Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле?

Налоговый кодекс Российской Федерации(1)  разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».

Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время.

Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу.

Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%).

Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

  • в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
  • как правильно оформить такое делегирование?
  • какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного ­бухгалтера) лицами?
  • А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.
  • Кому делегируем право подписи счетов-фактур?
  • Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.

Фрагмент документа

Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации

… счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным ­распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны ­присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.

Если главного бухгалтера в принципе не существует?

Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами. Отсутствие какой-либо из двух подписей ­на счете-фактуре влечет его признание недействительным.

На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г.

№ 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика: «В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога ­на добавленную стоимость».

Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета ­в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

  • либо ввести в штат должность главного бухгалтера,
  • либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона ­«О бухгалтерском учете»).

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.

Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте.

Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера.

При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.

Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицам

Как уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен. Таким образом, это могут быть:

  • как работники организации,
  • так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»(2)быть юридическое лицо.

Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению.

Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному ­человеку (работнику сторонней организации).

«Фигаро – здесь, Фигаро – там»

При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи ­(и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?

Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.

Как документировать делегирование права подписи?

Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п. 6 ст. 169 НК РФ):

  • либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
  • либо доверенностью от имени организации.
  1. Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.
  2. Приказ или доверенность?
  3. Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?

НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает ­законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.

На практике на этот счет существует несколько точек зрения. ­Приведем основные из них:

  1. Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
  2. Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник дейст­вует на основании приказа (иного распорядительного ­документа) по организации.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании. Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

  • избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контр­агентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;
  • наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах.

Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение.

Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст.

57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию(3)  работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).

Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность. А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

  • в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое ­делегирование оформлять доверенностью;
  • при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
    • приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
    • целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
  • если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:
  • и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
  • и доверенность от имени организации, а также
  • отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции(4)

Оформляем приказ

  • Приказ (иной распорядительный документ) должен оформляться ­соответствующим образом:
  • как правило, на бланке организации (при использовании в документо­обороте утвержденных бланков) и
  • за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования ­к оформлению документов».

Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

  • наименование должности(5)  руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;
  • наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, ­за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
  • срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
  • фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности ­и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.

Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым ­установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, ­финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).

Читайте также:  Запрос цен: образец заполнения письма о предоставлении необходимой информации в открытой или электронной форме, в том числе и о снижении котировок

Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов. А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между ­сотрудниками.

А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

  • на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
  • за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
  • нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

 

Пример 1

Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле?

Пример 2

Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле?

Пример 3

Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле?

*1) … Далее – НК РФ.

*2) … Между тем в п. 6 ст. 169 НК РФ прямо установлено, что счет-фактура подписывается этим «иным лицом»

*3) … Правда, в этом случае придется учесть, что инструкция по конкретной должности будет распространяться на всех работников, принятых на работу по этой должности, а не только на конкретного работника, которому делегировано право подписи счетов-фактур.

*4) … Хотя для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности. В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.

*5) … В соответствии с учредительными документами это может быть «генеральный директор», «директор», «президент» и т.п.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/116736/

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле | Журнал «Главная книга» | № 4 за 2011 г

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.

Содержание журнала № 4 за 2011 г.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.

Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П.

 Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия» ООО «Смелость»
А.Е. Зуе­ва Н.П. Сокольский
Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле? Кто подписывает счет-фактуру: покупатель или продавец должен это делать, главный бухгалтер или директор, можно ли использовать черную ручку и ставить факсимиле?

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Источник: https://glavkniga.ru/elver/2011/4/78-mozhno_chto_nelizja_podpisivati_faksimile.html

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

  • Факсимиле — от древности до наших дней
  • Факсимиле на договоре
  • Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
  • Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
  • Снижаем риски при работе с факсимиле
  • Факсимиле и электронный документооборот
  • Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
  • Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
  • Итоги

Факсимиле — от древности до наших дней

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.

Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.

Факсимиле на договоре

Поясним на примере, можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре и какие неожиданности могут его подстерегать, если он решит им воспользоваться.

Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.).

Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать.

Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Такое легкомыслие директора обернулось для него серьезными проблемами: один из его контрагентов долгое время не погашал свою задолженность, но при обращении в судебные органы для взыскания с него долга ООО «Бытовые приборы» оказалось проигравшей стороной, а долг — безнадежным к взысканию. Причина — проставление факсимиле на договоре и акте с указанным контрагентом в то время как соглашение о применении факсимиле отсутствовало, а договор соответствующей оговорки не содержал.

Суд признал договор, подписанный факсимиле, недействительным (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162 ГК РФ) из-за отсутствия надлежащих доказательств наличия договорных правоотношений (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 по делу № А55-16332/2007).

Важно! Факсимиле можно использовать для подписания тех документов, которые не возлагают на подписывающее лицо материальную ответственность (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).

Факсимиле на первичке и счетах-фактурах

Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.

Источник: https://nalog-nalog.ru/nds/schetfaktura/mozhno_li_ispolzovat_faksimile_na_schetahfakturah/

Кто вправе подписывать счет-фактуру — НалогОбзор.Инфо

К оформлению счетов-фактур налоговое законодательство предъявляет жесткие требования. Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.

Способы выставления счетов-фактур

Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Например, счет-фактуру, выставленный предпринимателем, но подписанный уполномоченным сотрудником, можно оформить так.

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации.

Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Передача права подписи

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации?

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников.

Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры.

Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.

Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39.

Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)?

Читайте также:  Как оформить приказ на командировку?

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы.

Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г.

№ 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.

№ 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г.

№ 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

Ситуация: должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры?

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г.

№ ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08, от 15 января 2009 г.

№ ВАС-17093/08, от 16 октября 2008 г. № 13259/08, постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08, от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П, Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42), Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г.

№ Ф03-А73/08-2/3591, Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23, от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11, от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532, Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08, от 5 ноября 2008 г.

№ А19-4298/08-56-Ф02-5273/08, Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008, от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см.

, например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06, определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г.

№ А56-5037/2008, от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007, от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Возможность вычета НДС

Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету.

Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами.

Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика?

Нет, нельзя.

Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, продавцы должны составлять счета-фактуры по установленной форме.

Формой счета-фактуры предусмотрено, что этот документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (если счет-фактура составлен в электронном виде – только руководителем) с расшифровкой их подписей.

При этом полностью достаточно указать только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами. Это следует из приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и писем Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 и от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54, УФНС России по г. Москве от 14 июня 2007 г. № 19-11/055846, от 9 марта 2005 г. № 19-11/14768.

Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 2012/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 декабря 2007 г.

№ А19-8804/07-24-Ф02-9197/07, от 7 февраля 2007 г. № А19-11894/06-9-30-Ф02-229/07-С1, Северо-Кавказского округа от 22 марта 2007 г. № Ф08-724/07-295А, Дальневосточного округа от 4 октября 2006 г.

№ Ф03-А24/06-2/3260).

Совет: есть аргументы, позволяющие покупателям принимать к вычету входной НДС по счетам-фактурам, в которых не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика. Они заключаются в следующем.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (при составлении в электронном виде – только руководителем) или другими лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью от имени организации.

Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. О том, что подписи этих лиц должны сопровождаться их расшифровками, в этом пункте не сказано. Нет таких требований и в пунктах 5–5.

2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, где приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура.

Следовательно, при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ, покупатель вправе принять к вычету входной НДС по счету-фактуре, в котором не расшифрованы подписи представителей поставщика.

Рассматривая споры, возникающие в связи с недостатками в оформлении счетов-фактур, многие суды исходят из того, что расшифровки подписей необходимы, чтобы установить факт подписания счетов-фактур надлежащими лицами. Однако само по себе отсутствие таких расшифровок не может служить безусловным основанием для отказа в вычете НДС.

Такие выводы содержатся, например, в определении ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10415/08, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 25 октября 2012 г. № А26-9024/2011, от 22 января 2008 г. № А05-6472/2007, Северо-Кавказского округа от 15 апреля 2011 г. № А20-939/2010, от 15 апреля 2008 г. № Ф08-1829/2008, Волго-Вятского округа от 12 января 2011 г.

№ А17-3520/2009, Уральского округа от 19 июня 2008 г. № Ф09-4099/08-С2, от 25 марта 2008 г. № Ф09-1788/08-С2, Московского округа от 4 марта 2008 г. № КА-А40/14690-08, от 10 августа 2007 г. № КА-А40/7741-07, от 3 августа 2006 г. № КА-А41/7230-06-п, Западно-Сибирского округа от 7 мая 2008 г. № Ф04-2804/2008(4613-А81-42), Поволжского округа от 8 ноября 2007 г.

№ А55-15706/06, Центрального округа от 30 августа 2007 г. № А48-4323/06-2.

  • Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, если в нем не заполнены строки «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя» – при получении его от организации и строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» – при получении его от индивидуального предпринимателя?
  • Да, можно.
  • Счет-фактуру подписывает:
  • либо руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные сотрудники организации;
  • либо предприниматель или его уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности. При этом в счете-фактуре указываются реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя.

Об этом сказано в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, один и тот же счет-фактура не может быть подписан одновременно руководителем и главным бухгалтером организации и предпринимателем (его представителем).

Поэтому отсутствие на бланке счета-фактуры, выставляемого организацией, реквизитов «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а в счете-фактуре, выставляемом предпринимателем, – реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» не является нарушением. Такой счет-фактура может служить основанием для вычета (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Аналогичная точка зрения приведена в письме Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью?

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами.

Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 г.

№ 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/nalogi_s_juridicheskikh_lic/nds/kto_vprave_podpisyvat_schet_fakturu/1-1-0-823

Как не запутаться в товарной накладной? Кто подписывает графы «груз принял», «груз получил» и другие?

По общему правилу гражданского законодательства переход права собственности на товар происходит в момент его передачи продавцом покупателю или его уполномоченному лицу.

Для целей бухгалтерского учета такой факт должен быть отражен первичным учетным документом. Самым частым случаем при продаже товара одним субъектом хозяйственной деятельности другому является использование товарной накладной. Рассмотрим, кто и где должен расписываться в данном документе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61. Это быстро и бесплатно!

Показать содержание

Обязательно ли подписывать ТОРГ-12?

  • В соответствии с законом о бухгалтерском учете подписание товарной накладной уполномоченными представителями сторон является обязательным.
  • Без подписей, при необходимости заверенных печатями, товарная накладная не может быть принята к учету, также её невозможно использовать в суде в качестве подтверждающего документа.
  • Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и для чего нужна эта форма, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно заполнять товарную накладную.

Проставление подписей

Сколько всего подписей должно быть в документе ТОРГ-12? По общему правилу товарную накладную должны подписать пять человек: три со стороны отправителя товара и два – со стороны получателя.

Читайте также:  Характеристика с места работы экономиста: образец для сотрудника и студента о прохождении практики, кто должен её писать и как её запросить?

Кто и где их должен ставить?

Со стороны отправителя груза накладную подписывают:

  1. В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
  2. В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.

    Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.

    При отсутствии в организации главного или старшего бухгалтера подпись в данной графе не ставится.

  3. В графе ТОРГ-12 «Отпуск груза произвел» — лицо, непосредственно передающее товар представителю получателя. Как правило, это работник склада, курьер или водитель, доставившие груз по месту нахождения получателя.
  1. В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
  2. В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

При подписании товарной накладной в каждой графе должны содержаться:

  • Должность лица, подписывающего документ. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию и приказу о приеме лица на работу.
  • Подпись.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Можно ли использовать факсимиле?

Использование факсимиле в товарной накладной не допускается. В таком случае она считается неподписанной и не может быть принята к учету.

Особенности для электронного документа

Между отправителем и получателем товара может быть организован электронный документооборот при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, подписанных электронной цифровой подписью.

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан квалифицированной электронной подписью. Это означает, что такая подпись должна быть получена на всех лиц, подписывающих накладную в форме электронного документа.

Об особенностях оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12, читайте здесь.

Действия по доверенности

При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить: до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.

Оформление доверенности

Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.

В доверенности от имени юридического лица указываются:

  1. название документа;
  2. номер по внутреннему документообороту (при необходимости);
  3. место выдачи;
  4. дата выдачи (число и месяц указываются прописью);
  5. полное наименование и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, адрес места нахождения);
  6. должность, фамилия, имя и отчество выдающего доверенность, документ, подтверждающий его полномочия;
  7. сведения о доверенном лице (фамилия, имя и отчество, данные паспорта или иного удостоверения личности, место постоянной регистрации);
  8. перечень действий, которые доверенное лицо имеет право совершать от имени доверителя, в том числе какие документы он может подписывать;
  9. срок действия (максимальный срок действия доверенности не предусмотрен, если срок не указан, она действительна один год);
  10. право передоверия полномочий или запрет на него;
  11. удостоверение подписи доверенного лица;
  12. должность, подпись, фамилия и инициалы выдавшего доверенность.

Индивидуальные предприниматели вместо сведений об организации и лице, выдающем доверенность, указывают свой статус, полные фамилию, имя и отчество и реквизиты (ОГРНИП, ИНН, адрес постоянной регистрации).

Доверенность необходимо заверить печатью, если организация или предприниматель их используют.

Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.

При предоставлении поставщику оригинала такой доверенности, подпись руководителя организации или доверенного лица в накладной может не проставляться, так как она содержит все необходимые подписи и реквизиты.

Особенности заполнения ТН

При получении товара по доверенности в товарную накладную вносятся сведения о выданной доверенности (номер и дата), выдавшей её организации и доверенном лице. Название организации может быть приведено в краткой форме.

О доверенном лице указываются следующие сведения:

  1. должность;
  2. фамилия;
  3. инициалы;
  4. данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  5. адрес постоянной регистрации.

При получении им доверенности по форме М-2 или М-2а, оригинал которой передается отправителю товара, достаточно указать должность, фамилию и инициалы.

Приказ на уполномоченное лицо

Приказ может быть издан только в отношении работников, подписавших трудовой договор. Его можно составить в произвольной форме, если образец не утвержден локальными нормативными актами.

Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.

Подписание накладной только на основании приказа не допускается, в этом случае она считается недействительной.

Уклонение покупателя от оформления факта приемки

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.

  • транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
  • транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
  • акты сверок;
  • переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.

Перед подачей жалобы в суд также необходимо направить грузополучателю требование в случае неуплаты вернуть полученный товар в исходном виде, возместить расходы на его транспортировку или предъявить обоснованные претензии по качеству товара.

При отказе грузополучателя от подписания накладной в ней делается отметка об этом. Накладная, подписанная одной стороной, может быть признана судом недействительной только, если мотивы отказа второй стороны признаны им обоснованными. Если грузополучатель необоснованно отказывается оформить принятие товара и оплатить его, суд обяжет его это сделать.

Совсем другая ситуация возникает, если отказ в приемке товара возникает по объективным причинам. Тогда получатель должен составить акт об отказе принять товар и направить его поставщику вместе с полученным товаром и поступившими документами.

Составление акта об отказе

Акт содержит следующие обязательные реквизиты:

  1. название документа;
  2. дата составления;
  3. место составления;
  4. сведения о составе комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
  5. указание на выявленные несоответствия с техническим заданием или договором поставки, а также установленными нормативно-правовыми актами требованиями к качеству;
  6. решение комиссии об отказе в приеме товара (с указанием товарной накладной, на основании которой поступил товар) и его возврате поставщику;
  7. подписи членов комиссии.

Скачать бланк акта об отказе в приеме товара

В правильном оформлении учетных документов, подтверждающих передачу товара, заинтересованы обе стороны. Это поможет им избежать лишних трудозатрат не только при взаимоотношениях друг с другом, но и с контролирующими органами, а также в суде.

Источник: https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/vidy-n/tovarnaya-naklad/podpisanie.html

Кто подписывает УПД

В УПД ставят свои подписи:

  • руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
  • сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ или имущественных прав;
  • сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, – как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

Подписи продавца и покупателя в УПД

Строка УПД Что указать
Заполняет продавец
«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» Должность сотрудника, ответственного за отгрузку или уполномоченного действовать по сделке от имени экономического субъекта. Нужна его подпись с фамилией и инициалами. Если этот сотрудник одновременно подписывает счет-фактуру от имени руководителя или главного бухгалтера, в этой строке можно указать только сведения о его должности и фамилии, имени и отчестве без повторения подписи
«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» Должность сотрудника, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с фамилией и инициалами. Подпись можно не повторять, если это сотрудник, который уже расписался за руководителя или главбуха или по строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». В этом случае можно указать только сведения о должности, фамилию и инициалы. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, введите в УПД дополнительную строку для должности, Ф. И. О. и подписи второго ответственного лица
Заполняет покупатель
«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» Должность сотрудника, который получил товар или уполномочен принимать услуги, результаты работ либо имущественные права от имени покупателя или заказчика. Нужна подпись, фамилия и инициалы

Передача права подписи УПД

Вместо руководителя и главбуха УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это приказом руководителя или доверенностью от имени организации.

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет. Приказ можно составить в произвольной форме. В нем руководитель или главбух должны передать право подписи, и должны быть образцы подписей этих сотрудников.

В приказе можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы.

Можно предусмотреть, кто имеет право подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по другим причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями двумя вариантами:

  • В реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
  • Путем внесения в УПД дополнительных строк с указанием в них реальных должностей уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов.

Бывает, что первый и второй экземпляры одного и того же документа подписали разные уполномоченные лица. Право на вычет сохраняется у покупателя и в этом случае (Письмо Минфина 03.07.2013 № 03-07-15/25437). Данное письмо о счетах-фактурах, но такие же выводы можно применять и к УПД.

Комплекс полномочий по подписи УПД 

Источник: https://www.business.ru/question/2797-kto-podpisyvaet-upd

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector