Внешняя докладная записка: что это такое, когда оформляется, кто подписывает, образец и пример заполнения

В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.

Что такое внешняя докладная записка

Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.

Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. Тут вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.

• Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.
• В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:

Отличия документа от внутренней записки

Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:

• Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
• Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
• В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
• В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.

Кто является составителем

Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:

• Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте по ссылке;
• Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
• Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
• Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
• Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.

Форма и реквизиты внешней докладной

Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:

• Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
• Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
• Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины) или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.

Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.

Образец заполнения внешней докладной.

Но в целом внешняя форма документа должна содержать:

• Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
• Сведения о составителе – ФИО, должность;
• Место составления и дату;
• Исходящий регистрационный номер;
• Название записки с основанием, в котором отчасти раскрывается тема написания;
• Изложение сути;
• Требования к принятию мер или предложение по устранению недочетов;
• Перечень имеющихся приложений;
• Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.

Пошаговая инструкция составления

1. Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.
2. Далее необходимо формировать шапку записки в правом верхнем углу, необходимо указать все реквизиты организации и инициалы руководителя, а также свои без ошибок.

3. По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.

Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны.

Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.

Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.

Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.

При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.

Как избежать ошибок

Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.

Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.

Пример заполнения внешней докладной записки.

Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.

Пример внешней докладной записки

• ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»
• Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу
• Докладная записка №5 «О недостаче»

Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.

1. Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.
2. С уважением
3. Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»
4. Антонец Егор Егорович (подпись)

3.02.2017 года

Заключение

• При этом форма и бланки документа – одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.
• Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки – смотрите тут:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/vneshnyaya-dokladnaya.html

Реквизиты докладной записки: внутренней, внешней

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Реквизиты докладной записки


Трудовые отношения в коллективе не всегда протекают спокойно. Нередко управленцу подаются так называемые докладные записки относительно дисциплинарных проступков трудоустроенных лиц. Подобная бумага может помочь субъекту подстраховаться от различных конфликтов и споров на работе. Следовательно, докладные записки не только служат доказательством вины или невиновности конкретного субъекта, но также имеют информационный характер.

Понятие, цели и основания для составления докладной записки

Под докладной запиской понимается бумага, являющая составной частью внутреннего или внешнего документооборота компании. Она позволяет донести информацию до адресата посредством документирования факта производственной жизни.

Главной особенностью рассматриваемой бумаги является иерархический характер ее подачи. Подразумевается, что она всегда поступает от подчиненных к начальникам (как к непосредственным руководителям, так и к генеральным), формируется по личному волеизъявлению работника, либо по запросу его нанимателя, и, зачастую, носит информационный характер.

Ознакомление с ней позволяет управленцу в дальнейшем вынести определенное решение. Следовательно, докладная записка прямо влияет на систему менеджмента в компании.

При составлении докладной записки важно указывать все требуемые реквизиты. Ввиду того, что стандартная форма подобного документа не регламентирована законом, составителям следует опираться на имеющуюся юридическую практику. Кроме того, образец докладной записки должен храниться в кадровом подразделении организации.

Основными целями составления докладных записок являются:

• составление мнения нанимателя о конкретном сотруднике. В условиях, когда лицу стали известны определенные факты, которые противоречат нормальной и стабильной трудовой деятельности, ему необходимо оповестить об этом управленца, изложив все сведения в докладной. В основном тексте может содержаться не только описательная часть конкретной ситуации, но и личное мнение составителя относительно своего участия в указанных событиях. Последнее обстоятельство может как облагородить субъекта, так и дискредитировать его;
• снятие ответственности с составителя. Подразумевается, что если субъект осознал какую-либо ошибку и добровольно оформляет докладную записку с разъяснениями причин своего поведения, наказание для него не будет, либо оно будет существенно смягчено;
• защита своих прав и интересов. В данном контексте докладная записка может служить попыткой субъекта мирно разрешить возникшую неприятную ситуацию.

