Внесение изменений в штатное расписание в должности и единицы ставок: в связи с чем это необходимо, каков порядок действий, образец уведомления и других документов

В каждой компании используются внутренние акты, согласно которым регламентируется штат персонала. Таким документом является штатное расписание, использование которого позволяет определить организационную структуру компании. На основании данного документа устанавливается размер и порядок выдачи зарплаты, согласно специальности и должностям сотрудников.

Нередко во время ведения предпринимательской деятельности, руководитель компании сталкивается с необходимостью внесения правок в данный документ. Согласно установленному порядку, при большом объеме правок руководителю необходимо создание нового акта, с учетом действующего порядка.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами

Этап предварительной подготовки

На начальном этапе руководству компании необходимо провести анализ эффективности установленной структуры компании.

Важно обратить внимание, что данная обязанность возлагается на специалистов из различных областей, которые смогут детально изучить установленную иерархию и различные фонды.

Далее руководителями структурных подразделений подается доклад, где приводятся экономические обоснования целесообразности реорганизации структуры компании. На основе подобных документов принимается решение о необходимости внесения корректив в действующее штатное расписание.

Ведением данного документа может заниматься как представитель кадрового отдела, так и главный бухгалтер предприятия.

Следует отметить, что внесение правок осуществляется только после издания соответствующего распоряжения руководства. Также следует сказать о том, что данные распоряжения действуют в отношении всей компании.

Приказу, поступившему от руководства, присваивается индекс «ШР». Далее этот документ передается в кадровый отдел для последующего хранения.

Одним из важных требований к методике хранения, является ограниченный доступ сотрудников компании к этому документу.

1. Необходимость переименования одного из отделов или конкретной должности.
2. При сокращении штатов.
3. При необходимости изменения размера оклада (тарифной ставки) для отдельных должностей.
4. При переходе с одного метода оплаты на другой.
5. При внедрении новой должности.

Вышеперечисленные основания для подготовки приказа оказывают влияние на его содержание. В большинстве случаев, данный документ начинается с формулировки: «Во исполнение» или «В связи с».

Штатное расписание позволяет оформить структуру, состав и численность компании

Кто несет ответственность за внесение правок в штатное расписание

При принятии решения о внесении правок в действующее штатное расписание, владельцу компании необходимо назначить ответственное лицо, которое выполнит задачи, поставленные администрацией. Как правило, данные обязанности указываются на страницах трудового соглашения или должностных инструкций.

В небольших организациях, данные обязанности возлагаются на представителей бухгалтерского или кадрового отдела. В крупных организациях, имеющих развитую внутреннюю структуру, данные функции выполняются экономическим департаментом. В случае с индивидуальными предпринимателями, составлением штатного расписания занимается сам руководитель фирмы.

Ниже мы предлагаем ознакомиться с процессом утверждения нового расписания.

• Для того чтобы ввести расписание во внутренний документооборот компании, необходимо подготовить соответствующий приказ. Давайте ознакомимся с примером этого распорядительного документа:
• «ИП «Солнышко»
• Приказ
• от 16 мая 2018 г. № 21
• Об утверждении нового штатного расписания
• Приказываю:
• Утвердить новое штатное расписание под номером ШР-3 от 14 мая 2018 года;
• Ввести в действие данный документ начиная с 20 мая 2018 года;

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы;

Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.

Генеральный директор Петров А.С.».

Приказ, посвященный изменению размера оклада

Согласно действующему законодательству, руководители компаний не имеют права издавать документы, целью которых является снижение размера зарплаты работников. Единственным исключением являются случаи, связанные с сокращением штатных ставок. Согласно установленному порядку, допускаются лишь увеличения размера тарифной ставки или оклада.

Работодатель имеет право внести коррективы как для одного, так и для нескольких работников.

Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое постановление? В первую очередь следует отметить, что даты оформления распорядительного документа и день вступления в силу нового постановления должны отличаться.

Данный приказ можно условно разделить на два раздела. В первом разделе следует указать цель вносимых корректив. Во втором разделе перечисляются распоряжения различным должностным лицам.

Образец данного документа представлен ниже:

1. «ИП «Солнышко»
2. Приказ
3. от 18 мая 2018 г. № 22

О внесении правок в штатное расписание «ШР-3», утвержденное Приказом №21 от 16.05.2018

• Приказываю:
• Внести ряд изменений в содержание штатного расписания № «ШР-3»
• С 1 мая 2018 г. установить тарифную ставку:
• Работнику бухгалтерского отдела Белову Александру Петровичу, в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей;

Работнику кадрового отдела Мухиной В.П. подготовить все необходимые документы и разработать приложение к трудовому соглашению;

Функции контроля по исполнению данного распоряжения передать главному бухгалтеру Самсоновой П.К.

Генеральный директор Петров А.С.».

Данный приказ передается представителям кадрового и бухгалтерского отделов.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок

Порядок введения, выведения и переименования должности

Для начала предлагаем рассмотреть ситуацию, связанную со сменой названия должности. В этом случае, руководителю компании необходимо дать письменные обоснования для этого действия.

В случае с вакантной должностью, искать обоснование для внесения правок нет необходимости. В самом распорядительном документе делается следующая отметка «В соответствии с необходимостью переименования отдела (отдельной должности)».

Также можно использовать формулировку: «В связи с увеличившейся нагрузкой».

Остальная часть документа оформляется согласно вышеприведенному образцу. В распорядительном разделе следует указать старое и новое название должности. Также следует назначить ответственное лицо, которое займется оформлением кадровых документов и заполнением всех необходимых бланков.

Далее предлагаем перейти к вопросу о выведении штатной единицы. Необходимость исключения одной или нескольких позиций расписания штатов, может возникнуть в ряде ситуаций.

Примером такой ситуации является наличие свободной вакансии на протяжении длительного периода.

В данной ситуации, в распорядительном документе указывается следующая формулировка: «Из-за необходимости проведения мероприятий, направленных на оптимизацию внутренней структуры» или «в целях снижения объема работ отдела».

В следующем разделе следует указать конкретную дату выведения должности из расписания штатов. Важно обратить внимание, что здесь следует указать не только конкретную должность, но и размер оклада или тарифной ставки.

Данное требование не является обязательным для исполнения, однако работодателю следует учитывать этот нюанс.

В том случае, если в компании предусмотрено несколько одинаковых должностей в разных отделах, следует сделать отметку с наименованием конкретного отдела.

При открытии нового отдела используется преамбула: «Из-за открытия нового подразделения». В следующей части бланка следует перечислить введенные должности и указать размер тарифной ставки или оклада. Главным требованием к данному документу является фиксация отметки об отделе, где вводится новая должность.

В случае создания нового отдела, данные сведения также фиксируются в рассматриваемом акте.

Внося в расписание коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры

Приказ о сокращении штата сотрудников

В случае сокращения штата сотрудников компании, проводится процедура выведения вакантных позиций. Данный процесс имеет несколько особенностей, которые увеличивают его сложность.

Контролирующие органы защищают права и интересы каждого трудящегося гражданина.

Работодателю, проводящему сокращение штата, следует придерживаться правил Трудового Кодекса, согласно которому, сокращенный сотрудник должен получить письменное уведомление за два месяца до инициации данного процесса.

Для того чтобы отразить данный процесс, работодателю необходимо издать соответствующий приказ, на основании которого будут внесены поправки на страницах штатного расписания.

В приказе следует привести основания для сокращения должностей.

Чаще всего используется формулировка: «Из-за затруднительного финансового положения компании» или «В связи с проведением мероприятий, посвященных оптимизации статьи расходов».

В распорядительном разделе документа следует перечислить сокращаемые позиции. Также потребуется назначить должностное лицо, которое будет руководить данным процессом и подготовит соответствующие документы.

Важно обратить внимание на то, что согласно действующему закону, работодатель должен предложить сокращенным сотрудникам вакантные позиции.

Далее вся информация о рассматриваемом процессе передается контролирующим органам.

При проведении сокращения штата, работодатель должен собрать специальную комиссию, которая будет контролировать каждый этап этого процесса. Как правило, в состав комиссии входят представители кадрового и бухгалтерского отдела, а также юридический консультант. Главной задачей комиссии является контроль соблюдения прав, сокращенных сотрудников.

Изменение в штатном расписании при смене метода начисления зарплаты

При изменении метода начисления зарплаты для конкретных работников, руководителю следует подготовить приказ об изменении штатного расписания, где будет зафиксирован порядок этой процедуры.

Необходимость изменения метода зачисления финансовых средств сотрудникам компании может быть связана с увеличением объемов выпускаемой продукции или изменения рабочего графика. Основанием для данных действия является оптимизация учета времени, потраченного на трудовую деятельность.

Важно обратить внимание, что перед внесением поправок необходимо получить письменное согласие сотрудника. Данный порядок необходим для того, чтобы не нарушить правило, связанное с уменьшением размера оплаты трудовой деятельности.

Характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинамиДля того чтобы изменить метод оплаты, необходимо вывести из штатного расписания данную единицу.

Далее в расписание штатов вводится новая должность с отметкой о выбранном методе начисления заработной платы. В данном приказе необходимо указать должностное лицо, которое обязано уведомить работника о дате введения новой позиции в штатном расписании.

Также указывается работник отдела кадров, который подготовит всю необходимую документацию.

Правила хранения документов

Распорядительная документация является неотъемлемой составляющей хозяйственной деятельности компании. Бланки и акты, попадающие под данную категорию, должны быть обозначены при помощи специального индекса.

Важно обратить внимание на то, что данный вид документа хранится в отдельной папке. Рассматриваемые документы хранятся на протяжении всей деятельности компании.

В случае закрытия организации, папки с документами передаются в государственный архив.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/prikaz-ob-izmenenii-shtatnogo-raspisaniya.html

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности: документы, порядок, приказ

Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены изменения в штатное расписание, даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

• производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
• проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
• уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

• данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
• производится сбор необходимой документации;
• составляется приказ;
• изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

Штатное расписание при введении новой должности

На каких основаниях можно ввести должность

Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

• Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
• Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

Важные шаги

При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ.

 При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет.

Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

Как составить приказ

Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

• по каким причинам вводятся поправки;
• каким образом они будут производиться и регистрироваться;
• как называется новая вакансия;
• в чьем подчинении будет новый сотрудник;
• какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
• по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
4. Ниже перечисляются все изменения.
5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

Что еще нужно оформить

Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.

Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/shtatnoe-raspisanie/s-vvedeniem-novoj-dolzhnosti.html

➤ Изменение должности в штатном расписании порядок действий и образец

Чтобы изменить должность в штатке, нужно соблюдать определенный порядок. Отклонение от него грозят серьезными правовыми последствиями. Рассмотрим, в какой последовательности вносить корректировки и какие документы нужно обязательно скачать.

Ваши коллеги уже скачали:

Как переименовать должности: порядок действий

В первую очередь необходимо определить порядок действий, чтобы изменить наименование должностей в штатке. Работников принимают на указанные в штатном расписании должности с установленными окладами. В отличие от других локальных нормативных актов штатка не касается должностных обязанностей, поэтому знакомить с ней сотрудников под расписку нет необходимости.

Организация вправе применять унифицированную форму № Т-3 или разработать бланк документа самостоятельно. Независимо от формы, название должностей, структурных подразделений должно входить в содержание документа.

Внимание! Несоответствие названия должности в штатном расписании, в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, расценивают как нарушение статьи 57 ТК РФ. Это может повлечь административную ответственность (5.27 КоАП РФ).

Изменение должности в штатном расписании проводят с соблюдением некоторых особенностей. Порядок проведения процедуры напрямую зависит от правовой квалификации сложившейся ситуации. Иногда стоит соблюсти процедуру сокращения должности в штатке. Неправильный выбор варианта приведет к нарушению действующего трудового законодательства.

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как внести изменения в штатное расписание

Из статьи вы узнаете, как часто можно вносить изменения, в какой последовательности, что делать, если изменения носят массовый характер, какие документы предстоит оформить наряду с внесением изменений в штатку.

Изменение наименования должности в штатном расписании

Переименование должности в штатном расписании: порядок действий зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными, к ним относятся:

• исправления технических ошибок или несоответствие названия, которое указано в трудовом договоре с сотрудником;
• смена только наименования должности без внесения изменений содержания в суть выполняемой работы;
• смена наименования по решению руководства компании в связи с содержательными и/или организационными преобразованиями, которые проводятся в подразделении и так далее.

Чтобы внести верные коррективы, необходимо определить правовую квалификацию соответствующих изменений в разрезе влияний на правоотношения с сотрудником, для этого нужно определить, какая ситуация имеет место:

1. Отсутствует правовое значение для трудовых правоотношений, например, должность вакантна.
2. Необходимо провести изменение условий действующего трудового договора без внесения корректировок в трудовую функцию.
3. Обеспечить перевод.

Внесение изменений в штатное расписание относится к полномочиям работодателя (письмо Роструда от 22.03.2012 №428-6-1). В первом варианте это реализуется в чистом виде.

В остальных вариантах изменение должности в штатном расписании, порядок действий включает в себя издание приказов по личному составу, подготовку и оформление ряда документов.

Далее рассмотрим порядок внесения изменений, варианты действий работодателя в каждой конкретной ситуации.

• ★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания
• Из статьи вы узнаете, каким способом вносить наименование должности в штатку, как определить название должности, какими документами для этого воспользоваться.
• 

Как ввести в штатное расписание новую должность

Рассмотрим, как ввести новую должность в штатное расписание или изменить наименование, какие документы для этого подготовить, нужно ли указывать код должности, соответствующие сокращения. Необходимо отметить, что применяется традиционный порядок действий в том и другом случае:

• готовят проект приказа о внесении изменений, новой редакции штатки;
• визируют проект у руководителя;
• издают приказ по проекту с подписанием и регистрацией.

Утверждать новую редакцию штатки достаточно только когда изменяемая должность относится к вакантной или ее название приводят в соответствие с заключенным трудовым договором. В других случаях перечень действий расширяется или меняется.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, за какие названия должностей оштрафует ГИТ

Из статьи вы узнаете, когда работодатель должен называть должности по профстандарту. Что считать ограничением, связанным с названием должности. Как переименовать должность без согласия работника.

Как добавить должность в штатное расписание

Ввод новой должности в штатное расписание состоит из организационных мероприятий и документального оформления:

• определите необходимость добавить штатную единицу;
• проведите сбор статистики нагрузки на специалиста;
• на основании трудозатрат скорректируйте нормативы выполняемых функций;
• составьте докладную записку на имя руководителя и внесите в нее обоснования, позволяющие ввести штатную единицу в штатное расписание;
• приложите к записке проект должностной инструкции.

Руководитель издает приказ. Штатное расписание корректируют. Если изменения носят массовый характер, рационально подготовить и утвердить новую штатку. Документ вступает в силу с даты, указанной в приказе о его утверждении.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Введение новой должности

Скачать приказ вы сможете в начале статьи!

Что делать, если нужно изменить должность: порядок действий

Рассмотрим, можно ли переименовать должность в штатном расписании, не изменяя обязанности сотрудника. Такой вариант возможен. Нужно учитывать, что в этом случае заключают дополнительное соглашение к ранее оформленному трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

С учетом пункта первого статьи 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке провести соответствующие изменения, направив сотруднику письменное извещение за два месяца до внесения изменений. В трудовую книжку работника вносят необходимую запись со ссылкой на приказ.

Но в таком порядке проводятся изменения только, если трудовая функция остается прежней.

Какие документы оформить, если меняется не только наименование должности, но и трудовые обязанности

Для этого вам необходимо провести следующую процедуру:

• внести в штатку должность с другим названием;
• заключить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность. Это можно сделать исключительно с согласия работника;
• внести в трудовую книжку необходимую запись;
• исключить из штатного расписания прежнюю должность.

Необходимо учитывать, что нельзя исключить должность из штатки до тех пор, пока она занята. При изменении трудовых функций со сменой наименования должности осуществляется перевод. Прежнюю штатную единицу исключают.

Из статьи вы узнаете, как внести все сведения без ошибок. Нужно ли указать в штатном расписании должности временных или сезонных сотрудников. Обязательно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных работников.

Вывод

Порядок переименования должности в штатном расписании зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными.

При смене трудовой функции оформляют перевод на новую должность с исключением прежней и внесением в штатку нового названия.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382127-izmenenie-v-shtatnom-raspisanii-19-m2

Изменения окладов в связи с изменением штатного расписания

Любые перемены на предприятиях отражаются в нормативных документах, путем издания соответствующего приказа. Когда дело касается окладов, коррективы необходимо вносить во многие документы. Прежде всего, перемены отражаются в штатном расписании, а уж потом в трудовых договорах конкретных работников. Документ, официально фиксирующий наличие определенных должностей на предприятии, их количество, а также должностные ставки и надбавки к ним, подлежит исправлениям в первую очередь.

Как внести в штатное расписание изменения?

Для внесения исправлений в штатное расписание руководитель должен придерживаться четкой схемы, которая позволяет правильно оформить вносимые коррективы. Прежде всего, необходимо помнить, что любое исправление должно быть оправдано и иметь обоснованную приказом причину.

Коррекция окладов может производиться в любую из сторон, но нельзя назначать оклад ниже установленной ставки МРОТ. Приказ о внесении изменений в штатное расписание является официальным документов, позволяющим специалистам внести соответствующие коррективы точно в установленный срок.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – образец

Составление приказа начинается с указание официальной причины вносимых корректив.

В случае увеличения или сокращения размеров окладов в приказе можно сослаться на:

• Перемены в ставках первого разряда;
• Уменьшения объема производимых работ;
• Увеличение МРОТ.

Кроме этого приказ должен содержать следующие сведения:

• Сроки внесения корректив и введения нового документа;
• Ответственного за выполнение организационной деятельности.

Приказ об изменении штатного расписания и введение новых должностей отличается лишь тем, что в нем отдельным пунктом должны быть указаны названия новых должностей, их окладов и надбавок.

Скачать образец

Уведомление об изменении штатного расписания

Так как корректировка заработной платы считается существенным исправлением, то каждый работник должен быть оповещен нанимателем. Оповещение происходит путем письменного личного уведомления. В соответствии со статьями ТК РФ сотрудника оповещает о предстоящих переменах минимум за 60 дней.

Уведомление не имеет строго установленного бланка, но должно содержать в себе информацию о размере нового должностного оклада и дате внесения исправлений.

Образец уведомление об изменении штатного расписания скачать

Уведомление предваряет внесение корректив в трудовой договор работника, но обязательно сопровождается приказом о внесении корректив.

Законодательно определено, что любые коррективы трудовых взаимоотношений должны быть приняты сотрудником добровольно. Поэтому в уведомлении всегда есть пункт, указывающий на возможность не соглашения с указанными переменами.

Обычно этот пункт дает ссылку на статью 77 ТК, дающая возможность уволиться по соглашению сторон.

Устанавливая новые оклады необходимо оценить размеры вносимых корректив. Если зарплата изменяется только для одного отдела или нескольких сотрудников организации, то можно просто внести дополнения в существующий документ. При глобальных исправлениях лучше издать приказ о полном переделывании документа.

Изменение штатного расписания, в частности увеличение окладов, проходит также обязательное утверждение приказом после разработки документа.

Введение новых размеров оплаты должно проводиться заранее до момента вручения уведомлений сотрудников.

В документ вносятся исправления не только окладов, тарифных ставок и процента выработки, но и повышение или понижение ежемесячных выплат. В конце каждой строки проставляется сумма назначенных выплат.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений?

По установленным нормам трудовых нормативных документов, вне зависимости от наличия исправлений в течение года, ежегодно на 1 января должно быть обязательно проведено утверждение нового документа приказом.

Ориентируясь на рекомендованную форму, в документе следует обязательно указать:

• Номер по порядку;
• Название должности. Их можно разделить на блоки, например АУП, ИТР, рабочие или иным образом;
• Количество единиц в штате под данным названием. Учитываются занятые и вакантные должности, а также неполные ставки;
• Размер оклада;
• Надбавки;
• Итоговая графа.

Лучше всего оставлять место и для седьмой графы – примечание. Порядок заполнения бланка может быть сохранен и за основу берется прошлогодняя структура. А можно полностью его пересмотреть и внести существенные коррективы не только в форму бланка, но и в его содержимое.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (1

Источник: https://legionfg.ru/izmeneniya-okladov-v-svyazi-s-izmeneniem-shtatnogo-raspisaniya/

Порядок внесения в штатное расписание изменений, касающихся должностей

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Когда это необходимо?

Трудовым кодексом РФ не определены четко причины, сопутствующие переменам в штатном расписании организации.

Внимание! Изменения должны происходить обоснованно, не противоречить виду деятельности фирмы, соответствовать информации, прописанной в Уставе.

Основными причинами, влекущими за собой внесение поправок в штатное расписание, являются:

• расширение компании, требующее перемен в должностном составе и привлечения новых работников;
• уменьшение объемов текущей деятельности, приводящее к сокращению штата подчиненных и, соответственно, вакансий;
• проведение реорганизации фирмы с последующим введением, изменением, исключением должностей;
• перемены в фонде заработной платы;
• корректировка штатного расписания, по причине нововведений в законодательстве.

Законодательство позволяет предприятиям самостоятельно вносить изменения, являющиеся правомерными, согласно конкретно сложившейся ситуации. Перечисленные выше случаи являются самыми распространенными среди организаций.

Порядок действий в разных случаях

Введение новой должностной единицы

Внесение новых сведений в штатное расписание должно осуществляться днем, проставленным в приказе руководителем предприятия либо иным ответственным лицом.

Алгоритм действий:

1. Создание приказа на добавление новой вакансии.
2. Своевременное уведомление работника, если впоследствии он будет переведен на это рабочее место.
3. Письменное оформление соглашения между нанимателем и сотрудником.
4. Внесение новых данных в расписание штата.
5. Заполнение личной карты и трудовой книжки работника.

Справка! Точный вид штатного расписания не утвержден законом и может составляться в произвольной форме. В ней должна содержаться информация, строго регламентированная Трудовым кодексом.

Замена одной должности на другую может спровоцировать недовольство сотрудника, вплоть до его увольнения.

Алгоритм действий:

1. Выбрать причины смены наименования должности, опираясь на статью 74 часть 1 ТК РФ.
2. Оповестить подчиненного об этом, передав ему письменное уведомление. Оно составляется в произвольной форме либо по готовому образцу. Сделать это надо не позднее, чем за 2 месяца до перемен.
3. Если работник согласен, создать приказ о замене названия нужной должности.
4. Добавить письменное соглашение в дополнение к уже имеющемуся трудовому договору.
5. Занести обновленные данные в личную карту, трудовую книгу, электронную базу.

При отрицательном отношении работника к замене названия должности в расписании, а также в его личных документах, стоит предложить иную работу либо уволить.

При смене названия должности без согласия сотрудника, числящегося на ней, будет нарушен закон, согласно статьям 72, 72.1 ТК РФ.

• Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
• Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
• Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Если пришлось все же увольнять сотрудника, следует это делать по статье 77 п. 7 ч. 1 ТК РФ.

Узнать о том, каков порядок действий переименования должности в штатном расписании, а также посмотреть образец приказа, можно здесь.

Исключение

Важно! Если пришлось сокращать рабочее место и это повлекло за собой вынужденное увольнение работника, документы нужно оформить верно, обосновав свое решение.

Алгоритм действий:

1. Подготовить письменные уведомления сотрудникам, попадающим под сокращение, согласно статье 180 ТК РФ.
2. Составить соответствующий приказ и ознакомить с ним сокращаемых людей.
3. Осуществить процесс увольнения, согласно действующему законодательству.

Если под сокращением должности подразумевается перевод на иное рабочее место с уменьшением рабочего времени, оклада, можно просто сделать соглашение в добавок к конкретному трудовому договору. При упорном несогласии сотрудника можно уволить.

Документы, необходимые в связи с процедурой

Обновления в штатное расписание всегда вписываются на основании внутрифирменных нормативных актов. Основными документами, составляемыми при корректировке должностей в расписании, являются:

• письменное уведомление, которое нужно предоставить работнику, чья должность, оклад или обязанности подвергнутся нововведениям. В документе должны быть подробно прописаны все осуществляемые изменения, дата их вступления в силу, сведения о конкретном человеке;
• приказ о корректировках, который делается после получения согласия от работника на перемены в должности. В нем также описываются новшества в штатном расписании;
• приказ об увольнении, если работник не согласен с происходящими переменами и нет для него другой подходящей работы на фирме.

Оформление приказа

Законодательством четко не установлено, кто из специалистов обязан составлять такого рода приказы. Чаще всего за это ответственны:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• юрист, если таковой на фирме имеется;
• сам руководитель.

1. Форма приказа выглядит так:
2. ПРИКАЗ
3. Дата приказа и номер документа

Источник: https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/izmenenie/dolzhnosti

Введение новой должности в штатное расписание: образец приказа и служебной записки

Один из основных кадровых документов организации – штатное расписание. Здесь закрепляется структура предприятия, перечень его должностей, размер окладов и численность сотрудников. Когда возникает необходимость в новых работниках, выполняется введение новой должности в штатное расписание.

Рассмотрим порядок добавления новой должности в штатное расписание и образцы необходимых документов.

Причины для введения новой должности в штатное расписание

Штатное расписание – это нормативный документ работодателя, в котором утверждается перечень необходимых для эффективной деятельности должностей. Список сотрудников приводится по видам специальностей, с указанием численности и окладов. Этот документ требуется составлять в любых организациях, поскольку на его основании определяются трудовые функции работника (стат. 57 ТК РФ).

Трудовой Кодекс РФ напрямую не обязывает работодателей заполнять расписание.

Однако без этого локального акта затруднительно определить, какие именно специалисты требуются для эффективной деятельности предприятия, и сколько средств необходимо направить на расчеты с сотрудниками.

Когда осуществляется введение новой должности в штатное расписание, обоснованием увеличения численности персонала являются следующие причины:

• Развитие новых направлений хоздеятельности организации.
• Модернизация процессов производства и/или технологических.
• Увеличение объема производимых работ или исполняемых услуг.
• Реорганизация предприятия, создание обособленных подразделений.
• Мероприятия по повышению эффективности работы компании или ее подразделений.
• Разгрузка текущей должности при совмещении функций у одного работника.
• Прочие причины.

Обозначенный список считается открытым. У организации могут возникнуть и другие причины внутреннего или внешнего характера для создания новой вакантной должности. Каково бы не было обоснование, перед приемом специалиста на работу нужно отразить потребность в нем в штатном расписании работодателя.

Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

Процедура подразумевает выполнение нескольких этапов. Действия по включению в расписание новой должности включают оформление кадровых документов и организационные моменты:

1. Определение потребности организации в новой должностной единице – с целью подтверждения потребностей на этом этапе следует провести анализ имеющихся у работодателя вакансий. Для этого выполняется сбор статистических данных о видах работ, функциях работника, требованиях к опыту и квалификации. Расчет производится согласно принятым в организации нормам выработки для конкретной должности. Если таких норм нет, можно применять общепринятые стандарты Минтруда.

К примеру, в учреждении принято решение о приеме в штат секретаря. В настоящее время функции такого сотрудника распределены между несколькими специалистами. В соответствии с Постановлением Минтруда № 23 от 26.03.02 г.

рассмотрены нормы рабочего времени на работу с документацией. Согласно выкладкам подсчитано, что ежемесячно требуется около 140 час. для подобных обязанностей.

По расчетам решено принять секретаря на 2/3 ставки, чего должно хватить для покрытия потребностей предприятия.

1. Разработка ДИ (должностная инструкция) на вводимую должность – проект составляется с учетом функционала специалиста.
2. Разработка служебной записки – этот документ должен заполнять руководитель того отдела, в котором возникла потребность в должности. По факту, именно эта записка является документальным обоснованием приема нового работника. В качестве приложения к записке рассматривается должностная инструкция.
3. Издание распоряжения (приказа) руководителя организации – здесь указывается конкретный отдел организации (или ее подразделения), в котором создается новая должность. Отдельно приводятся точное наименование должности и оклад. Допускается отклонение между датой утверждения приказа и датой образования вакансии.

Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

Такой приказ (распоряжение) не имеет унифицированной формы. А значит, каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк. Документ может составляться кадровиками предприятия, его юристами или секретарем. В приказе следует привести следующие обязательные сведения:

• Точное наименование организации (согласно учредительным документам).
• №, дата и место составления распоряжения.
• Название документа – к примеру, «Приказ о введении (или включении) новой должности в штатное расписание».
• Основание для расширения штата организации – к примеру, служебная записка начальника отдела, результаты статистических исследований и т.д.
• Подразделение организации, в котором вводится новая должность. В бюджетных структурах наименование должно совпадать с перечнем профессий в профстандартах.
• Число новых единиц штата, размеры окладов, доплат и других видов вознаграждений.
• ФИО и должность работника учреждения, который является ответственным лицом за исполнение распоряжения.
• Дата, с которой изменения вступают в действие.
• Виза руководителя организации или уполномоченного им работника. Согласующую подпись зачастую проставляет главбух или начальник ОК (отдел кадров).

Доводить содержание приказа до персонала работодатель не обязан.

Смотрите другие образцы приказа о внесении изменений в штатное расписание в Системе Госфинансы:

Служебная записка о введении новой должности в штатное расписание

Чтобы документально обосновать введение новой должности в штатное расписание, служебная записка составляется с подтверждением эффективности таких действий. Для примера, в форме можно указать:

• Необходимость расширения производства.
• Расчет объемов и норм трудозатрат.
• Анализ планируемой от введения должности прибыли.

К примеру, при введении новой единицы организация может получить прибыль не только от работы нового сотрудника, но и от разгрузки других специалистов. Дополнительное освободившееся время работники смогут потратить на реализацию своих идей и исполнение основных трудовых обязанностей.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Внести корректировки можно двумя способами. Первый заключается в издании распоряжения руководителя, в котором перечисляется, какая именно должность вводится и на каких условиях. Такой вариант оптимален при незначительных изменениях.

Если же планируется провести крупные корректировки, целесообразно разработать новую редакцию расписания. В обязательном порядке и в том, и в другом случае необходимо издать приказ руководителя об изменениях.

Если уточнения планируются с начала следующего календарного года, можно включить все корректировки в новое расписание.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103136-qqq-12-11-vvedenie-novoy-doljnosti-v-shtatnoe-raspisanie

Порядок внесения должностей в штатное расписание организации

Штатное расписание – один из основных элементов кадрового учета. Именно в этом документе содержится основная информация, касающаяся организационной структуры предприятия, а также данные об окладах и прочих установленных выплатах. В статье расскажем про внесение должностей в штатное расписание, рассмотрим, в каких случаях необходимо их оформлять.

Нормативная база для внесения изменений

Начнем с законодательных актов, регулирующих порядок внесения изменений в штатное расписание. Согласно письма Роструда №428-6-1 от 22.03.

12, порядок и периодичность изменения «штатки», механизм оформления измененных данных законом не устанавливается и остается на усмотрение организации.

Таким образом, каждая компания вправе устанавливать свою процедуру изменения штатного расписания, а именно:

• периодичность внесения корректировок (ежегодно, ежеквартально, ежемесячно);
• порядок оформления изменений (приказ, дополнение в виде приложений, издание нового штатного расписания);
• механизм утверждения корректировок (порядок подписания измененного документа и список лиц (должностей), ответственных за разработку и утверждение документа).

Механизм внесения изменений в штатное расписание, применяемый в конкретной организации, следует зафиксировать во внутренних нормативных документах (например, Порядок ведения внутреннего документооборота).  статью: → «Форма Т-3. Штатное расписание организации».

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Создать новую «штатку» или изменить старую

Многих кадровиков интересует вопрос: когда необходимо создавать новое штатное расписание, а в каких случаях можно «обойтись» внесением изменений в текущий документ. Ответ на этот вопрос зависит от сути вносимых корректировок.

Как правило, небольшие корректировки оформляют внесением изменений в действующую «штатку».

Если на предприятии проходят существенные изменения, затрагивающие несколько подразделений и организацию в целом, то в таком случае целесообразно создать новый документ взамен устаревшему.

В общем порядке изменения в «штатку» вносят в следующих случаях:

• один или несколько сотрудников переведены на другую должность;
• работникам изменены оклады (несколько сотрудников в пределах одного-двух подразделений);
• переименование должностей, подразделений (в пределах нескольких структурных единиц);
• исключение/введение вакантной должности.

Под существенными корректировками, требующими прекращение действие старого штатного расписания и создание нового, подразумевают следующие ситуации:

• реорганизация предприятия, предполагающая полное изменение организационной структуры;
• изменение окладов у всех сотрудников (при ежегодном пересмотре зарплат, а также в случае, когда оклад «привязан» к МРОТ, прочее);
• изменение условий труда сотрудников;
• смена вида деятельности предприятия.

Следует отметить, в каждом из вышеописанных случае решение о внесении изменений в «штатку» или полое обновление документа принимается организацией индивидуально в каждом конкретном случае.  статью: → «Образец приказа об утверждении штатного расписания».

Когда необходимо уведомить сотрудника об изменениях

Согласно ТК, в ряде случае сотрудник должен быть уведомлен об изменениях, вносимых работодателем в штатное расписание. К таким случаям относятся:

• изменение оклада сотрудника;
• переименование должности, структурного подразделения;
• смена трудовых обязанностей в связи с переводом на другую должность;
• сокращение должности.

Также сотрудника следует уведомлять о прочих изменений в штатном расписании организации, если это предусмотрено трудовым договором.

Вносим изменения в штатное расписание: процедура и документы

Как отмечалось выше, регламент внесения изменений в «штатку» определяется индивидуально каждой организацией, а процедура оформления корректировок осуществляется на основании внутренних нормативных актов. В общем порядке изменения в «штатку» вносятся согласно нижеследующему алгоритму:

Шаг 1. Уведомление работника о предстоящих изменениях. 

Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящих изменениях, если таковые касаются его должности, оклада, подразделения, должностных обязанностей, т.п. Сообщить работнику о корректировках следует в письменном виде путем подачи соответствующего уведомления.

В тексте документа следует указать суть изменений, а именно новый оклад, должность, структурное подразделение, а также дату вступления корректировок в силу (например, с 01.01.18 оклад эксперта планового отдела составит 18.330 руб.). Уведомление должно содержать обязательные реквизиты (наименование организации, данные сотрудника, дата составления, т.п.).

Согласие сотрудника с новыми условиями подтверждается его подписью в графе «Ознакомлен и согласен».

Шаг 2. Подготовка приказа.

После получения от работника согласия с предстоящими изменениями, отделом кадров оформляется приказ на корректировку штатного расписания. В документе отражается суть корректировок (перевод сотрудников на другую должность, изменение оклада, переименование подразделений/должностей, т.п.), а также дата вступления в силу изменений.

Шаг 3. Вступление в силу внесенных корректировок.

После подписания приказа руководителем изменения считаются вступившими в силу. Если в приказе указана конкретная дата изменения «штатки» (например, с 01.11.18), то корректировки считаются действительными с данной даты.

Примеры внесения изменений в «штатку»

Ниже представлены общие случаи внесения изменений в штатное расписание и пример их оформления.

Перевод сотрудника на другую должность

В крупных организаций перевод сотрудников с одной должности на другую является нормой.

В течение своей трудовой деятельности в компании работник может перемещаться как вертикально (повышение должности в рамках одного подразделения), так и переводиться из одного департамента в другой.

Описанная ситуация – наиболее распространенный пример необходимости внесения изменений в «штатку». Ведь в данном случае речь идет о конкретном сотруднике, который сменил должность, условия работы, должностные обязанности, оклад, т.п.

Пример 1. Порядок внесения изменения в «штатку» при переводе сотрудника на другую должность рассмотрим на примере. Старший мастер ремонтного цеха №2 АО «Кабельщик-1» Соколов Н.Г.

Перевод сотрудника на новую должность и внесение изменений в штатное расписание АО «Кабельщик-1» оформлено следующим образом:

Источник: https://online-buhuchet.ru/vnesenie-dolzhnostej-v-shtatnoe-raspisanie/