная от 14 мая 2018 г. № 14 на 2 листах – 2 экз.;

– акт сверки расчетов за май на 1 листе – 2 экз.

Директор                                                         ____________________                                         С.Е. Мазур

Бухгалтер                                                        ____________________                                                Т.И. Миронова

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1063-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam-obrazets

Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

  • Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
    В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
  • Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
  • Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
  • Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
  • Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
  • Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
    (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
  • Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
    (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
  • Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

  • заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
  • подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
  • разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
  • подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
  • сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
  • распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
  • заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы

Источник: https://ExcelVBA.ru/programmes/FillDocuments

Сопроводительное письмо образец к документам скачать в word

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

  • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С.

Кузьмину27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз.

(всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). ДиректорДыковС.М.

ДыковОформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Хотя сегодня предпочтение отдается электронным документам, многие по-прежнему используют бумажные.

В любом случае понадобится составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов. 13 января 2019 Эсаат Ф. Самединов Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

  1. Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы .».

Источник: http://snd51.ru/soprovoditelnoe-pismo-obrazec-k-dokumentam-skachat-v-word-85274/

Примеры оформления бланка письма:

Рис.
3.
Бланк
письма организации с угловым
(центрированным) расположением реквизитов

Рис.
4.
Бланк
письма организации с реквизитами на
двух языках

Рис.
5.
Бланк
письма организации с угловым (флаговым)
расположением реквизитов

Рис.
6.
Бланк
письма организации с продольным
расположением реквизитов

Рис.
7.
Бланк
письма структурного подразделения с
угловым (центрированным) расположением
реквизитов

Рис.
8.
Бланк
письма структурного подразделения с
угловым (флаговым) расположением
реквизитов

Рис.
9.
Бланк
письма структурного подразделения с
продольным расположением реквизитов

Рис.
10.
Бланк
письма должностного лица с угловым
(центрированным) расположением реквизитов

Рис.
11.
Бланк
письма должностного лица с угловым
(флаговым) расположением реквизитов

Рис.
12.
Бланк
письма должностного лица с продольным
расположением реквизитов

Читайте также:  Открытый запрос котировок в электронной форме: что это такое, а также пошаговая инструкция по проведению процедуры по 44-фз и решение возможных трудностей

Образцы
бланка письма также приводятся в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

_____ 1 ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
4.7. 2 Там
же. – Пункт 4.7. 3 Там
же. – Пункт 4.4. 4 Организационно-распорядительная
документация.

Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 5 Там
же. 6
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова,
Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ.
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

– 560
с.
7 ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.

Бланк конкретного вида документа

Бланк
конкретного вида документа
,
кроме письма (для письма существует
специальный вид бланка), в зависимости
от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты:1

01
— Государственный
герб Российской Федерации
(02 — герб
субъекта Российской Федерации
или 03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)); 08 — наименование
организации; 10 — наименование
вида документа;
14
— место
составления или издания документа, а
также ограничительные отметки для
реквизитов: 11 — дата
документа; 12 — регистрационный
номер документа. И, при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов:2 18 — заголовок
к тексту; 19 — отметка
о контроле.

Бланк
конкретного вида документа может
изготавливаться на основе продольного
или углового расположения реквизитов.3

Продольные
бланки на практике используют
преимущественно для подготовки
нормативных правовых актов.

Рис.
1.

Расположение
реквизитов
(
угловой
вариант) бланка конкретного вида
документа размеры указаны в миллиметрах)

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02

герб субъекта Российской Федерации; 03

эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания); 08
— наименование
организации;
10
— наименование
вида документа; 11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа; 13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
14
— место
составления или издания документа;
18
— заголовок
к тексту; 19
— отметка
о контроле

Рис.
2.

Расположение
реквизитов
(
продольный
вариант) бланка конкретного вида
документа (размеры указаны в миллиметрах)

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02

герб субъекта Российской Федерации; 03

эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания); 08
— наименование
организации;
10
— наименование
вида документа; 11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа; 14
— место
составления или издания документа;
18
— заголовок
к тексту; 19
— отметка
о контроле

Бланк
конкретного вида документа может
изготавливаться для организации,
структурного подразделения и должностного
лица.4

Бланки
тех или иных конкретных документов
целесообразно применять при издании в
организации большого количеств данных
видов документов. Остальные документы
оформляются на общем бланке.

Источник: https://studfile.net/preview/2789945/page:4/

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительным письмом называют особый тип служебного письма, которое прилагают к разнообразным документам, лишенных сведений о получателе (адресных данных).

Оно уведомляет о направлении адресату конкретных документов, поэтому всегда содержит приложения, а вот заголовок к тексту обычно не используется.

Сопроводительные письма нередко умещаются на небольшом листе формата А5 и начинаются словами «Уведомляем», «Направляем», «Высылаем», «Прилагаем», «Возвращаем» и подобными оборотами.

Цель использования сопроводительных писем

В сопроводительном письме перечисляются все документы, отправленные адресату вместе с ним, а также содержатся конкретные действия, которые требуются от получателя этих документов.

С одной стороны, такие письма являются доказательством того, что документы действительно были отправлены (и какие именно). С другой стороны, они позволяют получателю этих документов понять, что же нужно с ними делать.

Например, проставить на них свои печати или подписи, а затем вернуть обратно отправителю.

