Служебная записка об отсутствии работника на рабочем месте: образец объяснительной о прогуле, кто и как составляет документ о невыходе на работу

Длительное и беспричинное отсутствие сотрудника на рабочем месте является нарушением трудовой дисциплины. Для того чтобы зафиксировать факт прогула или опоздания, а также принять решение о мерах наказания и их применении к работнику, необходимо составить ряд документов. Одним из этапов оформления нарушения будет создание служебной записки об отсутствии работника.

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Служебные записки являются неотъемлемой частью документооборота любой фирмы. Их пишут для того, чтобы зафиксировать какой-либо факт, передать руководству просьбу о чем-либо, или донести необходимую информацию до начальника и заинтересованных структурных подразделений. Шаблоны этого документа разрабатываются в соответствии с принятым порядком документооборота.

В случае неявки на рабочее место сотрудника без уважительной причины или по неизвестным основаниям необходимо уведомить об этом факте руководство. В небольших фирмах, с несложной иерархической структурой, как правило, достаточно устного информирования кадровика или директора.

В зависимости от принятой системы документооборота, направляется такой информационный документ на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием ЭЦП. Его форма стандартизирована и содержит:

• название компании и структурного подразделения;
• данные руководителя, которого информируют о происшествии;
• наименование документа «Служебная записка», его регистрационный номер и дату;
• краткий заголовок, расшифровывающий тему документа;
• описание инцидента;
• принятые меры по установлению причины отсутствия работника;
• предложения о дальнейших действиях.

Предлагать руководству меры по дисциплинарному наказанию провинившегося работника либо его увольнению можно только в том  случае, когда точно установлено беспричинное отсутствие человека на рабочем месте.

Ведь в случае непредвиденных обстоятельств или наличия уважительной причины опоздания или прогула, примененные выговор или увольнение необходимо будет отменить.

Такая служебная записка не заменяет акт об отсутствии на рабочем месте.

Процедура оформления выявленного факта дисциплинарного нарушения предполагает коллегиальную фиксацию инцидента. Служебной запиской можно только проинформировать руководство о случившемся.

Служебная записка для обоснования отсутствия сотрудника

Кроме уведомления о произошедшем инциденте, служебная записка может быть ориентирована и на пояснение причин отсутствия сотрудника. Ее форма аналогична первому документу, но содержание имеет некоторое отличие. В ней указывают:

• краткое описание инцидента;
• пояснение причин;
• документы, подтверждающие уважительность отсутствия.
• Эту записку пишет человек, отсутствовавший на рабочем месте.

Такая записка является неотъемлемой частью оформления инцидента с неявкой на работу.

Ее можно использовать в качестве письменного пояснения причин несвоевременной явки на работу. По итогам рассмотрения этого документа руководство компании принимает решение об уважительности обоснования и необходимости применения мер дисциплинарного наказания.

В некоторых случаях, подтверждающих основание документов может и не быть.

Например, сотрудник опоздал на работу из-за того, что не пришел рейсовый автобус. Конечно, можно потребовать, чтобы он принес справку из автопарка о том, что рейс был пропущен или автобус был снят с маршрута и т. д. Но такие действия требуют гораздо больше временных затрат, чем простое принятие пояснения. В этом случае руководитель рассматривает необходимость применения дисциплинарного наказания исходя из предыдущего поведения и эффективности работы такого подчиненного.

Если опоздание носит единичный характер и существенно не повлияло на работу подразделения, либо сотрудник отработал пропущенное время, то начальник может не применять взыскание.

Любое решение руководства по несвоевременной явке подчиненного на рабочее место изначально фиксируется резолюцией на рассмотренной служебной записке, а затем на ее основании издаются соответствующие распорядительные документы и вносится информация в акт об отсутствии работника.

Примеры служебных записок об отсутствии

1. Для информирования руководителя компании об опоздании или прогуле можно составить такую служебную записку:

ООО «Стримплюс»

Директору компании Мамонтову А. В.

Отдел снабжения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/sluzhebnaya-zapiska-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste.html

Как написать объяснительную записку о прогуле на работе

Работодатели часто встречаются с сотрудниками, которые прогуливают свою работу. И каждый раз они задаются вопросами: по какой причине сотрудник прогулял работу и уважительная ли его причина? Как правило, с таких работников сразу должна взыскаться объяснительная записка. С юридической точки зрения, прогулом называют отсутствие работника на своем рабочем месте более четырех часов.

Можно ли уволить за прогул без объяснительной по закону

Не стоит забывать, что данная выходка грозит увольнением, о котором также говорится в Трудовом Кодексе Российской Федерации. А объяснительной запиской юристы называют документ, в котором работник пишет и объясняет причины своей неявки на работу (в случае с прогулом).

Скачать ТК РФ

В случае если работник написал объяснительную за свои прогулы, то его могут наказать, только исходя из написанного им документа (увольнение, лишение премии урезка зарплаты). Если работник не написал документ и не пояснил причины своего поступка, то есть большая вероятность, что его уволят.

Можно рассмотреть две ситуации:

• Первая, когда работник систематически не выходит на работу. Тогда работодатель имеет право уволить его с причиной «систематические прогулы». Днем увольнения сотрудника является последний день его официальной трудовой деятельности. В этот же день работодатель обязан выслать письмо своему сотруднику с уведомлением о его увольнении;
• Вторая ситуация – это когда работник все же объявился, но документально не объясняется. Тогда директор организации имеет право уведомить его о предстоящем увольнении.

Уважительные причины неявки на работу

Чаще всего, у «прогульщиков» бывают уважительные причины, к которым относятся:

• Прогул из-за болезни или травмы;
• Прохождение срочного медосмотра;
• Уход за больным ребенком или близким родственником;
• Опоздание из-за непредвиденной ситуации (застрял в лифте, сломался автобус и т. д.);
• Задержка зарплаты работодателем.

В таких случаях вместе с объяснительной нужно привести документы, которые доказывают правоту работника. Например, в случае с болезнью, предоставить выписку врача.

Обязательно ли писать объяснительную, если нет уважительной причины?

В любой ситуации, работник имеет право не писать объяснительную по поводу нарушения. Только отказ от написания может повлиять отрицательно на его работу, а может и послужить поводом для его увольнения.

Статистика показывает, что в 85% случаев, когда рабочие не пишут бумагу по поводу неявки, все заканчивается увольнением (в остальных случаях вынесение акта с предупреждением). Поэтому рабочему лучше все-таки написать ее и как можно подробно описать свою ситуацию и не забыть извиниться.

Как правильно написать объяснительную за прогул на работе?

Такой документ обязательно должен включать в себя шапку, все данные сотрудника:

• адрес проживания;
• правильные контактные данные;
• ФИО;
• занимаемая должность;
• дата с подписью;
• время отсутствия на работе;
• самое основное, причины неявки на работу.

И остается главный вопрос: как написать объяснительную за прогул на работе чтобы не уволили? Чтобы избежать увольнения, работнику стоит обратить особое внимание на графу с причинами неявки. Не стоит писать слишком эмоциональные предложения, а вместо этого использовать аргументы, которые в дальнейшем позволят защитить его.

Лучше всего найти признать свою вину, найти уважительную причину и официально подтвердить ее (при помощи свидетелей, документ доказывающий правоту, привести факты).

Объяснительная записка о прогуле – образец

Объяснительная записка за прогул писаться строго по образцу. В правом верхнем углу обязательно указывается название организации, которому адресован документ, ФИО работодателя и должность подчиненного, посередине название документа, сразу после которой пишутся причины неявки, и внизу ставится подпись и дата.

Скачать образец объяснительной записки за прогул

В какой срок нужно предоставить объяснение о прогуле?

О своем отсутствии на работе, рабочий обязан объясниться в течение двух дней (максимальный срок) со дня неявки. В некоторых случаях работодатель позволяет своему рабочему написать соответствующий документ и позже, только нельзя забывать о том, что за просрочку рабочего могут уволить из-за неявки на работу и отсутствия убедительных аргументов в его пользу.

Поэтому, в интересах рабочего быстрое оформление такой бумаги. После составления бумаги, ее нужно сразу отдать секретарю директора или лично в его руки, так как только после ее вручения рабочий считается отчитавшимся по поводу своего неявки на рабочее место.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (4

Источник: https://legionfg.ru/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku-o-progule-na-rabote/

Как писать объяснительную на работе о прогуле?

Если в компании работает большое количество человек, то довольно сложно выполнять контролирующие функции на словах. По этой причине предприятия применяют внутреннюю документацию. В том числе, это служебные записки. Это акт может формироваться и в той ситуации, когда гражданин отсутствовал на своем рабочем месте.

Кем оформляется?

Рассматриваемый документ подлежит составлению тем сотрудником, на кого возложены должностные обязанности, связанные с непосредственным контролем над процессом труда. В том числе:

• мастер, руководящий работой цеха по производству;
• главная медсестра в организации;
• старшие менеджеры;
• заведующие;
• секретари, на кого возложены функции по оформлению табелей учета;
• лицо, руководящее отделом.

Цель оформления

В деятельность большой компании не получится просто сообщить руководящему составу о том, что определенного сотрудника не было на месте.

Поэтому все сведения, касающиеся нахождения на больничном, наличие отгулов, прогулов следует отражать в письменном формате.

Целью формирования данного акта выступает то, что будет зафиксирован факт, когда гражданин не явился на рабочее место.

Требования к оформлению

Предусматривается, что в объяснительной по поводу прогула сотрудника требуется указать определенные сведения. В том числе:

• наименование отдела, где работает человек, составляющий акт;
• наименование;
• дата формирования и присвоенный номер;
• данные лица, кому направляется;
• сведения о руководителе нарушителя;
• день и длительность отсутствия;
• принятые меры.

Правила составления

Форма и содержательная часть имеют много сходств с заявлением. По этой причине данные акты имеют схожую структуру. В верхнем углу справа следует составить шапку, где прописываются сведения о том, кто и кому пересылает документ. В противоположном углу следует указать, какое название имеет структурное подразделение.

В середине отражается наименование самого документа. Название указывается в виде двух строчек, при этом информация в них отражается при использовании больших букв.

  Затем прописывается дата оформления акта и его номер, после чего отражается суть.

Важным моментом выступает то, что гражданин, составляющий такой документ, несет обязанность указать на меры, которые, по его мнению, следует принять.

Иногда могут применяться обстоятельства смягчающего типа. Это относится к ситуации, когда человек смог объяснить причину своего отсутствия, при этом она носит уважительный характер.

Кроме того, это относится к тем, кто нарушил правила в первый раз и ранее не имел других наказаний. Тогда составитель может попросить не использовать в отношении конкретного сотрудника меры взыскания.

Кроме того, могут быть и отягчающие факторы – к примеру, когда нарушения происходит повторно, или имеют многократную характеристику. Также могут быть нарекания к деятельности гражданина.

Указанные обстоятельства могут выступать основанием для оформления выговоров, использования штрафов или расторжения отношений с работником.

В завершении акта нужно указать свою должность и сведения о себе, дату оформления.

Оформление документа

Предприятие может разработать собственный бланк, который используется для того, чтобы сообщать руководству о прогулах. Применяется в данном случае бумага формата А4.

На документе ставится подпись того человека, кто его составлял. Ставить печать не требуется. Однако, иные положения могут отражаться в уставной документации компании. Важным моментом выступает то, что во время прохождения регистрации данным актом – ему присваивается номер.

Сроки

Допустимо оформить записку не в тот день, когда произошло нарушение порядка, установленного в компании. Изначально это фиксируется в табеле, где учитывается рабочее время.

Гражданину, допустившему такое поведение, выделяется пара дней на то, чтобы он имел возможность оформить объяснительную и в ней указать, по какой причине его не было на работе. Кроме того, за это время человек имеет возможность собрать документы, подтверждающие уважительный характер причины, по которой он не явился на работу.

Как пример, это может быть справка, оформленная в ЖЭК относительно того, что в квартире произошла авария и принимались меры к ее устранению.

Пример

• Для понимания того, как правильно оформить рассматриваемый акт, требуется привести конкретный пример.
• Цех по ремонту ТС                                                                    Руководителю ремонтного цеха
• Иванову Сергею Николаевичу
• от мастера Сидоровой Ольги Петровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №12 от 12.09.2019 года

ОБ ОТСУТСТВИИ СОТРУДНИКА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Довожу до Вашего сведения о том, что ремонтник цеха Жилин Аркадий Семенович не присутствовал на рабочем месте 10 сентября 2019 года на протяжении всего дня, то есть с 08.00 до 18.00. Когда я пыталась с ним связаться, Жилин А.С. не отвечал на звонки.

11 сентября Жилин вышел на работу вовремя, представил справку, выданную сотрудниками ГИБДД, о том, что он попал в аварию, где был виновником. Его задержали до того момента, пока не были выяснены все обстоятельства, то есть до 14.00.

В связи с тем, что потом времени на работу оставалось мало, Жилин принял решение не выходить на смену.

Мастер Сидорова О.П.

Как ответить на служебную записку

Руководитель предприятия имеет право отразить свое решение прямо на бланке записки. Оно может выражаться в согласии с предложенными мерами или отказ и указание на иные варианты взыскания. Обязательным элементом выступает роспись – она нужна для удостоверения такого факта. Кроме того, потребуется расшифровка.

Невзирая на то, что в законодательстве не отражены правила, в соответствии с которыми требуется оформлять такой акт – нужно учитывать общие положения. В том числе, не должно быть ошибок, используется только деловой язык. Если человек уверен в уважительности причины своего отсутствия – потребуется это доказать.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-pisat-obyasnitelnuyu-na-rabote-o-progule.html

Как написать объяснительную записку об отсутствии на рабочем месте, если нет уважительных причин – образцы текста

• Отсутствие трудоустроенного гражданина на рабочем месте в течение 4 часов по неуважительной причине принято считать прогулом.
• При выявлении правонарушения такого характера работодателем проводится расследование, в ходе которого каждая сторона трудовых отношения должна оформить необходимые бумаги.
• Со стороны работника требуется написание записки с объяснениями причин отсутствия на работе.

Нужно ли с работника требовать объяснения при прогуле?

Объяснительная представляет собой документ, в котором отражается обоснование провинившегося сотрудника своего поступка. Работодатель вправе требовать от трудящегося предоставление бумаги указанного вида.

Важно учесть, что окончательное решение об оформлении пояснительной записки принимает работник. Он может как согласиться на ее составление, так и отказать в совершении данного действия.

Для того чтобы расследование, касающееся установления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте, дало максимально точный результат, работнику рекомендуется при любых обстоятельствах составлять объяснительную записку.

Особенно это важно в том случае, если гражданин, нарушивший трудовую дисциплину, считает, что проступок был совершен по уважительной причине.

Объяснения должны быть предоставлены в течение 2 дней с момента выдвижения требования со стороны работодателя. Объяснительная прикладывается к докладной записке начальника подразделения.

Процедура объявления выговора за прогул.

Как написать записку о неявке на работу без уважительной причины?

При написании объяснительной важно соблюдать правильную структуру документа. Составлять записку можно в произвольной форме.

Важно стараться излагать мысли максимально четко, каждая фраза должна быть написана лаконично, присутствие эмоциональной окраски высказываний недопустимо.

В шапке записки указывается стандартная информация. К таковой относится:

• наименование получателя — должность руководителя, название компании;
• организационно-правовая форма учреждения.

Полное название бумаги указывается в середине следующей строки.

В основной части отражается сущность документа:

• подробное объяснение причины, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте;
• исходящий номер;
• инициалы и должность составителя;
• дата передачи документа работодателю;
• подпись составителя.

Если у гражданина есть бумаги, которые могут выступить в качестве доказательства того, что прогул обусловлен уважительной причиной, их необходимо приложить к объяснительной. Факт присутствия такой документации отражается в тексте.

Специалист, который принял объяснительную, присваивает ей регистрационный номер. Сделать это может лицо, ответственное за совершение действий такого характера — сотрудник канцелярии, отдела кадров, секретарь или непосредственный руководитель нарушителя.

Образцы и примеры текста по поводу невыхода

Написание объяснительной не представляет собой особых сложностей. Важно грамотно изложить все обстоятельства, при которых был совершен проступок в виде отсутствия на работе и не пытаться уйти от ответственности незаконным путем. Для наглядности предлагаем рассмотреть примеры оформления текста записки с объяснениями причин прогула.

Пример текст об отсутствии без уважительной причины:

Директору компании “Байкал”

Чернышеву А.А.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте

Я, Еремина Ирина Николаевна, 15 мая 2019 года отсутствовала на рабочем месте по личным обстоятельствам. Документального обоснования своего поступка не имею.

17.05.2019                                                Специалист отдела кадров, Еремина И.Н.

Особенности оформления объяснительной зависят от конкретной ситуации. Возможен вариант прогула, при котором в дальнейшем сотрудник сможет доказать факт наличия уважительной причины. Объяснительная при этом будет выглядеть иначе.

Пример текста, когда причина отсутствия – уважительная:

Руководителю отдела маркетинга

Угловой М.М.

Объяснительная о прогуле

Я, сотрудник отдела маркетинга, Дмитриев В.С. отсутствовал 17 мая 2019 года на рабочем месте по причине попадания в аварию автобуса, на котором я ехал на работу. В результате столкновения я получил многочисленные ушибы, в связи с чем сотрудниками скорой помощи был госпитализирован в больницу. Больничный, оформленный в учреждении, к объяснительной прилагаю.

19.05.2019                                                                                           Дмитриев В.С.

Что делать, если сотрудник отказывается объяснять?

При нарушении трудовой дисциплины работодатель должен в письменном виде запросить от работника объяснение причины проступка. Предоставлять объяснительный документ или нет — сотрудник решает самостоятельно.

Требование бумаги — обязанность руководителя, но ее написание — не обязанность трудящегося гражданина. Это правило установлено 193 статьей ТК РФ. Работодатель не вправе объявить дисциплинарное взыскание без предварительной попытки выяснения обстоятельств совершения проступка.

Если в течение 2 дней с момента обращения работодателя к нарушителю последний не объясняет причин отсутствия, руководящее лицо составляет специальный акт об отсутствии на работе. В нем отражается факт отказа сотрудника от оформления объяснительного документа.

Все дело в том, что отказ от написания записки рассматривается как признание своей вины.

При отказе от оформления пояснительного документа работодатель не вправе назначать сотруднику штрафные или другого вида санкции.

После получения объяснений от работника принимается решение о дисциплинарном взыскании и составляется приказ о наказании.

Выводы

При совершении дисциплинарного проступка, в том числе в случае отсутствия на рабочем месте без уважительной причины, работник должен предоставить объяснительный документ. В нем отражается информация о причине, по которой возникла необходимость прогула.

Требование данной бумаги — обязанность работодателя. В свою очередь, сотрудник решает сам, оформлять записку данного образца или нет.

Если в течение 2 дней после отправки запроса трудоустроенный гражданин не предоставляет документальных объяснений содеянного, руководством фирмы составляется соответствующий акт отказа. Отсутствие документа приравнивается к признанию нарушителем трудовой дисциплины своей вины.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/distsiplinarnaya-otvetstvennost/progul/obyasnitelnaya.html

Заявление о невыходе на работу

Заявления Сотрудник любого предприятия имеет право прекратить трудовую деятельность в случае задержки выплаты работодателем заработной платы сроком более 15 дней. Сразу по истечению этого срока работник может перестать исполнять свои служебные обязанности.

Перед тем как перейти к этому действию, важно в письменной форме уведомить об этом начальство. Для этого необходимо составить соответствующее заявление на имя директора предприятия — о приостановлении работы в связи с невыплатой заработной платы более 15 дней. Важно

В случае, когда работодателю не будет предоставлено письменное уведомление, он может обвинить сотрудника в прогуле и нарушения трудового порядка. При этом в качестве меры наказания может выступать увольнение.

Именно по этой причине стоит уделить важное внимание написанию заявления о приостановлении трудовой деятельности.

Поэтому, когда просрочка длится пятнадцать дней, на шестнадцатый день можно отказываться от выполнения должностных обязанностей. 3 правила составления заявления:

1. Указать в «шапке» документа фамилию, имя и отчество специалиста, должность, которую он занимает. Написать фамилию и инициалы руководителя, и название фирмы.
2. Далее предупредить о невыходе в офис до тех пор, пока не перечислят заработок.
3. Поставить подпись и дату.

Прежде чем писать заявление о невыходе на работы в связи с задержкой зарплаты, нужно убедиться, что должность работника не входит в число тех, для кого останавливать работу запрещено, даже если зарплата задерживается. Перечень работников, которые не могут прекращать работу, представлен в ст.142 ТК РФ.

Внимание

В тексте заявления о приостановлении работы следует указать следующую информацию:

• нормативный документ, устанавливающий даты выплаты зарплаты;
• сроки выплаты заработной платы;
• период задержки зарплаты — количество дней;
• статья ТК РФ, дающая права приостановить работу в связи с невыплатой зарплаты;
• намерение приостановить работы в связи с невыплатой средств работодателем;
• дата, с которой работник приостанавливает работу.

За дни задержки зарплаты работодатель также обязан выплатить денежную компенсацию Выплата компенсации при задержке зарплаты После получения письменного уведомления от сотрудника в форме заявления о намерении приостановить работу по причине задержки более 15 дней, у начальства появляются новые обязательства, которые включают в себя оплату вынужденного простоя. В этом случае их сумма складывается из следующих показателей:

• средний заработок, рассчитанный для количества дней простоя;
• фиксированная компенсация за каждый день задержки зарплаты.

Исключения Важно отметить, что существуют ситуации, при которых приостановление трудовой деятельности по причине невыплаты денежных средств не может быть осуществлено.

Писать заявление нужно обязательно, нельзя просто не выйти на работу через 15 дней задержки зарплаты, это будет воспринято как нарушение трудового распорядка (прогул), за который работника можно уволить по инициативе работодателя.

Этого допускать нельзя. Обязательно нужно уведомить работодателя в письменном виде, при этом экземпляр заявления с подписью работодателя (штампом организации) будет служить доказательством того, что работник уведомил организацию.

Если секретарь или канцелярия отказываются принимать заявление, ставить на нем штамп, то можно уведомить организации о своем намерении с помощью отправки заявления почтой, при этом нужно использовать ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Уведомление будет являться доказательством того, что письмо работодателем получено, а значит он уведомлен.

Кто обязан продолжить трудиться Не все специалисты имеют право отказаться от своих обязанностей. Есть категории, которым придется продолжать работать.

6 категорий, которые не вправе отказаться от работы:

• служащие органов государственной власти;
• специалисты, от работы которых зависит жизнь людей: водоснабжение, отопление, связь, скорая помощь;
• лица, служащие на особо опасных производствах;
• служащие военных формирований;
• сотрудники полиции;
• специалисты, отвечающие за безопасность государства.

https://www.youtube.com/watch?v=-R64c5xA1tc

Этим категориям прекращать трудиться нельзя, но защищать свои права можно.

Источник: https://kupit-krohe.ru/imushchestvo/zayavlenie-nevykhode-rabotu/

Когда неявка работника считается прогулом?

Вы узнаете:

• Что включает в себя понятие «прогул» и каковы меры по предотвращению потерь от прогулов
• Как правильно зафиксировать неявку работника на работе
• Какие меры может принять работодатель по отношению к прогульщику

В любой организации случается, что работники не выходят на работу. Порой, даже при наличии уважительных причин (например, по болезни), работник не только не сообщает о своем отсутствии работодателю, но и не подтверждает невыход на работу оправдательными документами. В этом случае неявка считается прогулом.

Но бывают ситуации, в которых сложно разобраться сразу: по уважительной причине работник перестал ходить на работу или нет, в каких ситуациях его можно уволить, а в каких — категорически нельзя. Нередко однозначная на первый взгляд ситуация при дальнейшем рассмотрении оказывается далеко не такой простой.

Как правильно оценить ситуацию? Какие документы и в какие сроки оформлять? Как не допустить нарушений трудового законодательства? Эти и другие вопросы рассмотрим в данной статье.

МЕРЫ ПО ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ ПОТЕРЬ ОТ ПРОГУЛОВ

Отсутствие работника на работе даже непродолжительное время нарушает рабочий процесс. Для минимизации ущерба в организации должен быть предпринят ряд мер:

• в Правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должен быть пункт, обязывающий работника заблаговременно предупреждать своего непосредственного руководителя о невозможности выйти на работу, о причинах неявки и предполагаемом сроке отсутствия. Выполнение работником соответствующих обязательств поможет руководителю своевременно принимать решения о распределении обязанностей отсутствующего работника между его коллегами;
• руководитель структурного подразделения должен иметь список работников, которым он сможет поручить выполнение функций отсутствующего работника. Сами работники, в свою очередь, должны быть в курсе дел коллеги, которые им необходимо будет выполнять в случае его отсутствия (не только неожиданного, но и планируемого (например, на период отпуска или командировки));
• руководитель должен иметь конкретные инструкции, регламентирующие его действия в случае неявки работника без предупреждения (пример 1).

Инструкции носят вспомогательный характер, его не обязательно издавать на бланке организации и заверять подписью руководителя. Главное условие — они должны содержать конкретный алгоритм действий.

Пример 1

Памятка руководителю подразделения о действиях в случае неявки работника

1.  Позвоните работнику по всем известным вам номерам телефонов (домашнему, мобильному и т. д.) и выясните причину и возможный срок его отсутствия.
2.  Опросите подчиненных, не говорил ли работник о возможном отсутствии на работе. Если кто-то из работников осведомлен о причинах неявки коллеги, попросите изложить их в докладной записке на имя руководителя организации.
3.  Составьте акт об отсутствии работника, мерах, принятых по его розыску и их результатах.
4.  Отнесите все документы в отдел кадров и получите там инструкции по дальнейшим действиям в отношении отсутствующего работника.

Максимально четко прописывайте в документах рабочее место работника (цех, станок, номер кабинета. Если у вас сеть магазинов и регулярно проводится ротация персонала, такая конкретика, с одной стороны, усложнит работу кадровых служб, увеличивая документооборот, с другой — позволит защитить интересы работодателя.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Согласно ч. 4 ст.

57 ТК РФ условие трудового договора о рабочем месте является факультативным (то есть необязательным) уточнением условия о месте работы.

Рекомендуем (при необходимости) закреплять работника за рабочим местом не трудовым договором (во избежание последующих проблем с изменением этого условия трудового договора), а односторонним документом (приказом по организации, распоряжением по подразделению, уведомлением и т. п.).

При оформлении работника-совместителя акцентируйте его внимание на том, что работа по совместительству (в отличие от фриланса) выполняется регулярно, отпуск ему положен, как и по основному месту работы, но уходить в него самовольно запрещается. Как показывает практика, многие работники воспринимают совместительство как дополнительный заработок при наличии у них свободного времени, не понимая, что вторая работа — это такие же обязательства, что и при выполнении основной.

РАБОТНИК НЕ ВЫШЕЛ НА РАБОТУ: ФИКСИРУЕМ НЕЯВКУ

В первый день невыхода работника на работу мы не можем быть уверены в том, что он прогуливает (или даже пропал), а не заболел.

Четкая фиксация неявки поможет, если с течением времени подтвердится факт прогула, и не повредит, если работник принесет листок нетрудоспособности.

Акт о неявке должен быть составлен в присутствии двух свидетелей.

Лучше, если в их качестве выступят работники из смежных подразделений — если работник станет оспаривать свое увольнение в суде, то не сможет сослаться на якобы оказываемое на свидетелей давление со стороны руководителя.

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя немедленно приступать к активному розыску. Но если пропавший работник — человек ответственный, живет один, а его телефон не отвечает, рекомендуем съездить к нему домой — возможно, работнику нужна срочная помощь.

Например, стоматолог Н. не пришел вовремя на работу. Никто из сослуживцев не слышал, чтобы врач планировал срочно уехать или жаловался на плохое самочувствие.

Когда вызванный участковый милиционер вскрыл квартиру, оказалось, что 45-летний мужчина мертв (как выяснилось, вследствие инсульта).

В случае невыхода работника на работу в табеле учета рабочего времени ставится буквенный код «НН» либо цифровой 30 (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств))[1]. Если табель ведется:

• вручную, можно делать пометки карандашом, чтобы после выяснения причин отсутствия вписать ручкой «Б», «Т» или «ПР»[2];
• с помощью компьютера, то все корректировки распечатываются после прояснения обстоятельств неявки.

Если организация большая, со сложной структурой, для единообразия документооборота порядок учета рабочего времени при отсутствии работника следует четко прописать в локальном нормативном акте.

Если нет уверенности, что работник болеет, первую неделю имеет смысл составлять акты об его отсутствии ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели, составляемым по пятницам. Законодательством этот вопрос не урегулирован, поэтому нужно руководствоваться здравым смыслом и судебной практикой.

Законодательством также не установлен фиксированный перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены при прогуле. В судах в качестве доказательств чаще всего признаются:

•  табель учета рабочего времени с соответствующими отметками;
•  акты или служебные записки об отсутствии работника на рабочем месте;

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

А также заверенные распечатки из электронной системы учета входа-выхода работников (абзац 5 п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»).

Источник: https://www.profiz.ru/kr/10_2015/neyavka_progul/