Как написать гарантийное письмо: правила оформления, образец, требования к каждому пункту, ошибки, а также кто может подписывать и ставится ли печать?

Благодарственные письма – особая разновидность проявления корпоративной культуры. Такие письма широко используют организации, как в виде поощрений за результат работы подчиненных, так и для выражения признательности за сотрудничество партнерам по бизнесу, клиентам и другим предприятиям.

В каких случаях пишутся благодарственные письма

Чаще всего подобные письма составляются к каким-либо датам: общероссийским праздникам, дням рождения, корпоративным мероприятиям.

Иногда руководители выражают благодарность работникам за какое-то конкретное достижение (а также в дополнение к премии), например, за выполнение финансового плана и т.п.

, а партнерам по бизнесу – за многолетнее и эффективное сотрудничество, оказанную помощь в заключение контракта и т.д.

Ниже для скачивания дан пустой бланк и пример письма менеджеру по продажам за успешное выполнение трудовых обязанностей:

Роль благодарственного письма

Значение благодарственных писем, несомненно, крайне велико, недаром такие письма всегда широко использовались.

Для автора это не особо затратный, но действенный способ дать понять сотруднику или партнеру о признании его заслуг, а для адресата – всегда приятное напоминание о собственной значимости.

Довольно часто благодарственные письма служат дополнительным мотиватором, стимулом для более результативной работы.

Правила оформления

По вполне понятным причинам стандартного образца благодарственного письма нет и быть не может. Составляется оно всегда в свободной форме, но придерживаться некоторых норм и правил при его написании совершенно необходимо.

• В первую очередь, следует помнить о том, что письмо обязательно должно содержать информацию об авторе и получателе, причем, если в качестве адресата выступает какой-то конкретный человек, то обращаться к нему необходимо по имени-отчеству.
• Затем в письме надо перечислить конкретные заслуги и достижения, которые стали поводом к его написанию.
• В заключение следует обязательно поставить дату составления письма, а также подпись руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника.
• При желании письмо можно заверить печатью – она придаст посланию дополнительной солидности.

Элегантный внешний вид письма, в том числе и конверта, также подтвердит человеку искренность изложенных автором благодарностей.

Оформляться благодарственные письма могут как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Но наиболее предпочтительный вариант – составление письма на красиво оформленном шаблоне, напечатанном на качественной бумаге в цветном виде. Чем презентабельнее дизайн благодарности, там более весомой и значимой она будет для адресата.

Сильно оригинальничать при составлении текста не стоит – здесь неуместен пафос, лицемерие и шутки. Точно также следует избегать чрезмерного официоза. Не нужно писать письмо слишком размашисто, лучше подобрать лаконичные, точные слова и уместить их в несколько предложений.

Примеры как НЕ надо писать благодарственное письмо

Глубокоуважаемый всем нашим коллективом Лушников Вячеслав Евгеньевич! Хотим выразить самые яркие наши чувства в ваш адрес, в связи с присущим вам природным трудолюбием, жизнерадостностью и целеустремлённостью! …

Вячеслав Евгеньевич! Братиш! Во-первых, держи краба! Во-вторых, ты — лучший, поэтому эти строки — для тебя! …

А теперь правильный пример

Вячеслав Евгеньевич! Коллектив предприятия ООО «Название Фирмы» благодарит вас за многолетний труд, трудолюбие и активную жизненную позицию …

Читать дальше  Пакет документов для рефинансирования ипотеки

Стоит помнить о том, что письмо составляется не лично от сочинителя, а от лица организации. Даже если внутри коллектива или в отношениях с партнером царит легкая, дружная, непринужденная атмосфера, адресат письма может обидеться на его содержание или отнестись к благодарности не очень серьезно.

С другой стороны, как уже написано выше, каких-то жесткий требований нет, поэтому можете воспользоваться любым приглянувшимся вариантом 🙂

Инструкция по написанию благодарственного письма

• В «шапке» благодарственного письма нужно указать получателя, а именно: его должность, название предприятия и конкретного сотрудника.
• Далее посередине строки следует написать непосредственное обращение с именем, отчеством (чаще всего здесь используются такие прилагательные как «уважаемый», «дорогой» и т.п.)
• Следующая часть письма касается непосредственно благодарности. Здесь можно написать как общие фразы, так и конкретные действия, за которые выражается признание. Главное правило – не лукавить, благодарность должна быть искренней.
• В этой же части письма можно сказать, что помимо отмеченных заслуг автор письма рассчитывает на дальнейшее сотрудничество и новые результаты (это позволит подчеркнуть ценность и незаменимость получателя, кроме того, адресат будет замотивирован на успешное решение новых задач).
• В заключение письмо следует подписать. Чем выше статус автора подписи по служебной иерархии, тем, как показывает практика, более ценным будет считаться письмо. Также благодарность нужно датировать.

Общие правила составления благодарственных писем

Чтобы правильно составить благодарственное письмо, нужно понимать, что с ним будет делать получатель.

Обычно документ вешается на стенку, демонстрируется клиентам компании. То есть, он выполняет функцию презентации организации. Обычно письма вешаются в рамку, поэтому они должны быть оформлены на бланке стандартного формата.

Благодарственное письмо составляется на официальном бланке организации. В нем должно фигурировать наименование организации-отправителя. Это не только формальное правило, но и дополнительная реклама компании.

Для оформления благодарностей нужен плотный лист. Важно обратить внимание на его эстетичность, так как документ используется именно для демонстрации.

Имеет смысл выбрать стильный шрифт, подобрать приятную цветовую палитру.

Получателем документа обычно является руководитель компании. В подписи также ставятся инициалы директора организации-отправителя. Обязательно ставятся подписи, печати. Это подтверждение подлинности благодарственного письма.

Данные документы являются важной составляющей деловых взаимоотношений. Они позволяют наладить долгосрочное сотрудничество. Письмо направлено на стимулирование действий, выгодных для компаний.

Отправлять его можно и партнерам, и клиентам, и сотрудникам.

Как вручить письмо

Благодарственные письма лучше всего вручать лично в руки в торжественной обстановке, при многочисленных свидетелях.

Но если адресат находится в другом городе, то отправить послание можно через интернет или факс — это быстро и удобно.

Одновременно с этим стоит помнить о том, что отправка через обычную почту России – хороший тон, такой способ позволит послать красиво оформленное «живое» письмо, что, несомненно, будет более презентабельно и приятно для адресата.

Если она нет организации, то а печать на благодарственном письме не обязательно. Однако если она исходит от юридического лица, то В подтверждение имеет смысл поставить такую печать.

Доброго времени суток, Андрей!

Вы можете поставить печать на письме. Печать означает, что определенная организация оформила указанное письмо.

Всех вам благ. Успешного решения вашего вопроса.

Статьи по теме

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации.

Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Читать дальше  Сертификация парфюмерно косметической продукции

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований.

В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует.

Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация.

На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой.

В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам.

Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

• В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.
• Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда
• Приравненная к гербовой
• Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики
• Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
• Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств
• Приравненная к гербовой
• Локальные нормативные акты работодателя
• Приравненная к гербовой
• Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы
• Простая печать (структурного подразделения)
• Приравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание:

Источник: https://zagranic.ru/2019/09/10/stavitsja-li-pechat-na-blagodarstvennom-pisme/

Деловое письмо: особенности оформления

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

Деловое письмо: особенности оформления

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются.

Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е.

правила оформления, и на требования к содержанию.

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5).

На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.

30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации — автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации — авторе письма.

Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации — автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

— наименование адресата;

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• — название области, края, автономного округа (области), республики;
• — страна (для международных почтовых отправлений);
• — почтовый индекс.
• Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» — это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

Источник: https://hr-portal.ru/article/delovoe-pismo-osobennosti-oformleniya

Печать на письмах

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.
2. Гарантийное письмо на выполнение работ.

   В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки — «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр. А также реквизиты, подпись с расшифровкой и печать.

3. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя.

   Этот документ нужен для регистрации юр/лица, не имеющего своего помещения и арендующего площадь. По запросу арендатора собственником помещения оформляется подобный документ (то есть, подтверждение юридического адреса компании), который по сути является гарантией предоставления организации указанного в регистрационных документах помещения в аренду.

   Стоит отметить, что отсутствие этого письма не может стать поводом для последующего отказа в регистрации.

4. Гарантийное письмо на поставку товара.В этом документе обычно пишут об обязательствах поставщика относительно сроков и количества товаров/услуг. Письмо должно максимально четко отвечать ранее подписанному вами договору.
5. Гарантийное письмо о трудоустройстве.

   Данный документ создается на бланке предприятия-адресата. В тексте письма указывается – кому, от кого и по какой специальности предоставляются гарантии в трудоустройстве.

6. Гарантийное письмо приема на работу. Этот документ являет собой подтверждение подписания договора на базе трудовых отношений между работодателем и самим сотрудником.

   Такое письмо часто требуется предоставить в ФМС при, например, отправлении сотрудника в другую страну. Также письмо используется в качестве юридического документа, при традиционном трудоустройстве и регулировании отношений «работник/работодатель».

7. Гарантийное письмо для приглашения иностранца.

   Его составляет юридическое лицо, по приглашению которого в страну прибывает для работы иностранный гражданин. В письме указывают, что организация обязуется обеспечить такого работника жильем, регистрацией, медицинской и прочей помощью на весь срок его пребывания в РФ. Все доходы при депортации сотрудника организация тоже обязуется взять на себя.

По сути, гарантийное письмо не относится к виду официальных подтверждений обязательств. Такое понятие в кодексе РФ просто отсутствует. Но судебная практика с использованием гарантийных писем уже существует, и юридическая сила этого документа будет зависеть от его оформления и текстового наполнения.

Как правильно написать гарантийное письмо (образец, бланк)

Гарантийное письмо (образец) заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. Сфера применения гарантийных писем обширна. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

• обязательно указывайте получателя документа, в частности его полное ФИО (или наименование юридического лица), адрес, телефон и иные сведения;
• в тексте письма прописывайте все самым подробным образом – на основании чего возникли правоотношения сторон и что обеспечивается письмом, в какие сроки будут производиться те или иные действия и т. д.;
• к письму можно приложить все документы, с которыми вы посчитаете нужным ознакомить вторую сторону;
• если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
• как правило, гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, поэтому целесообразно в самом тексте документа данный факт отразить;
• в конце письма обязательно ставьте дату и подпись, причем подпись должна быть только уполномоченного лица (юридическое лицо дополнительно ставит свою печать).

По своей правовой природе гарантийные письма являются частью современного делового оборота, одним из видов служебной переписки (деловых писем) между организациями.

Из этого следует, что они должны быть написаны исключительно в официальном стиле – использование разговорных выражений или жаргонов недопустимо.

Эти документы оформляются на листе формата А4, а содержание не должно превышать одной страницы.

Этот вид гарантийного письма чаще всего применяется в тех случаях, когда нарушаются сроки, прописанные в договоре или спецификации. Однако он может использоваться и до заключения договора. В такой ситуации следует прописать весь объем работ в основной части документа.

Нужна ли печать на гарантийном письме на фирменном бланке

Не регулируется данный вопрос и никакими рекомендательными правовыми нормами.

В связи с этим образец фирменного бланка ООО утверждается на локальном уровне, как правило внутренними правилами делопроизводства. Однако его утверждение не является обязательным.

Исходя из обычаев делового оборота, в него следует включать:

• фирменный логотип организации (при его наличии);
• наименование хозяйственного общества и его организационно-правовую форму;
• местонахождение фирмы (юридический и фактический адреса);
• индивидуализирующие признаки организации (ОГРН, ИНН);
• контактные данные (телефон, факс, адрес электронной почты, контакты мессенджеров и др.);
• банковские реквизиты юридического лица.

Все эти данные обычно располагаются в левом верхнем углу либо вверху бланка по центру.

Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

• С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:
• гербовые;
• приравненные к гербовым;
• простые.
• К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации.
• Такие требования предъявляются, в частности:

• к юридическим лицам, осуществляющим оценочную деятельность;
• филиалам и представительствам банковских организаций;
• организаторам лотерей;
• обществам, планирующим выдавать и выдающим доверенности на представление интересов;
• участникам товарооборота внутри Евразийского экономического союза.

О том, нужна ли печать для ИП, можно прочитать в нашей тематической статье.

В отношении же фирменного бланка организации закон и ранее, и в настоящее время однозначно гласит, что наличие данного атрибута является ее правом, а не обязанностью. Это подтверждают упомянутые выше нормы законов № 14-ФЗ и 208-ФЗ.

>Требования к печати ООО

Сведения о наличии печати должны быть включены в устав организации.

• Составляем письмо-напоминание
• Как написать письмо уведомление

Ставится ли печать на гарантийном письме на фирменном бланке

В таком положении (инструкции) также целесообразно прописать порядок хранения печатей.

Когда нужна печать.

Проставление печати на бланках документов обязательно, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. На необходимость ее оттиска обычно указывает наличие в документе аббревиатуры «М.П.» в специально отведенном для этого месте.

Например, такой реквизит присутствует в унифицированных формах следующих документов:

• товарной накладной (форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132);
• акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В.П. и секретарю-референту Дягилевой Е.А.

было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия.

Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

• Имеет внушительный опыт работы в должности главного инспектора отдела финансового мониторинга управления безопасности Северо-Кавказского банка ОАО «Сбербанк России»;
• Направление: противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма.

Практика присутствует в учебном процессе студентов: учебная, производственная, а так же преддипломная. В данном документе предприятие выступает гарантом прохождения практики студента, обучение требуемым теоретическим и практическими знаниям.

Отметим, что указанные рекомендованные формы письменного запроса организация может представить на фирменном бланке, изготовленном типографским способом (при этом проставление печати организации не обязательно), или на обычной бумаге с обязательным проставлением печати.

— представления ему справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, а также справки об исполнении обязанности по уплате этих обязательных платежей.

ФЗ, некоммерческая организация должна иметь печать со своим полным наименованием на русском языке. Поскольку бюджетное учреждение является такой организацией, то требование о наличии печати распространяется и на него.*

Разновидности печатей учреждения.

У учреждения может быть несколько разных печатей: основная и дополнительные.

При необходимости дополнительно в печати можно указать название учреждения на любом другом языке или его сокращенное наименование, ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), любые иные реквизиты. Что касается права использования в печатях изображения герба РФ, то его имеют учреждения, наделенные государственными полномочиями.

Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия.

Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью.

Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь.

За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

1. Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.
2. Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью.
3. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

1. является гарантийным;
2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
3. устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере.

Нужно ли ставить печать, если отправляется письмо на бланке организации?

Источник: https://laservirta.ru/pechat-na-pismah/

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо — документ, который подтверждает, что у одной или обеих подписавших его сторон есть определенные обязательства друг перед другом. Иными словами, это обещание, оформленное письменно. Как правило, такие документы составляют юридические лица, реже — физические. Если составить его неправильно, данные обещания будут недействительны.

Когда речь идет о серьезных сделках и финансово-хозяйственных операциях, для составления гарантийных писем лучше привлекать профессионального юриста. Он поможет грамотно оформить документ, а также разобраться в нестандартной ситуации, когда одна из сторон не готова исполнять обязательства.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно: оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 45 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Может ли гарантийное письмо заменить договор?

Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:

• составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
• направить оферту другой стороне;
• получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).

Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики. Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:

1. В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
2. Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
3. Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.

Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.

Содержание гарантийного письма

Юридическая сила подобных документов, которые чаще рассматривают как дополнительные или составные части договоров, зависит от полноты информации и грамотности оформления. В случае конфликтной ситуации суд может склоняться к разным версиям: в одной письмо будет приравнено к договору, а другой — нет. Существует несколько правил, которые помогут избежать ошибок и составить документ верно:

1. Указывайте дату составления документа и порядковый номер (если он зарегистрирован и занимает определенное место в общем делопроизводстве).
2. Укажите, от кого исходит письмо и кому оно адресовано (ФИО, реквизиты, адреса, контакты обеих сторон).
3. Обозначьте сроки исполнения обязательств.
4. Конкретно перечислите обязательства и опишите суть договора.
5. Пропишите отдельные нюансы и подробности, касающиеся договорных отношений.
6. Поставьте печать организации (если гарантийное письмо составляло и подписывало доверенное лицо, потребуется информация о доверенности).
7. Не забудьте про подписи должностных лиц (с указанием должностей).

При составлении гарантии можно использовать белый лист формата А4. Если у вас есть фирменные бланки организации, лучше воспользоваться ими. Такие документы воспринимаются серьезнее и могут иметь больший вес в суде (хотя это скорее субъективный параметр).

Виды гарантийных писем

Существуют различные гарантийные письма. Классифицировать их можно по функциональности (оферта, акцепт, дополнительное соглашение) или по специфике содержания:

1. Подтверждение оплаты. Такой вариант представляет собой согласие одной из сторон оплатить товары и услуги либо погасить образовавшийся долг. Его составляют в случае, если оплата не может быть произведена немедленно и ее необходимо перенести на тот или иной срок.
2. Обязательства по работе. В таком документе прописывают, какую именно работу должна выполнить вторая сторона и в какой промежуток времени. Также составитель может указать требования к качеству работы по СНиП и ГОСТ.
3. Вопросы аренды. Наиболее часто в подобных гарантийных письмах подтверждают намерения арендодателя, который готов предоставить свое жилье во временное пользование юридическому лицу. Подобную информацию могут запросить в налоговой службе, при проверке корректности юридического адреса.
4. Вопросы трудоустройства. Составление дополнительного документа необходимо студентам, если ВУЗ требует справку о будущем трудоустройстве, а также мигрантам или освобожденным заключенным, которым нужно отчитываться о наличии работы перед органами админнадзора.

Рассмотрим отдельно все три функционала, которые несут гарантийные письма. Отталкиваясь от функции документа, вы определитесь с его содержанием и не забудете включить важные детали.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта — письменное предложение вступить в определенные деловые отношения на конкретных условиях. Данный термин присутствует в юридическом словаре, а процедура составления документа описана в статье 435 ГК РФ. Официальной офертой является документ со следующим содержимым:

• предложение произвести оплату за товары и услуги;
• предложение выполнить ту или иную работу;
• предложение оказать услугу;
• предложение доставить товар.

В оферте может содержаться одно или несколько из вышеперечисленных предложений. Чтобы ее приняли за полноправную часть договора, нужно указать предмет оферты (наименование и описание услуги, товара или типа работ) и необходимые сроки выполнения, доставки или реализации.

В соответствии со статьей 436 ГК РФ, лицо, направившее оферту, не может ее отозвать в течение срока, который отведен на ответ получателя. Исключением являются лишь те случаи, которые отдельно прописаны в подобном гарантийном письме. Перед направлением подобной документации нужно убедиться, что она корректно составлена и точно отражает пожелания и требования отправителя.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт — намерение принять деловое предложение, подтвержденное одним из допустимых способов. Это второй элемент договора, который становится актуальным в случае получения предложения-оферты.

В соответствии с 3 пунктом 438 статьи ГК РФ, ответом на оферту является не только письменное подтверждение согласия, но и совершение действий, необходимых для начала или продолжения сотрудничества (они должны быть обозначены в самом предложении). К таким действиям могут относиться:

• оплата товара;
• отгрузка товара;
• выполнение определенной работы;
• предоставление услуг.

Важно понимать, что к ответному действию требования не так строги. Главное — подтвердить свое согласие письмом или действием. При этом молчание (игнорирование) не является положительным ответом (п. 2, статья 438 ГК РФ). Также нужно иметь в виду, что, если вы ответили на предложение положительно, то считается, что вас устроили все его пункты.

Дополнительное соглашение

Гарантийное письмо, по сравнению с договором, имеет один существенный недостаток — оно не может быть таким же подробным и исчерпывающим. В нем не прописываются такие нюансы как:

• все права и обязанности сторон;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств;
• порядок расчетов между сторонами;
• порядок урегулирования споров;
• варианты решения вопросов, если «что-то пойдет не так».

Для подобных случаев предусмотрены дополнительные соглашения или документы, которые оформляют в случае изменения условий договора. С одной стороны, составить их можно, но с другой стороны, такая работа будет являться лишней для обеих сторон. Если предмет вашего соглашения не так прост и требует подробного описания, лучше составить классический договор и сразу прописать все нюансы.

Ошибки при оформлении гарантийных писем

Выбирая между гарантийным письмом и договором, оцените сложность сделки и обратите внимание на уже существующую практику. В каких случаях принято оформлять ту или иную документацию, подскажет судебная практика, законы или профессиональный юрист. Если вы все-таки остановили свой выбор на простой гарантии, постарайтесь избежать следующих ошибок:

1. Минимума существенных условий. В документе важно прописать базовые условия сотрудничества: предмет договора, наименование услуг, суммы к оплате, сроки погашения долга. Чем больше подробностей, тем лучше, но все они должны касаться основных обязательств, а не побочных ситуаций, не имеющих прямого отношения к делу.
2. Отсутствия сроков. Если договор, по которому нужно предоставить товары и услуги либо оплатить их, бессрочный, то не ясно, когда и что по нему можно требовать. Любое предложение имеет срок годности, поэтому в подобной документации нужно ограничиться конкретным периодом.
3. Двусмысленности. Вся информация должна быть не только подробной и точной, но и однозначной. Каждая сторона должна ясно понимать, что отражает документ и являются ли условия, прописанные в нем, истинной волей каждого участника.

При составлении документа важно обратить внимание на его специфику: от типа письма зависят нюансы его оформления. В некоторых случаях, например, к гарантии нужно приложить свидетельство о праве собственности.

Так делают, если арендодатель сдает помещение для организации у которой цель — оформить юридический адрес.

Другие тонкости можно увидеть в существующих шаблонах и примерах (например, на сайте Консультант+) или уточнить у профессионального юриста в интернете.

• Источники:
• Примеры оформления гарантийных писем
• Рекомендации арбитражного суда, касающиеся гарантийных писем
• Что такое оферта
• Что такое акцепт

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kak-napisat-garantiinoe-pismo/

Печать на гарантийном письме

И если соискатель при подаче резюме предоставит потенциальному начальству рекомендательное письмо с предыдущего места работы,возможно, именно этот факт- а подчас только он -и сыграет в его пользу.

Для чего?

Рекомендательное письмо на сегодняшний день является аналогом очень распространенной характеристики с места работы, но в отличие от неевсегда содержит только положительные сведения о соискателе.

Еще не так давно работодатели относились к таким документам скептически, ведь подход к составлению документа был чисто формальным: есть шаблон-работал хорошо или плохо, приходил вовремя или нет,и подпись начальства. К тому же таким документам особо не доверяли, так как сами работодатели не хотели делиться сведениями о бывшем сотруднике.

На сегодняшний день ситуация кардинально изменилась. Неудачное рекомендательное письмо может полностью испортить общее впечатление и лишить вас возможности получить желаемую должность.

Обязательная проверка рекомендаций — одно из основных правил работы рекрутеров и менеджеров по персоналу. Методики проверки рекомендаций внекоторых компаниях разрабатываются специальнодля полной оценки соответствия кандидата необходимым требованиям.

Вопросы, которые кадровикиобычно задают бывшим работодателям, касаются точности заполнения кандидатом анкеты, круга его обязанностей на прежнем рабочем месте, его профессиональных достижений.

Следует отметить, что в анкетах существует специальная графа, где нужно указать координаты тех, кто дает рекомендации.

Интересуются также, истинна ли причина увольнения «по собственному желанию», а еще — личнымикачествамикандидата, пытаютсярасширить сведения о его личностных качествах, потенциале. В общем, рекомендательные письма ставят своей целью подтвердить квалификацию желающего устроиться на работу.

Поэтому,перед тем как увольняться с предыдущего места работы,сотруднику следует обратиться к работодателю с просьбой дать рекомендацию, которая пригодится, когда он найдетновое место.

Чаще всего работодателю некогда заниматься составлением рекомендаций,и поэтому самому работнику будет проще самостоятельно составить текст документа илисправку о той работе, которую он выполнял на предприятии, обязанностях и,конечно, успешно реализованных проектах.

Что должно содержать письмо-рекомендация?

Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке организации — последнего места работы соискателя новой должности, подписывается руководителем этой организации или его заместителем.

Если рекомендательное письмо составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, не имеющим права подписывать письма на бланке организации, то оно составляется на листе обычной бумаги, а подлинность подписи руководителя подразделения подтверждается руководителем службы делопроизводства (секретарем организации) с обязательным проставлением печати.

Поскольку рекомендательное письмо — это индивидуальный отзыв о кандидате, нельзя говорить о жесткой структуре этого письма, но соблюдать условия написания делового письма все-таки необходимо.

Рекомендательное письмо обычно состоит из нескольких разделов. Первый — введение, в нем в сжатой форме подтверждается факт работы рекомендуемого лица в компании с указанием периода работы.

Далее сообщаются сведения о рекомендуемом лице: образование, уровень подготовки, квалификация, опыт работы, деловые и личностные качества.

При этом следует указать, какие функции выполняло рекомендуемое лицо, каких результатов добилось, какими чертами характера или способностями обладает (особенно если эти способности могут быть полезны работодателю в той организации, куда соискатель стремится попасть).

В характеристике следует отказаться от таких общих слов, как «надежный», «компетентный», «добросовестный» и т.д., лучше приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, а также эти самые примеры надежности и компетентности.

Можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний, трудолюбие, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.

Например: самостоятельно освоил программное обеспечение; самостоятельно и успешно проводил интервью с кандидатами на вакансии; эффективно руководил подчиненными и т.п.

Здесь же можно сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично,и соответственно причины ухода из организации.

Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо. Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации.

Кстати

Рекомендательные письма могут составляться не только для частных лиц, но и для организаций-партнеров. Составляется этот документ похожим образом.

В письме должен указываться период времени сотрудничества с компанией, предоставляемые услуги и их качество, как зарекомендовала себя компания в работе, итоги совместных проектов, чем отличается компания-сотрудник от конкурентов — лояльность, оперативность, приемлемые условия, профессионализм и уровень квалификации кадров.

Благодарности по итогам работы, пожелания успеха тоже будут к месту. Такой документ должен быть оформлен на официальном бланке организации и подписан уполномоченным лицом.

Мнения

Марина Сищук, инспектор отдела кадров ОАО ИПК «Приамурье»:

— Срекомендательными письмами я не сталкивалась, хотя предприятие государственное и немаленькое. Рекомендательные письма даются сотрудникам по их личной просьбе и обычно претендующим на высокие, серьезные должности, а у нас в основном рабочие.

Таких просьб не поступало давно и сотрудники, которые трудоустраивались к нам,таких документов не предоставляли. А вот характеристики периодически даем.

Только если у бывшего сотрудника нет особых достижений, характеристика составляется более сдержанная.

Елена Саломатова, начальник отдела кадров ИД «Амурская правда»:

— В связи со спецификой кадров к нам,как правило,не приходят с рекомендательными письмами. Журналиста в основном характеризуют его опубликованные материалы, работы, фотографии.

Конечно, если наши сотрудники уезжали в другие города,мы составляли рекомендательные письма.

В таком документе обычно отмечаются творческие успехи, деловые качества, которые характеризуют сотрудника как хорошего профессионала.

Источник: https://prioritetspb.ru/2019/10/pechat-na-garantijnom-pisme/