Обязательно ли штатное расписание в организации: для чего нужен этот документ, как правильно его составлять, а также в каких случаях в нем нет необходимости?

Добавлено в закладки: 0

Кадровое делопроизводство выделяет такое понятие, как «штатное расписание». Разработка этого документа является обязательным требованиям при возникновении трудовых отношений. Но нужно ли штатное расписание для ИП или на предпринимателя не распространяются эти правила в году?

Что это такое

Под термином «штатное расписание» понимается внутренний документ предприятия, утверждающий структуру, численный состав работников и ставку оклада в соответствии с должностью.

Посредством этого документа удается сформировать состав и определиться с общей численностью компании.

Нужно ли штатное расписание для ИП? Закон не обязывает предпринимателей разрабатывать этот документ, но его наличие облегчает ведение кадрового учета и бухгалтерской документации, связанной с начислением зарплаты.

Штатное расписание ИП должно включать следующие сведения:

• полный перечень профессий и должностей;
• разбивку списка по структурным подразделениям;
• указание оклада, всех имеющихся надбавок и полную заработную плату каждой должности;
• перечень штатных единиц с указанием количества занимаемых ставок.

Еще одна причина, почему у ИП должно быть штатное расписание – это необходимость принимать работников, руководствуясь количеством штатных единиц. Грамотное ведение внутренней документации позволяет отследить укомплектованность штата, включая сотрудников, работающих на 0,5 ставки.

Важность документа

Руководствуясь постановлением Госкомстата, устанавливающего унифицированные формы первичной документации (штатное расписание ИП на ЕНВД относится к таковым), необходимо оформлять все бумаги согласно утвержденным рекомендациям.

При этом законодательство страны не содержит четкого требования о том, должно ли быть штатное расписание у ИП. ТК РФ устанавливает лишь понятие трудовой функции работника, предполагающей выполнение последним профессиональных обязанностей на основании внутренней документации.

Несмотря на отсутствие прямого указания, является ли штатное расписание для ИП обязательным или нет, составлением документа лучше не пренебрегать. Тем более, если у предпринимателя имеются наемные работники, которые трудятся по трудовому договору.

Штатное расписание у ИП с работниками, образец которого можно найти в интернете, позволяет:

• проводить сокращение штата или увольнение сотрудников (ст.81 ТК РФ);
• предоставлять выписки из документа, часто запрашиваемые налоговыми или иными проверяющими органами, осуществляющими надзор за соблюдением законодательства. Работа на упрощенке не освобождает ИП от ответственности при отсутствии штатного расписания;
• избежать штрафных санкций. Предпринимателям, работающим на УСН или ОСН, оформление документа по всем правилам позволит избежать наложения штрафов за его отсутствие. Исключение составляет штатное расписание у ИП без работников. Освобождение от ответственности происходит в силу требований упомянутого постановления.

Вопрос, должен ли ИП иметь штатное расписание обычно встает при организации трудовых функций работника согласно с его должностью. При исполнении сотрудником трудовых обязанностей по отдельному соглашению и начислении заработной платы без привязки к окладу такой документ не требуется.

На видео: Возврат переплаченного налога, оформление работников как ИП, служебные автомобили

Форма штатного расписания

Допускается самостоятельно разрабатывать формуляр документа, но чаще всего рекомендуется использовать утвержденную форму Т-3. Она не является догмой и может по необходимости дополняться коммерческими структурами для отображения всей информации, требуемой в документе.

Образец штатного расписания ИП на год можно скачать на специализированных сайтах, предлагающих различные документы.

Унифицированная форма, которую можно скачать бесплатно в формате Excel, содержит все необходимые поля, включая наименование должностей, структурных подразделений, разрядность профессии, количество ставок и величину тарифного оклада с надбавками при их наличии. Ниже несколько готовых для скачивания бесплатных вариантов:

• Скачать бланк штатного расписания формы Т-3 в формате Excel бесплатно
• Штатное расписание образец заполнения на год скачать в формате Pdf
• Желательно скачать эти примеры штатного расписания для ИП на ЕНВД – это позволит избежать головной боли при самостоятельной разработке документа.

Обязательным требованием при составлении документа в году является его утверждение приказом ИП. Штатное расписание вводится в действие после составление распоряжения и его подписания предпринимателем. Можно составить приказ об утверждении штатного расписания для ИП по образцу:

Как составить расписание

Обязательно ли штатное расписание для ИП? Желательно, поскольку, если у предпринимателя работают 2 человека или больше, то ему потребуется заключать с ними трудовой договор, где будут указаны квалификационные требования и должностной оклад.

Как составить штатное расписание для ИП? Трудности возникают с определением ставок по штатным единицам.

Если пример штатного расписания для ИП и образец заполнения можно найти на сайтах по кадровому документообороту, то необходимость в конкретных рабочих единицах нужно определить самостоятельно.

Например, нужно разработать образец штатного расписания для ИП в кафе? Как узнать, сколько потребуется поваров, гардеробщиков или вахтеров? Способом решения подобной задачи является применение расчетных методов квалиметрии труда. Они включают расчет нагрузки на каждого работника, количество выполняемых операций, класс условий труда, наличие вредных факторов на рабочем месте.

Подобные расчеты можно найти в старых документах времен Советского Союза, которые до сих пор имеют статус действующих. В плане методик выгодно отличается РБ (Беларусь), где много понятных и доступных документов касательно трудового права и ведения документооборота. Аналогичная ситуация в Казахстане.

Пример составления

Заполнение штатного расписания по образцу начинается с указания наименования ИП или организации. Указывается полная форма. При наличии сокращенного названия оно ставится в скобках. Следующим шагом является заполнение кода ОКПО, даты составления и срока действия документа. Также в шапке документа содержится информация о полном количестве штатных единиц, взятая из строки «Итого».

Документ имеет табличную форму, содержащую:

• наименование структурной единицы с указанием кода согласно иерархии;
• перечисление должностей, начиная с директора или руководителя;
• количество имеющихся единиц;
• размер оклада и все надбавки (премии, районные коэффициенты, доплаты за условия труда);
• подсчет заработной платы за месяц;
• графа для примечаний;
• итоговая строка, где суммируются данные по столбцам.

Как поступить при наличии одного работника

Должен ли вести штатное расписание ИП, если у него в подчинении находится всего один сотрудник? Практика показывается, что целесообразность составления документа возникает при наличии более 3 сотрудников. При этом штатное расписание для ИП с одним работником ничем не отличается от общей формы. Оно содержит аналогичные поля и графы.

Составление документа с одним продавцом обычно актуально для небольших предприятий, специализирующихся на торговле. За основу документа можно взять унифицированные формы или собственный формуляр.

Должности могут указываться предпринимателем по его желанию. Исключение – списочные или льготные профессии, полное наименование которых должно браться из ЕТКС и ЕКС.

Это поможет избежать проблем с отчислениями в ПФР или ФСС.

Выводы

Итак, нужно ли штатное расписание для ИП? Наличие этого документа позволяет формировать трудовые отношения с сотрудниками по букве закона.

На видео: Штатное расписание от “А” до “Я”

Источник: https://biznes-prost.ru/nuzhno-li-shtatnoe-raspisanie-dlya-ip.html

Бизнес в плюс

Штатное расписание – это важный и нужный локальный акт. И в первую очередь он необходим именно руководителю компании. В этой статье я очень подробно расскажу о штатном расписании и отвечу на все вопросы, которые возникали на практике.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) применяется для оформления структуры компании, ее штатной численности. ШР выполняет сразу несколько функций:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании;
• закрепляет численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
• помогает анализировать затраты на оплату труда персонала и эффективность работы подразделений в целом и сотрудников в частности.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

Существует две точки зрения на обязательность этого документа. Одни специалисты считают, что работодатель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Но большинство практиков придерживаются мнения, что ШР обязательно.

Штатное расписание упоминается в статьях 15 и 57 Трудового кодекса РФ и в пункте 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Во всех упоминаниях трудовая функция работника определяется либо как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, либо как указание профессии, специальности.

Следовательно, если трудовым договором определена должность (как это обычно бывает), то работодатель обязан иметь штатное расписание.

Итак, несмотря на то, что ни в одном нормативном акте не сказано, что ШР является обязательным, мы рекомендуем этот документ оформлять. Индивидуальных предпринимателей это тоже касается!!!

Штатное расписание запрашивают и проверяющие органы. Так, ФСС призывает работодателей ШР оформлять, поскольку оно служит для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия ШР в организациях. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатку.

К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Каковы последствия, если в компании нет штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ. По этой статье штраф:
— на должностное лицо — до 5 000 руб.,

— на организацию – от 30 000 до 50 000 руб.

В силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Но на практике нет судебных решений, когда оспаривают штраф только за отсутствие ШР. Обычно при проверках находят еще кучу нарушений трудового законодательства.

Поэтому сложно сказать, увенчается такая попытка успехом или нет.

Точнее, провести сокращение он может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий в случае спора не получится.

Количество мест, на которых следует провести специальную оценку труда, тоже определяют по штатному расписанию.

Если в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, а штатка отсутствует, то трудовой договор все равно будет считаться заключенным, и работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную  договором.
Если вы приняли работника как какую-либо должность, не указанную в ШР, это противоречие решается тоже всегда в пользу работника — он считается принятым на указанную в договоре должность или профессию.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать ШР. В ЕКС эта обязанность была вменена экономисту по труду. Сейчас такой должности в организациях практически не встретишь.

Поэтому составление штатного расписания – забота руководителя компании или предпринимателя.

Они могут заняться составлением ШР самостоятельно или возложить эту обязанность на другого работника (издать приказ или внести обязанность в должностную инструкцию или трудовой договор).

Как правило, в небольших организациях составление ШР поручают кадровой службе или бухгалтерии. В крупных компаниях – планово-экономическому отделу или отделу организации труда и заработной платы.

А вот утверждает ШР руководитель компании или сам ИП самостоятельно. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
В унифицированной форме Т-3, разработанной для оформления ШР, было предусмотрен гриф утверждения через приказ. То есть, штатное расписание предлагалось утверждать приказом руководителя.

В данном приказе отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

• 
• Реквизиты приказа (номер и дата регистрации) переносятся в штатное расписание :
• 

Источник: https://slavianna.ru/?p=2424

Штатное расписание — Все о кадрах

Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю .

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст.

При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст.

57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.

Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1).

То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств.

По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/statya-razrabatyvaem-formu-i-utverzhdaem-shtatnoe-raspisanie/

Нужно ли штатное расписание?

КОМУ НУЖНА «ШТАТКА»? 

Часто вопросы штатного расписания ставят в тупик даже самых опытных бухгалтеров. На первый взгляд все просто. Этот документ включает в себя перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд заработной платы. Откуда же берутся эти вопросы и нужно ли штатное расписание организации, давайте попробуем разобраться.

Бывает, что в компании происходит реструктуризация и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание.

В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным.

Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.

Если организация достаточно крупная, то штатное расписание необходимо ей и для того, чтобы у руководителя была возможность быть в курсе организационной структуры компании, знать количество штатных единиц и вакансий по каждой должности.

Без него никак? 

Прямого требования о том, что в каждой организации должно быть штатное расписание, в Трудовом кодексе РФ нет. Но в Постановлении Роскомстата указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности.

На данный момент мнения относительно обязанности работодателя по утверждению штатного расписания разнятся. Согласно одной точке зрения наличие документа является обязательным, так как затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда.

Можно порекомендовать не пренебрегать этим кадровым документом, поскольку, во-первых, проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения, а во-вторых, штатное расписание действительно может понадобиться в любой момент.

Под пристальным взглядом 

Несмотря на то что наличие штатного расписания — дело добровольное, его отсутствие может стать причиной наложения штрафа инспектором труда. Наряду с другими кадровыми документами они запрашивают и эту бумагу.

Обратите внимание: как показывает статистика, наибольшее количество вопросов у инспекторов вызывает графа «оклад», если в ней указан диапазон зарплаты для сотрудников одной квалификации.

Специалисты советуют регулировать заработную плату работников, которые трудятся в одном структурном подразделении на одинаковых должностях, но при этом с разным уровнем профессионализма и интенсивности, с помощью надбавок.

Второй способ — назвать должности, используя критерии «ведущий», «старший», «младший».

Вызывает нарекания и то, что совместителей неправильно отражают в графе «Количество штатных единиц». Неполные штатные единицы нужно отразить в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75.

Мнение инспекторов 

Очень часто налоговые органы при проведении выездных проверок тоже запрашивают штатное расписание, трудовые договоры и личные карточки. Несмотря на то что эти бумаги не являются документами налогового учета, представлять их по требованию проверяющих — обязанность налогоплательщика, поскольку данные бумаги могут иметь существенное значение для компании и ее налогообложения.

Во время проверки налоговики также смотрят, есть ли в фирме, например, юрист, если при этом организация обратилась за помощью удаленного специалиста.

Некоторые проверяющие считают, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль нельзя.

Но арбитражная практика подтверждает, что если услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально, то такие расходы учесть можно. Не забывайте об этом.

Инспекторы достаточно часто требуют документы, касающиеся контрагентов, в том числе и штатное расписание. По поводу этого спорного вопроса существует различная арбитражная практика. С одной стороны, налоговый орган вправе затребовать только бумаги, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика.

С другой стороны, в случае необходимости у ФНС есть право получить информацию относительно конкретной сделки у участников самого контракта или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке.

Налоговым кодексом не установлены критерии, согласно которым можно определить, какие именно документы могут относиться к деятельности проверяемой компании. Поэтому одни суды считают, что если штатное расписание контрагента не связано с деятельностью проверяемой организации, то представлять его не нужно.

Другие арбитры полагают, что налоговый орган самостоятельно определяет перечень запрашиваемых документов для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС. У инспектора могут возникнуть сомнения в реальности тех или иных работ или услуг.

Примечание. Обратите внимание: изменения в штатном расписании при сокращении штата, переименовании должностей относительно размера окладов необходимо утвердить, издав приказ не менее чем за два месяца до этих изменений.

А другие ведомства…

Нужно ли штатное расписание другим чиновникам? Несомненно. ФСС считает необходимым составление этого документа, так как он служит подтверждением правильности исчисления и уплаты страховых взносов.

• Пенсионный фонд также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое необходимо при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.
• При лицензируемых видах деятельности, например в медицинских организациях, контролирующие органы могут запросить штатное расписание, чтобы проверить наличие разрешения по должности, которая должна быть лицензирована.
• Подведем итоги… 

Целесообразно составлять штатное расписание на один год, но оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Если должность предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках.

Должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать с той, что указана в штатном расписании. Принимать новых работников можно лишь на свободные позиции в штатном расписании, где можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные.

Чтобы не было претензий от проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям. И последнее — отсутствие штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Источник: http://alianskadrovic.ru/dokumentyi-po-kadrovomu-deloproizvod/nuzhno-li-shtatnoe-raspisanie

Как составить штатное расписание

Штатное расписание не является обязательным атрибутом документооборота компании, однако крупным организациям рекомендуется составлять такой документ, так как при его наличии можно обезопасить себя от каких-либо проблем в будущем, например, при увольнении работников. Часто расписание требуется при урегулировании вопросов, связанных с налогообложением.

Данный документ определяет рентабельность назначения льгот сотрудникам, в том числе налоговых вычетов, а также позволяет произвести четкий расчет суммы содержания штата работников организации. Поэтому у такого документа есть огромное количество преимуществ.

Под штатным расписанием понимается внутренний нормативный акт предприятия, который устанавливает часы работы каждого сотрудника и предприятия в целом, а также определяет возможности отпуска как ежегодного, так и по беременности или без содержания.

Штатное расписание может составляться несколькими способами:

1. В соответствии с унифицированной формой, которую предлагает Правительство. В данном случае документ легок для проверки любыми государственными органами при возникновении такой необходимости.
2. В соответствии с внутренними положениями организации и утвержденной формой штатного расписания сотрудников. Работодатель может самостоятельно определить форму расписания, которая будет удобна именно для него, при этом любые проверяющие органы не смогут забраковать документ или обязать руководителя его переиздать в унифицированной форме, так как составление штатного расписания — право, а не обязанность работодателя.

В рамках ст. 15 и ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора работодателем определяется должность работника. Именно она и должна быть отражена в штатном расписании при его наличии. С одной стороны, отсутствие такого документа не несет какого-либо нарушения, с другой — оформление работника на «несуществующую» должность – нарушение.

Такое положение дел в трудовом законодательстве можно считать юридической коллизией, так как оформление документа – это право руководства организации, но при этом наем сотрудников без штатного расписания является административным правонарушением в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Необходимость штатного расписания

Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.

Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:

• о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
• о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
• о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
• о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
• о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.

Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.

Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:

• оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
• полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
• фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
• контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
• выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
• составление заявок в службу занятости;
• формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
• обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.

Несмотря на право работать без штатного расписания, такой документ просто необходим не только для работников отдела кадров, но и для бухгалтерии. Штатное расписание – одна из основных форм бухгалтерского учета сотрудников.

При небольшой численности штата, например, если руководитель организации индивидуальный предприниматель, в составлении расписания необходимости нет.

Руководитель может самостоятельно определять все задания для сотрудников и проверять их исполнение, а трудовые обязанности можно напрямую прописать в трудовом договоре.

Обычно для составления документа используется форма № Т-3, она унифицирована, но документ можно изменить исходя из потребностей организации.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести какие-либо изменения в штатное расписание можно в любой период его действия, при этом в ряде случаев требуется обязательное уведомление сотрудников организации. В соответствии с Письмом Роструда № 428-6-1, руководитель организации самостоятельно определяет периодичность применения правок, а также утверждает их структуру.

Оформление изменения может быть произведено несколькими способами:

1. Приказом о внесении правок и изменений в действующий документ, в котором отражаются все вносимые изменения с учетом особенностей организации.
2. Принятием нового штатного расписания, которое может быть изменено основательно с учетом всех положений экономического рынка.

Принятие нового штатного расписания требует обязательного уведомления всех сотрудников организации, так как внесенные правки касаются всех работников без исключения. Если изменения носят единичный характер, то уведомляются лишь те работники, которых они касаются напрямую.

В случае изменения размеров окладов или определения новых трудовых обязательств уведомление работника происходит не менее, чем за два месяца до внесения правок, причем особенности назначения нового оклада или оплаты обсуждаются индивидуально.

После утверждения всех правок с работниками, работодатель выносит приказ о применении правок к штатному расписанию, который подшивается к действующему документу.

Правильное составление штатного расписания

Составление штатного расписания требует от руководителя и кадровой службы особой внимательности, так как в нем должны быть учтены все должности, необходимые для работы организации, а также вакансии.

В штатном расписании отражается вся необходимая информация для работы организации, но наименования подразделений должны быть зафиксированы по степени важности. Руководство предприятия может поручить составление расписания любому сотруднику, который обладает необходимыми для этого навыками.

После выдачи задания на составление штатного расписания руководитель должен составить приказ о вступлении его в действие. При готовности документа уведомляются все работники, которых касаются данные изменения. Для продолжения процесса необходимо согласие сотрудников на изменения.

После приказ публикуется и вступает в силу в тот срок, который в нем указан. Также работодатель может составлять расписание на определенный срок, что особенно важно для растущих и развивающихся компаний.

В любой период действия документа работодатель имеет право внести правки или изменения в соответствии с производственной необходимостью. Для этого достаточно приказа и уведомления заинтересованных лиц.

Утверждение

Изменение штатного расписания или принятие нового требует обязательного утверждения иными работниками на руководящих должностях.

В соответствии с этим проект расписания должен быть одобрен:

• директорами подразделений или отделов;
• руководящими сотрудниками, которые не занимают директорские должности, но являются руководителями отдельных групп работников.

Помимо одобрения, проект должен быть согласован наиболее заинтересованными лицами – главным бухгалтером предприятия и руководителем кадровой службы организации.

После издания соответствующего приказа в штатном расписании делается соответствующая пометка с датой вступления документа в силу.

В приказе отмечаются реквизиты организации, а также все вносимые изменения в полном объеме с разъяснением производственной необходимости.

Для изменения штатного расписания нужно вынести соответствующий приказ, в котором нужно отразить полный перечень изменений всех должностей. При сокращении штата, рекомендуется вносить новое расписания, так как его изменения будут серьезными и необратимыми.

Ознакомление сотрудников

В соответствии со ст. 57 ТК РФ можно сделать вывод о том, что штатное расписание – основа для нормального функционирования компании, а том числе путем сокращения численности работников либо увеличения их числа за счет формирования новых вакансий.

Данная статья устанавливает и положения о том, откуда берутся данные для составления документа. Так, для подготовки расписания, которое так или иначе относится к работникам, могут быть задействованы трудовые договоры самих работников, а также любые локальные акты предприятия, которые регламентируют порядок установления оплаты труда на предприятии.

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам, при изменении которых работодатель не должен уведомлять работников. С одной стороны руководитель действительно не обязан ставить в известность подчиненных, с другой – если изменения их касаются, то руководство в обязательном порядке должно произвести уведомление.

Уведомление не требуется в случае:

• введения на предприятии новых должностей, так как они не затрагивают интересы остальных работников;
• изменения длительности расписания;
• перераспределения работников по иным структурным подразделениям, если за ними остаются их должности, заработная плата, трудовое место, т.е. фактически изменяется только непосредственный начальник.

Письмо Роструда №2536-6-1 говорит о том, что штатное расписание является локальным нормативным актом, поэтому его утверждением занимается работодатель и иные лица, которым работодатель дал соответствующие полномочия.

Мнение сотрудников не является поводом для его непринятия.

Если сотрудник не согласен, он может получить иную должность, которую ему может предложить работодатель в соответствии с имеющимися вакантными местами, либо уволиться по собственному желанию.

Изменение штатного расписания не является поводом для обращений граждан, ввиду изменения условий трудового договора. В данном случае трудовой договор не изменяется, изменяются обстоятельства его применения.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить будущего работника с правилами внутреннего распорядка, а также с иными актами локального пользования, к которым и относится штатное расписание работы сотрудников. Деятельность работника регламентируется ТК РФ, трудовым или коллективным договором.

Штатное расписание – необязательный атрибут ведения бизнеса, но важный для подтверждения трат и льгот при проверке налоговыми службами, поэтому руководителям фирм настоятельно рекомендуется озаботится составлением собственного документа внутреннего пользования такого формата.

Скачать

Скачать образец Формы Т-3 в формате .xls вы можете по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Приказа об изменении штатного расписания в формате .doc вы можете по этой ссылке

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/personal/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie/

Нужно ли штатное расписание? 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель-организация, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязан составить и утвердить штатное расписание, содержащее сведения об имеющихся структурных подразделениях, должностях, специальностях и профессиях, а также о количестве штатных единиц. Отсутствие у общества штатного расписания является основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовое законодательство не содержит прямых норм, устанавливающих обязанность работодателя составлять штатное расписание. Вместе с тем согласно ст.ст.

15 и 16 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора и подразумевают личное выполнение работником за плату трудовой функции.

Трудовая функция должна быть обязательно указана в трудовом договоре (часть вторая ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, по смыслу части первой ст. 15, части второй ст.

57 ТК РФ если кем-либо из работников выполняются обязанности по определенной должности или профессии, то это означает, что такая должность или профессия имеется у работодателя и поэтому должна быть предусмотрена штатным расписанием. Соответственно, трудовой договор с работником может быть заключен только по должности, которая предусмотрена в штатном расписании.

В силу части третьей ст. 11 ТК РФ все работодатели (физические лица и юридические лица независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) в трудовых отношениях и иных непосредственно связанных с ними отношениях с работниками обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

Таким образом, трудовое законодательство обязывает работодателя-организацию, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, составить и утвердить штатное расписание, содержащее сведения об имеющихся структурных подразделениях, должностях, специальностях и профессиях, а также о количестве штатных единиц. Отсутствие у общества штатного расписания является основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

• Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
• Котыло Игорь
• Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
• Кудряшов Максим
• Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Штатное расписание как обязательный документ в организации

Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 7

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ КАК ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ В ОРГАНИЗАЦИИ

В том, что штатное расписание является обязательным документом для бюджетных организаций, сомнений нет. По-другому дело обстоит с коммерческими организациями, ведь трудовым законодательством такого требования не установлено. Некоторые работодатели игнорируют необходимость составления этого документа.

Но, как говорится, все обходится до разу. Штатное расписание не только является предметом проверки контролирующих органов, оно может понадобиться при судебных разбирательствах в случае спора с работниками при сокращении численности или штата организации и т. д.

О штатном расписании мы и поговорим в нашей статье.

В «Современном экономическом словаре» под штатным расписанием понимается утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия, учреждения с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. (М.: ИНФРА-М, 2006).

Под штатным расписанием понимается документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением), содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Обязательно ли штатное расписание? В Трудовом кодексе о штатном расписании упоминается в ст. ст.

15, 57 ТК РФ, согласно которым трудовая функция сотрудника определена как работа «по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы». Тем самым пусть и косвенно, но трудовым законодательством дается указание на ведение в организациях такого документа.

Кроме этого, штатное расписание запрашивается органами ФСС при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование .

А органы ПФР требуют штатное расписание при проверке достоверности представленных организациями сведений о трудовом стаже работника и его заработке, для подтверждения факта работы в той или иной должности и т. д. . Довольно часто при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание и налоговые органы.

Да и самому работодателю штатное расписание позволяет более наглядно представить структуру, состав и численность сотрудников организации, а также расходы на зарплату.

Пункт 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».

Источник: https://map-expo.ru/drugoe/nuzhno-li-shtatnoe-raspisanie.html

Обязательно ли штатное расписание на бланке т3 или можно в произвольной форме

Главная —
Статьи —
Обязательно ли штатное расписание на бланке т3 или можно в произвольной форме

Основные требования Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1.

15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

• Поскольку отдельные подразделения применяются в качестве показателей при начислении пенсий (работники вредного производства, специалисты образовательной сферы, медицинские сотрудники).

Код подразделения Он должен соответствовать иерархической структуре организации.

Должность Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником. Перечень должностей составляется по иерархии: в первую очередь руководство, затем его заместители, специалисты и рядовые работники.

Штатное расписание: обязательно или нет

Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них. К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.

Они отличаются от иных актов:

• утверждение осуществляется руководством предприятия;
• действуют только в пределах одной организации;
• содержание не противоречит законам, не ухудшает положение работников;
• имеют определенный срок действия.

К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.

Как и зачем составлять форму т-3

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

Важно

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно. Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством.

Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

Что такое штатное расписание организации?

Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.

Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.

Срок хранения и возможные штрафы Штатное расписание необходимо хранить в архиве организации в течение трех лет с момента окончания его действия.

Внимание

КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции за нарушения в штатном расписании. В соответствии со статьей 5.27 на должностное лицо и ИП налагается штраф в сумме 2 – 5 тысяч рублей, на предприятия – 50 – 80 тысяч рублей.

Статья 5.27.

Как составить штатное расписание по форме т-3?

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений.

Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий по сокращению. В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы.

Источник: http://11-2.site/obyazatelno-li-shtatnoe-raspisanie-na-blanke-t3-ili-mozhno-v-proizvolnoj-forme/