Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи.
Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.
Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри
Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).
Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур.
Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.
задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.
В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.
Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.
Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г.
с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.
Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.
Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.
На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.
В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.
указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.
При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов.
По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.
Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.
После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.
Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.
При получении/выставлении счета делается запись в соответствующей книге. Этим действием подтверждается право на налоговый вычет по НДС. Помимо книги нужно заполнить и журнал учета.
Если за весь квартал в работе не было счет-фактуры, в журнал вносят только наименование, ИНН, КПП плательщика налогов и указываете отчетный период. В графе 3 указывается цифровой код способа выставления счета:
- 1 – бумажный вариант;
- 2 – электронный носитель – распечатывать его не нужно.
Изменения в прошедшем квартале вносятся при помощи дополнительных листов. Для текущих корректировок использовать их нельзя. Рекомендуется сумму налога и стоимость аннулируемого счета вписывать со знаком минус, и регистрировать новый документ (подробнее об особенностях аннулирования счета-фактуры читайте тут).
Когда первичный документ выписан на несколько операций, то указывается кодировка на каждую из них через точку с запятой.
Подробнее об учете полученных и выставленных счетов-фактур читайте тут.
Сроки хранения счетов-фактур в организации
https://www.youtube.com/watch?v=iNNxOfWme0o
Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов.
Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.
Документооборот в частных компаниях
- Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП
- Обязательные периоды обеспечения сохранности документов
- Требования к организации архивов счетов-фактур
Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур
Условия увеличения сроков хранения
Как должна храниться электронная документация
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.
Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л.
с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.
Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности | В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
Договоры и дополнительные соглашения к ним | В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
Доверенности на получение денег и ТМЦ | Не менее 5 лет |
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
Реестр сведений о доходах физлиц | Не менее 75 лет |
Трудовые договоры и личные карточки работников | В течение 75 лет |
Табели, журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
Сведения о доходах физлиц | Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно* |
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов | Не менее 5 лет |
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. | Не менее 5 лет |
Карточки учета основных средств | Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли | Не менее 5 лет |
Отчетность в ФСС | Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
Отчетность в Пенсионный фонд | Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
Индивидуальные сведения в ПФР на работников | Не менее 75 лет |
Отчетность в статистику: – годовая; – полугодовая и квартальная; – единовременная;– месячная |
Постоянно*.5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
- Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
- Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
- Не менее 5 лет
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.
Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности.
Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.
Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.
Примечание: Редакция с 8 мая 2018 г.
Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.
Примечание: Редакция до 8 мая 2018 г.Редакция до 1 октября 2017 г.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.
Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.
Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.
Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Примечание: Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).
Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Источник: https://kupit-krohe.ru/bukhgalteriya/srok-khraneniya-schetov-faktur-predpriyatii/
Срок хранения счетов фактур на предприятии
Актуальные формы документов, предназначенные для регистрации счет-фактуры, были утверждены 26.12.2011 г. Постановлением Правительства РФ №1137.
Регистрации подлежат бумажные и электронные типы счет-фактуры. Теперь на предприятии необходимо вести 3 книги вместо 4-х:
- журнал учета счет-фактуры;
- книга покупок;
- книга продаж.
Налоговики разъяснили, что составление счетов-фактур допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (статья 169 НК РФ).
Книга покупок и продаж
Новый формат книги покупок приведен в Приложении 4 Постановления № 1137. Изменения, внесенные в нее, не такие глобальные.
Изменения в книге покупок и продаж:
- Появились новые 3 графы (2а, 2б, 2в), предусмотренные для информации по исправлениям.
- Несущественно видоизменились названия колонок с 6 по 12.
- Графа 6 – код страны происхождения.
Книга состоит из строчной и табличной части. Внесенные данные должны соответствовать информации, приведенной во 2-ой части журнала учета. Регистрация проводится после получения счетов от продавца.
В книгу продаж вносится выставленная счет-фактура. Визуально она схожа с книгой покупок (Приложение 4 Постановления №1137). Содержание колонок 4-9 идентично названиям граф 6-12 книги покупок.
Если цены понижаются, то необходимо создавать корректировочную счет-фактуру. Поставщик регистрирует ее в книгу покупок. Когда цена растет, покупателю нужно внести исправления в книгу продаж.
Еще одно новшество – дополнительные листы. Листы удобно использовать для регистрации корректирующих счет-фактур. Если книги ведутся в электронном варианте, тогда дополнительные листы визируются ЭЦП руководителя. Но это не отменяет требования -составлять книги на бумажных носителях (п.22 и п.24 Постановления №1137).
Обе книги подписываются руководителем организации. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Оформляются они на один квартал. Поэтому их нужно приводить в порядок до 20 числа следующего месяца.
Журнал
Постановление № 1137 позволило объединить 2 журнала — выставленных и полученных счет-фактур воедино. Теперь согласно Приложению 3 Постановления №1137 журнал состоит из 2-х частей.
Появилась возможность вносить изменения, составляя новые экземпляры счетов-фактур. В шапку вносится наименование, идентификационный код и КПП налогоплательщика. Составляется журнал на один квартал. За год необходимо наличие 4-х журналов.
Оформление журнала аналогично книгам: подпись руководства, нумерация, сшивание, скрепление печатью. Сделать это нужно до 20-го числа следующего месяца после окончания отчетного периода.
Вести журнал можно и при помощи специальных компьютерных программ. Но если у руководителя отсутствует ЭЦП, тогда нужно будет по завершению квартала распечатать документ.
Сроки хранения документов
Источник: https://zullus.ru/srok-hraneniya-schetov-faktur-na-predpriyatii/
Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока.
Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями.
Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.
При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена.
Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения.
Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.
Срок хранения счетов-фактур
Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий.
При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п. 1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме.
статью: → “Счет фактура: образец заполнения, бланк».
Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:
- Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
- Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.
Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:
- Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
- Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.
Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.
Срок хранения товарных накладных
Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. статью: → “Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.
Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.
Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.
Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях
Если право на вычет использовано позже
Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.
Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной
Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.
Если по накладной материалы получены, но не оплачены
В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.
Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.
Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.
Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур
В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.
Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.
Документ | Период хранения | Число, с которого период исчисляется | Последний день периода хранения |
Счет-фактура | 4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету | 01.10.2016 |
Источник: https://online-buhuchet.ru/srok-xraneniya-schetov-faktur/
Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года
Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.
Хранение счетов-фактур: основы
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).
Изменения с 1 октября 2017 года
С 1 октября 2017 года вступает в силу Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981.
Этот документ вводит в действие:
- новую форму счета-фактуры;
- новую форму книги продаж;
- новую форму книги покупок;
- новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.
Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.
Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке
Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур.
Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются.
Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см. «Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)».
Сроки хранения счетов-фактур
Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:
- комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
- заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
- заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.
Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.
Операция | Что хранить |
Импорт из стран ЕАЭС | Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС. |
Импорт из других стран | Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне. |
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд | бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. |
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик | Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий. |
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ . |
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств | бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ). |
Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.
Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/nds/sroki-hran-schetov-faktur-2017.html
Новый срок хранения банковских документов в организации в 2020 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Срок хранения банковских документов
В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:
- банковские выписки;
- платежные поручения;
- банковские ордера;
- банковские извещения;
- требования о переводе и др.
Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.
Таблица со сроками хранения документов в организации
Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.
Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | 351 |
Квартальная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно | 351 |
Месячная бухгалтерская отчетность | 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно | 351 |
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Постоянно | 353 |
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности | 5 лет | 354 |
|
Постоянно 5 лет | 357 |
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 лет | 360 |
Регистры бухгалтерского учета | 5 лет — при условии проведения проверки | 361 |
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) | 5 лет — при условии проведения проверки | 362 |
Счета-фактур, декларации, расчеты | 4 года | 368 |
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет после замены новыми | 380 |
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 лет | 387 |
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях | 5 лет | 410 |
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) | 5 лет — при условии проведения проверки | 427 |
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | 427 , 428 |
Книги, журналы, карточки учета основных средств | 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки | 459 |
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества | Постоянно | 459 |
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет — при условии проведения проверки | 459 |
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц | 5 лет | 459 |
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:
|
Не менее 75 лет со дня создания |
Источник: https://www.26-2.ru/art/351494-srok-hraneniya-bankovskih-dokumentov-2020
Сроки хранения счетов-фактур в организации
Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов. Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.
- Документооборот в частных компаниях
- Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП
- Обязательные периоды обеспечения сохранности документов
- Требования к организации архивов счетов-фактур
- Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур
- Условия увеличения сроков хранения
- Как должна храниться электронная документация
Документооборот в частных компаниях
Основой любого учетного процесса служат документы, поэтому ни одна организация не может обойтись без их создания и накопления. Оформить документ и подшить его в папку недостаточно. Необходимо также обеспечить его надлежащее хранение в течение заранее оговоренного срока.
Реализуя указанную задачу, компаниям приходится оборудовать специальные места для складирования документации, содержать сотрудников, контролирующих ее движение и обеспечивающих ее сохранность.
Срок жизни бумажного или электронного носителя информации не ограничивается периодом функционирования компании, даже после ее закрытия документы должны сохраняться в течение некоторого времени.
Минимальный срок работы компании, ограниченный даже месяцем функционирования, не является основанием для отказа от ведения документации.
Даже при таком развитии событий в организации формируются декларации, бумаги по оприходованию и списанию материальных ценностей, начисляется вознаграждение за труд. Фирмы, платящие НДС, формируют также счета-фактуры.
Порядок обеспечения сохранности бумаг при ликвидации предприятия имеет ряд особенностей.
Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП
О том, как не следует обходиться с бумажными носителями учетных данных, проще всего объяснить на примере.
Пример 1
Частный предприниматель Серебряков А. А. занимался посредническими торговыми операциями, но в процессе ведения бизнеса у него возникли проблемы с арендой помещений. В результате он вынужден был складировать документацию в своем гараже, поскольку иных свободных личных помещений у него не было.
Поскольку торговый оборот фирмы формировался из мелкооптовых операций, количество счетов-фактур росло и достигло астрономического количества. Естественно, хранение в гаражных условиях во влажной среде с неудовлетворительной вентиляцией не пошло документам на пользу, они начали выцветать, появились потеки от влаги, некоторые символы стали плохо читаться.
Ответственность за обеспечение сохранности документации в течение всего законодательно установленного срока хранения документов закреплена ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ за всеми хозяйствующими субъектами. Меры наказания за несоблюдение данной нормы отражены в ст. 13.20 КоАП РФ.
Одновременно нужно помнить о праве органов ФНС провести проверку документов, связанных с начислением и уплатой налогов, в течение 3 лет с момента совершения операции. Завершение деятельности ИП не будет являться для этого препятствием. Основанием для этого служит п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв.
приказом Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/ БГ-3-04/430.
Обязательные периоды обеспечения сохранности документов
Периоды, в течение которых следует поддерживать нормальное состояние хозяйственной документации компании, могут существенно отличаться в зависимости от целей создания документов и содержания отраженных в них операций. Стандартными сроками при этом являются:
- 4 года — для регистров налогового учета (в ряде ситуаций, например для бумаг по инвестиционным проектам, срок может быть продлен до 6 лет);
- 5 лет — для бухгалтерских регистров, включая акты аудиторских проверок.
Отдельно следует выделить документы по личному составу компании, а также бумаги, связанные с учетом начисления и выдачи заработной платы.
Как правило, для них установлены более продолжительные периоды хранения, значительно отличающиеся от стандартных.
В частности, документация по расследованию несчастного случая должна быть сохранена в течение 45 лет, а бумаги, описывающие случай возникновения профзаболевания, — 75 лет.
Самовольно урезать установленные временные промежутки хранения документации запрещено, подобные действия относятся к нарушениям, упомянутым в ст. 15.11 КоАП.
Требования к организации архивов счетов-фактур
Указанный вопрос также лучше отразить на основе примера, который позволит получить наглядное представление о допустимых условиях хранения документации по НДС.
Пример 2
Госпожа Лунева Е. А., работающая главным бухгалтером у ИП Серебрякова А. А., всегда была недовольна уровнем оплаты труда и считала свою работу недооцененной.
Спустя некоторое время ей удалось успешно пройти собеседование в головном офисе крупной компании ООО «Мир», имеющей сеть отделений по всей России, в результате чего бухгалтер получила новую работу. Лунева Е. А.
помнила, что на предыдущем месте работы наибольшее раздражение у нее вызывало пренебрежительное отношение предпринимателя к обеспечению сохранности счетов-фактур, поэтому на новом месте она приняла решение устранить подобный недочет.
Поскольку четких указаний о порядке содержания в архиве именно счетов-фактур Лунева Е. А.
в нормативной базе не обнаружила, она решила организовать данный процесс по аналогии с бухгалтерской документацией. Взяв в качестве основы п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.
1983 № 105, она пришла к выводу, что счета-фактуры нужно складировать в специально отведенных комнатах, сейфах или картотеках.
Однако счет-фактура не относится к категории бланков строгой отчетности, в связи с чем применение металлических сейфов и картотек для их хранения избыточно. Поэтому в новой компании ограничились выделением для подобных нужд отдельного помещения со стеллажами. Исполняя указания пп. 6.2–6.4 положения, утв.
письмом Минфина № 105, и пп. 3.2, 3.6 положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, компания назначила сотрудника, несущего ответственность за их сохранность.
Поскольку с 2015 года компании, не занимающиеся девелоперской или экспедиционной деятельностью, а также не являющиеся посредниками, не обязаны сшивать счета-фактуры с соответствующими журналами полученной/выданной документации, процедура передачи на хранение документов в ООО «Мир» была немного упрощена.
Сшивать их в отдельные папки также не стали, ограничились формированием папок из всего комплекта документов, с которыми документация поступала либо выписывалась.
Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур
Наиболее сложным моментом при определении срока хранения счетов-фактур является фиксация даты начала его отсчета.
Пример 3
Компания приняла на баланс материальные ресурсы 14.06.16 на основании накладной, к которой был приложен счет-фактура. С определением срока хранения накладной проблем не возникло — она должна находиться в архиве 5 лет. Касательно счета-фактуры есть пояснения в письме Минфина от 30.03.
2012 № 03-11-11/104, согласно которому отсчет срока его хранения начинается по завершении налогового периода, в котором он применялся для расчета налога и его уплаты, составления декларации или подтверждения проведенных операций.
То есть если НДС по указанному документу найдет свое отражение в отчетности за 2-й квартал, то период обязательного хранения начнется с 01.07.2016. В связи с тем, что компания не хранит счета-фактуры отдельно от накладных, было решено уравнять сроки их нахождения в архиве, сделав их равными 5 годам.
Это приведет к продлению стандартного срока хранения счетов-фактур, но несоответствий с нормами закона здесь нет.
Условия увеличения сроков хранения
Несмотря на то что установлен стандартный четырехлетний период обязательного хранения счетов-фактур, при наступлении ряда обстоятельств он может быть продлен. Обусловлено это возможностью с 2015 года принять НДС к возмещению в течение 3 лет с момента завершения соответствующей сделки.
Исходя из этого и опираясь на данные предыдущего примера, предъявить налог к возврату по описываемой операции фирма сможет до 2-го квартала 2019 года. Срок хранения счета-фактуры при этом нужно отсчитывать с 01.07.19 (4 года), то есть в общей сложности документ должен будет находиться в архиве 7 лет. При этом нужно помнить, что на возмещение НДС по авансам компаниям отводится только 1 год.
Как должна храниться электронная документация
Для сокращения издержек, связанных с оборотом документации, многие фирмы используют электронные форматы для их создания, не являются исключением и счета-фактуры. При этом, согласно п. 1 ст. 169 НК, созданные таким образом регистры имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
Правила заполнения электронной версии документа сформулированы в приказе Минфина «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» от 25.04.2011 № 50н.
Основное требование к правильному оформлению — наличие надлежаще зарегистрированной цифровой подписи.
Сроки хранения электронных версий установлены те же, что и для бумажных документов (4 года), распечатывать их на принтере для целей хранения компания не обязана.
***
Для счетов-фактур установлен единый период обязательного хранения, равный 4 годам. Возможно его увеличение в связи с переносом даты предъявления налога к вычету по полученным счетам-фактурам.
Источник: https://okbuh.ru/nds/sroki-hraneniya-schetov-faktur-v-organizatsii
Сроки хранения счетов-фактур на предприятии. Срок хранения Сколько лет хранятся счета фактуры в организации
На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой «первички».
Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ).
Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся.
В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.
Анализируем «нормативку»
Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила).
Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж
при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж
.
В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся
, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры
. Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета.
Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая «первичка», нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) ). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.
Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы
(п. 6 Правил).
Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) «входящие» счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).
Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.
Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст.
23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п.
368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам.
Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).
Источник: https://qipok.ru/sroki-hraneniya-schetov-faktur-na-predpriyatii-srok-hraneniya/