Также важно отметить, какие проступки коллег или подчиненных служат основаниями для подачи вышестоящему руководителю докладной:

• нарушения ими финансовой дисциплины;
• прогул коллеги. Под прогулом понимается отсутствие лица на его рабочем месте более 4-х часов подряд за одну трудовую смену. В подобных обстоятельствах непосредственный начальник отдела, либо иной служащий подразделения, может составить докладную, где укажет конкретное время отсутствия прогульщика;
• нарушение должностных обязанностей. Подразумевается отказ от исполнения или не исполнение лицом его должностных обязанностей, что может привести или уже привело к порче имущества нанимателя, финансовым убыткам и угрозе здоровью или жизни коллег нарушителя;
• посягательства на честь и достоинство коллеги. В случае грубых ненормативных высказываний в сторону лица от другого работника, оскорбленный вправе составить докладную с прошением применить с обидчику меру взыскания. При этом, основанием для подачи записки является как публичное унижение, так и частное издевательство;
• уход с рабочего места до окончания установленного времени;
• факт прибытия гражданина на работу (подразумевается даже появление на территории компании) в состоянии опьянения химическими веществами, что никак не связано с пагубным влиянием условий его профессиональной деятельности;
• поощрение. Подобный вид документа не так распространен, как предыдущие. К нему прибегают начальники отделов, если считают, что какой-то из подчиненных особенно отличился и заслуживает дополнительной премии или иного поощрения.

Особенности оформления внутренней и внешней докладной записки

По характеру докладных различают следующие виды:

1. Информационная записка. Предполагается оповещение управленца о ходе каких-либо работ, а также о нюансах, сопровождающих производственную деятельность.
2. Инициативная. Подразумевается, что данный вид бумаги должен стимулировать управленца принять какое-либо решение.
3. Отчетная. В таких записках раскрывается информация о завершении работы или ее этапа, а также о порядке исполнения распоряжения нанимателя.

В зависимости от места расположения адресата (на территории бизнес-субъекта или за его пределами), докладные могут быть внешними и внутренними.

Внешняя документация формируется на имя управленца компании, в которой не трудоустроен составитель. Подобные бумаги в обязательном порядке должны оформляться на фирменном бланке, а также визироваться генеральным директором организации.

Реквизиты докладной записки

Реквизитами внешней докладной записки являются:

• полное наименование компании, ее регистрационные данные, номер расчетного счета и название банка. Все указанные сведения должны содержаться на фирменном бланке;
• название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
• дата и номер исходящего документа;
• общая информация об адресате. Предполагается название компании, куда направляется бумага, ФИО и должность ее руководителя;
• заголовок к основному тексту, основной текст. В него включается вся информация, являющаяся целью формирования бумаги;
• общая информация об исполнителе, его контактные данные.

В свою очередь, внутренняя докладная направляется на имя руководителя той компании, в которой субъект является штатным служащим.

Подобная бумага может оформляться на простом листе А4, но обязательно должна содержать все требуемые реквизиты внутренней докладной записки.

Несмотря на отсутствие регламентированной формы, нужные реквизиты фиксируются в ГОСТе 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Хотя указанный документ и утратил силу, являясь в настоящий момент недействительным, а новый не принят, сотрудники продолжают придерживаться его положений и обращаться к юридической практике прошлых лет.

К реквизитам внутренней докладной относятся:

• полное название подразделения, где работает субъект;
• название бумаги, в данном случае – «Докладная записка»;
• дата и регистрационный номер;
• основной текст документа;
• перечень приложений доказательных бумаг, если подобное актуально для конкретной ситуации;
• общие сведения об адресате. Подразумевается ФИО и должность непосредственного начальника лица или управленца компании;
• виза документа, которая заключается в личной подписи составителя, а также в ее расшифровке.

Подача внутренней докладной записки правомерна через служащего кадрового подразделения или секретаря управленца. Документ проверяется на наличие всей необходимой информации, после чего зарегистрируется.

Докладная также может быть возвращена лицу на доработку, если в ней отсутствуют нужные данные или найдены какие-либо ошибки.

Структура докладной записки

Как уже было отмечено, при составлении докладной важны реквизиты. Впрочем, грамотная структура также немаловажна.

Стандартными разделами документа являются:

1. Фактический блок. В данном блоке приводятся основания для составления бумаги, детально описываются сопутствующие конфликту условия (если подобное актуально).
2. Аналитический блок. Здесь субъект анализирует сложившуюся ситуацию.
3. Резюмирующая часть. Составитель может предложить адресату свое видение решения проблемы. Однако, оно должно иметь рекомендательный характер, так как именно наниматель в последующем будет принимать независимое решение, основываясь на полученной информации.

Составление докладной правомерно в текстовом и в табличном варианте, от руки и в печатном виде.

Если бумага составляется в печатном виде, то подпись субъекта должна, тем не менее, проставляться от руки.

Примеры составления докладных записок

Пример 1. Внешняя докладная записка.

Общество с ограниченной ответственностью «Губная помада»

ООО «Губная помада»

123456, г. Воронеж, ул. Белокаменная, д. 43, корп. 4, оф. 3001

• Тел.: +79184338299
• ОКПО 12345876 ОГРН 482899887
• р/с 20097896765764654654 ОАО «КейБанк»
• Генеральному директору
• ООО «Минеральное ископаемое»
• Зотову Игорю Николаевичу
• ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

02.02.2019г.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/rekvizity-dokladnoj-zapiski.html

Довожу до вашего сведения: образец докладной записки

Оформление любого внутреннего документа в компании или учреждении подчиняется определенным правилам и должно быть грамотно составленным.

Задокументированная докладная записка обладает юридической силой и содержит обоснованную причину написания. Документ информирует о возникшей проблеме, происшествии и вариантах их решения в пределах организации.

Посмотреть разные виды записок – Довожу до вашего сведения (образец) можно на нашем сайте.

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод. Правила оформления и код внутреннего документа соответствуют классификатору управленческой документации (ОКУД) — 0286041.

ВАЖНО! Докладной документ – это элемент связи между органами управления организации и персоналом.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

• повышалась эффективность труда;
• находились пути решения конкретной проблемы;
• разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
• снялся определенный груз ответственности;
• осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

• информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
• отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
• инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

1. Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
2. Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
3. Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

ВАЖНО! Оформление докладной требует четкого формулирования проблемы и специальной точки зрения. Некоторые компании имеют разработанные документационные шаблоны.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

• обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
• название подразделения, направляющего сведения;
• календарная дата;
• название;
• инициалы лица, написавшего документ;
• текстовое содержание;
• подпись обращающегося.

Название запискивсегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

• обращения к руководителю;
• названия компании;
• адреса и указания структурного подразделения;
• даты и номера регистрации (слева);
• названия;
• содержания;
• ФИО и должности написавшего лица;
• визы директора компании;
• номеров телефонной связи начальства.

Правильно оформленный документ, имея юридическую силу, используется при проверках деятельности предприятий уполномоченными органами, особенно, в компаниях, связанных с финансовым бюджетным оборотом. При таких проверках записки могут предупредить наложение взысканий.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

• нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
• для выдачи премии;
• осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
• непристойного поведения работников.

Вывод

Докладная записка всегда побуждает руководство к действиям и сообщает важную информацию. На документе в обязательном порядке должна быть завизирована резолюция начальника.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-napisanie-obrazca-dokladnoj-zapiski.html

Докладная о невыполнении обязанностей

• Скачать образец докладной записки по ГОСТу (бланк)
• Скачать образец докладной на сотрудника, не выполняющего свою работу
• Скачать пример жалобы за превышение должностных полномочий
• Скачать образец докладной записки на сотрудника за невыполнение обязанностей и за хамское поведение
• Скачать пример жалобы на коллегу за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (регулярные опоздания)
• Скачать образец служебной записки о невыполнении обязанностей в связи с отсутствием по невыясненным причинам (прогул)
• Скачать пример записки об оскорблении на рабочем месте

Что это такое и когда понадобится

В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.

Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:

• прогулы;
• невыполнение обязанностей;
• некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
• превышение полномочий;
• иные ситуации.

Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.

Правила составления

Ни в одном нормативном акте не дается образец, как написать докладную записку на сотрудника.

Но в ОКУД есть форма под кодом 0286041 – это докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, которую используют делопроизводители и секретари при оформлении дисциплинарных взысканий.

Так что это официальный документ для внутреннего или внешнего использования, и необходимо следовать определенным правилам при его формировании.

При составлении в нем указывают:

• в шапке – наименование компании, Ф.И.О. и должность адресата (чаще всего пишется на имя директора, но есть иные варианты), Ф.И.О. и должность составителя;
• ниже – название документа – докладная записка о прогуле (иное нарушение, происшествие). Рекомендуется писать первые два слова прописными (большими) буквами, а продолжение – маленькими строкой ниже. Ставить точку в конце не надо;
• основной текст обычно начинается с фразы: «Довожу до вашего сведения следующую информацию». Но это необязательно, документ составляется в свободной форме, и разрешается импровизировать. Главное, чтобы была понятна суть. Помимо подробного описания ситуации составитель просит руководство повлиять на ситуацию. Если речь идет о том, что некий работник Иванов регулярно опаздывает, можно просить повлиять на нерадивого коллегу путем вынесения выговора или снижения премиальных выплат, если такой способ воздействия предусмотрен в ЛНА работодателя;
• заключительная часть содержит подпись и расшифровку составителя, дату обращения. Помните, что составителем может быть и один человек, и группа коллег. Если жалоба коллективная, ее подписывают все.

Поскольку образец, как пишется докладная записка на сотрудника, не утвержден, то нет и требований к тому, писать ее от руки или напечатать. Какой бы вариант вы ни выбрали, соблюдайте общее правило – документ подписывает лично составитель. Остальные нюансы второстепенны.

Прежде чем показать примеры, как написать докладную записку руководителю, напомним про ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий в 2019 требования к оформлению документов. Он добровольный, и следовать его нормам не обязательно. Но в нем есть несколько важных общих правил:

• документ составляют на обычном листе формата А4;
• если текст занимает больше 2 страниц, их нумеруют и каким-то образом соединяют;
• наименование организации и ФИО адресата указывают в верхней правой части документа (угловое расположение реквизитов) или справа под реквизитами бланка (продольное расположение реквизитов);
• заголовок документа рекомендуется писать полностью, чтобы он отвечал на вопрос «о чем?»: к примеру: «Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей»;
• дату составления допускается писать арабскими цифрами или в формате типа «30 сентября 2019 года».

По возможности приложите документы, подтверждающие изложенные факты. Это, например, неверно составленные работником бумаги. Все эти доказательства помогут при проведении служебной проверки и вынесении решения о привлечении нерадивого работника к ответственности.

Примеры

Приведем в пример несколько вариантов, как написать докладную на работника: за неисполнение своих обязанностей, некорректное поведение, превышение полномочий, нарушение трудовой дисциплины.

Пример 1. Работник не выполняет обязанности

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от работников отдела маркетинга и рекламы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о невыполнении должностных обязанностей Доводим до вашего сведения, что менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович регулярно нарушает должностную инструкцию: отказывается ездить на встречи с клиентами, не соблюдает сроки сдачи макетов, предоставляет некоторым партнерам неоправданно большие скидки, что в итоге приводит к снижению доходов. В связи с допущенными нарушениями предлагаем объявить Иванову И.И. выговор и лишить премии по результатам работы за 3 квартал 2019 года.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	/Дубровский В.О./
Старший менеджер по работе с клиентами	Васильева	/Васильева А.Р./
Менеджер по рекламе	Фортунов	/Фортунов Г.Е./

Такой вариант практически универсален: он подойдет для жалобы и на учителя, и на уборщицу.

Пример 2. Жалоба на некорректное поведение коллеги

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о некорректном поведении сотрудника Настоящим довожу до вашего сведения следующую информацию: в среду, 18.09.2019 г., менеджером по рекламе Ивановым Иваном Ивановичем было допущено некорректное поведение в адрес главного бухгалтера Смирновой Валентины Федоровны. Иванов И.И. сделал нетактичное замечание относительно внешнего вида Смирновой В.Ф., посмеивался над коллегой, довел ее до слез. Отмечу, что это не первое грубое высказывание Иванов И.И. в адрес сотрудников компании, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации. Прошу привлечь Иванова И.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

Пример 3. Если сотрудник превысил должностные полномочия

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о превышении полномочий Настоящим довожу до вашего сведения, что в среду 18.09.2019 г. менеджер по рекламе Иванов Иван Иванович допустил грубое нарушение – превысил должностные полномочия и подписал контракт на 1 000 000 (один миллион) рублей с компанией «Красота». Представители компании из Северодвинска приезжали в Санкт-Петербург на 1 день, специально чтобы подписать соглашение. Но теперь оно будет недействительным, поскольку его подписал Иванов И.И., не имея на то полномочий. Такие действия Иванова И.И. наносят ущерб имиджу ООО «Пион». В связи с допущенными нарушениями предлагаю объявить Иванову И.И. выговор.
20.09.19
Начальник отдела маркетинга и рекламы	Дубровский	Дубровский В.О.

В примере в качестве меры наказания предложен выговор, но если превышение полномочий допустило должностное лицо, ответственность может быть и выше – вплоть до увольнения.

Пример 4. Работник регулярно опаздывает

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. от начальника отдела маркетинга и рекламы Дубровского О.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины (регулярные опоздания)

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovaya-distsiplina/dokladnaya-o-nevypolnenii-obyazannostey

21 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок

Объяснительные
записки, как приложение к основному
документу, поясняющие и дополняющие
его, оформляют на общих бланках.
Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные
записки, где объясняются причины
поведения, поступки, ситуации, составляют
отдельные работники. Как и внутренние
докладные записки, они могут быть
оформлены рукописным способом на
стандартном листе бумаги. Подписывают
такие записки составители. Ее реквизиты
те же, что и во внутренней докладной
записке.

• Реквизиты
  ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:
• —
  наименование организации (наименование
  министерства или ведомства, структурного
  подразделения) — автора документа;
• —
  наименование вида документа — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
  ЗАПИСКА;
• —
  дата, номер (если есть);
• —
  заголовок к тексту;
• —
  текст;
• —
  подпись;
• —
  отметка об исполнении документа и
  направлении его в дело.

Докладная
записка — документ информационно-справочного
характера. Может содержать изложение
какого-либо вопроса или факта, выводы
и предложения составителя, адресована
руководителю своей организации или в
вышестоящую инстанцию.

В
зависимости от содержания и назначения
докладные записки делятся на информационные
и отчетные.

В
зависимости от адресата докладные
записки бывают внутренними (действуют
внутри организации) и внешними (направлены
в вышестоящие или другие организации).

Внутренние
записки пишут на листе бумаги (можно
рукописным способом) формата А4 или А5.
Подписывает их автор-составитель.

Внешние
записки оформляют на общем бланке
организации формата А4. Подписывает их
руководитель организации. Датой документа
считается дата ее подписания.

Докладная
записка может быть составлена как по
инициативе автора, так и по указанию
руководства. Цель инициативной докладной
записки — побудить руководителя принять
решение. Информационные докладные
записки о ходе выполнения работ должны
представляться руководству постоянно.

Текст
докладной записки делится на две части.
Первая — изложение фактов, послуживших
причиной ее составления, вторая — выводы,
мнения составителя — организации или
должностного лица.

1. Реквизиты
   внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
2. —
   наименование структурного подразделения
   — автора документа;
3. —
   наименование вида документа — ДОКЛАДНАЯ
   ЗАПИСКА;
4. —
   дата, номер (не обязательно);
5. —
   адресат;
6. —
   заголовок;
7. —
   текст;
8. —
   приложение (если есть);
9. —
   подпись;
10. —
    отметка об исполнении документа и
    направлении его в дело.
11. Реквизиты
    внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:
12. —
    наименование организации (наименование
    министерства или ведомства, структурного
    подразделения) — автора документа;
13. —
    наименование вида документа — ДОКЛАДНАЯ
    ЗАПИСКА;
14. —
    дата, номер;
15. —
    место издания; адресат;
16. —
    заголовок;
17. —
    текст;
18. —
    приложение (если есть);
19. —
    подпись;
20. —
    отметка об исполнении документа и
    направлении его в дело.
21. Справка
    — документ, подтверждающий какие-либо
    факты или события.
22. Справки
    бывают двух видов:
23. 1
    Справки, описывающие и подтверждающие
    факты или события в производственной
    деятельности организации.

Справки
составляют по указанию вышестоящей
организации или руководителя организации
для информации о выполнении планов,
заданий, поручений. Их представляют в
установленные сроки. Текст такой справки
состоит из двух частей.

В
первой Части справки излагаются факты,
послужившие поводом к ее написанию, во
второй — приводятся конкретные данные.

Выводов
и предложений в справке не приводят.
Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируют сведения на
определенном отрезке времени. Заголовок
справки может содержать период времени
или дату, на которые приходятся сведения,
приведенные в документе. Например, «О…
за 1 квартал 2008 года».

Источник: https://studfile.net/preview/4342713/page:10/

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

• от работника к руководителю подразделения;
• от руководителя подразделения к руководителю организации;
• от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Здесь представлены образцы оформления деловых записок.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

• автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
• адресат (кому направляется документ);
• название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
• дату составления и номер регистрации;
• заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
• текст;
• подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание.

Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4.

Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, — это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания.

Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии.

Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий.

В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй раздел — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, — это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете — документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

• основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
• подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

• Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.
• Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
• Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-2.html

Как оформлять внешнюю докладную записку: образец и примеры грамотных формулировок

Докладная записка “Довожу до вашего сведения” существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Разберем эти вопросы в статье на примере образца докладной записки “Довожу до вашего сведения”.

Из этой статьи вы узнаете:

Понятие и цели докладной записки: довожу до Вашего сведения

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда работник хочет:

• проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение),
• выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем,
• а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Документы, без которых вы не сможете наказать работника

Виды докладных записок

В зависимости от содержания записки “довожу до Вашего сведения” выделяют несколько ее видов. Направленность докладной также выделяется в отдельные категории. Итак, докладные бывают:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные;
• внешние;
• внутренние.

Инициативная призвана побудить к действию лицо, которому она адресована. Призвана заставить должностное лицо принять какое-либо решение или издать указ.

• Поэтому в содержании такого документа должны быть подробно изложены факты, а также рекомендации и предложения по улучшению процессор труда.
• Для руководителя текст должен быть читаем и понятен, а сформулированные выводы лаконичны.
• Номер журнала в подарок!
• СКАЧАТЬ НОМЕР

Информационная докладная записка преследует несколько иную цель. Она призвана просто передать информацию должностному лицу о случившемся факте или событии. Она должна содержать подробности происшествия или события, а также методы применяющегося труда.

Когда мы читаем “Довожу до Вашего сведения” в отчетном документе, то содержанием его должен выступать отчет о завершенном проекте или проделанной работа. Также может содержаться отчет о выполненном поручении и т.д.

По направленности выделяют внутренний и внешний документ.

Внешняя докладная записка направлена на предоставление информации сторонним организациям, к примеру, руководителю головной компании. Такой документ должен оформляться на фирменном бланке компании и должен содержать все реквизиты исходящей документации.

1. Внешнюю докладную возможно передать как посредством почтовой пересылки, так и передать лично в канцелярию компании, в адрес которой она направляется.
3. Внутренняя же записка остается в пределах компании.

Образец докладной записки: Довожу до Вашего сведения

Часто докладные составляют не только специалисты, но и рабочие. В процессе они часто допускают исправления и ошибки и не только в оформлении. Для минимизации подобных ситуаций возможно разработать ряд типовых образцов, на основе которых каждый работник сможет грамотно составить документ.

Папку с образцами документов возможно хранить или на информационном стенде или в канцелярии. Главное, чтобы у сотрудников был к ней свободный доступ.

Разработанные шаблоны должны быть утверждены руководителем компании.

докладной записки “Довожу до Вашего сведения”

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Можно ли привлечь беременную к дисциплинарной ответственности?

Раздел 1. Констатирующий: изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий: анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным – его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий: описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Посмотрите видео по теме:

Довожу до Вашего сведения – избавляемся от слов-паразитов

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» – они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым… (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость – сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/225467-dokladnaya-zapiska-pishite-pravilno

Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные(внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

• В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
• Внутренние докладные запискиадресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
• Внешние докладные запискиадресуется руководителю вышестоящего органа и оформляются на общем бланке.
• Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
• Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причинои̌ для составления документа, проводится их анализ.
• В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
• Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.
• Датой докладной записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.

), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.

), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем.

Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.

)˸ заведующий канцелярией – ʼʼО состоянии работы с документами в структурных подразделенияхʼʼ; начальник отдела кадров – ʼʼоб организации курсов повышения квалификации работниковʼʼ и т.п. Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

1. Докладная записка имеет следующие реквизиты˸
2. · Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.
3. · Название вида документа (докладная записка).
4. · Дата.
5. · Индекс.
6. · Место составления.
7. · Адресат.
8. · Заголовок к тексту.
9. · Текст.
10. · Отметка о наличии приложения.
11. · Подпись.
12. Источник: http://referatwork.ru/lectionbase/pravo/view/127529_dayte_opredelenie_ponyatiya_dokladnaya_zapiska_raskroyte_osobennosti_sostavleniya_i_oformleniya_vnutrennih_i_vneshnih_dokladnyh_zapisok

Докладная записка — официальный документ, обладающий юридической силой. Он является основанием для принятия кадровых и управленческих решений.

• Поэтому оформление докладной записки и ее содержание должно соответствовать установленным государственным требованиям.
• В статье рассматриваются виды докладных записок, рассказывается о правилах их составления и оформления.
• Из статьи вы узнаете:

• для чего составляются докладные записки;
• в каких случаях составляется докладная записка на сотрудника;
• как оформляется докладная записка.

Докладная записка — вид официального делового документа

Докладная записка это одна из форм документооборота. Как правило, ее адресатом является вышестоящее лицо или вышестоящая организация. В зависимости от этого, докладные записки подразделяются на внутренние и внешние.

Адресатом внутренней докладной является непосредственный руководитель, руководитель подразделения или же директор предприятия. Внешний документ подписывается руководителем предприятия и направляется руководителю вышестоящей организации.

Составление документов этого вида производится с целью донесения до адресата определенного рода сведений. Поэтому по назначению докладные записки условно подразделяются на:

• информативные;
• отчетные;
• инициативные.

1. Информативные докладные записки содержат сведения, которые могут повлиять на принятие управленческих решений.
2. Вних содержится информация, которая известна автору в силу его служебного положения, связанная с выполнением его должностных обязанностей.
3. Оформление таких документов может осуществляться на регулярной основе и быть закреплено в качестве трудовой обязанности в должностной инструкции.

Отчетная докладная также может составляться регулярно в плановом порядке, установленном должностными обязанностями или же в единичных случаях, как отчет о выполнении разового поручения, данного руководителем. Как правило, такой документ, составляемый как отчет, имеет утвержденную форму, удобную для восприятия, последующей обработки и анализа представляемых в ней данных.

Инициативная докладная оформляется в исключительных случаях и, как правило, обязанность по составлению такого рода документов в должностные обязанности работников не входит.

В ней может содержаться предложение по повышению производительности, улучшению качества продукции или же сведения о явлениях, отрицательно влияющих на производственные процессы или моральную обстановку в трудовом коллективе.

Поскольку любая докладная записка может стать основанием для принятия управленческих решений, по своему содержанию и оформлению она должна соответствовать требованиям,предъявляемым к документам. То есть, ее содержание и оформление должны отвечать установленным стандартам, она должна иметь обязательные реквизиты, подтверждающие ее юридическую силу.

До 1 июля 2017 года оформление докладной записки

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210892-qqq-17-m5-dokladnaya-zapiska

Источник: https://delodelay.ru/dokumenty/zapiski/dokladnaya/kak-oformlyat-vneshnyuyu-dokladnuyu-zapisku-obrazec-i-primery-gramotnyx-formulirovok.html