Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

Обязательно ли оно или нет?

Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.

Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.

По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Как выглядит штатное расписание?

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

  • (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
  • В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:
  • должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
  • имеющихся структурных подразделениях;
  • количестве работающих штатных единиц в учреждении.

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.

Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:

  • ОКПО предприятия;
  • полное наименование компании;
  • номер;
  • дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
  • наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
  • размер всех выплат;
  • в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.
  1. Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.
  2. Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.

Схема документа

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:

1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.

9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.

10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.

Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.

  • Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5.
  • При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.
  • Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Должности в штатном расписании

Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

  • базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
  • произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
  1. При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.
  2. Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.
  3. Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:
  • Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  • Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Оптимизация документа

Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Читайте также:  Лицензия на отходы: транспортировка, вывоз мусора, сбор отходов, обращение с опасными отходами, утилизация и размещение, постановление правительства о лицензировании

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/chto-takoe-shtatnoe-raspisanie.html

Штатное расписание срок хранения

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа.

Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

  • Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  • Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв.

Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно? Наличие штатного расписания обязательно для бюджетных организаций, а для коммерческих оно является внутренним нормативным актом, который можно не оформлять. При этом многие компании самостоятельно принимают решение вести этот документ, так как он позволяет:

  • наглядно продемонстрировать структуру компании;
  • учитывать вакантные места и своевременно начинать поиски персонала на вакантные позиции;
  • взять под контроль систему начисления заработка и фонд оплаты труда;
  • следить за начислением надбавок сотрудникам;
  • фиксировать численность штата для каждого структурного подразделения организации.

Срок хранения штатного расписания в организации и оформление этого документа строго регламентируется законодательством.

Каким раствором протирают полки для правильного хранения хлеба

Общая информация о документе

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

  • профессии сотрудников;
  • численность работников в каждом отделе или подразделении;
  • их специальности;
  • должности;
  • оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
  • размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Расписание часто путают с расстановкой – документом, в котором собраны сведения по конкретному структурному подразделению. В расстановке отражается списочный состав работников, поэтому фамилии указываются. Этот документ предназначен для кадровой службы. Он помогает ей вести учет поименного состава работников каждого подразделения.

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

  • порядок составления документа;
  • требования к оформлению выписок из штатного расписания;
  • порядок выдачи выписок.

Как пошагово сделать коробки для хранения своими руками

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона.

При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ.

Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих. В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

  • нормативных документах;
  • трудовой книжке работника;
  • отраслевом и общероссийском классификаторе;
  • справочной литературе.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно? Если вы выбрали для себя форму № Т-3, то необходимо обратить внимание на третью графу. При совместительстве в ней необходимо проставлять суммарное количество единиц штата, выполняющих эту работу. Например, если один сотрудник работает на этой должности на полную ставку, а другой на половину, то в графе нужно проставить цифру «2».

Обязательно в форме № Т-3 заполнение графы 9 об итоговой сумме оплаты труда. Нельзя оставлять ее пустой даже в том случае, если на предприятии используется бестарифная или смешанная оплата труда. В этом случае стоит заменить единицы измерения и внести нужную информацию. Например, вы можете указать в этой части процентную ставку.

При необходимости внесения изменений может быть составлен новый документ или создан приказ о внесении дополнений. Правки в штатное расписание обязательны в случаях:

  • создание нового подразделения или отдела;
  • введение новых должностей;
  • изменение названий текущих должностей;
  • изменение ставок работника или его оплаты труда;
  • сокращение штатной единицы, подразделения или отдела.

Если правок много, то составляется новое расписание, а старое отправляется на хранение. Все изменения, касающиеся работников, нужно вносить только после их согласования. Для этого необходимо перед изданием нового расписания подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как и сколько хранить штатное расписание

Любой документ организации хранится определенное время. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает на следующие сроки:

  1. Штатное расписание в головной организации, управляющей всеми подразделениями и структурами, хранится постоянно. В филиалах и структурных подразделениях достаточно держать эту бумагу 3 года.
  2. Справки, предложения и заключения, используемые для составления расписания, хранятся 5 лет. Уничтожение этих документов происходит только после заключения экспертной комиссии. Это также должно быть подтверждение протоколом ее заседания.
  3. Переписка по разработке и внедрению изменений в этот документ хранится 3 года. Отсчитывать этот срок нужно от даты утверждения расписания.
  4. Штатные расстановки хранятся 75 лет. Если организация за этот период перестает существовать, то они передаются в архив.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации

Во время проверок организации инспекторы имеют право запросить штатное расписание, а также его предыдущие версии и проекты. Если руководитель не сможет представить эти документы для изучения, инспекторы вправе выписать ему штраф.

Сроки хранения должны соблюдать только бюджетные организации. Остальные компании могут их не придерживаться, так как составление расписания ими необязательно. Но лучше все же иметь нужные бумаги под рукой, чтобы во время проверки трудовой инспекции было меньше вопросов к деятельности компании.

Источник: https://dpvolga.ru/shtatnoe-raspisanie-srok-hraneniya/

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.

В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки.

Читайте также:  Как открыть автомойку с нуля: бизнес план и различные варианты создания бизнеса

О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Срок хранения штатного расписания: где держат документы, сколько времени они должны находиться в организации и в архиве, 75 лет или бессрочно?

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Источник: https://blogkadrovika.ru/shtatnoe-raspisanie-srok-xraneniya/

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень).

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций. 

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  • переписка по разработке расписания — 3 года;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации 

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц). 

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kakov_srok_hraneniya_shtatnogo_raspisaniya_v_organizacii/

Срок хранения штатного расписания в организации

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.
  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Сроки хранения штатного расписания

Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

  • Что такое «Штатное расписание»
  • Функции штатного расписания
  • Штатное расписание – обязательный документ
  • Какой срок действия штатного расписания
  • Сколько и где хранится штатное расписание
  • Кто составляет
  • Сколько копий ШР должно быть на производстве
  • Изменение штатного расписания
  • Есть ли обязательная форма штатного расписания
  • Структура штатного расписания организации
  • Как составить штатное расписание
  • Утверждение штатного расписания
  • Заключение
  • В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
  • В размере 2000 — 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
  • От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив.

График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации.

При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень).

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия.

Перейти  Как обезопасить себя при выдаче залога за квартиру

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

  • О приеме на работу;
  • О прекращении действия трудового договора;
  • О переводе на другую работу;
  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.
Читайте также:  Счет-фактура и товарная накладная в одном документе: можно ли их объединить, как это делается, а также образец составления новой единой формы

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.

Как заполнить гарантийное письмо? http://lawyer-consult.ru/other/buhgalteriya/garantiinoe-pismo.html Как составлять? Какие правила следует соблюдать в ходе составления штатного расписания? Ответ довольно прост: следует руководствоваться существующими Указаниями, которые касаются заполнения форм первичной учетной документации.

  1. Наименование конкретной организации, которое должно строго соответствовать свидетельству о регистрации (для этого есть отдельное поле – «Наименование»);
  2. Нужно также указать код ОКПО;
  3. Завершают «шапку» номер документа, а также дата его составления.

Но есть еще одно поле в данном структурном элементе. Речь идет о поле, определяющем, на какой период составляется расписание.

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия.

Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе. Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Штатное расписание включается в опись дел постоянного срока хранения, особенно если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. Исключения из правила возможны, если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Постоянный срок хранения может означать в этом случае – «до ликвидации организации», т.е. штатное расписание архивное учреждение может принять на хранение по принципу выборки. Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии? О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.

  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Сколько хранится приказ 5 лет или 75 лет

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Обязательно ли оно или нет? Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.

Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.Указание в штатном расписании должностей внештатных работников 2.

Порядок внесения сведений в штатное расписание В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами. Указывается код по ОКПО. Заполняется поле «Номер документа».

Проставляется текущая дата составления документа. В графе «На период» указывается период действия штатного расписания. В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

Поделиться в д.)

  • 6, 7, 8 колонки предназначены для указания всевозможных надбавок. Количество колонок может варьироваться, как в меньшую, так и большую сторону.
  1. Доплата за работу в ночное время
  2. Доплата за уборку санузлов
  3. Компенсация за ненормированный рабочий день
  4. Постоянные премии

Все эти надбавки можно не указывать конкретно, а сделать ссылку на локально-нормативный документ, который полностью регламентирует систему оплаты труда в организации.

Внимание Есть ли обязательная форма штатного расписания? Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

В графе 4 указываются штатные единицы – количество сотрудников, работающих на одной должности. Читайте по теме в электронном журнале Наибольшее количество неточностей и ошибок допускается при внесении в штатное расписание информации об окладах персонала (в частности, вместо точной суммы оклада указывается его диапазон).

Форма и образец штатного расписания организации Несмотря на необязательность использования унифицированных форм первичного учета, многие организации продолжают использовать стандартный бланк штатного расписания Т-3, удобный и хорошо знакомый кадровикам и сотрудникам бухгалтерии.

Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

  • Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.
  • Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.
  • Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет.

Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

  1. дата, с которой вносятся изменения;
  2. количество исключенных штатных единиц.
  3. наименование исключенных должностей;

не предусмотрено, так как данные должности не заняты 3.

Сокращение штата

  1. Создание приказа об исключении конкретных штатных единиц либо об утверждении нового штатного расписания, в которое не будут внесены сокращаемые должности
  2. Уведомление работников о намерении провести сокращение;

Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ)

Источник: https://imdbmedia.info/srok-khraneniya-shtatnogo-raspisaniya/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector