Как внести изменения в штатное расписание и утвердить новое: каков порядок действий, позволяющих правильно оформить коррективы, а также как они регистрируются?

Изменение установленного штатного расписания, его порядок и основания регулируются нормами отечественного трудового законодательства.

Это связано с тем, что документ фиксирует универсальные требования и нормы, которые применимы к отдельным должностям фирмы.

Учреждение ограничено рамками в организации условий труда служащих, а также порядка и размера осуществления оплаты труда. Тем самым гарантируются равные права всем лицам, занимающим те или иные должности.

Больше о понятии

Законодателем не утверждается обязательное ведение штатного расписания на всех предприятиях. Необходимость составления данного рода документации может устанавливаться только внутренними распоряжениями. Если статус фирмы предусматривает необходимость оформить данную отчетность, то внесение изменений в штатное расписание будет происходить в строгом порядке.

Чтобы рассмотреть, как правильно совершается обоснование и вносятся поправки в график, следует сказать несколько слов об информации, которая отображается в содержании отчета. Основные графы включают:

• количество аттестованных и неаттестованных должностей на фирме;
• процент замещения вакансий и число свободных мест;
• размеры ставок по каждой из должностей с учетом полагаемых пособий и денежных компенсаций;
• утвержденное расписание труда для каждого из служащих в зависимости от вида деятельности.

Правилаведения кадровой документации не требуют обязательного составления штатного расписания, но если таковое имеется, то нужно позаботиться о надлежащем его оформлении. Заведенный журнал должен быть организован в соответствии с требованиями ведения официальных документов.

Необходимо утвердить документ у руководителя, а также зарегистрировать его в канцелярии фирмы. Журнал в обязательном порядке нумеруется и прошивается. И только после этих действий он становится официальным документов, для ведения которого определена строгая процедура, и изменить который можно только при существенных основаниях.

Основания корректировки

Штатным расписанием на фирме утверждаются основные правила выполнения служебных обязанностей и осуществления финансовой оплаты. Поэтому документ должен быть стабильным и предотвращать внесение бесполезных коррективов. Поправки в штатном расписании вносят изменения в условия труда работников об основах денежных начислений, поэтому не допускается установление новых обстоятельств, которые ухудшают производительность фирмы или усложняют порядок выполнения труда.

Внести изменения в штатное расписание можно в одном из следующих случаев:

• реорганизация учреждения, которая заключается в смене количества должностей и направления их работы;
• сокращение штата;
• расширение производства, которое вынуждает увеличить численность рабочих единиц;
• в ситуациях, когда будут вноситься коррективы в размеры окладов;
• смена производственной деятельности фирмы;
• обновление имеющихся должностей.

Согласно трудовому законодательству, изменения в действующее штатное расписание вносятся и в других случаях. Перечень возможных оснований руководитель предусматривает самостоятельно в силу изменений в работе учреждения.

Соблюдение порядка

О внесении изменений в штатное расписание администрацией фирмы выдается приказ. В нем указываются аспекты, связанные с корректировкой документа. Отображаются причины изменений, сроки их действия и распространение. В зависимости от обстоятельств заполнения поправок, порядок действий будет различным.

Финансовые вопросы

Изменение штатного расписания в пользу увеличения денежных окладов работников происходит на основании приказа руководства фирмы. Для внесения изменений следует указать в распоряжении следующие вопросы:

• список должностей предприятия, которых коснется увеличении оплаты труда;
• объемы денежных компенсаций для каждой из должностей;
• сроки воплощения в жизнь новых окладов.

Как пример, повышение оклада может касаться всего состава или отдельных должностей. В зависимости от круга лиц руководством фирмы подготавливаются индивидуальные дополнительные соглашения к каждому из контрактов.

После того как новое соглашение утверждено, каждой из сторон вносятся изменения в штатное расписание.

Необязательно искать образец, чтобы составить приказ и дополнительное соглашение, поскольку законодатель позволяет составлять документы в свободной форме.

Вместе с тем законодатель дает возможность руководству фирмы утверждать снижение оклада без согласия служащего. Это допускается в исключительных случаях, когда необходимость уменьшения размера зарплаты связана с технологическими или экономическими трудностями учреждения.

Реорганизация

Процесс реорганизации структуры предприятия или особенностей производства отображается и в штатном расписании. Как внести поправки в документ, зависит от характера внедряемых изменений. Самый простой и неконфликтный способ – увеличение численности сотрудников или должностей. Руководителем выдается распоряжение, а работники кадровых отделов начинают поиск претендентов на замещение свободных вакансий. Также с целью занятия новых должностей допустимо перемещение работников внутри службы (пример: если речь идет о добавлении руководящих должностей для разных подразделений фирмы).

Все другие изменения, которые касаются сокращения численности работников или полной ликвидации подразделений, также вносятся в штатное расписание, но сразу после завершения процедуры увольнения.

Помимо обязательного согласия сокращаемых работников, существует возможность увольнения отдельных лиц без их на то разрешения.

Это касается смены условий производственного процесса, которые принуждают свести все затраты к минимуму.

Важно! Необходимость сократить отдельных сотрудников или должностей должна быть обусловлена существенными производственными потребностями и обязывает руководителя фирмы лично, минимум за два месяца до окончательной даты, предупредить о предстоящих изменениях претендентов на сокращение.

Требования

До внесения поправок в штатное расписание нужно выполнить ряд шагов (пример: уведомить заинтересованных сторон, подготовить перечень документов). Основанием для коррекции документов является выдача приказа администрацией учреждения.

Оформление приказа происходит на бланке в относительно свободной форме. В зависимости от обстоятельств, которые отображаются в приказе, руководитель должен подробно описать характер вносимых изменений и сроки их воплощения в жизнь.

Нельзя забывать об обязательном утверждении подписью.

После того как распоряжение официально зарегистрировано и передано к исполнению, необходимо ознакомить весь состав под подпись с содержанием приказа.

Кроме ознакомления с текстом документа, работник может дополнительно требовать выдержки из распоряжения, которые имеют отношение к нему лично. Пример – копии всех вопросов, которые касаются денежного обеспечения служащего.

Необходимость

Законодатель утверждает процедуру коррекции уже имеющегося расписания без его полной замены. Это касается малозначительных аспектов, которые могут быть отображены в дополнительных графах документа. Но все существенные поправки влекут за собой обязанность полностью заменить документ.

Срок действия документа составляет один год. После завершения периода действия работник оформляет новый журнал с последующей его регистрацией и присвоением серийного номера. Если во время использования документа возникла необходимость в его поправках, срок действия журнала начинается с даты регистрации нового экземпляра.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/shtatnoe-raspisanie/izmenenie.html

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.

Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.

Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?

При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.

Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы.

Специалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта?

Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.

Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:

• на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
• руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
• случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
• нужно ввести/исключить вакантную должность.

Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:

• реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
• регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
• изменение существенных условий труда работников;
• перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.

Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.

То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.

Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?

Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников, если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.

А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц.

Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:

• издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
• составление нового документа.

Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.

Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина.

Если же работник в течение 2-х месяцев, так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение оклада

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях, например, сокращение штатных единиц.

Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер.

Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.

Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:

1. Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
2. Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
3. Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.

Каждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом, свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.

Переименование подразделения

Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании.

Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания.

Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.

Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов:

• пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
• распоряжение об осуществлении изменений;
• уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
• приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
• новое штатное расписание.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что занимаемая должность и отдел, в котором работник непосредственно трудится, должны отражаться в договоре, соответственно, их изменение можно произвести только при наличии согласия подчиненного, полученного с соблюдением ст. 72 ТК РФ. Это значит, что каждый труженик должен быть уведомлен о грядущих событиях заблаговременно, как того требует ст. 74 ТК РФ.

При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.

Сокращение штата

• Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.
• Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ, объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».
• Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:

• какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
• требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
• предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.

Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.

Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.

Образец приказа о внесении изменений.

Внесение серьезных правок

Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов, а иногда, и получением необходимых согласований.

Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.

Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:

• служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
• уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
• издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Бланк формы Т-3. Штатное расписание
• Бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание

Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?

Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях, если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.

Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.

В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/poryadok-vneseniya-izmeneniy-v-shtatnoe-raspisanie/

Внесение изменений в штатное расписание

Главная › Юриспруденция

13.07.2019

• разработку,
• утверждение
• и внесение необходимых изменений.

• введения новых
• или исключения каких-либо штатных единиц (подразделений) в связи с изменением организационных условий.
• Так же изменения в штатное расписание оформляются при изменении окладов,
• переименовании структурных подразделений или должностей.

Работодатель вправе самостоятельно решить, как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания.

При переименовании должности:

• без изменения функциональных обязанностей, необходимо получить согласие работника, после чего оформляется приказ о внесении изменений.

Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ

В приказе необходимо указать:

• наименование вводимой должности,
• структурных подразделений;
• количество новых штатных единиц, размер оклада.

При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями.

Если сокращается не вакантная должность:

• необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

Вторым важным шагом при сокращении следует:

• издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.

При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.

• уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада.

Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно

Как внести изменения в штатное расписание?

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Штатное расписание: «кадровая азбука»

• Как же правильно составить и утвердить штатное расписание предприятия?
• Где искать форму штатного расписания?
• Как составить штатное расписание?

Сейчас расскажем, а весь процесс условно разобьем на 6 этапов. Пройдем их вместе.

1. 1 этап — определяем структуру предприятия, формы и системы оплаты труда.
2. 2 этап — устанавливаем перечень должностей и профессий работников.
3. Эти же наименования впоследствии будут использоваться в текстах приказов по личному составу, записях в трудовую книжку.
4. Нужно ли проект штатного расписания согласовывать с профсоюзом?
5. Приведем образец штатного расписания предприятия, утвержденного непосредственно грифом утверждения.

После внесения изменения в штатное расписание как часто надо утверждать

• Нужно ли менять штатное расписание под каждое повышение зарплаты или нужен приказ о внесении изменений в него?
• Изменение в штатное расписание вносится в случаях:
• Собственник (руководитель) имеет право на собственное усмотрение вносить изменения в штатное расписание в любое удобное время.

После внесения изменения в штатное расписание как часто надо утверждать Ссылка на основную публикацию

Источник: https://arteld.ru/yurisprudentsiya/posle-vneseniya-izmeneniya-v-shtatnoe-raspisanie-kak-chasto-nado-utverzhdat.html

Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Направление:Архив новостей

Штатное расписание это нормативный документ, составляемый предприятием, в котором отражается структура, состав и численность должностей с указанием размера заработной платы по каждой должности.

С экономической точки зрения, такое расписание отражает разделение труда между работниками.

Штатное расписание используется для анализа эффективности использования трудовых ресурсов компании. Оно дает возможность изучить структуру трудовых ресурсов, по уровню квалификации, размеру оплаты труда.

Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание обязательно утверждается приказом руководителя.

Такое расписание — это достаточно «подвижный документ» и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, также вносятся на основе приказа руководителя.

Как часто и в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?

Обязательно должны быть внесены изменения в такое расписание если в организации идет структурная перестройка — формируются новые отделы, изменяется численность и должностной состав работников, в том числе вводятся новые должности и/или исключаются старые.

Внести изменения можно либо полностью заменив штатное расписание, либо издать приказ на внесение изменений в это расписание. В случае, внесения изменений в штатное расписание, необходимо отразить причины, вносимых изменений.

Это могут быть: реорганизация фирмы; оптимизации структуры управления компании; изменения законодательства, в части оплаты труда, введения профстандартов и т.п., устранение неэффективных должностей, сокращение или расширение компании.

Внесение изменений в штатное расписание влечет за собой коррективы документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку и требует письменного согласие работника.

Изменение окладов, оформление надбавок и премий является существенным изменением условий труда работника, поэтому сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до введения этих изменений.

Важно помнить, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, обязательно доводятся до сведения работников, и заносятся в трудовые книжки с указанием выходных данных приказа Данное требование отражено в п. 3.1 Инструкции № 69.Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Штатное расписание это нормативный документ, составляемый предприятием, в котором отражается структура, состав и численность должностей с указанием размера заработной платы по каждой должности.

С экономической точки зрения, штатное расписание отражает разделение труда между работниками.
Штатное расписание используется для анализа эффективности использования трудовых ресурсов компании. Оно дает возможность изучить структуру трудовых ресурсов, по уровню квалификации, размеру оплаты труда.

Хотя Трудовой Кодекс РФ и не обязывает любую компанию составлять и утверждать штатное расписание, постановлением Роскомстата, для всех форм собственности определена необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Оформляется данное расписание по унифицированной форме Т-3.

Оно составляется на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание обязательно утверждается приказом руководителя.

Такое расписание — это достаточно «подвижный документ» и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, также вносятся на основе приказа руководителя.

Как часто и в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание?
Обязательно должны быть внесены изменения в такое расписание если в организации идет структурная перестройка — формируются новые отделы, изменяется численность и должностной состав работников, в том числе вводятся новые должности и/или исключаются старые. Внести изменения можно либо полностью заменив это расписание, либо издать приказ на внесение изменений. В случае, внесения изменений в штатное расписание, необходимо отразить причины, вносимых изменений. Это могут быть: реорганизация фирмы; оптимизации структуры управления компании; изменения законодательства, в части оплаты труда, введения профстандартов и т.п., устранение неэффективных должностей, сокращение или расширение компании.

Изменение окладов, оформление надбавок и премий является существенным изменением условий труда работника, поэтому сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до введения этих изменений.

Важно помнить, что изменения и дополнения, внесенные в расписание организации, обязательно доводятся до сведения работников, и заносятся в трудовые книжки с указанием выходных данных приказа Данное требование отражено в п. 3.1 Инструкции № 69.

Мероприятие по данной теме:
Кадровое делопроизводство. Последние изменения (в соответствии с профстандартом №691н)

Источник: http://www.cpklider.ru/kak-kogda-vnosyatsya-izmeneniya-v-shtatnoe-raspisanie/