Чаще всего сопроводительные письма прилагают к следующим документам:

  • налоговая отчетность (при ее отправке в ИФНС);
  • разнообразная исполнительная документация;
  • договоры и коммерческие предложения;
  • акты сверки;
  • важные возвратные документы (например, после их подписания);
  • кадровые документы;
  • отчеты и документы, пересылаемые в контролирующие органы.

Важно! Сопроводительные письма составляют вне зависимости от того, каким именно способом документы будут доставлены получателю — лично в руки, по электронной или обычной почте, через курьера.

Письма обычно пишут лица, ответственные за пересылаемые документы или составляющие их. Делать это может и специально уполномоченное лицо. Например, секретарь. В большинстве случаев для заверения писем достаточно поставить подпись, но иногда ставится и печать. Печать обязательна только при пересылке документов в различные финансовые организации.

Сопроводительные письма финансового характера обычно подписывает главный бухгалтер, правового характера — штатный юрист. Генеральный директор или начальник отдела подписывают письма к документам общего потока или к особо важной документации.

Как написать сопроводительное письмо?

Служебные письма, сопровождающие документы, пишут на бланке организации. Они обязательно должны содержать такие реквизиты как регистрационный номер и дата отправки.

Образец сопроводительного письма, равно как и примерный бланк этого документа, вы найдете по ссылкам в конце статьи.

Конкретной формы письма не существует, она может значительно отличаться в разных организациях, но есть и общепринятые нормы.

Рассмотрим основные правила составления сопроводительного письма к документам и его составные части:

  1. Шапка документа.В ней указываются основные сведения о получателе письма и прилагаемой к нему документации («В…» или «Директору…»). Здесь же может быть указана и информация об отправителе («От…»), но ее нередко опускают. Понять, от кого именно отправлено письмо, можно по его основному тексту, а также по реквизитам, указанным в конце документа (должность отправителя, его фамилия и инициалы, подпись, печать);
  2. Дата отправки письма и его регистрационный номер.Информация указывается в левой части документа, ниже блока с информацией об адресате. Если письмо является ответом на другой документ, то указывается и регистрационный номер последнего;
  3. Обращение.В сопроводительных письмах не принято проставлять заголовок, вместо этого сразу же переходят к обращению к руководителю организации. Используют стандартную вежливую форму, с указанием имени и отчества начальника. К примеру, «Уважаемый Петр Семенович!»;
  4. Основной текст.Здесь указывается цель сопроводительного письма и прилагаемые к нему документы. Текст начинается обычно со слов «Представляем…» (отправка письма в вышестоящие инстанции), «Высылаем…» — при направлении в такие же компании, «Направляем…» — при отправлении письма подчиненным подразделениям, филиалам. В этой части письма описывается его суть, а также подводятся какие-либо итоги, выражается благодарность, надежда и прочее;
  5. Прилагаемые документы (приложения).В конце основной части письма перечисляются все документы, которые к нему прилагаются. Указывается не только полное наименование каждого документа, но и дата его принятия, количество экземпляров, количество листов, вид документа (копия или оригинал) и прочая дополнительная информация. Иногда вначале делается опись документов, которые сопровождают письмо (например, в форме таблицы), а затем отдельно указывают приложения (документы, содержащие дополнительную информацию);
  6. Подпись руководителя или иного лица, который пересылает письмо и документы к нему.Указывается должность и ФИО, ставится подпись. При необходимости письмо скрепляется круглой печатью организации.

Хранение сопроводительных писем в организации

Сопроводительные письма нужны ровно до тех пор, пока не будут проверены все приложения, которые к нему идут.

Когда получатель убеждается, что они находятся в полном порядке, на письме ставится служебная отметка об исполнении и оно помещается в дело.

Лучше всего использовать отдельное дело, в котором будут храниться только служебные письма сопроводительного характера, обязательно отдельно от прилагаемых к ним документов.

В небольших компаниях может быть одна папка с сопроводительными письмами, а в крупных — несколько, в каждом структурном подразделении. Отдельно могут храниться, к примеру, сопроводительные письма к договорам, а отдельно — к актам сверки и счетам-фактурам.

Ошибки при составлении писем

Нередко при составлении сопроводительных писем прилагаемые к ним документы описываются дважды. И в основной части письма, и в реквизите «Отметка о наличии приложений» (в самом конце письма, перед подписью должностного лица). Однако опись пересылаемых документов должна быть одна.

Еще более грубое нарушение правил — отправка сопроводительного письма по обычной почте, а приложений к нему — через электронные каналы связи.

Разрешается использовать либо только бумажную, либо только электронную форму сопроводительных писем и документов к ним. Если же в письме указывается заголовок, то не следует писать «Сопроводительное письмо».

Вместо этого лучше использовать конкретные формулировки «О направлении оферты договора», «О передаче документов».

В качестве итога напомним, что основная цель сопроводительного письма — убедиться, что до адресата в целости и сохранности дошли все переданные вместе с письмом документы. Оформляется оно по тем же правилам, по которым составляются все служебные письма.

Если выяснится, что до адресата дошли не все документы, перечисленные в письме, то составляется специальный акт. Работа с сопроводительными письмами ведется по правилам работы с входящей документацией. Хранятся письма отдельно от прилагаемых к ним документов, соответственно установленным срокам.

Скачать образцы и бланки

Источник: https://sudovnet.ru/dokumenty/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector