Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.
Без кода нынче никуда
- Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
- В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
- Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства.
Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
- ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
- • подчиненность;
- • номер;
- • местонахождение;
- • выполняемые функции.
С чего начать?
Этап I: визуализируем организационную структуру
Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.
Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны.
При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).
Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.
Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.
Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).
Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный.
Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д.
, но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.
Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.
Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.
Этап II: утверждаем организационную структуру
Структура организации утверждается приказом (Пример 2).
Этап III: присваиваем коды
• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.
Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.
Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.
• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).
Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.
Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.
- Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.
- ТАБЛИЦА 1
- Пример индексации подразделений
| 1 | 2 |
| 01* | Административный блок |
| 01010000 | Канцелярия |
| 01010100 | Сектор документации |
| 01010200 | Архив |
| 01010300 | Экспедиция |
| 01020000 | Бухгалтерия |
| 01020100 | Сектор расчетов с персоналом |
| 01020200 | Сектор материального учета |
| 01020300 | Сектор налогообложения |
| 01020400 | Сектор реализации |
| 01030000 | Юридический отдел |
| 01030100 | Сектор договорной работы |
| 01030200 | Сектор претензионной работы |
| 01040000 | Отдел управления персоналом |
| 01040100 | Сектор найма и учета персонала |
| 01040200 | Табельная |
| 01050000 | Отдел технического контроля |
| 01050100 | Сектор входного контроля |
| 01050200 | Сектор контроля изготовления |
| 02 | Коммерческий блок |
| 02010000 | Отдел снабжения |
| 02010100 | Сектор закупок по РФ |
| 02010200 | Сектор зарубежных закупок |
| 02020000 | Отдел продаж |
| 02030000 | Отдел рекламы |
| 03 | Блок логистики |
| 03010000 | Отдел логистики |
| 03010100 | Сектор грузоперевозок |
| 03010200 | Сектор таможенного оформления |
| 03010300 | Сектор транспортно-складских операций |
| 03010301 | Склад № 1 (сбыта) |
| 03010302 | Склад № 2 (импортных комплектующих) |
| 03010303 | Склад № 3 (полуфабрикатов) |
| 03010304 | Склад № 4 (ответственного хранения) |
| 03020000 | Транспортный отдел |
| 03020100 | Сектор внутренних перевозок |
| 03020200 | Сектор внешних перевозок |
| 03020300 | Сектор аренды автотранспорта |
| 04 | Технический блок |
| 04010000 | Отдел главного конструктора |
| 04020000 | Отдел главного технолога |
| 04030000 | Отдел компьютерного обеспечения |
| 05 | Производственный блок |
| 05010000 | Цех № 1 |
| 05010100 | Участок № 1 |
| 05010200 | Участок № 2 |
| 05020000 | Цех № 2 |
| 05020100 | Участок № 1 |
| 05020200 | Участок № 2 |
| 05030000 | Цех № 3 |
| 05030100 | Участок № 3 |
| 05030200 | Участок № 3 |
| 06 | Блок эксплуатации |
| 06010000 | Отдел главного механика |
| 06020000 | Отдел главного энергетика |
| 06030000 | Цех № 4 (ремонтный) |
| 06030100 | Участок № 1 |
| 06030200 | Участок № 2 |
| 06040000 | Хозяйственный отдел |
*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.
Этап IV: утверждаем справочник кодов
Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).
Применяем коды подразделений
При индексации дел в номенклатуре
- Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.
- Например:
- 01 – приказы по основной деятельности;
- 02 – распоряжения;
- 03 – положения;
- 04 – инструкции;
- 05 – переписка;
- 06 – служебные записки;
Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений.
Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.
При индексации бланков в альбоме форм
При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).
Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:
- При регистрации служебных записок
- Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.
- Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.
- ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.
Создаем схему замещения
Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.
Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.
Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.
Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ
1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.
2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.
3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.
4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.
5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.
Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.
В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.
Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).
Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.
Как работает схема замещения? Очень просто.
- Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.
- ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ
- • Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».
- • Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.
- • Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.
- • При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.
Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.
[1] Не приводится.
Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению
Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2018/sozdat_edinj_spravochnik/
Структурные подразделения в штатном расписании: как отобразить, коды
Локальный нормативный акт, отражающий структуру наемного персонала, является важным для фирмы документом. При разработке бланка штатного расписания за основу берут утвержденную форму Т-3. Составляя этот документ необходимо уделить особое внимание не только должностям и окладам работников, но и описанию структурных подразделений организации в штатном расписании.
Структурное подразделение в штатном расписании
Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад. В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Вместе с тем, многие субъекты хозяйствования берут ее за основу, при необходимости дополняя отдельными графами.
В утвержденной форме этого локального нормативного акта для информации о различных отделах, управлениях, филиалах выделено 2 графы:
- наименование;
- код структурного подразделения.
Для большинства небольших и средних компаний такой информации достаточно. В случае с крупными корпорациями, которые имеют разветвленную структуру, где в составе управления (отдела) могут находиться более мелкие подразделения можно добавить дополнительный столбец с данными об отделах и группах сотрудников, либо добавлять такую информацию через запятую (в скобочках).
Название структурного подразделения в штатном расписании должно полностью соответствовать данным в трудовых договорах с работниками.
Например, если в договоре указано, что человека наняли на должность специалиста в отдел логистики при департаменте торговли, то и в локальном нормативном документе должна быть указана должность в таком структурном подразделении, а не просто в отделе логистики.
Код структурного подразделения в штатном расписании присваивается по порядку и состоит из двух цифр. При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.
Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом:
| Структурное подразделение | |
| Наименование | Код |
| 1 | 2 |
| Администрация | 01 |
| Бухгалтерия | 02 |
| Отдел кадров | 03 |
| Отдел сбыта | 04 |
Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.
Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:
осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);- работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
- вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).
Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.
Штатное расписание без структурных подразделений
Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.
В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.
Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.
| Структурное подразделение | Должность | |
| наименование | Код | |
| — | — | Директор |
| — | — | Главный бухгалтер |
| — | — | Менеджер |
| — | — | Секретарь |
Если предприниматель работает самостоятельно без найма дополнительных работников по трудовым договорам, то составлять штатное расписание нет необходимости.
Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.
Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений
В крупных корпорациях, где трудятся тысячи наемных сотрудников, составление штатного расписания предполагает разделение не только на структурные подразделения, но и дополнительное внесение в него представительств, офисов или филиалов, находящихся в других населенных пунктах.
Как правило, такие удаленные филиалы не наделены правом самостоятельного юридического лица и не могут выступать в качестве нанимателей для сотрудников. При составлении штатного расписания в этой ситуации можно использовать три варианта действий.
Во-первых, дополнить графы с информацией о структурных подразделениях дополнительной колонкой, с указанием на расположение того или иного офиса, или филиала.
Например:
| Филиал, представительство, дополнительный офис | Структурное подразделение | |
| Наименование | Код | |
| 1 | 2 | 3 |
| Головной офис (центральный аппарат) | Администрация | 0101 |
| Бухгалтерская служба | 0102 | |
| Департамент кадровой работы | 0103 | |
| Филиал № 1 | Руководство | 0201 |
| Отдел по работе с корпоративными клиентами | 0202 | |
| Служба по розничной торговле | 0203 | |
| Представительство по Дальневосточному региону | Управление | 0301 |
| Финансовая служба | 0302 | |
| Клиентская служба | 0303 |
При оформлении штатного расписания, таким образом, в удаленные подразделения пересылают либо копию всего документа, либо выписку, в которой указывают сведения, касающиеся только конкретного филиала или представительства.
Во-вторых, оформить удаленные подразделения компании можно в виде приложений к основному штатному расписанию. Такой вариант удобен в случае большого количества подразделений и разветвленной иерархической структуры в них.
- При этом способе составления локального нормативного документа он будет выглядеть так:
- Штатное расписание ОДО «Промтранс»
- Приложения:
- Штатное расписание представительства в г. Таганрог
- Штатное расписание дополнительного офиса в г. Самара
В-третьих, при большом количестве удаленных подразделений и их географической отдаленности от основного офиса компании можно делегировать отдельные полномочия по управлению персоналом и кадровому учету местным руководителям филиальной сети. Для этого необходимо во внутренних положениях по кадровым вопросам указать на децентрализацию отдельных функций по найму персонала и составлению штатных расписаний.
Кроме того, документально, как правило, при помощи доверенности, оформляют и полномочия руководителя удаленного подразделения в кадровом учете. При такой форме взаимодействия штатное расписание составляется и утверждается в каждом филиале или представительстве по отдельности, а затем его копия пересылается в центральный офис.
Воспользоваться одним из трех вариантов составления штатного расписания для удаленных структурных подразделений можно и в случае присоединения к фирме другого юридического лица.
Часто при слиянии нескольких компаний в одну либо присоединении одной фирмы к другой возникают сложности с составлением общего локального нормативного документа, регулирующего структуру наемного персонала (одинаковые наименования отделов и служб, должности с похожими названиями, но разным уровнем оплаты и т. д.). Выходом из ситуации становится выделение присоединенной организации в качестве удаленного подразделения.
Оформление части штатного расписания, касающейся структурных подразделений компании, зависит от ее размеров и наличия удаленных офисов или филиалов.
В небольших фирмах с 10 — 15 работниками, как правило, деление на отделы отсутствует, и заполнять эти графы можно прочерками или словом «нет».
В крупных корпорациях с разветвленной иерархической структурой штатные расписания для удаленных подразделений оформляют в виде приложений к основному документу либо отдельными локальными нормативными актами.
(23
Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/strukturnye-podrazdeleniya-v-shtatnom-raspisanii-kak-otobrazit.html
Код структурного подразделения в штатном расписании
Узнайте, по каким правилам кодируются департаменты и филиалы организации при заполнении «штатки», как в этом поможет утвержденный работодателем классификатор и можно ли изменить обозначения, ранее присвоенные отделам.
Скачайте полезный документ:
Код в штатном расписании — что это такое
Штатное расписание входит в перечень обязательных для каждого предприятия документов.
При составлении штатного расписания за основу берется унифицированная форма №Т-3 или ее аналог, разработанный и утвержденный работодателем для локального применения.
Типовой бланк выглядит как таблица с колонками и строками, в которых указываются имеющиеся в компании должности и структурные подразделения, общее количество штатных единиц, размеры окладов и другие сведения о персонале.
Скачать образец
Одни виды сведений, например, наименования должностей, записываются словами, другие — цифрами. А названия структурных подразделений — отделов, служб, департаментов — сначала записываются полностью, а затем дублируются в закодированном виде. В штатном расписании код структурного подразделения организации указывается напротив каждой должности, которая к нему относится.
★ Помимо кодов, утвержденных работодателем, нужно указывать коды по ОКУД и ОКПО: в штатном расписании для этого предусмотрено специальное поле (в верхней правой части унифицированного бланка).
О новых требованиях к оформлению документов, вступивших силу после внедрения ГОСТ Р 7.0.
97-2016, обязательных реквизитах и правилах их размещения на бланках разного типа читайте в электронном журнале «Кадровое дело».
Код структурного подразделения в штатном расписании: как присвоить
Для организации, состоящей из множества отделов и служб, работодатель утверждает классификатор штатного расписания — документ, устанавливающий порядок, в котором разные подразделения и должности указываются в штатном расписании. Как назвать подразделение в штатном расписании и какой код ему присвоить, тоже решают, исходя из классификатора.
При составлении этого документа обычно руководствуются принципом функциональной важности. Административному отделу, осуществляющему общее руководство компанией, присваивается код «01», бухгалтерии — код «02», отделу по работе с корпоративными клиентами — код «03», и так далее, в порядке убывания значимости.
Образец заполнения штатного расписания (фрагмент): коды подразделений в графе 2
Скачать образец
Если классификатора нет, наименования структурных подразделений указываются в алфавитной последовательности или в порядке убывания числа сотрудников: сначала самые крупные отделы, потом — средние и небольшие. При заполнении унифицированной формы №Т-3 наименования подразделений указываются в графе 1, а коды — в графе 2.
★ Коды должностей для штатного расписания не утверждаются, поскольку не указываются ни в трудовом договоре, ни в унифицированной форме №Т-3. Достаточно лишь вписать полное наименование должности.
Если она связана с предоставлением определенных льгот или компенсаций, предварительно убедитесь, что наименование в штатном расписании и трудовом договоре совпадает с тарифно-квалификационным справочником или профстандартом.
Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания
Как отразить обособленное структурное подразделение в штатном расписании
Филиалы, представительства и другие обособленные структурные подразделения, как правило, наделены меньшим объемом полномочий, чем независимое юридическое лицо. Они не являются работодателями и собственной «штаткой» не обзаводятся. Сотрудники филиалов вносятся в общее штатное расписание, утвержденное головным офисом компании.
Отразить обособленное подразделение в штатном расписании можно следующим способом: добавить в бланк штатного расписания дополнительную колонку для информации о типе структурного подразделения.
Заполняя модифицированный документ, основное подразделение в штатном расписании обозначьте кодом «01». Указывая входящие в его состав департаменты, прибавляйте к их кодам основной код «01» (в итоге получатся составные коды «0101», «0102», «0103» и так далее.
Названия обособленных подразделений пропишите в специальной колонке, а затем присвойте каждому филиалу или представительству свой код, отличающийся от кода головного офиса: «02», «03», «04». Коды для отделов, входящих в состав обособленных подразделений, также сформируйте по составному принципу. Тогда сразу будет понятно, к какому филиалу они относятся:
| Офис, филиал, представительство | Подразделение | Код |
| Головной офис | Администрация | 0101 |
| Бухгалтерия | 0102 | |
| Кадровая служба | 0103 | |
| Представительство по Северо-Кавказскому региону | Управление | 0201 |
| Отдел розничных продаж | 0202 | |
| Отдел по работе с корпоративными клиентами | 0203 | |
| Филиал №1 | Управление | 0301 |
| Клиентская служба | 0302 |
Закон никак не регулирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиалах и представительствах, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно решать, какой способ выбрать — централизованный, децентрализованный или смешанный.
Как изменить код или название подразделений в штатном расписании
Штатное расписание — документ планового характера, разрабатывать и утверждать его заново каждый год не обязательно. Изменения вносятся по мере необходимости, например, если в организации упразднили старые отделы или организовали новые, перераспределили персонал между департаментами, изменили наименования одной или нескольких должностей, или ввели дополнительные штатные единицы.
Изменить коды наименования структурных подразделений в штатном расписании можно двумя способами:
- утвердить документ в новой редакции;
- внести изменения в текущую редакцию документа.
И в первом, и во втором случае понадобится письменный приказ. Документ составляется в свободной форме и заверяется подписью руководителя организации. Поскольку изменение одного или нескольких кодов не повлияет на должностные обязанности и зарплату сотрудников, дополнительные соглашения и распоряжения не нужны.
Сборник шпаргалок для кадровика
Можно ли утвердить штатное расписание без подразделений
Деление на департаменты характерно для крупных организаций. Небольшие фирмы и индивидуальные предприниматели, привлекающие наемный персонал, зачастую не имеют структурных подразделений. Но штатное расписание, как и все остальные работодатели, составляют.
Поскольку закон не требует в обязательном порядке учреждать отделы и распределять по ним сотрудников, все имеющиеся должности можно перечислить в порядке иерархии, а в колонках с названиями и кодами отделов проставить прочерки или отметки «нет».
Нарушением это не считается.
Вывод
Коды в штатном расписании отражают общие данные о компании (ОКУД, ОКПО) или иерархию подразделений, в том числе — обособленных.
При заполнении унифицированной формы №Т-3 в графе 1 указывается полное название отдела, а в графе 2 — присвоенный ему цифровой код (порядок присвоения кодовых обозначений регламентируется внутренним классификатором). Кодировка должностей общими правилами не предусмотрена.
Источник: https://www.kdelo.ru/art/385494-kod-strukturnogo-podrazdeleniya-19-m8
Штатное расписание с обособленным подразделением: образец — Справочник бухгалтера
Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании.
Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи.
- Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.
- КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
- Получить доступ
Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу.
Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом.
Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо.
По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.
Для чего нужно штатное расписание
В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней.
Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.
Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.
Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать.
Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.
Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит
Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы.
Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:
- структурные подразделения;
- должности;
- сведения о количестве штатных единиц;
- должностные оклады;
- месячный фонд заработной платы.
Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка.
Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.
Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.
Порядок принятия ШР
Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:
- Устав;
- структура предприятия (при ее наличии);
- учетная политика;
- профессиональные стандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.
Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах.
Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует.
Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Важные нюансы
Источник: //ppt.ru/forms/rabota/shtatnoe-raspisanie
Структурные подразделения в штатном расписании: как отобразить, коды
Локальный нормативный акт, отражающий структуру наемного персонала, является важным для фирмы документом. При разработке бланка штатного расписания за основу берут утвержденную форму Т-3. Составляя этот документ необходимо уделить особое внимание не только должностям и окладам работников, но и описанию структурных подразделений организации в штатном расписании.
Структурное подразделение в штатном расписании
Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад. В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Вместе с тем, многие субъекты хозяйствования берут ее за основу, при необходимости дополняя отдельными графами.
В утвержденной форме этого локального нормативного акта для информации о различных отделах, управлениях, филиалах выделено 2 графы:
- наименование;
- код структурного подразделения.
Для большинства небольших и средних компаний такой информации достаточно. В случае с крупными корпорациями, которые имеют разветвленную структуру, где в составе управления (отдела) могут находиться более мелкие подразделения можно добавить дополнительный столбец с данными об отделах и группах сотрудников, либо добавлять такую информацию через запятую (в скобочках).
Название структурного подразделения в штатном расписании должно полностью соответствовать данным в трудовых договорах с работниками.
Например, если в договоре указано, что человека наняли на должность специалиста в отдел логистики при департаменте торговли, то и в локальном нормативном документе должна быть указана должность в таком структурном подразделении, а не просто в отделе логистики.
Код структурного подразделения в штатном расписании присваивается по порядку и состоит из двух цифр. При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.
Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом:
| Структурное подразделение | |
| Наименование | Код |
| 1 | 2 |
| Администрация | 01 |
| Бухгалтерия | 02 |
| Отдел кадров | 03 |
| Отдел сбыта | 04 |
Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.
Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:
- осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);
- работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
- вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).
Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.
Штатное расписание без структурных подразделений
Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам. Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо.
В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.
Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом.
| Структурное подразделение | Должность | |
| наименование | Код | |
| — | — | Директор |
| — | — | Главный бухгалтер |
| — | — | Менеджер |
| — | — | Секретарь |
Если предприниматель работает самостоятельно без найма дополнительных работников по трудовым договорам, то составлять штатное расписание нет необходимости.
Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.
Внесение в штатное расписание удаленных структурных подразделений
В крупных корпорациях, где трудятся тысячи наемных сотрудников, составление штатного расписания предполагает разделение не только на структурные подразделения, но и дополнительное внесение в него представительств, офисов или филиалов, находящихся в других населенных пунктах.
Как правило, такие удаленные филиалы не наделены правом самостоятельного юридического лица и не могут выступать в качестве нанимателей для сотрудников. При составлении штатного расписания в этой ситуации можно использовать три варианта действий.
Во-первых, дополнить графы с информацией о структурных подразделениях дополнительной колонкой, с указанием на расположение того или иного офиса, или филиала.
Например:
| Филиал, представительство, дополнительный офис | Структурное подразделение | |
| Наименование | Код | |
| 1 | 2 | 3 |
| Головной офис (центральный аппарат) | Администрация | 0101 |
| Бухгалтерская служба | 0102 | |
| Департамент кадровой работы | 0103 | |
| Филиал № 1 | Руководство | 0201 |
| Отдел по работе с корпоративными клиентами | 0202 | |
| Служба по розничной торговле | 0203 | |
| Представительство по Дальневосточному региону | Управление | 0301 |
| Финансовая служба | 0302 | |
| Клиентская служба | 0303 |
При оформлении штатного расписания, таким образом, в удаленные подразделения пересылают либо копию всего документа, либо выписку, в которой указывают сведения, касающиеся только конкретного филиала или представительства.
Во-вторых, оформить удаленные подразделения компании можно в виде приложений к основному штатному расписанию. Такой вариант удобен в случае большого количества подразделений и разветвленной иерархической структуры в них.
- При этом способе составления локального нормативного документа он будет выглядеть так:
- Штатное расписание ОДО «Промтранс»
- Приложения:
- Штатное расписание представительства в г. Таганрог
- Штатное расписание дополнительного офиса в г. Самара
В-третьих, при большом количестве удаленных подразделений и их географической отдаленности от основного офиса компании можно делегировать отдельные полномочия по управлению персоналом и кадровому учету местным руководителям филиальной сети. Для этого необходимо во внутренних положениях по кадровым вопросам указать на децентрализацию отдельных функций по найму персонала и составлению штатных расписаний.
Кроме того, документально, как правило, при помощи доверенности, оформляют и полномочия руководителя удаленного подразделения в кадровом учете. При такой форме взаимодействия штатное расписание составляется и утверждается в каждом филиале или представительстве по отдельности, а затем его копия пересылается в центральный офис.
Воспользоваться одним из трех вариантов составления штатного расписания для удаленных структурных подразделений можно и в случае присоединения к фирме другого юридического лица.
Часто при слиянии нескольких компаний в одну либо присоединении одной фирмы к другой возникают сложности с составлением общего локального нормативного документа, регулирующего структуру наемного персонала (одинаковые наименования отделов и служб, должности с похожими названиями, но разным уровнем оплаты и т. д.). Выходом из ситуации становится выделение присоединенной организации в качестве удаленного подразделения.
Оформление части штатного расписания, касающейся структурных подразделений компании, зависит от ее размеров и наличия удаленных офисов или филиалов.
В небольших фирмах с 10 — 15 работниками, как правило, деление на отделы отсутствует, и заполнять эти графы можно прочерками или словом «нет».
В крупных корпорациях с разветвленной иерархической структурой штатные расписания для удаленных подразделений оформляют в виде приложений к основному документу либо отдельными локальными нормативными актами. (23 голос., 4,30
Источник: https://ya-prezident.online/shtatnoe-raspisanie-s-obosoblennym-podrazdeleniem-obrazec.html
Загрузка...
